10.12.2012 1 (9) KYSYMYKSET JA VASTAUKSET KYSYMYKSIIN Tarjouspyyntö 7.11.2012 PALVELUSETELIRATKAISU Hämeenlinnan kaupunki (optioina Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) Yleistä tietoa sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä: www.kunnat.net/fi/asiantuntijapalvelut/soster/hallinto-jarjestaminentuottaminen/palveluseteli/sivut/default.aspx KYSYMYS 1 Tarjouspyynnön s.13 (kts. vaatimukset) ja s.10 (kts. kuvaus ja vaatimukset) todetaan mm. Kuntalainen valitsee itselleen sopivan palveluntuottajan nimettyjen palvelutuottajien joukosta ja maksaa palvelun palvelusetelillä (mahdollisen ylimenevän osuuden kuntalainen maksaa itse), Järjestelmä tuottaa luotettavan veloitusperusteen ja Rahan käyttämättä jääneistä palveluseteleistä on palauduttava ostajalle täysimääräisesti., tiedustelisimmekin kuuluuko edellisissä lauseissa käsiteltävä rahaliikenteen hoito osana tarjouspyynnössä pyydettävää järjestelmää vai ovatko kuvaukset annettu kokonaisprosessin hahmottamiseksi? VASTAUS KYSYMYKSEEN 1 Hankinnan kohteena olevalla palveluseteliratkaisulla tarkoitetaan kokonaisuutta, joka koostuu palvelusetelijärjestelmästä ja palveluseteleihin liittyvästä palvelusta. Kuntalainen valitsee itselleen sopivan palveluntuottajan nimettyjen palvelutuottajien joukosta ja maksaa palvelun palvelusetelillä (mahdollisen ylimenevän osuuden kuntalainen maksaa itse) Tällä tarkoitetaan sitä, että hoito-/palvelupäätöksen saanut kuntalainen saa kunnalta konkreettisen palvelusetelin, jonka hän luovuttaa maksuna palveluntuottajalle. Jos palvelusetelin arvo ei riitä palvelun ostamiseen palveluntuottajalta, niin kuntalainen maksaa palvelusetelin arvon yli menevän osuuden palvelun hinnasta palveluntuottajalle käteisellä tai pankkikortilla tai muulla käytettävissä olevalla maksutavalla. Järjestelmä tuottaa luotettavan veloitusperusteen Tällä tarkoitetaan sitä, että palvelusetelijärjestelmästä saadaan yksiselitteinen tieto siitä, kuinka paljon kunkin palveluntuottajan saamien palvelusetelien arvo yhteensä on. Tieto on oltava saatavissa vähintään kuukausitasolla. Tämän tiedon perusteella toimittaja tilittää kullekin palveluntuottajalle palvelusetelien yhteisarvon mukaisen summan (vähennettynä mahdollisella palkkiolla; palkkio prosenteissa on ilmoitettava tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa) tai kukin palveluntuottaja laskuttaa kunnalta palvelusetelien yhteisarvon mukaisen summan (tarjottavasta palveluseteliratkaisusta riippuen).
10.12.2012 2 (9) Rahan käyttämättä jääneistä palveluseteleistä on palauduttava ostajalle täysimääräisesti. Tällä tarkoitetaan sitä, että mikäli tarjottavassa palveluseteliratkaisussa kunta maksaa tilaamansa palvelusetelit toimittajalle ja tilattuja palveluseteleitä jää käyttämättä, toimittajan tulee palauttaa käyttämättä jääneiden palvelusetelien yhteisarvon mukainen summa kokonaisuudessaan (täysimääräisesti) kunnalle (ostajalle). KYSYMYS 2 Mainitsette vaatimuksissanne, että järjestelmän on tuettava IE:N, firefoxin ja chromen selainten kolmea viimeisintä versiota. Onko kysymys esimerkiksi jaottelusta IE 7,8,9 vai tarkoitetaanko tällä kohdella vaikkapa IE 9:n sisäisiä versioita? VASTAUS KYSYMYKSEEN 2 Järjestelmän on tuettava yleisimpiä selaimia, ainakin Internet Explorer-, Firefox- ja Chrome-selainten kolmea viimeisintä versiota (kolmea viimeisintä pääversiota mahdollisine sisäisine versioineen) ja niiden tulevia versioita (sekä pääversioita että mahdollisia sisäisiä versioita). Järjestelmän on tuettava Internet Explorer -selaimen kolmea viimeisintä versiota (7, 8 ja 9) ja Internet Explorer -selaimen kolmen viimeisimmän version (7, 8 ja 9) kaikkia sisäisiä versioita sekä Internet Explorer -selaimen tulevia versioita (sekä pääversioita että kaikkia sisäisiä versioita). KYSYMYS 3 Tuki ja koulutus. Kuinka monta henkilöä Hämeenlinnan kaupungin henkilökunnasta koulutetaan järjestelmän käyttäjiksi? (optiona Hattula ja Janakkala) VASTAUS KYSYMYKSEEN 3 Hämeenlinnan kaupungin henkilökunnasta noin 12 henkeä (arvio). KYSYMYS 4 Tuki ja koulutus. Kuinka monessa vaiheessa käyttäjäkoulutus järjestetään? VASTAUS KYSYMYKSEEN 4 Tarjoaja tietää itse, miten paljon järjestelmän käyttö vaatii koulutusta ja tekee ehdotuksen riittävästä koulutuksesta sen mukaan (siten, että riittävä koulutus sisältyy tarjottaviin hintoihin). KYSYMYS 5 Tuki ja koulutus. Järjestääkö Hämeenlinnan kaupunki itse ensivaiheen käyttäjätuen, vai vastaako Toimittaja kaikkien käyttäjien käyttöön liittyviin kysymyksiin?
10.12.2012 3 (9) VASTAUS KYSYMYKSEEN 5 Hämeenlinnan kaupunki nimeää puoleltaan vastuuhenkilön, joka toimii ensisijaisena käyttäjätukena. Mikäli vastuuhenkilö ei pysty vastaamaan kysymyksiin, kääntyy hän järjestelmän toimittajan puoleen. Tavoitteena on, että järjestelmä on niin helppokäyttöinen, että tuen tarve jää vähäiseksi. KYSYMYS 6 Sopimuskausi, käyttöönotto ja hinnoittelu. Tarjouspyynnön ensimmäisellä sivulla mainitaan: Ostaja päättää siitä, milloin palveluseteliratkaisu otetaan kunnassa käyttöön. Toisin sanoen palveluseteliratkaisua ei välttämättä oteta käyttöön heti siinä vaiheessa, kun hankintasopimus valitun tarjoajan kanssa on tehty. Toisaalta Sopimusluonnoksen sivulla 5 mainitaan että: Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta pureta. Onko Toimittajalla velvollisuus saattaa järjestelmä Ostajalle toimintavalmiiksi, vaikka Ostaja ei välttämättä ole ottamassa järjestelmää käyttöön heti sopimuskauden alussa? VASTAUS KYSYMYKSEEN 6 Sopimusluonnoksen sivulla 3/28 mainitaan, että Ostaja pidättää oikeuden ottaa palveluseteliratkaisu käyttöön myöhemmin sopimuskauden aikana. Koska on todennäköistä, että ostaja ottaa palveluseteliratkaisun käyttöön heti siinä vaiheessa, kun hankintasopimus valitun tarjoajan kanssa on tehty, niin palveluseteliratkaisun (joka on siis muutakin kuin pelkkä palvelusetelijärjestelmä) on oltava olemassa ja valmis viimeistään sopimuskauden alkaessa. Toisaalta tarjouspyynnössä liitteineen on soveltuvuusehto 6. Hämeenlinnan kaupunki ottaa järjestelmän käyttöön hankintasopimuksen tekemisen jälkeen, mutta varsinaisesta käytön laajuudesta päättävät eri lautakunnat. KYSYMYS 7 Milloin ja millä kriteereillä Toimittaja voi laskuttaa Ostajalta Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainitun käyttöönottomaksun? VASTAUS KYSYMYKSEEN 7 Käyttöönottomaksun voi laskuttaa silloin, kun ostaja on kirjallisesti hyväksynyt palveluseteliratkaisun käyttöönoton. Tarkka laskutusajankohta määritellään valitun toimittajan kanssa hankintasopimuksessa.
10.12.2012 4 (9) KYSYMYS 8 Milloin Toimittaja voi aloittaa kunnalta laskutettavan kuukausimaksun laskuttamisen? Riittääkö että Ostaja on pyytänyt avaamaan palvelun tuotantokäyttöön? VASTAUS KYSYMYKSEEN 8 Kuukausimaksun laskuttamisen voi aloittaa seuraavasta kuukaudesta siitä, kun ostaja on kirjallisesti hyväksynyt palveluseteliratkaisun käyttöönoton. Esimerkiksi: jos ostaja on kirjallisesti hyväksynyt palveluseteliratkaisun käyttöönoton maaliskuussa, voi kuukausimaksun laskuttaa ensimmäisen kerran huhtikuun osalta. Tarkka laskutusajankohta määritellään valitun toimittajan kanssa hankintasopimuksessa. KYSYMYS 9 Millä kriteereillä toimittaja voi laskuttaa Palveluntuottajalta kuukausimaksun? Riittääkö, että palveluntuottaja on rekisteröitynyt (hyväksytysti) palveluun palveluntuottajaksi? VASTAUS KYSYMYKSEEN 9 Kuukausimaksun voi laskuttaa vain sellaisilta palveluntuottajilta, jotka ostaja on kirjallisesti ilmoittanut toimittajalle palveluntuottajiksi. KYSYMYS 10 Voiko Toimittaja laskuttaa Palveluntuottajalta kuukausimaksun myös sellaisilta kuukausilta, jolloin tämä ei ole tuottanut palvelusetelillä laskutettavia palveluita? VASTAUS KYSYMYKSEEN 10 Voi, kuukausimaksu ei ole riippuvainen palvelusetelillä hankittavien palvelujen määrästä. Toisaalta voi olla, että tarjoaja ei laskuta ollenkaan kuukausimaksuja (tällöin tarjoaja merkitsee kuukausimaksujen suuruudeksi 0,00 euroa), jolloin maksu voi olla palveluntuottajilta laskutettava palkkio (käytön mukaan määräytyvä maksu). KYSYMYS 11 Sopimusluonnoksen sivulla 4 mainitaan että: Hinnat ovat kiinteät 31.12.2014 saakka. 31.12.2014 jälkeen hinnat ovat kiinteät aina kalenterivuoden kerrallaan. Sopimuskaudella hinnankorotusesitys on aina perusteltava. Hinnankorotusta on esitettävä vähintään kolme (3) kuukautta ennen seuraavan kalenterivuoden alkua. ja Mikäli ostaja ei pura sopimusta yllä mainituin perustein, sopimus jatkuu kahden (2) ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana 12 kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanomista ei tarvitse perustella.
10.12.2012 5 (9) Toisaalta Sopimusluonnoksen sivulla 5 mainitaan että: Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta pureta. Onko tarkoitettu, että sopimuskausi jatkuu ensimmäisen 2 vuoden jälkeen 12 kuukauden jaksossa, mutta hintoja muutetaan tästä todennäköisesti poikkeavalla rytmillä kalenterivuosittain? VASTAUS KYSYMYKSEEN 11 On tarkoitettu niin kuin tarjouspyynnössä liitteineen on ilmoitettu. Kyse ei ole 12 kuukauden jaksoista, vaan 12 kuukauden irtisanomisajasta. KYSYMYS 12 Liike- ja ammattisalaisuudet. Voiko liike- tai ammattisalaisuuksia sisältävät asiat liittää tarjoukseen liitteinä joihin viitataan tarjouslomakkeella, vai kirjoitetaanko ne tarjous- ja hinnoittelulomakkeeseen ja varustetaan kussakin kohdassa esimerkiksi merkinnällä salassapidettävä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 12 Voi tehdä kummalla tavalla tahansa tai jollain muulla tavalla. Pääasia on, että tarjoaja on merkinnyt toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin, ja että kaikki vaaditut tiedot, selvitykset ja asiakirjat löytyvät tarjouksesta liitteineen. KYSYMYS 13 Onko mahdollista, että referenssivaatimusta muutetaan siten, että ratkaisua ei vaadita olevan olleen käytössä vähintään yhden vuoden ajan? Esimerkiksi riittäisi, että referenssi onnistuneesta toimituksesta löytyy ja tämä riittää. VASTAUS KYSYMYKSEEN 13 Soveltuvuusehto 6. muutetaan seuraavaksi: Tarjoajalla on vuosilta 2009 2012 vähintään yksi (1) vastaavanlainen referenssi tarjottavan palveluseteliratkaisun toimittamisesta. Vastaavanlaiseksi referenssiksi katsotaan tarjottavan palveluseteliratkaisun toimittaminen siten, että kunnan asukasluku tai kuntayhtymän omistajakuntien yhteenlaskettu asukasluku on vähintään 5 000 ja että palveluseteliratkaisu on ollut ko. kunnalla tai ko. kuntayhtymällä käytössä vähintään kolmen (3) kuukauden ajan. - Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikunta/-kuntayhtymä ja referenssikunnan/- kuntayhtymän yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen.
10.12.2012 6 (9) Soveltuvuusehto 6. on aiheellinen ja perusteltu. Hankintayksikön näkökulmasta ja hankinnan onnistumisen kannalta on välttämätöntä, että tarjottava palveluseteliratkaisu on ollut riittävän pitkään käytössä. Hankintayksikön näkemyksen mukaan tarjottavan palveluseteliratkaisun toimivuudesta kertoo osaltaan se, että tarjottava palveluseteliratkaisu on ollut käytössä jossain kunnassa/kuntayhtymässä vähintään kolmen (3) kuukauden ajan. Palveluseteliratkaisun toimittajan tulee pystyä todistamaan, että järjestelmä on käyttöönotettavissa heti sopimuksen teon jälkeen ja ollut käytössä niin, että ostaja voi vakuuttua siitä, että järjestelmä toimii. Soveltuvuusehdon muuttamiseen liittyen hankinnasta on tallennettu hankintailmoituksen korjausilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 10.12.2012. KYSYMYS 14 Maksulaitoslain mukaan maksujenvälitystoiminta edellyttää toimilupaa, ellei toiminta jää sanotussa laissa säädettyjen rajojen alle. Sisältyykö kilpailutettavaan ratkaisuun toimittajan suorittamana palvelusetelien laissa tarkoitettua maksujenvälitystä (esim. myöntäjältä palvelun tuottajalle ja/tai asiakkaalta palvelun tuottajalle mahdollisen omavastuuosuuden osalta)? Mikäli sisältyy, mikä on tämän toiminnan laajuus? Toisin sanoen, edellyttääkö hankintayksikkö, että toimittajalla tulee olla maksulaitoslaissa tarkoitettu lupa maksujenvälitykseen? VASTAUS KYSYMYKSEEN 14 Palveluseteliratkaisun maksujen välitystapa on tarjoajan ratkaistavissa tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisissa puitteissa. Mikäli maksujen välittäminen tapahtuu tavalla, joka edellyttää toimilupaa, on toimiluvan oltava kunnossa. KYSYMYS 15 "Kunta mm. hakee ja hyväksyy palveluntuottajat sekä tekee hoito- ja palvelupäätökset asiakkaille/potilaille. Kunta käyttää palvelusetelijärjestelmää, eikä kunnan tarvitse tehdä teknologiainvestointeja." Tehdäänkö päätökset ja säilytetäänkö päätökset ja niiden sisältö palvelusetelijärjestelmässä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 15 Asiakaspäätökset tehdään kunnan asiakasjärjestelmiin ja kunta ylläpitää omaa rekisteriä palveluseteliyrittäjistä, ellei tarjoajalla ole järjestelmää, joka on yhteensopiva kunnassa käytössä olevan asiakasjärjestelmän kanssa.
10.12.2012 7 (9) KYSYMYS 16 Järjestelmän käytöstä on kerättävä lokitiedostoja, joiden sisältöä on mahdollista määritellä" Mitä tässä yhteydessä tarkoitetaan lokitiedostolla? Tuleeko jokaiselle eri osapuolen käyttäjälle henkilökohtaiset tunnukset ja vaaditaanko tunnuksilta tietoturvaluokituksia, esimerkiksi sessiokohtaiset vaihtuvat tunnukset? Lokitietojen sisällön muuttaminen voi vaikuttaa merkittävästi kustannuksiin. VASTAUS KYSYMYKSEEN 16 Lokitiedostoihin pitää tallentua tieto siitä, kuka käy muokkaamassa tai selaamassa järjestelmän asiakastietoja. Lokitiedoston käyttöoikeuksien osalta riittää, että ostajan nimeämä pääkäyttäjä pääsee niitä valvomaan. KYSYMYS 17 "Kunta mm. hakee ja hyväksyy palveluntuottajat sekä tekee hoito- ja palvelupäätökset asiakkaille/potilaille. Kunta käyttää palvelusetelijärjestelmää, eikä kunnan tarvitse tehdä teknologiainvestointeja." Missä palveluntuottajien rekisterin tulee sijaita? VASTAUS KYSYMYKSEEN 17 Palveluntuottajien rekisteri sijaitsee kunnan omissa järjestelmissä. KYSYMYS 18 Raportointi: "Toteutuneet käyntiajat, hoito- ja palvelusuunnitelman toteutuminen." "Toteutuneet hoitopäivät, toteutunut palvelusopimus." "Käyttäjämäärät/päätökset. Aloituslopetusajat seurannasta. Käytetyt palvelumäärät (h/käynnit). Käyttämättä jääneet setelit/kk." Vaaditaanko palvelusetelijärjestelmän tuottavan edellä mainitut raportit, vai tekeekö kunta tämän laajuiset raportit palvelusetelijärjestelmän raporttien perusteella, erityisesti mikä vaatimus on ylläpidettävistä tiedoista, kuten palvelusuunnitelmat ja palvelusopimus? Tarkoitetaanko käyntiajoilla toteutuneita tunteja? Voidaanko setelit määritellä euroina ja raportit tuotetaan euromääräisesti vai tietyn arvoisina seteleinä joiden kappalemäärät esitetään raporteissa?
10.12.2012 8 (9) VASTAUS KYSYMYKSEEN 18 Käyntiajoilla tarkoitetaan toteutuneita tunteja, mihin vuorokauden aikaan käynti on toteutunut ja kuinka pitkä käynti on ollut. Ostaja odottaa, että raportit saadaan järjestelmästä valmiina ja että raporttien sisältö on muokattavissa helposti. KYSYMYS 19 Hinnoittelu: Onko hinnoittelumalli (käyttöönottomaksu ja kiinteät kuukausikustannukset) ainoa vaihtoehto vai sallitaanko myös prosenttiperusteinen hinnoittelumalli eli %:a palveluseteliliikevaihdosta? VASTAUS KYSYMYKSEEN 19 Prosenttiperusteinen hinnoittelumalli sallitaan siten, että kyseessä on palveluntuottajilta laskutettava prosenttiperusteinen palkkio. Esimerkiksi jos toimittajan ansainta perustuu pelkkään palveluntuottajilta laskutettavaan prosenttiperusteiseen palkkioon (jonka oletetaan tässä esimerkissä olevan viisi (5) prosenttia), eikä toimittaja laskuta mitään muita kuluja kunnilta eikä palveluntuottajilta, niin täytettynä tarjous- ja hinnoittelulomakkeen hinnoitteluosio näyttää seuraavalta: Käyttöönottomaksu laskutetaan kunnalta: Käyttöönottomaksu, HÄMEENLINNA, euroa (alv 0 %) 0,00 Käyttöönottomaksu, HATTULA, euroa (alv 0 %) 0,00 Käyttöönottomaksu, JANAKKALA, euroa (alv 0 %) 0,00 YHTEENSÄ 0,00 OPTIO OPTIO Palkkio laskutetaan palveluntuottajilta: Palkkio, prosenttia 5,0 % Veloitusperusteet (esimerkiksi tilitysten arvot) yhteensä, arvio 200 000,00 PALKKIO 10 000,00 (ei sido ostajaa) Kunnalta laskutettava kuukausimaksu: Kuukausimaksu, HÄMEENLINNA, euroa/kuukausi (alv 0 %) 0,00 Kuukausimaksu, HATTULA, euroa/kuukausi (alv 0 %) 0,00 Kuukausimaksu, JANAKKALA, euroa/kuukausi (alv 0 %) 0,00 Kuukausien lukumäärä 24 YHTEENSÄ 0,00 OPTIO OPTIO Palveluntuottajilta laskutettava kuukausimaksu: Kuukausimaksu, euroa/palveluntuottaja/kuukausi (alv 0 %) 0,00 Palveluntuottajien lukumäärä, arvio 50 Kuukausien lukumäärä 24 YHTEENSÄ 0,00 (ei sido ostajaa) TARJOUSVERTAILUN HINTA 10 000,00
10.12.2012 9 (9) Jos tarjoaja ei laskuta kunnilta käyttöönottomaksuja, merkitsee tarjoaja käyttöönottomaksujen suuruudeksi 0,00 euroa. Jos tarjoaja ei laskuta palkkiota palveluntuottajilta, merkitsee tarjoaja palkkion suuruudeksi 0,0 %. Jos tarjoaja ei laskuta kunnilta kuukausimaksuja, merkitsee tarjoaja kuukausimaksujen suuruudeksi 0,00 euroa. Jos tarjoaja ei laskuta palveluntuottajilta kuukausimaksua, merkitsee tarjoaja kuukausimaksun suuruudeksi 0,00 euroa. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä liitteineen esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan tulee joka tapauksessa käydä lukemassa ja tarkistamassa yllä mainittu Internetsivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista, koska sivulla on saatettu tarkentaa tarjouspyyntöön liittyviä asioita.