Sivistysvirasto Henkilötietolaki (523/99) 10, 24. Tarkoitettu asiakkaille Laatimispvm:

Transkriptio

1 1 Naantalin kaupunki Sivistysvirast REKISTERISELOSTE Henkilötietlaki (523/99) 10, 24 Tarkitettu asiakkaille Laatimispvm: REKISTERIN NIMI AURA - Kulukuraattrien ja psyklgien asiakastietjärjestelmä, jka kstuu kulukuraattreiden ja kulupsyklgien sarekistereistä. 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Naantalin kaupunki, sivistysvirast ( ) Käyntisite: Tullikatu 11, 3. krs, Naantali Pstisite: PL 43, Naantali Puh (timist) 3 REKISTERIN VAS- TUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Jhtava kulupsyklgi Mia Dufva Käyntisite: Tullikatu 11, 3. krs, Naantali Pstisite: PL 43, Naantali Puh , mia.dufva@naantali.fi Jhtava kulupsyklgi Mia Dufva Kulupsyklgi Liisa Salnen Kulukuraattri Aira Heikkilä Kulukuraattri Pirj Hintsa Kulukuraattri Jusliina Lein Timistsihteeri Merja Aalt Ma. kulusihteeri Sari Vutila IT-suunnittelija Markus Mattila Osite: Naantalin kaupunki, sivistysvirast Käyntisite: Tullikatu 11, 3. krs, Naantali Pstisite: PL 43, Naantali Puh (timist) Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät (jhtava kulupsyklgi, kulupsyklgi ja kulukuraattrit) vastaavat mien asiakkaidensa tietjen käsittelystä, yleisestä infrminnista, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta.

2 2 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkitus liittyy kulukuraattri- ja kulupsyklgitiminnan tteutukseen Naantalin peruskuluissa ja lukissa. Rekisterin tarkitus n asiakasasiakirjjen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hita varten sekä asiakastiettilastjen tek (HetiL 7 ) Naantalin kaupungin maa seurantaa varten ja timitettavaksi Lunais-Sumen aluehallintvirastlle. 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Kulukuraattrien ja kulupsyklgien timinta perustuu lastensujelulakiin ja asetukseen (Lastensujelulaki 417/ ) sekä asiakassuhteeseen Kulukuraattreiden ja kulupsyklgien timinta tapahtuu petustimessa, jta säätelevät kululait (Peruspetuslaki 628/1998, lisäys 477//2003, 31a ). Psyklgit vat lisäksi terveydenhulln ammattihenkilöistä annetun lain (599/1994) 2 ja 5 mukaan terveydenhulln ammattihenkilöitä. Lain 16 :n mukaan terveydenhulln ammattihenkilön velvllisuudesta laatia ja säilyttää ptilasasiakirjat n vimassa se, mitä ptilaan asemasta ja ikeuksista annetussa laissa säädetään (PtL 785/1992). Kulupsyklgien asiakastiedt vat ptilasasiakirjja, jista n lemassa erityissäädöksiä. (STM:n asetus ptilasasiakirjjen laatimisesta sekä niiden ja muun hitn liittyvän materiaalin säilyttämisestä 99/2001) Kulukuraattreiden salta Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista (2000/812) hjaa asiakirjjen laadintaa, säilytystä ja tietjen luvutusta. 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Kulukuraattreiden ja psyklgien sarekistereissä asiakasta kskevat perustiedt vat samat. työntekijän tiedt asiakkaan henkilö- ja perhetiedt - nimet ja henkilötunnus, sukupuli - yhteystiedt (site, puhelin- ja sähköpstitiedt) - äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus - hultajuus, asuminen äidin/isän kanssa - hultajien yhteystiedt (site, puhelin- ja sähköpstitiedt) kulunkäyntitiedt - kulun nimi, lukka-aste, ppivelvllisuus, lukkamut - ppimisen tuen mut (yleinen, tehstettu tai erityinen tuki) ja sen tteuttamistavat yhteistyötaht - aiemmat - nykyiset asiakaskertmus - yhteydenttaja

3 3 - asiakkaaksi tuln syy - käynneittäin päivämäärä, käynnin tyyppi (esimerkiksi tutkimus-, tuki-, perhe- tai verkstkäynti), läsnälijat sekä kuvaus käynnin sisällöstä - suunnitelmat, timenpidesusitukset - yhteenvedt, lausunnt, lähetteet, tutkimustulkset ja selvitykset - arviinti asiakirjaliikenne - asiakirjan luvutus: merkinnän tehneen työntekijän nimi, pvm, asiakkaan sustumus, asiakirjan nimi, khde, luvutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) - saadut asiakirjat: saapumisajankhta, lähde. Kulupsyklgien laatimissa asiakaskertmuksissa nudatetaan ptilasasiakirjista (Ptilaslaissa 653/2000, 12 ) annettuja säädöksiä, jiden mukaan terveydenhulln ammattihenkilön tulee merkitä ptilasasiakirjihin ptilaan hidn järjestämisen, suunnittelun, tteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedt. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET 1. Asiakkaalta ja hultajalta saadaan asiakkuuteen liittyvää tieta. 2. Naantalin kaupungin ppilasrekisteristä (multiprimus-hjelma) saadaan asiakkaan perustiedt. 3. Kulun petus- ja ppilashulthenkilöstöltä saadaan sellaista tieta, jka n petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämätöntä (PL 40, LukiL 32 ) 4. Tiselta timintayksiköltä esim. perheneuvlasta, lastensujelusta ja sairaalasta saadaan tieta asiakkaan/hultajan sustumuksella. 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Oikeus luvuttaa tietja perustuu pääasiassa asiakkaan/hultajan sustumukseen. Lisäksi tietja vidaan luvuttaa Naantalin sivistystimen sisällä edellyttäen, että tiedt vat välttämättömiä petuksen tarkituksenmukaisen järjestämisen kannalta. (PL 40, LukiL 32 ) Psyklgien salta Ptilaslain 9 2 mm. antaa alaikäiselle mahdllisuuden kieltää tietjen antamisen tietyin edellytyksin. Kuraattrien salta Laki ssiaalihulln asiakkaan asemasta ja ikeuksista (2000/812) antaa alaikäiselle mahdllisuuden kieltää tietjen antamisen tietyin edellytyksin (11 ). Tietjen luvuttaminen Naantalin sivistystimen sisällä: 1. Kun kulun kuraattri/psyklgi vaihtuu, uusi työntekijä saa käyttöikeuden rekisteriin. 2. Oppilaan vaihdettua kuluaan kaupungin sisällä, aikaisemman kulun psyklgin/kuraattrin kirjaamien asiakkuuksien avaaminen lukutilaan ei välttämättä edellytä asiakkaan/hultajan sustumusta. Asiasta n kuitenkin hyvä neuvtella hultajan kanssa. 3. Asiakkuuden alkaessa mahdllinen aiempi asiakkuus näkyy.

4 4 4. Kuraattrit ja psyklgit eivät pääse tistensa rekistereihin. Tietjen luvutuksesta tehdään aina merkintä: tiedn luvuttaja, tiedn saaja ja päivämäärä. Tietja vi luvuttaa, js muussa laissa n tätä kskeva sääntö. (Lastensujelulaki 40 ). Tietjen siirt EU:n tai ETA:n ulkpulelle: Ei tiednsiirta. 10. REKISTERIN KÄYTTÖ Asiakasasiakirjja käyttää vain asianmainen kuraattri tai asianmainen psyklgi ttaen humin henkilötietlain säädökset (käyttötarkitussidnnaisuus, salassapitsäädökset, hulellisuusvelvite, sujaamisvelvite). Psyklgit ttavat humin myös ptilaslain säädökset. Salassapitvelvllisuudesta n säädetty peruspetuslaissa (40 a) ja lukilaissa (32 ). Kulupsyklgin salta myös ptilaslaissa (13 ). Asiakaskertmuksen asiakas vi itse tarkistaa. Rekisteristä tutetaan tilastja Naantalin kaupungin ja Lunais-Sumen aluehallintvirastn käyttöön (HetiL 7 ). Tilastintitietja käsitellään ilman henkilöiden tunnisteita (HetiL 15 khta 3). 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Asiakasasiakirjatietja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedt vat salassa pidettäviä (HetiL, PtL). Tietja käsitteleviä työntekijöitä kskee vaitilvelvllisuus. Vaitilvelvllisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Tietjärjestelmäphjainen AURA-asiakastietjärjestelmä sijaitsee keskitetysti sivistysvirastssa. Työntekijä n siihen yhteydessä intranetin välityksellä. Työaseman ja palvelimen välillä leva tietliikenne n sujattu. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökhtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöikeus päättyy henkilön siirtyessä pis niistä tehtävistä, jita varten hänelle n myönnetty käyttöikeus. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjittautumiset ja kaiken järjestelmässä suritetun tietjen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakastietjen säilyttämisessä ja tietjen hävittämisessä nudatetaan arkistlaitksen kullinkin vimassa levia säännöksiä ja määräyksiä.

5 Henkilökhtaiset muistiinpant hävitetään, kun tiedt siirretään varsinaiseen asiakaskertmukseen. Asiakirjja hävitettäessä hulehditaan siitä, että ne eivät judu sivullisen käsiin. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteristä (sekä manuaalinen että tietjärjestelmäphjainen aineist) tiedtetaan ppilaalle ja hultajille suullisesti asiakassuhteen alkaessa. Rekisteriselste n nähtävillä ppilashulln viranmaisten vastaantttilissa sekä Naantalin kaupungin sivistysvirastn ppilashulln www-sivuilla sitteessa TARKASTUSOIKEUS Rekisteröidyllä n ikeus tarkastaa itseään kskevat henkilörekisteritiedt (HetiL 26 ). Hultajalla n ikeus tarkastaa lastaan kskevat tiedt (Laki lapsen hullsta ja tapaamisikeudesta 4 ). Lapsi vi tietyissä tapauksissa kieltää hultajalta ikeuden tarkastaa lasta kskevat tiedt. (PtL 9 2). Tarkastuspyyntö tehdään henkilökhtaisen käynnin yhteydessä tai makätisesti allekirjitetulla tai muulla lutettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö sitetaan asianmaiselle kulupsyklgille tai -kuraattrille ja mlempien salta myös jhtavalle kulupsyklgille. Tarkastusikeudesta päättää asianmainen kulupsyklgi tai - kuraattri ja mlempien salta myös jhtava kulupsyklgi. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietjen antamista. Tiedt pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedt antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Tarkastusikeus vidaan evätä ainastaan pikkeustapauksessa. Epäämisperusteena vi lla esimerkiksi se, että tiedn antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hidlle tai jnkin muun ikeuksille (HetiL 27 ). Js tarkastusikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen jhtavan kulupsyklgin allekirjittama tdistus, jsta ilmenevät kieltäytymisen syyt. Rekisteröidyllä n tämän jälkeen ikeus saattaa asia tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. 16. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän n ilman aiheetnta viivytystä ma-alitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta ikaistava, pistettava tai täydennettävä rekisterissä leva, käsittelyn tarkituksen kannalta virheellinen, tarpeetn, puutteellinen tai vanhentunut henkilötiet (HetiL 29 ). Rekisteröidyllä n ikeus vaatia tiedn krjaamista. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Pyyntö sitetaan asianmaiselle kulupsyklgille tai -kuraattrille ja mlempien salta myös jhtavalle kulupsyklgille. Tarkastusikeudesta päättää asianmainen kulupsyklgi tai -kuraattri ja mlempien salta myös jhtava kulupsyklgi. Tiet krjataan ilman aiheetnta viivytystä. Krjaaminen (STM asetus) tulee tehdä siten, että - sekä alkuperäinen että krjattu merkintä n myöhemmin luettavissa 5

6 17. KIELTO-OIKEUS - krjauksen tekijän nimi, virka-asema, krjauksentekpäivä ja krjauksen peruste tulee merkitä - kun ptilaan hidn kannalta tarpeetn tiet pistetaan, tulee ptilasasiakirjihin tehdä merkintä siitä, sen tekijästä ja pistamisajankhdasta Tietsujavaltuutettu susittelee, että myös muita kuin ptilastietja krjattaessa nudatettaisiin edellä levia periaatteita. Tietjen täydentäminen n eräs tietjenkrjaamistapa. Näin menetellen rekisteristä ilmenee rekisterinpitäjän kannan lisäksi rekisteröidyn käsitys. Kun rekisterinpitäjä ja rekisteröity vat eri mieltä tietjen ikeellisuudesta, eikä rekisterinpitäjä kats vivansa ikaista tai pistaa tietja, n mahdllista liittää rekisteritietihin rekisteröidyn näkemys. Js tiedn krjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistdistus, jsta ilmenevät kieltäytymisen syyt. Rekisteröidyllä n tämän jälkeen ikeus saattaa asia tietsujavaltuutetun käsiteltäväksi. Asiakasasiakirjissa levat tiedt vat salassa pidettäviä. Niitä ei luvuteta, ellei tieta pyytävällä le lakiin perustuvaa ikeutta tiedn saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenmaista tietjen luvutuskielta. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterinpitäjä n Naantalin kaupunki, sivistysvirast Rekisterin vastuuhenkilö hulehtii - rekisteriselsteen laatimisesta - rekisterin tietsisällön ja käyttötarkituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, jilla käyttöikeudet myönnetään, rekisteröidyn infrminnista ja tarkastusikeuden tteuttamisesta, tietjen krjaamisesta ja tietjen luvuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidsta - rekisterin sujaamisesta, tietturvan järjestämisestä, arkistinnista ja tietjen hävittämisestä - rekisterinhitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään - järjestelmän palvelevuudesta, tehkkaasta käytöstä ja jhdn ja käyttäjien tiettarvetta vastaavasta raprtinnista - kehittämistarpeiden pririsinnista sekä - järjestelmän krdinidusta ja kustannustehkkaasta kehittämisestä. Rekisteritimintja tteuttavat kulukuraattrit ja kulupsyklgit käyttöikeuksien puitteissa. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Sisäiset rekisteritiminnan hjeet annetaan erikseen. Käyttäjien kulutus suunnitellaan erikseen. 6