OPTIMOINNIN KÄYTÖN ONNISTUNUT LAAJENTAMINEN Avopalvelupäällikkö Sirkku Lehtinen 25.8.2016
Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä PoSa PoSa:n jäsenkunnat Honkajoki, Jämijärvi, Kankaanpää, Karvia, Pomarkku ja Siikainen Väestöpohja n. 22 000 as (Kankaanpää n. 12 000) Kotihoito toimii tiimiperiaatteella Tiimejä yhteensä 8 (K:pää 3 + kuntouttava päivätoiminta) Hoitohenkilöstöä n. 90 + 5 palveluohjaajaa Tiimien koko vaihtelee 5 12 hlöä
Optimoinnin ja mobiilin käyttöönoton aikataulu Koko projektissa kaksi vaihetta: 1. Kankaanpää ja 2. Laajentamisprojekti muihin kuntiin kaksivaiheisella projektilla haettiin hallittua muutosta Kankaanpäässä aloitettiin koulutukset keväällä 2015 käyttöönotto syys-lokakuussa 2015 Laajentamisprojektin aikataulu : Joulukuu 2015 TIEDON kanssa aikataulusuunnitelma ja tarvittavat toimenpiteet infoposti tiimeille älypuhelimet kaikkien tiimien käyttöön puhelimen käytön opettelu alkaa Tammikuu 2016 TIETO ja atk-tuki rakentaa edellytykset ja taustat tiimikäynnit tiedottaminen asiakkaiden taustatiedot kuntoon Helmi-maaliskuu 2016 Koulutukset Huhtikuu 2016 Käyttöönotto Ensin kahden viikon ajan ratkaistiin vain illat ja viikonloput varmistettiin toimivuus ja annettiin sopeutumisaikaa
Tiedottaminen Infopaketti kirjallisena tiimeihin hyvissä ajoin Kunnittain tiimikierrokset : Mistä kyse? Optimointi- ja mobiilisovelluksista kertominen Perusteet hankkimiselle Resurssien oikea käyttö Oikeudenmukainen työnjako lisää työhyvinvointia Miten käytännöt muuttuvat Mitä hyötyä muualla ollut realiteetit Aikataulu ja koulutukset Miten valmistautua asiakkaiden taustat Efficassa kuntoon, puhelimen käytön opettelu jne. Infoissa korostettiin napakasti : Muutos on iso ja se vaatii paljon Tullut jäädäkseen paluuta ei ole Toimintatapojen muutos hyväksyttävä Positiivisuus Vaatii esimiehiltä yhtenäisyyttä ja motivointitaitoa - hyväksyttävä myös se, että muutosvastarinta kuuluu prosessiin
Kohti optimointikeskusta Projektin Kankaanpää-vaiheessa ajatuksena oli jatkossa jakaa kunnat kahteen neljän tiimin optimointialueeseen koko PoSa:n alue tuntui aluksi liian isolta. Laajentamisprojektin koulutusten aikana, kouluttajan tukemana, päätettiin kuitenkin kokeilla koko alueen optimoimista kerralla. Positiivisia kokemuksia tähän malliin saimme mm. Kokkolan kotihoidosta! Tällä hetkellä: Optimointikeskus Kankaanpäässä vanhuspalvelukeskuksessa, jossa esimies ja tekninen tuki lähellä Oma huone optimoinnille Kaksi isonäyttöistä työasemaa Oma puhelinnumero Vaikka optimoidaan koko PoSa, on kunnat/tiimit ratkaistu vielä pääosin erikseen Haluttiin nähdä kuntien todellinen tilanne ja ensin kehittää ja yhtenäistää niitä - osassa kuntia tehty isojakin muutoksia Nyt tiimeissä tehdyn kehittämisen jälkeen tarkoitus jatkossa enemmän panostaa koko alueen optimointiin ilman tiimirajoja kuten Kankaanpäässä jo tehdään kokemukset hyviä: Tasapuolisuus ja alueen yhtenäisyys tavoitteena
Optimoija Optimoijia 1. vaiheessa kolme ja 2. vaiheessa koulutettiin yksi lisää neljä optimoijaa vuorottelee niin, että kullakin vastuu viikon kerrallaan Tällä hetkellä toimivat vielä parina osan päivästä (aamu ja iltapv) Muun ajan ovat kenttätyössä Toimivat myös tiimiensä vetäjinä Optimoijien valinta perustui kokemukseen tiiminvetäjänä työnjaosta, yhteistyö- ja atk-taitoihin sekä paineensietokykyyn Vapaaehtoisesti lupautuneet optimoijiksi! Korjaa/päivittää muutoksia: Peruuttaa tarvittaessa asiakaskäyntejä, lisää ylimääräisiä käyntejä, muuttaa yksittäisten käyntien aikaväliä ja kestoa Poikkeuskäynnit, muun ajan suunnittelu eli ns. mustat palkit Yksittäisten työvuorojen laittaminen, korjaaminen, vaihtaminen (Huom! Esimiehen lupa jos vaikuttaa resurssiin) Aamulla tarvittavat korjaukset illan aikana tulleista muutoksista, julkaisee kyseisen koko päivän; aamun ja iltavuoron Julkaisee perjantaisin viikonlopun listat Voi ratkaista muitakin päiviä valmiiksi, kartoittaa viikon tilannetta eteenpäin Yhteistyö esimiehen kanssa; työntekijän tarve/asiakastilanne Optimoijalla esimiehen lupa siirtää työntekijöitä eri tiimeihin
Pelisäännöt Kirjalliset ja yhdessä sovitut Roolit selviksi (esimies, vastuutallentaja, optimoija, peruskäyttäjä) Ohjeet mahdollisimman tarkkoja ja kaikilla tiedossa! Toimintaohjeet ja aikataulut esim. sairauslomatilanteessa kenelle, miten ja koska ilmoitus Muokattava ja päivitettävä tilanteiden mukaan käytännössä rakentuvat käytön ja kokemuksen myötä Esim. paperituloste uimaradasta tiimitilan ilmoitustaululle koettu hyväksi turvaksi Viikonloppuisin ei optimoijaa paikalla Uusien sijaisten tai yhteysongelmien varalta Palaverikäytännöistä sovittava ja niille varataan aika optimointiin automaattisesti Meillä: Esimies vuorossa olevan optimoijan kanssa päivittäin yhteistyössä Tiimin oma viikkopalaveri Palaveri kaikkien optimoijien ja esimiesten kesken tarvittaessa tai väh. 1-2 x /kk Kuun vaihtuessa tiimipalaveri, jossa esimies kertoo kuluneen kk:n tilanteesta (raportit) Selkeät säännöt estävät uuden toimintatavan tuomia pelkoja Teknologia Työlista tietoon vain yhdeksi päiväksi kerrallaan jne. 7
Kehittämisideointia matkan varrella Kehittämistoiveita ja -ideoita, niin pieniä kuin vähän suurempiakin, on projektin kuluessa pohdittu ja jotain jopa itse kehitetty. Tässä ehkä yksi näkyvimmistä, johon ratkaisu löytyi itse kokeilemalla: Toivomus: Kun optimoidaan monta tiimiä/kuntaa kerralla, pitäisi näkymän optimoinnissa rakentua värin mukaan tiimeittäin niin, että työntekijät ovat loogisesti tiimeittäin allekkain, ei etunimen mukaan aakkosjärjestyksessä. Ratkaisu: Numeroitu kaikki kunnat optimoijien toivomassa järjestyksessä 1-6. Effican hallinnassa laitettu käyttäjän etunimen eteen kuntaa vastaava numero. Kankaanpää 1, Siikainen 2, Pomarkku 3 jne. Kankaanpäässä numeron perään tiimin tunnus (alkukirjain) esim. 1M (Myllymäen tiimi). Näin optimointinäkymässä saatiin suorittajat kunnittain/tiimeittäin allekkain järjestykseen. Tämä helpottaa optimoijaa todella paljon, varsinkin alussa, kun työntekijät eivät ole tuttuja ja näkee samalla "silmäyksellä" tilanteen koko Posa:ssa ja tiimeittäin. Varmistettu omalta tietohallintopäälliköltä, että Efficassa ei mikään muu järjestäydy etunimen mukaan ja etunimeä saa näin muokata.
Optimointinäkymä
Saavutetut tavoitteet ja hyöty 1/2 Sijaistarve puolittunut! Yhden tai kahden aika menee työnjakoon koko alueella ennen joka tiimillä oma työnjakaja Matkakilometrit vähentyneet (verrokkikuukaudelta säästö n. 1500 /kk) Aamukäynneille lähtö nopeutunut n. 20 minuuttia/työntekijä Kirjaaminen asiakkaan luona nopeuttaa ja tuo lisäaikaa asiakkaalle (pois tiimitilasta) = todellinen asiakasaika Ei muistilappuja eikä muistelua, mitä piti kirjata Kirjaukset tehdään otsikoiden ja fraasien avulla Toimintakykykäyntejä pystytty taas aloittamaan Seurannan ja raporttien saamisen helppous Poikinut paljon hyvää yhteistyötä ja tapaamisia muiden kuntien kanssa
Saavutetut tavoitteet ja hyöty 2/2 Asiakaslähtöisyys asiakkaan tarve määrittelee Apu annetaan silloin, kun asiakas tarvitsee ei silloin, kun työntekijöille sopii Ohjelma pakottanut miettimään tarkemmin asiakkuuksia, työn sisältöjä, kriteereitä ja pelisääntöjä Asiakkaille aiemmin varattu pääsääntöisesti enemmän aikaa kuin on tarve Resurssien siirtely yli kuntarajojen sinne, missä tarve Selkeä näyttö siitä, että tiimien resurssit suhteessa tarpeeseen ovat erilaiset Näkyvyys todellisesta tilanteesta mahdollistanut käytännössä siirrot esimiehellä nyt kättä pidempää mutun tilalle Auttanut myös työntekijöiden ymmärrystä asialle Ruuhkahuippujen tasaaminen onkin mahdollista! Aamun ruuhkan ja iltapäivän valkoisen ajan tasaaminen vaatinut suurta ajattelutavan muutosta (ei esim. pesuja aamukäynnillä, jos siihen ei ole asiakkaalla selkeää tarvetta) Ilta- ja viikonloppuvuoroihin lisäresurssi arkiaamuista näillä muutoksilla Kiire-sanan käyttö vain todellisessa tilanteessa
Pitkäaikaisennusteet 1/2016 ja 5/2016
Yhteenveto Mitä otettiin opiksi 1. vaiheesta laajentamisprojektin onnistumiseksi 1/2 Projektin rivakka eteenpäin vieminen kannattaa Käyttöönotto koulutusten jälkeen mahdollisimman pian K:päässä kesä ja kesälomat välissä viivästyttivät käyttöönottoa, opittu unohtui ja epävarmuus kasvoi Asiakkaiden taustatiedot (HPS, aikaikkunat jne.) kuntoon ennen koulutusta Älypuhelimen käytön opetteluun varattava hyvin aikaa ennen mobiilin käyttöönottoa yllättävän paljon työntekijöitä, jotka eivät olleet koskaan käyttäneet älypuhelinta Henkilöstölle varattava aikaa uuden opetteluun Annettava myös mahdollisuus joustavaan käytön aloitukseen, jotta työt sujuvat esim. aluksi paperitulosteet niistä luovuttava kuitenkin mahdollisimman pian! Tiedottaminen ja motivointi kaiken A ja O Projektin edetessä säännölliset palaverit ja tiedottaminen Kaiken asiaan liittyvän materiaalin tallentaminen kaikille yhteiselle asemalle sovittuun kansioon Tikettien teko TIEDOLLE keskitetysti Yksi esimiehistä hoitaa ja huolehtii tiedon eteenpäin
Yhteenveto Mitä otettiin opiksi 1. vaiheesta laajentamisprojektin onnistumiseksi 2/2 Yhteistyön ja kehittämisen merkitys korostuu kehittäminen jatkuvaa Kehittämisideoita käsitellään yhdessä ja ollaan rohkeita kokeilemaan! Ensin koulutettavien valinta tärkeää opastavat tiimeissä tarpeen mukaan muita Esimiesten mukana olo koulutuksessa ehdotonta käydään keskustelua kriteereistä ja käytännöistä Tekniikka ja muutos on mahdollisuus - onnistunut käyttöönotto edellyttää ajattelutavan muutosta sekä kotihoidon henkilöstöltä että esimiehiltä!
Lopuksi Asiat etenevät ja muutoksesta tulee rutiini yllättävän nopeasti Henkilöstön palaute hyvin positiivista: Jokunen kaipaa entisiä aikoja ennen teknologiaa 90 % sitä mieltä, että vanhaan ei palata Iso projekti: 1. vaihe työläämpi kuin osasi odottaa, 2. vaihe huomattavasti helpompi kaksivaiheisuus oli onnistunut ratkaisu! Tiivis yhteistyö TIEDON kanssa koko projektin ajan saatu hienosti tuki ja apu aina, kun on tarvittu KIITOS!