KL-Kuntahankinnat Oy Sopimusohje Sisällysluettelo 1. Sopimuskausi ja kohde... 1 2. Toimittaja... 1 3. Hinnoittelu... 1 4. Tilaaminen ja toimitus... 1 5. Sopimushallinta... 3 6. Sitoutuminen... 4 7. Eksaitti... 4 8. Lisätietoja... 4
1 1. Sopimuskausi ja kohde Sopimuskausi on 1.2.2014 31.1.2018. Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden. Sopimuksen kohteena ovat toimistopaperit kopiointi- ja tulostustarpeisiin kunta-asiakkaille ja seurakunnille. 2. Toimittaja Lyreco Finland Oy ( Y-tunnus 1870837-3) Väinö Tannerin tie 3 01510 Vantaa Sanna Lampinen 040 903 3224 sanna.lampinen@lyreco.com www.lyreco.fi 3. Hinnoittelu Kilpailutetut ns. nettotuotteiden hinnastot löytyvät Eksaitti-työtilasta 76 Toimistopaperit. Vertailukorin ulkopuolisten tuotteiden hinnastot löytyvät myös Eksaitista. Kuntahankinnat on sopinut erikseen toimittajan kanssa tarjouksesta poikkeavasta järjestelystä koskien kuljetuskustannuksia, mikä on voimassa toistaiseksi. Lyreco Finland Oy:n toimitusmaksu on pääkaupunkiseudulla 6,64 (alv. 0 %) per toimitus ja muualla Suomea 10,74 (alv. 0 %) per toimitus. Pääkaupunkiseudulla tarkoitetaan Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan aluetta. Mikäli asiakas on Kuntahankintojen toimistotarvikepuitesopimuksen (KLKH432011) asiakas ja tilaa samalla tilauksella toimistotarvikkeita, asiakkaalta veloitetaan tällöin vain yksi toimitusmaksu. Toimittajan ilmoittamat hinnat sisältävät kaikki kustannukset. Laskutuslisiä tai muita kuluja ei voi lisätä hintaan tai laskuttaa asiakkaalta erikseen. Poikkeuksena ovat kuljetuskustannukset, jotka lisätään erikseen papereiden hintoihin. Asiakas voi tilata tuotteita myös pieninä toimituksina. Pientoimituksiksi katsotaan alle laatikon kokoiset tilaukset. Toimittaja ei veloita pientoimituslisää. Kuntahankinnat varaa mahdollisuuden tarkistaa tuotteiden myyntihintojen hinnanmuodostus, joka perustuu FOEX-indeksiin ja valuuttakurssien muutoksiin. FOEX-indeksin muutokset ovat suuntaa-antavia. 4. Tilaaminen ja toimitus Tilaukset voi tehdä joko sähköisesti tai puhelimitse ja verkkokaupasta www.lyreco.fi osoitteesta. Käyttäjätunnukset tulee pyytää Lyrecon asiakaspalvelusta. Erilliset ohjeet sähköisen tilausjärjestelmän käyttöön löytyvät Eksaitista. Sähköposti: asiakaspalvelu@lyreco.com Puhelin: 010 500 1000
2 Tilauksen yhteydessä asiakkaan tulisi mainita, että kuuluu KL-Kuntahankintojen puitesopimuksen piiriin hinnoittelun oikeellisuuden varmistamiseksi. Toimittaja tuottaa sähköisen tuoteluettelon niiden asiakkaiden osalta, joilla on katalogihallintapalvelu käytössään. Katalogihallintapalveluista vastaava yritys ohjeistaa asiakaskohtaisesti miten katalogeja ladataan. 4.1. Toimitusehto- ja aika Toimitusehtona käytetään toimitettuna tilaajan nimeämän toimituspisteen sisätiloihin (TOP tilaajan nimeämä paikka Suomessa, Finnterms 2001). Erikseen sovittaessa asiakas voi tilata täsmäpaikkapalvelun. Täsmäpaikkapalvelun hinta neuvotellaan asiakaskohtaisesti erikseen. Täsmäpaikkapalvelu on lähtökohtaisesti tarkoitettu lava- ja rullakkotoimituksille eli tarkemmin kuljetusyksiköille. Täsmäpaikkapalvelu tulee aina tilata erikseen asiakaspalvelusta tietylle toimitukselle jotta logistiikka osaa toimittaa tavaran oikealla tavalla kohteeseen. Kun täsmäpaikkapalvelu on tilattu, logistiikkakumppani toimittaa lavan tai rullakon sisällön yhteen paikkaan kiinteistössä, purkaa sen tarvittaessa ja vie mahdollisen lavan ym. mukanaan. Palveluun kuuluu myös soitto asiakkaalle ennen toimitusta jos asiakas on antanut puhelinnumeron josta hänet saa kiinni. Toimitusaika on 3 arkityöpäivää tilauksesta toimitukseen. Asiakas voi satunnaisesti tilata tuotteita yllämainittuja toimitusaikoja lyhyemmillä toimitusajoilla. Toimittaja ei veloita pikatoimituslisää. 4.2. Toimituksen viivästyminen Toimittaja on velvollinen maksamaan viivästyssakkoa kaksi (2) prosenttia viivästyneen toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta 4 vuorokauden ajanjaksolta (kuitenkin enintään 20 %), jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä. 4.3. Laskutus- ja maksuehto Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla. Laskussa tulee mainita ainakin seuraavat tiedot: asiakkaan nimi ja osoite, tilausnumero, kustannuspaikka, toimitusosoite, tuotteiden nimet, hinnat (alv eriteltynä), viitenumero sekä tilaus-/toimituspäivä. Viivästyskorko on laskun saapumishetkellä olevan korkolain mukainen. Maksuehto on 30 päivää netto. 4.4. Reklamaatiot Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta.
3 Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle. Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta 76 Toimistopaperit. Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja. 4.5. Asiakasraportointi Toimittaja toimittaa erikseen pyydettäessä vuosiyhteenvedon asiakkaan kaikista toimituksista. 5. Sopimushallinta Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 2-4 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista. Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet. Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa. 5.1. Vuosikello Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet. 5.2. Asiakastyytyväisyys Tavoitteenamme on, että asiakastyytyväisyys kaikissa puitesopimuksissa olisi 4 asteikolla 1-5 mitattuna. Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen asiakastyytyväisyyden lähettämällä säännöllisesti kerran tai kaksi kertaa vuodessa vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation nimetylle yhteyshenkilölle. Kyselyssä pyydetään arvioimaan sekä
4 Kuntahankintoja että sopimustoimittajaa. Mikäli yhteyshenkilö ei itse käytä ao. sopimustuotetta tai palvelua, hänen tulee ohjata kysely niille, joilla on sopimuksesta käyttökokemusta. Saatuaan vastaukset yhteyshenkilö kokoaa saamansa palautteet ja vastaa kyselyyn. Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä Kuntahankinnoille tehokkaan sopimushallinnan kannalta. Sopimusvastaava tutustuu palautteisiin ja seuraa niiden kehittymistä. Mikäli niissä on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna, asiaan puututaan. Palautteet lähetetään sopimustoimittajille ennen seurantapalavereita ja ne käydään tarkasti läpi yhteisissä palavereissa. Ennen palaveria sopimusvastaava voi vielä tarkistaa joitakin asioita yhteyshenkilöltä pikakyselyllä. 6. Sitoutuminen Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin. Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta. Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta www.kuntahankinnat.fi. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen sitoumukset@kuntahankinnat.fi tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Toinen Linja 14, 00530 Helsinki. Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista. 7. Eksaitti Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot. Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla. 8. Lisätietoja Puitejärjestelyyn liittyvissä kysymyksissä pyydämme teitä olemaan ensisijaisesti yhteydessä Kuntahankintojen ja Lyreco Finland Oy:n yhteyshenkilöihin. KL-Kuntahankinnat Oy, Martti Lappalainen, puh. 050 400 8462, sähköposti: martti.lappalainen@kuntahankinnat.fi
5 Lyreco Finland Oy, Sanna Lampinen, puh. +358 40 903 3224, sähköposti: sanna.lampinen@lyreco.com Lyrecon asiakaspalvelu vastaa asiakkaiden kysymyksiin, vastaanottaa tilauksia, selvittävät asioita, ottavat vastaan mahdollisia reklamaatioita ynnä muuta vastaavaa. Sähköposti: asiakaspalvelu@lyreco.com Puhelin: 010 500 1000 Laskutukseen liittyvissä kysymyksissä vastaa laskutusosastomme, sähköposti: asiakaspalvelu@lyreco.com