Pöytäkirjan liite nr 23 KARKKILAN KAUPUNGIN HANKINTAOHJE (PÄIVITETTY) Kaupunginhallitus 11.4.2011 121 Työryhmä: tekninen jhtaja Kari Setälä rakennuttamispäällikkö Pirj Hilnen yhdyskuntatekniikan päällikkö Esk Vulukka rukapalvelupäällikkö-siivustyönhjaaja Leena Ahla sivistystimen hallintsihteeri Marja Salmi hallintpäällikkö Antti Luukkanen
Sisällysluettel Kh 11.4.2011 121 I LUKU YLEISTÄ HANKINNOISTA... 3 1. YLEISTÄ... 3 1.1. Määritelmiä ja käsitteitä... 3 1.2. Hankintahjeiden sveltaminen ja yleiset hankintaperiaatteet... 4 1.3. Hankintatiminnan tavitteet... 5 2. YHTEIS- JA ERILLISHANKINNAT... 5 3. HANKINTOJEN VALMISTELUN TARKISTUSLISTA... 6 II LUKU HANKINTAMENETTELYT PIENHANKINNOISSA JA KYNNYSARVON YLITTÄVISSÄ HANKINNOISSA... 7 4. KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT (PIENHANKINNAT)... 7 4.1. Hankinnat kilpailuttaen... 7 4.2. Avin menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa... 8 4.3. Rajitettu menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa... 8 4.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta)... 9 4.5. Pienhankinnissa humiitava... 9 4.6. Vähäinen pienhankinta ja sura st... 10 5. KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT... 11 5.1. Avin menettely kynnysarvn ylittävissä hankinnissa... 12 5.2. Rajitettu menettely kansallisen kynnysarvn ylittävässä hankinnassa... 12 5.3. Neuvttelumenettely... 13 5.4. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä... 14 5.5. Puitejärjestelyt... 15 5.6. Hankinnat ilman kilpailuttamista (sura hankinta)... 15 6. EU-KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT... 17 6.1. EU-kynnysarv 1.1.2010... 17 6.2. Erityisaljen hankinta... 17 6.3. Hankinnat kilpailuttaen... 18 6.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta)... 19 III HANKINTAPROSESSI... 20 7. HANKINTAPROSESSIN VAIHEET... 20 7.1. Ennakksuunnittelu... 21 7.2. Hankintailmitus... 21 7.3. Tarjuspyyntö... 22 7.4. Tarjuspyynnön sisältö... 22 7.6. Kelpisuuden tarkistaminen ja tarjusvertailu... 24 7.7. Tarjusten hylkääminen... 25 7.8. Tilaajavastuulaki... 26 7.8. Hankintapäätös ja sen tiedksiant... 27 7.9. Hankintapäätöksen pöytäkirjaus... 27 7.10. Hankintaspimus... 28 7.11. Spimuksessa tulee ttaa humin seuraavat asiat:... 29 7.12. Tilaaminen ja spimuksen tteutumisen seuranta... 29 7.13. Tavaran vastaantt sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen... 30 7.14. Laskun maksu... 30 IV ERINÄISET MÄÄRÄYKSET... 31 8. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA SALASSAPITO... 31 9. OIKEUSTURVAKEINOT JA MUUTOKSENHAKU HANKINTA-ASIOISSA... 32 9.1 Hankintaikaisu... 32 9.2 Markkinaikeus... 33 9.3 Oikaisuvaatimus... 34 10. VAARALLISET TYÖYHDISTELMÄT HANKINTOJA TEHTÄESSÄ... 34 11. MYYJÄN TOIMITUSVIRHEET JA REKLAMAATIO... 34 12. HANKINTA-ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS... 34 13. LIITTEET... 36 13.1. Hankintihin liittyvä lainsäädäntö... 36 13.2. Yleiset spimusehdt JYSE 2009... 36 13.3. Eri aljen hankinnat Karkkilan kaupungissa (hjeellinen)... 37 2/37
I LUKU YLEISTÄ HANKINNOISTA Kh 11.4.2011 121 1. YLEISTÄ 1.1. Määritelmiä ja käsitteitä Hankinta: Tavariden ja palvelujen stamista, vukraamista tai siihen rinnastettavaa timintaa sekä urakalla teettämistä taludellista vastiketta vastaan. Hankintailmitus: Ilmitus, jlla annetaan mahdllisuus sallistua tarjuskilpailuun tai tehdä sallistumishakemus. Hankintayksikkö tässä n Karkkilan kaupunki. HILMA Internetissä leva julkisten hankintjen ilmituskanava, jnne tulee tehdä hankintailmitus kansalliset kynnysarvt ylittävistä hankinnista; www.hankintailmitukset.fi. Pienhankinnalla tarkitetaan hankintaa, jka n alle kansallisen kynnysarvn. Puitespimus: Spimus, jka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutimittajan taikka urakitsijan kanssa ja jssa svitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintihin svellettavista hinnista, määristä tai muista ehdista. Kynnysarvt ylittävissä hankinnissa puitespimuksia kutsutaan puitejärjestelyiksi. Vaarallinen työyhdistelmä n tilanne, jssa esim. tavaran tilaaja ja tavaran vastaanttaja/laskun maksaja n sama henkilö. Vähäisenä pienhankintana Karkkilan kaupungissa pidetään: Tavara- ja palveluhankinnissa, alle < 10 000 hankintaa (alv 0 %), ssiaali- ja terveydenhulln palveluissa, alle < 20 000 hankintaa (alv 0 %) ja rakennusurakissa, alle < 30 000 hankintaa (alv 0 %). Hankintamenettelyt eli hankintalaissa mainitut tavat tteuttaa hankintakilpailu: Avin menettely: Hankintamenettely, jssa kaikki halukkaat timittajat vivat tehdä tarjuksen. Neuvttelumenettely: Hankintamenettely, jssa kunta hankintailmituksessa tai tarjuspyynnössä mainituin tavin kilpailuttaa ja erityisin perustein neuvttelee yhden tai useamman timittajan kanssa spimuksen ehdista. Puitejärjestely: Puitespimuksiin kuuluva hankintalaissa mainittu erityinen menettely hankinnan tteuttamiseksi. Rajitettu menettely: Hankintamenettely, jssa kunta pyytää tarjuksen valitsemiltaan ehdkkailta eli rajitetulta määrältä ehdkkaita hankintalain mukaisesti. Surahankinta: Hankintamenettely, jssa hankinta tehdään ilman tarjuskilpailua yhdeltä tai usealta timittajalta. 3/37
1.2. Hankintahjeiden sveltaminen ja yleiset hankintaperiaatteet 4/37 Kh 11.4.2011 121 Hankintalaki ei puutu siihen, miten kunta palvelunsa järjestää. Tavaran ja palvelun tuttaminen hankintayksikön mana työnä ei velvita nudattamaan hankintalakia. Sen sijaan kunnan tulee kilpailuttaa ne palvelut tai tavarat, jtka hankitaan kunnan rganisaatin kuulumattmalta palveluntuttajalta. Hankintalainsäädäntö velvittaa julkisten hankintjen kilpailuttamiseen sekä kilpailumenettelyyn sallistuvien tasapuliseen ja syrjimättömään khteluun. Esimerkiksi yrityksiä ei saa susia eikä syrjiä ktipaikan mukaan. Hankinta vidaan surittaa vain vahvistelun talusarvin ja käyttösuunnitelman puitteissa. Kaupunginhallitus hjaa ja valv hankintatimea. Keskitetysti hankittavista tutteista, niistä päättävistä viranmaisista ja hankintarajista päättää kaupunginhallitus, mikäli hallintsäännöllä ei le tisin määrätty. Sen lisäksi mitä julkisista hankinnista annetussa hankintalainsäädännössä ja kuntalaissa sekä kaupungin hallintsäännössä määrätään, nudatetaan Karkkilan kaupungin hankinnissa näitä hjeita. Hankinnat jakaantuvat taludellisen arvn perusteella klmeen eri ryhmään 1) kansallisen kynnysarvn alittavat (eli pienhankinnat) 2) kansallisen kynnysarvn ylittävät ja 3) EU-kynnysarvn ylittävät hankinnat. Kansallisen kynnysarvn alittavissa hankinnissa kaupunki määrittää surahankinnan/vähäisen pienhankinnan rajan itse. Hankintjen tulee perustua suunnitelmallisuuteen. Hankintjen tulee perustua vusittaisiin hankintasuunnitelmiin, jissa määritellään mitä, millin ja miten hankintja tehdään. Hankintasuunnitelmien avulla n mahdllisuus saada riittävän ajissa selville kunnan kaikki yksittäiset samaa tuteryhmää kskevat, tistuvat hankinnat sekä hankintjen ennakidun arvn määrittämiseksi että mien puitespimusten kilpailuttamisen phjaksi. Hankinnat n suritettava taludellisesti ja tarkituksenmukaisesti, käytettävä hyväksi lemassa levat kilpailulsuhteet ja nudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avimuuden, tasapulisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjuksista tulee hyväksyä se, jka n hinnaltaan halvin tai kknaistaludellisesti edullisin, sen mukaan kuin tarjuspyynnössä n esitetty. Hankinnissa n tettava humin mahdllisuuksien mukaan kestävän kehityksen periaatteet eli tutteisiin ja palveluihin liittyvät ympäristövaikutukset. Hankinnissa tulee kiinnittää humita tutteiden/palveluiden kk elinkaareen: valmistuksesta, kuljetuksesta, pakkauksesta, varastinnista, käytöstä ja kierrätyksestä aina jätteenkäsittelyyn asti. Susituksena n, että Karkkilan kaupunki hyödyntää kaikissa mahdllisissa hankinnissa KL-Kuntahankinnat Oy:n palveluja aina kun se n mahdllista.
1.3. Hankintatiminnan tavitteet Hankintatiminnan tulee lla tehkasta ja lainmukaista ja tteutettavien hankintjen tulee palvella hankintayksikölle ja sen timialille asetettujen tehtävien ja tulstavitteiden saavuttamista. Hankintjen tehkkuus saavutetaan hulellisella hankintjen suunnittelulla keskitetyllä hankintajärjestelmällä (hankintayksiköt ja pisteet) ammattitaitisella hankintahenkilöstöllä tilausten ptiminnilla eli tilausrytmin ja tilausten kn ikeellisuudella vusi ja puitespimusten käytön lisäämisellä käyttämällä timivaa hankinta-alan tietjärjestelmää timinnan kustannustietisuudella (hankinnan tunnusluvut ja mittarit) hankintahenkilöstön täydennyskulutuksella asianmukaisilla reklamaatiilla ja hyvällä yhteistyöllä timittajien kanssa. Hankintjen lainmukaisuus saavutetaan: ammattitaitisella hankintahenkilöstöllä kilpailuttamisvelvitteen täyttämisellä tarjajien tasapulisella, luttamuksellisella ja syrjimättömällä khtelulla Yksittäisten henkilöiden n tehtävä selvä er kunnan hankintjen ja mien henkilökhtaisten hankintjensa välille. Kaupungin rganisaati ei tee hankintja työntekijöiden henkilökhtaiseen käyttöön. 2. YHTEIS- JA ERILLISHANKINNAT Hankinnat tteutetaan jk yhteistyössä esimerkiksi muiden kuntien tai kuntayhtymien tai KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa tai kuntien erillishankintina. Yhteishankintjen kilpailuttamisesta päätetään erikseen. Hankinnasta vastaa svittu kunta tai kuntayhtymä, KL-Kuntahankinnat Oy tms. tapauksesta riippuen tai hankintatiimi kuntien valtuuttamana. Erillishankinnat kilpailutetaan tapauksesta riippuen jk Karkkilan kaupungin timesta tai yhteishankintjen timintatapaa nudattaen. Karkkilan kaupunki tekee erillishankinnasta itse hankintapäätöksen. 5/37
3. HANKINTOJEN VALMISTELUN TARKISTUSLISTA Ennen hankinnan alittamista n hyvä varmistaa, että Hankinta perustuu välttämättömään tarpeeseen ja että stetaan tarpeeseen nähden tarkituksenmukaista laatua Hankinta n laillinen ja liittyy yksikön tehtäviin Hankinnalle n varattu määräraha Hankinnantteutuksen salta n etukäteen tehty ratkaisu: ma työ, st vai vukraus yksin, yhteistyössä kuntien/kuntayhtymien kanssa tai timeksiantna surahankinta vai kilpailutus kilpailutuksessa käytettävä hankintamenettely n humiitava hankintihin kuluva aika: mm. EU kynnysarvn ylittävässä hankinnassa määräaika tarjusten vastaanttamiselle n vähintään 52 päivää. hankinnan ilmittaminen; kynnysarvn ylittävissä Hilmassa pakllinen kansallisissa hankinnissa tarjuspyynnön saajien määrä, js saajien määrää rajitetaan valitaank yksi vai useampi timittaja kuinka pitkä n spimuskausi mikä n kilpailutettava kknaisuus hankinnan riskit. 6/37
II LUKU HANKINTAMENETTELYT PIENHANKINNOISSA JA KYNNYSARVON YLITTÄVISSÄ HANKINNOISSA 4. KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT (PIENHANKINNAT) Kansallisen kynnysarvn alittaviin hankintihin ei svelleta hankintalakia. Näistä hankinnista ei siten vi hakea muutsta markkinaikeudelta. Kansalliset kynnysarvt ilman arvnlisävera (alv 0 %) vat: Tavara- ja palveluhankinnat, käyttöikeusspimukset ja suunnittelukilpailut 30 000 eura Liitteen B terveydenhit- ja ssiaalipalvelut (ryhmä 25) ja eräät työvimahallinnn kulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 eura Rakennusurakat ja käyttöikeusurakat 150 000 eura Hankintalain sveltamisalan ulkpulelle jäävät pienhankinnat n tehtävä taludellisesti ja tehkkaasti ja tehtyjen päätösten tulee lla avimesti arviitavissa. Myös pienhankinnissa tulee pyrkiä hyödyntämään markkinilla levaa tarjntaa ja kilpailua. Samin n nudatettava tasapulista khtelua tarjajia khtaan. 4.1. Hankinnat kilpailuttaen Kansallisen kynnysarvn alittavissa hankinnissa hankintamenettelyn valinta n kaupungin harkinnassa. Neuvttelumenettelyä ja surahankintaa ilman tarjuskilpailua käytetään sillin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei le hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys humin ttaen perusteltua, esimerkiksi kilpailuttamisesta jhtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan jhdsta. Hankintjen jakaminen siin kansallisen kynnysarvn, mainittujen eurmäärien tai hankintavaltuusrajan alittamiseksi n ehdttmasti kielletty. Hankinnan siin jakamisen tulee aina perustua taludellisiin tai teknisiin seikkihin, jtka kaupungin tulee myöhemmin pystyä näyttämään tteen. Tämä siksi, että hankintjen pilkkmista kskeva hakemus vidaan saattaa markkinaikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta lisikin alle kansallisen kynnysarvn. Tarjukset tulee pienhankinnissa ensisijaisesti pyytää kirjallisella tarjuspyynnöllä. Tämä n tärkeää siksi, että kukin tarjaja saa varmasti yhtäläiset tiedt hankinnan khteesta ja menettelystä. Suullista tarjuspyyntöä vidaan käyttää kiireellisissä hankinnissa tai hankinnissa, jissa surahankinnan edellytykset täyttyvät (HankL 27, 28 ja 67 ). Saadut tiedt n suullisessa menettelyssä kirjattava ylös. 7/37
Tarjuspyynnön määrittelee ja hyväksyy hankintavaltuudet maava viranmainen tai vähäisiksi katsttavien hankintjen salta asiaa valmisteleva henkilö. Kaupunki määrittää henkilöiden ratkaisuikeudet. Kansalliset kynnysarvt alittavaan ja alle 3.000 eurn hankintaan liittyviä asiakirjja ei diariida, ellei erityinen syy näin edellytä. Vastuu asiakirjista n hankintaa tekevällä viranhaltijalla. Yli 3.000 eurn hankinnista n tehtävä kirjallinen hankintapäätös asianhallintajärjestelmään. 4.2. Avin menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa Avimessa menettelyssä hankinnasta ilmitetaan julkisesti kaupungin parhaaksi katsmalla tavalla. Ilmituksen perusteella kaikilla halukkailla timijilla n mahdllisuus pyytää tarjuspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjus. Avimessa menettelyssä tarjajien määrän rajaaminen ei le mahdllista. Avinta menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tutteita tai palveluita ja kun kysymyksessä n hankinta, jka vidaan ratkaista vain hinnan perustella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella. 4.3. Rajitettu menettely kynnysarvn alittavassa hankinnassa Rajitetussa menettelyssä tarjuksia pyydetään määrätyltä juklta timittajia, jtka arviidaan lutettaviksi ja timituskykyisiksi surittamaan aittu hankinta tai muu tehtävä. Mahdllisimman tasapulisen kilpailutilanteen lumiseksi tarjuspyyntö lähetetään riittävän mnelle yritykselle. Susiteltavana määränä pienissä hankinnissa vidaan pitää vähintään klmea (3) timittajaa. Rajitettua menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun humita n kiinnitettävä ehdkkaiden sveltuvuuteen ja kun timittajan valinta suritetaan tarjusten kknaistaludellisuuden perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella. Tarjajien kanssa vidaan avimessa ja rajitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvt alittavissa hankinnissa tarvittaessa käydä neuvtteluja, jiden tarkituksena n vain selventää tai täsmentää tarjusten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjajien tasapulinen khtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvttelun käyminen yksinmaan tarjushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierrs) n kiellettyä. 8/37
4.4. Hankinta ilman kilpailuttamista (sura hankinta) Surat hankinnat mudstavat aina pikkeuksen yleiseen hankintakäytäntöön. Surassa hankinnassa kunta surittaa tilauksen ilman tarjuspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjuskilpailua järjestämättä vain yhdeltä timittajalta pyydetyn tarjuksen perusteella. Suran hankinnan perusteet ilmenevät hankintalaista (27, 28 ja 67 ). Sura hankinta n hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi mahdllista esimerkiksi, kun tarjuskilpailussa mahdllisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdt eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia tavaran tai palvelun laatu ja hintatas vat tiedssa, tai kun hankittavaa tavaraa ei le muualta saatavissa tai kysymyksessä n pikkeuksellisen kiireellinen hankinta hankinnan arv n vähäinen ja kilpailuttaminen n muutin epätarkituksenmukaista. Vähäisen arvn määrittelyssä tulee ttaa humin hankintihin käytettävissä levat varat, hankintjen lunne, määrärahjen käyttövaltuudet ja muut erityisseikat. Hankinnat ns. kiertäviltä kaupustelijilta n Karkkilan kaupungissa kielletty. 4.5. Pienhankinnissa humiitava Hankintakknaisuuden ja sen arvn määrittämisessä n tettava humin: miten usein hankinta tistuu miten hankintatarve n ennakitavissa mitkä tuteryhmät kannattaa hankkia yhtenä hankintana (taludellisesti, tehkkaasti sekä tarkituksenmukaisesti) ja miten em. seikat vaikuttavat kilpailun syntymiseen. Kyseessä n pienhankinta eli pienhankintana vidaan tteuttaa, mikäli hankinnan khdetta ei vida hankkia j lemassa levien spimusten puitteissa tilaamalla (esim. puitejärjestelystä); hankinta ei tistu useampaan kertaan esim. vuden kuluessa; ja hankinnan khde ei le sa suurempaa hankintakknaisuutta (esim. kynät ja kumit sa kulutarvikehankintja). Kaupunki pystyy pienhankintjen keskittämisellä vähentämään hankintihin liittyviä välittömiä (tutteen hinta) ja välillisistä kustannuksista kuten laskun maksusta ja tavaran vastaantsta aiheutuvia kustannuksia. Pientarvikkeiden hankinnassa ja myös arvltaan vähäisten palveluiden stamisessa laskun käsittelyprsessi ja itse pientarvikkeiden hankintjen surittamiseen käytetty työaika n merkittävä kustannustekijä, jissakin tapauksissa suurempi kuin itse tutteen/palvelun arv. Pientarvikkeita (pieniä palveluita ttaa vastaan) vidaan nutaa kaupungin hjeen mukaisesti kaupungin henkilökrtilla tai hankkijan henkilötdistuksella kaupungin määrittämistä spimuskumppanien timipisteistä tai ns. st-situksen kanssa esim. 9/37
spimus kirjakaupasta, js hankintayksiköllä sellainen n, ratkaisuikeuksien puitteissa ja/tai esimiehen luvalla. Käteisstja ei krvata ilman erityisiä perusteita. Alle 10 eurn kertastksia tulee ehdttmasti välttää. Tällaiset pienhankinnat tulee pyrkiä keskittämään suuremmiksi kknaisuuksiksi niistä aiheutuvien välillisten kustannusten ptimimiseksi. Pienhankinnat tulee vida pystyä perustelemaan aina selkeästi. Mikäli jltakin timittajalta tehdään tistuvia pienhankintja, pyritään arviimaan k. tavariden / palveluiden vutuinen kustannusarvi. Tällä arvilla vidaan tarvittaessa tehdä ns. kevennetty kilpailutus; jllin tarjukset pyydetään kirjallisena alueella timivilta yrityksiltä/timittajilta (esim. klmelta timittajalta). valitaan paras tarjus ja tehdään hankintaspimus/sttilaus k. timittajan kanssa (hankinta alle kansallisen kynnysarvn). 4.6. Vähäinen pienhankinta ja sura st Vähäisenä pienhankintana Karkkilan kaupungissa pidetään: Tavara- ja palveluhankinnat < 10 000 (alv 0 %) Ssiaali- ja terveydenhulln palvelut < 20 000 (alv 0 %) Rakennusurakat, suunnittelu- ja kehittämishankkeet < 30 000 (alv 0 %) Erillinen hankintapäätös tehdään kirjallisesti asianhallintajärjestelmään ja se perustellaan, kun hankinnan arv ylittää 3.000 eura (alv 0 %). Hankintapäätökseen tulee antaa myös hjeet hankintaikaisun tekemiseen sekä muutksenhakuun markkina-ikeudelta, ei kuitenkaan markkinaikeuteen kynnysarvn alittavissa hankinnissa. Myös vähäisissä pienhankinnissa tulee pyrkiä hyödyntämään kilpailua ja markkinilla leva tarjntaa ja vähäiset pienhankinnat tulee vida myös perustella hankintapäätöksen tekijälle. Kaikkein pienimpien kansalliset kynnysarvt alittavien hankintjen khdalla vi lla kyse tsiasiallisesta timinnasta, jllin sttapahtumaa ei edellä kirjallinen päätös, paitsi js hankinnan arv ylittää 3.000 eura (alv 0 %). Tällöin muutksenhakuhjausta ei käytännössä le mahdllista antaa ja hankintapäätös vidaan tehdä allekirjittamalla sttilaus (+ nimenselvennys). Osttilauksen vi allekirjittaa se henkilö, jlla siihen n ratkaisuikeus/lupa ratkaisuikeuden maavalta henkilöltä/esimieheltä. Pienhankinnissa erillisen spimuksen tekemisen tarkituksenmukaisuutta n harkittava tapauskhtaisesti. Js erillistä spimusta ei laadita, n syytä varmistaa, että hankinnan keskeiset ehdt ilmenevät hankinnan muista asiakirjista (esim. kirjallisessa tarjuspyynnössä). Sura st pienhankinnissa ei le sama asia kuin kynnysarvn ylittävissä hankintalain mukainen surahankinta, jnka käytölle n säädetty mat perusteet. 10/37
5. KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVÄT HANKINNAT Kh 11.4.2011 121 Kansallisen kynnysarvn ylittävissä hankinnissa nudatetaan hankintalakia. Kansallisen kynnysarvn suuruus 1.6.2010 alkaen (ilman arvnlisävera eli alv 0 %): tavara- ja palveluhankinnissa n 30.000 eura, ssiaali- ja terveydenhulln palveluhankinnissa 100 000 eura ja rakennusurakissa 150 000 eura. Tähän ryhmään kuuluvat myös ns. tissijaisia hankintja kskevat palvelut, jita vivat käytännössä surittaa vain paikalliset tai kansalliset palvelun tuttajat. Esimerkkeinä mainittakn htelli- ja ravintlapalvelut, turvallisuuspalvelut, avustavat kuljetuspalvelut, kulutuspalvelut, terveydenhit- ja ssiaalipalvelut sekä virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnissa hankinta suritetaan pääsääntöisesti tarjuskilpailuna avinta tai rajitettua menettelyä käyttäen. Neuvttelumenettelyä, kilpailullista neuvttelumenettelyä, puitejärjestelyä ja surahankintaa ilman tarjuskilpailua käytetään ainastaan hankintalaista ilmenevin erityisin perustein. Tarjuspyyntö tehdään kirjallisesti. Kansallisen kynnysarvn ylittävissä hankinnissa hankintapäätöksen yhteyteen liitetään muutksenhakusitus markkinaikeuteen sekä hjeet hankintaikaisun tekemisestä. Kansalliset kynnysarvt ylittävistä hankinnista n ilmitettava kaupungin ktisivuilla. Menettelynä vi lla esimerkiksi viittaus tai linkki HILMA:n sivuille k. hankintailmituksen khdalle taikka yhteystiedt, jsta saa lisätietja a. hankinnasta. [Vastaus valtuustalitteeseen kv 29.3.2010 12 / kaupungin urakiden tarjuspyyntöjen ilmittaminen myös paikallislehdissä: Julkisia hankintja kskevien säännösten pääperiaatteita vat hankintjen avin ja tehkas kilpailuttaminen sekä tarjajien tasapulinen ja syrjimätön khtelu. Avimuuden periaate mm. edellyttää, että hankinnista ilmitetaan riittävän laajasti. Tasapulisuuden ja syrjimättömyyden periaate pulestaan tarkittaa tarjajien yhdenvertaista khtelua ja hankintapäätöksen tekemistä ennalta ilmitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Karkkilan kaupungin internet -ktisivulla n erikseen alasivu "hankinnat". Sieltä löytyy maininta, että Karkkilan kaupunki ilmittaa kaikki kansallisen kynnysarvn ylittävät hankintansa Työ- ja elinkeinministeriön ylläpitämässä Julkiset hankinnat HILMAn sivuilla sitteessa www.hankintailmitukset.fi. HILMA:n sivuilta n linkit palveluihin, jilla hankinnista kiinnstunut yritys vi ilmittautua sivujen seuraajaksi ja yrityksellä n näin mahdllisuus saada ilmittamiensa kriteerien mukaisista hankinnista tiedn suraan yrityksen maan sähköpstiin. Kaupungin sähköisiä asiintimutja n tarkitus lisätä ja kehittää. Yhtenä khteena n hankintaprtaalin kehittäminen lähivusina. Vastauksena alitteeseen tdetaan, että Karkkilan kaupunki pyrkii ilmittamaan kullistenkin hankintjen vireillälsta kaupungin ktisivuilla. Lisäksi pyritään ilmittamaan asiasta niille timittajille, jiden kanssa kaupungilla n vimassaleva ja a. hankinnan khdetta kskeva spimus.] 11/37
5.1. Avin menettely kynnysarvn ylittävissä hankinnissa Avimessa menettelyssä kaikki halukkaat vivat tehdä tarjuksen. Tarjuskilpailusta julkaistaan ilmitus kansallisessa julkisten hankintjen sähköisessä ilmituskanavassa (HILMA - www.hankintailmitukset.fi). Avinta menettelyä käytetään erityisesti sillin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tutteita tai palveluita. Avimessa menettelyssä mahdllisesti saatavien lukuisten tarjusten jhdsta usein n tarkituksenmukaista ttaa hankinnan ratkaisuperusteeksi halvin hinta, jtta tarjusten käsittely lisi khtuudella hallittavissa. Käytettäessä valintaperusteena tarjusten kknaistaludellista edullisuutta, arviintikriteereitä n syytä lla vain khtuullinen määrä, jtta avimessa menettelyssä mahdllisesti saatavien tarjusten runsas määrä n hallittavissa tarjusten vertailuvaiheessa. Tarjusten tekemiseksi n varattava riittävä aika ttaen humin hankinnan laatu, lunne ja laajuus. Ennen saatujen tarjusten käsittelyä arviidaan tarjuksen jättäneiden yritysten kelpisuus. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella tarjuspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviintikriteerein. 5.2. Rajitettu menettely kansallisen kynnysarvn ylittävässä hankinnassa Rajitettu hankintamenettely n kaksivaiheinen. Timittajien löytämiseksi rajitetusta tarjuskilpailusta julkaistaan ilmitus HILMAssa. Hankinnasta kiinnstuneiden yritysten tulee ilmittautua eli jättää sallistumishakemuksensa hankintayksikölle asetettuun määräaikaan mennessä. Tarjuksia pyydetään etukäteen määrätyltä sallistumishakemusten jättäneeltä juklta timittajia, jtka tarjusta pyydettäessä arviidaan lutettaviksi ja timituskykyisiksi surittamaan aittu hankinta tai muu tehtävä. Osallistumishakemusten jättämistä varten n varattava riittävä aika, jka määräytyy hankinnan lunteen ja laajuuden mukaan. Tarjuskilpailuun hyväksyttävät timittajat n valittava niiden sallistumishakemuksen lähettäneiden ehdkkaiden juksta, jtka täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat minaisuudet ja muut vaatimukset. Nämä n suhteutettava hankinnan laatuun ja kkn nähden. Hankintayksikkö vi ennalta rajata niiden ehdkkaiden lukumäärän, jille tarjuspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä kskeva vaihteluväli n ilmitettava hankintailmituksessa. Tarjuskilpailuun n rajitetussa menettelyssä kutsuttava vähintään viisi (5) ehdkasta, jllei sveltuvia ehdkkaita le vähemmän. Tarjuspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille ehdkkaille samanaikaisesti. Tarjuspyyntöjä ei saa tällöin timittaa muille, kska ehdkkaat n j valittu 12/37
sallistumishakemusten kautta. Tarjusten tekemiseksi varattavan ajan tulee lla riittävä ttaen humin hankittavan tavaran, palvelun tai urakan laajuus ja lunne. Riittäväksi ajaksi n katsttu 2-3 viikka. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjusten perusteella tarjuspyynnössä mainituin edellytyksin ja perustein. Erityisin perustein tarjajien kanssa vidaan avimessa ja rajitetussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvtteluja, jiden tarkituksena n selventää tai täsmentää tarjuksen sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjajien tasapulinen khtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvttelut tulee käydä kaikkien tarjusten tekijöiden kanssa, ellei pikkeavaan menettelyyn le saatujen tarjusten perusteella erityistä syytä. Neuvttelut yksinmaan tarjushinnan tarkistamiseksi eli ns. tinkimiskierrkset vat kiellettyjä. Tässä tarkitettu neuvttelu n ertettava jäljempänä mainittavasta neuvttelumenettelystä ja kilpailullisesta neuvttelumenettelystä. 5.3. Neuvttelumenettely Pikkeuksellisesti hankinta vidaan surittaa hankintalaista ilmenevällä neuvttelumenettelyllä. Neuvttelumenettely pikkeaa avimesta ja rajitetusta menettelystä siinä, että timittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvttelumenettelyyn tai neuvttelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraisten kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvttelut vat pääsääntöisesti kiellettyjä, kska neuvttelut saattavat jhtaa kiellettyihin tinkimiskierrksiin. Neuvttelumenettelyyn vidaan siirtyä hankintalain 66 ja 25 :ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi sillin kun yhtäkään saatua tarjusta ei vida sellaisenaan hyväksyä tai kun muuten n ilmeistä, ettei ilman neuvtteluja päästä tyydyttävään tulkseen. Vastaavasti neuvttelumenettelyyn vidaan siirtyä, js saadut tarjukset ylittävät lennaisesti talusarvissa varatut määrärahat ja hankinta aitaan kuitenkin tteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa mudssa. Neuvttelumenettely ei ikeuta muutin pikkeamaan aidsta kilpailutuksesta eikä saatujen tarjusten tasapulisesta käsittelystä. Päätös neuvttelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta n kilpailussa mukana leville ilmitettava ja lpullisessa päätöksessä perusteltava. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamutna, jsta julkaistaan ilmitus, n hankintalain 25.2 :n ja 66 :n mukaan mahdllista erityisin perustein. Neuvttelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvttelumenettelyssä ehdkkaita n kutsuttava vähintään klme, jllei sveltuvia ehdkkaita le vähemmän. 13/37
5.4. Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä Kh 11.4.2011 121 Neuvttelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä tulee kysymykseen esim. sellaisissa palveluhankinnissa, jissa tavanmukainen kilpailuttaminen ei le mahdllista. Tyypillisenä esimerkkinä hankinnista, jissa neuvttelumenettelyn käyttämismahdllisuus tteutuu, mainittakn saamispalveluihin liittyvät palveluhankinnat, kuten knsulttien valinnat ja tietliikenteen edellyttämät hankinnat. Vastaavasti neuvttelumenettely n mahdllista muissakin palveluhankinnissa, mikäli tehtävän määrittelyä tai tarvittavien laitteiden laatua ja minaisuuksia ei vida etukäteen riittävän tarkasti määritellä. Neuvttelumenettely n sallittu ilman erityisiä perusteita kansallisen kynnysarvn ylittävissä, mutta EU-kynnysarvt alittavissa tavara- ja palveluhankinnissa, jiden ennakitu kknaisarv n Tavara- ja palveluhankinnat alle 50.000 eura Rakennusurakat alle 500.000 eura 14/37
5.5. Puitejärjestelyt Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitespimusten kilpailuttamista. Hankintayksikön n valittava timittajat puitejärjestelyyn avimella tai rajitetulla menettelyllä. Hankintayksikkö vi valita puitejärjestelyn timittajat myös Hankintalain 25 :ssä säädetyin edellytyksin neuvttelumenettelyllä tai tekemällä 27 :ssä säädetyin edellytyksin surahankinnan. Puitejärjestelyjen mukaiset spimukset vat eräänlaisia raamispimuksia, jiden kaikki ehdt, kuten suritemäärät, eivät le selvillä kilpailuttamisen aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä spimuskauden aikana vidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tutteiden hinta kilpailuttamalla (ns. minikilpailutus) puitejärjestelyssä mukana levat yritykset. Puitejärjestelyyn perustuvat hankintaspimukset n tehtävä puitejärjestelyn alkuperäisten sapulten kesken. Puitejärjestelyn ehtihin ei saa tehdä humattavia muutksia sen vimassalaikana. Puitejärjestelyä ei saa käyttää kilpailua vääristävällä, rajittavalla tai estävällä tavalla. Puitejärjestelyn kest saa lla enintään neljä vutta. Hankinnan khteen välttämättä sitä edellyttäessä puitejärjestely vi lla pikkeuksellisesti kestltaan pidempi. Puitejärjestelyn käytön edellytykset selviävät hankintalaista (65 sekä 31-32 ). Usean timittajan kanssa tehtävään puitejärjestelyyn n valittava vähintään klme timittajaa, jllei kelpisuusehdt täyttäviä tarjajia ja hyväksyttäviä tarjuksia le vähemmän. 5.6. Hankinnat ilman kilpailuttamista (sura hankinta) Surassa hankinnassa hankintayksikkö surittaa tilauksen ilman tarjuspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjuskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai usealta timittajalta pyydetyn tarjuksen perusteella. Suran hankinnan yksityiskhtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista. Suraa hankintaa saa hankintalain 27 :n 28 :n sekä 67 :n mukaan käyttää julkaisematta hankintailmitusta, js avimessa tai rajitetussa menettelyssä ei le saatu lainkaan ehdkkuushakemuksia (sallistumishakemuksia) tai tarjuksia taikka spivia tarjuksia edellyttäen, että alkuperäisiä spimusehtja ei lennaisesti muuteta, teknisistä tai taiteellisista taikka yksinikeuden sujaamiseen liittyvistä syistä ainastaan tietty timittaja vi valmistaa tai timittaa hankittavan tavaran tai palvelun taikka ainastaan tietty urakitsija vi tteuttaa hankkeen spimuksen tekeminen suraan yrityksen kanssa n välttämätöntä hankintayksiköstä riippumattmasta ennalta arvaamattmasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuksi, tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kkeilua, tutekehitystä tai tieteellistä tarkitusta varten eikä valmistus tapahdu tellisesti tai tutkimusja kehittämiskustannusten kattamiseksi 15/37