HRWeb työntekijöiden selainliittymä HRSuunti Net työvuorosuunnitteluun

Transkriptio

1 N-Clean Oy / am N-Clean Oy / am N-Clean Oy / am HRWeb KÄYTTÖOHJE HRWeb työntekijöiden selainliittymä HRSuunti Net työvuorosuunnitteluun HRSuunti Oy Karjakuja G TURKU Puh Fax myynti@hrsuunti.fi Internet: Yleisesti HRWeb on HRSuunti Net -ohjelman selainkäyttöinen lisäsovellus, jossa työntekijät voivat nähdä netissä omat työvuoronsa ja syöttää työaika-, vapaapäivä- ja lomatoiveita. Tiedot välittyvät automaattisesti HRSuunti Net - ohjelmaan. Näin säästyy työaikaa ja ylimääräisiä soittoja työntekijän ja työnantajan välillä. HRWeb ohjelmaan on lisäksi tulossa extraus ominaisuus, jolla vapaita työvuoroja voidaan julkaista nettiin ja työntekijät voivat käydä varaamassa sieltä itselleen sopivat vuorot. Toimintaperiaatteet HRWeb on selainkäyttöinen netissä toimiva sovellus, joka on integroitu HRSuunti Net työvuorosuunnittelu ohjelmistoon. Ohjelmassa on vcalendar / icalendar tuki, jolla työvuorot voidaan kätevästä lähettää esim. kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai vaikka Outlook kalenteriin. HRWeb ominaisuudet Työtekijä pääsee näkemään netissä: - omat työvuoronsa ja voi ladata tai lähettää sähköpostilla työvuorot esim. kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai Outlook kalenteriin. - yrityksen ilmoitustaulun tiedot Lisäksi työntekijä voi muuttaa seuraavia tietoja: - omat henkilö- ja yhteystietonsa sekä tunnusluvun (Pin koodi) palveluun - syöttää omia työvuorotoiveita, vapaapäivätoiveita ja lomatoiveita - varata mahdollisesti vapautuvia lisätyövuoroja Pääkäyttäjätila eli työnantajan toiminnot: - viestipalvelu, jolla sähköpostin ja tekstiviestien lähetys sujuu nopeasti ryhmille - ilmoitustaulun muokkaus HRWeb laitteistovaatimukset: HRWeb ei vaadi mitään asennuksia työasemalle. HRWeb on selainkäyttöinen sovellus, joka toimii ainakin yleisimmin käytössä oleville selaimilla, kuten Microsoft Internet Explorerilla ja esim. Firefox selaimilla. HRWeb sovelluksen käyttö: HRWeb on käytettävissä mistä tahansa netissä olevalta koneelta. Näin työtekijät pääsevät omiin tietoihinsa helposti missä tahansa. Y-tunnus: Karjakuja G Puhelin: myynti@hrsuunti.fi TURKU Telefax: Internet: ALV rek.

2 HRWeb sisään kirjaus palveluun työntekijänä: HRWeb linkki löytyy N-Cleanin nettisivuilta kohdasta LINKIT. HUOM. Työnantajan pitää ensin luoda HRWeb käyttäjätunnukset HRSuunti Net ohjelmassa. Käyttäjätunnuksena palveluun käytetään työntekijän sähköpostiosoitetta ja tunnusluku on HRSuunti Net ohjelmassa annettava Pin koodi. N-Cleanissa Pin-koodi on työntekijän henkilönumero ja mikäli sähköpostiosoitetta ei ole, toimii käyttäjätunnuksena puhelinnumero (ilman maakoodia tai väliviivaa) syötettynä sähköpostiosoite -kenttään. Ohjeen kuvat ovat Demo-versiosta: mikäli sinulla on kysyttävää, kysy esimieheltäsi. Älä soita ao. numeroihin, vaan kysy ensisijaisesti apua esimieheltäsi. HRWeb Ilmoitustaulu Ilmoitustaulu on nimensä mukaisesti yrityksen tai kohteen tiedotteille varattu sähköinen ilmoituskanava. Sähköinen ilmoitustaulu korvaa ainakin osittain perinteiset ilmoitustaulut ja etuna on se, että tieto on luettavissa mistä vain. Ilmoitustaulu aukeaa oletuksena heti aluksi, kun HRWeb ohjelmaan kirjautuu sisään. 2

3 HRWeb Työvuorot Työntekijä näkee omat työvuoronsa netissä ja voi tulostaa ne itselleen. Työntekijä voi lähettää sähköpostin kautta tai ladata itselleen vcs tai ics kalenteritiedoston, joka on tallennettavissa suoraan kännykän kalenteriin, Google kalenterin tai Outlook kalenteriin. Näin työvuorot ovat aina kätevästi mukana! Huom. ics eli icalendar on Mac koneita ja puhelimia varten Tarkemmin ohjeessa myöhemmin.. 3

4 HRWeb Vuorotoiveet Vuorotoiveet näytössä työntekijä voi syöttää järjestelmään erilaisia työaikatoiveita, vapaapäivätoiveita ja muita päiväkohtaisia huomautuksia työvuorojen suunnittelijalle. Listan tekijä näkee huomiot suoraan työvuorosuunnittelussa ja voi näin paremmin ottaa huomioon kunkin toiveita. Muista kuitenkin, että toive on aina toive ja mitä aiemmin olet toiveesi esittänyt, sitä helpompi se on toteuttaa. HRWeb Lomatoiveet Lomatoiveet näytössä työntekijä voi syöttää lomatoiveensa järjestelmään. Samalla työntekijä näkee ansaitsemiensa vuosilomapäivien määrät. Lomatoiveita ei voi syöttää enempää kuin on ansaittuja päiviä. Työnantaja päivittää ansaintaa HRSuunti Net ohjelmassa. Lisäksi työnantajalla on tietysti työnjohto-oikeus ja mahdollisuus muuttaa loma-aika toisaalle loma-aikatoiveista huolimatta. 4

5 HRWeb Henkilötiedot Henkilötiedot näkymässä työntekijä pääsee muuttamaan omia henkilötietojaan ja palvelun tunnusluvun. Tunnusluku voi sisältää vain numeroita (3-5 numeroa). Työvuorojen lähetys omaan kalenteriin HRWeb ohjelma tukee vcalendar / icalendar siirtotiedostomuotoa, jolla työvuorot saadaan kätevästi siirrettyä esim. oman kännykän kalenteriin, Google kalenteriin tai vaikka Outlook kalenteriin. Työntekijä voi ladata työvuorotiedoston tai lähettää sen sähköpostilla suoraan HRWeb ohjelmasta. Työvuorojen siirto kännykän kalenteriin: Tarvitset ihan normaalin esim. Nokia kännykän, jolla voi lukea sähköpostia ja jossa on kalenteri. Lähetä työvuorotiedosto HRWeb ohjelmasta omaan sähköpostiosoitteeseesi. Valitse kännykkäsi tukema kalenterimuoto vsc tai ics. Mikäli et tiedä, niin valitse molemmat ja kokeile kännykässä kumpi toimii. Lue sähköposti normaalisti kännykällä ja avaa ko. sähköposti. Avaa sähköpostin liitetiedosto vuorot.vcs (tai.ics) ja kännykän valinnat valikosta valitse käsky Tallenna kalenteriin. Huom. eri valmistajien kännyköissä tallennus menee eri tavoin. Esimerkki on Nokian kännykästä. Työvuorot ovat nyt tallentuneet kännykkään kalenterimerkintöinä. Mikäli haluat työvuoroille muistutuksen (hälytyksen), valitse lähetyksessä valinta Muistutus ja määrittele minuutteina, miten kauan ennen työvuoroa haluat kännykän hälytyksen. HUOM! Eri kännyköissä ja kalenteriohjelmissa voi olla omia erillisiä asetuksia, jotka ylikirjoittavat tiedoston mukana tulevan muistutustiedon. Varmista siis kalenteristasi, että merkinnät ja muistutukset ovat oikein. 5

6 Ilmoitustaulu Työnantajalla on käytettävissään HRWeb:in kautta sähköinen ilmoitustaulu. Erilaisten työntekijätiedotteiden välittäminen on nyt helppoa ja nopeaa. Työntekijät näkevät ilmoitustaulun aina ensimmäisenä kirjautuessaan HRWeb ohjelmaan. HRExtra työvuorot extraajille ja osa-aikaisille nopeasti netistä HRExtra osion tarkoituksena on vähentää osa-aikaisten työntekijöiden työvuorojen suunnitteluun ja jakeluun liittyvää työmäärää. Ideana ohjelmassa on, että työnantaja suunnittelee vuorolistalle tarvittavan määrän työvuoroja. Vakituisen/kokoaikaisen henkilökunnan loppuessa osa vuoroista suunnitellaan extroille ns. tarvemallina. Ne vuorot, joille ei suoraan löydy tekijää, työnantaja julkaisee nettiin ja lähettää extraajille tiedotteen esim. sms tekstiviestinä. Extraajat käyvät itse varaamassa (merkitsemässä) ne vuorot, jotka haluavat tehdä. Työnantaja saa näin vuorolistalle tiedon ko. vuoron tekijästä. Kun vapaat työvuorot on julkaistu nettiin esimies voi lähettää tiedon julkaistuista vuoroista extroille suoraan tekstiviesti ohjelmalla, jossa myös joukkosähköpostin lähetys onnistuu nopeasti. Huom! tekstiviestien lähetys on erikseen maksullista. Extraajat voivat nyt käydä varaamassa haluamansa työvuorot netissä. Myös vakituisella henkilöstöllä on mahdollisuus varata lisävuoroja HRWeb ohjelman kautta kirjautumalla normaalisti omilla tunnuksilla an HRWeb - ohjelmaan. Varatut vuorot näkyvät listassa vihreällä. 6

7 7