Consulting Groop. Prosessit kuntoon: Mitkä tekijät rajoittavat kotihoidon suorituskykyä? Johan Groop, DI

Transkriptio

1 Consulting Groop Prosessit kuntoon: Mitkä tekijät rajoittavat kotihoidon suorituskykyä? Johan Groop, DI

2 Esityksen esimerkit perustuvat PARETOhankkeen tutkimustuloksiin 2

3 1. Epätasainen palvelutuotanto: syyt ja seuraukset 3

4 Aika (h) Välillinen työaika Siirtymiset Välitön työaika Kapasiteetti Kellonaika Kiireen tunne Heikentynyt laatu Sairauspoissaoloja Herkkyys vaihtelulle Vuokratyövoiman/ sijaisten tarve Autoja ei ole tarpeeksi Organisaatiokulttuuri

5 Aika (h) Muu 11-20h 40% aamuruuhkahuipun kuormituksesta h h Kellonaika 5

6 Tehokkuussyndrooma TAVOITE VÄLTTÄMÄTÖN TOIMI EDELLYTYS Oletus: Säästetty aika voidaan hyödyntää asiakastyöhön Säästetään aikaa minimoimalla matkoihin käytettyä aikaa Hoidetaan lähellä toisiaan asuvat asiakkaat peräkkäin Hoitajien ajan tehokas hyödyntäminen Ristiriita Tasainen palvelutuotanto Hoidetaan vain aikakriittisiä käyntejä ruuhka-aikana 6

7 Voidaanko säästetty aika hyödyntää asiakastyöhön? Siirtymiä vähentämällä voidaan ruuhka-aikaan hoitaa enemmän kotikäyntejä.mutta.. se tarkoittaa että ruuhka-aikana tehdään ei-aikakriittisiä käyntejä Jos ei-aikakriittisiä käyntejä tehdään ruuhka-aikana: 7 1. Kapasiteetintarve nouse 2. Koska suurin osa käyneistä tehdään aamuisin, kysyntää on iltapäivisin paljon vähemmän 3. Koska koko vuoron kapasiteetti määritetään ruuhkahuipun tarpeen mukaan, iltapäivisin on ylikapasiteettia 4. Iltapäivän työaikaa ei voi hyödyntää kotikäynteihin koska kysyntää ei ole tarpeeksi Ruuhkahuipun kysyntä määrittää kapasiteetintarpeen

8 Siirtymien minimoimisen vaikutukset Palvelulaadun heikentyminen Heikentynyt suorituskyky Tuottavuuden heikentyminen Joustamattomuus Kiire Työhyvinvointi kärsii Resurssi määrän tarve lisääntyy Resurssikäytön tehottomuus Sairauspoissaoloja EPÄTASAINEN PALVELUTUOTANTO Hoidetaan lähekkäin asuvat asiakkaat peräkkäin Aamuisin tarve on suurempi (aikakriittisyys) 8

9 Mobiiliratkaisut tehostavat toimistotyötä Aika (h) Välillinen työaika Siirtymiset Välitön työaika Kapasiteetti Pahentaako tämä ruuhkahuippua? YLIKAPASITEETTI Toimistotyö siirtyy iltapäivästä asiakaskäynteihin Kellonaika Jos toimistotyötä tehostetaan aikaa säästyy iltapäivästä Säästettyä aikaa ei voida hyödyntää asiakastyöhön (kotikäynteihin) koska nykymallissa kysyntää ei iltapäivisin ole tarpeeksi

10 2. Resurssien kohdennus: Miten vastata kysynnän ja kapasiteetin vaihteluihin? 10

11 Resurssikohdennus on pielessä Tunnit 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Perustyöntekijöiden välitön työaika per työvuoro (8h) Alueet 11

12 Kapasiteetti ei perustu todelliseen kysyntään Kapasiteetti perustuu vakansseihin, joita tyypillisesti kohdistetaan kotihoidon eri alueille Alueellinen vakanssimäärä perustuu yleensä historiallisen kehitykseen, EI kysyntään (joka vaihtelee). Koettu tarve perustuu ruuhkahuippuun Kulttuuri: totutaan organisoimaan työt kiinteän vakanssimäärän puitteessa (Parkinsonin laki: työ vie sille varatun ajan ) Jos kapasiteettia riittää ei-aikakriittisien käyntien hoitamiseksi ruuhka-aikana, niin se tehdään matkojen vähentämiseksi 12

13 Kellonaika Hoitaja 1 Hoitaja 2 Hoitaja 3 Hoitaja 4 Hoitaja 5 Hoitaja 6 Hoitaja 7 Käynti Tauko Toimistotyö Hoitaja 8 Hoitaja 1 Tavoite Hoitaja 2 Hoitaja 3 Hoitaja 4 Hoitajat 5-8 ovat vapaita ; heitä lainataan tai siiretään sinne missä resursseja tarvitaan eniten 13

14 Miksi resurssikohdennus on pielessä? Alueen tuottavuus on heikko Resurssikohdennus on pielessä Muut alueet joutuu turvautumaan vuokratyövoimaan Välitöntä työaikaa per reitti kertyy vähän Autoja tarvitaan samanaikaisesti suhteettoman paljon Mikään hoitaja ei ole vapaa siirrettäväksi alueille joissa on työvoimavajetta Kaikkia hoitajia hyödynnetään omalla alueella 14 Työtä ei ole riittävästi täyttämään jokaisen reittiä Työmäärä jaetaan tasaisesti tiimin kaikille hoitajille

15 Kotihoidon haasteet Ruuhkahuiput Keinotekoinen kysyntä aamuisin Kiireen tunne Vaihteleva kuormitus eri päivien välillä Organisaatiokulttuuri Osa-optimointia Puutteellinen työvuorosuunnittelu Kompleksinen logistiikka Sisäistä ja ulkoista vaihtelua Paljon ns. kovia ja pehmeitä rajoitteita Työvuorosuunnittelu ilman tehokkaita apuvälineitä on hankalaa Resursointi Kysynnän ja tarjonnan tasapainottaminen läpi järjestelmän 15

16 Palvelutuotannon tasoittaminen: Kapasiteetin kasvattaminen, henkilöresursseja lisäämättä 16

17 Ainoastaan aika-kriittisiä käyntejä tehdään ruuhkahuippuina Nykytilanne Tavoite Kapasiteetti Vuokratyövoima/Sijaiset 100% Kuormitus Ylikapasiteetti Puskuri Kapasiteetti Ainoastaan aika-kriittisiä käyntejä

18 Resurssikohdennusongelman ratkaisu? Palvelutuotantoa on vaikeaa tasata mikäli alueilla on ylikapasiteettia Resurssipooli tasaa kuormituksen alueiden välillä reagoi vaihteluun kertoo kuinka paljon kysyntä voi kasvaa ennen kuin lisäresursseja tarvitaan kertoo jos alueiden kiinteä kapasiteetti vastaa kysyntää Resurssipooli Perustyöntekijäpooli Sairaanhoitajapooli Alue Alue Alue Alue 18 Alueen kiinteä kapasiteetti Vähintään 4,5-5 tuntia Välitöntä asiakastyötä per reitti (ts. välitön työaika n.60%) Puskuri Reitit Alueellinen puskuri auttaa tarvittaessa

19 Yhteenveto 19

20 Yhteenveto Ruuhkahuippu määrittää järjestelmän kapasiteetin tarvetta ja kykyä vastata kasvaan kysyntään Epätasainen palveluntuotanto heikentää niin laatua, työssä viihtymistä kuin tuottavuuttakin Kysynnän hallinta: ei-aika-kriittisiä käyntejä tulisi erottaa selkeästi aikakriittisistä käynneistä Malmössä tehdyn tutkimuksen mukaan ainoastaan joka neljäs käynti on oikeasti aikakriittinen Suunnittelussa tasainen palvelutuotanto tulisi priorisoida: Matka-ajan minimoimisen hyödyt ovat suhteellisen pienet Eri alueille kiinnitetyt vakanssit estää henkilöresurssien siirtämistä alueesta toiseen (kysyntä ja kapasiteetti vaihtelee jopa päivittäin) 20

21 Kokemuksia Espoosta: ydinongelmat 1) Lähekkäin asuvat asiakkaat hoidetaan peräkkäin ruuhkahuippu 2) Paikallinen (alueiden) kapasiteetti ei vastaa todellista kysyntää alueella on ylikapasiteettia mahdollistaa epäsuotuisan toimintamallin 3) Työmäärä pyritään jakaamaan tasaisesti kaikkien käytettävissä olevien hoitajien välillä Työmäärä per reitti on alhainen mahdollistaa ruuhkahuipun tuottavuus on heikko Hoitajat hyödynnetään paikallisesti ei voida siirtää alueille jossa on vajamiehitystä joudutaan turvautumaan vuokratyövoiman käyttöön (tämä on ongelma ainoastaan jos on ylikapasiteettia; muuten se on asianmukaista) Kaikista rajoitteista juurtuneet toimintatavat ovat vaikeimpia poistaa 21

22 Päätelmä Vallitseva trendi: Pitkäaikaishoitoa (laitoshoito) tulisi vähentää siirtämällä asiakkaita kotihoitoon Koska ruuhkahuippu määrittää kapasiteetin tarpeen, se määrittää pitkälti järjestelmän kustannukset (työvoiman osuus kokonaiskustannuksista on n %) Jos kasvava kysyntä kohdistuu aamuun, niin se lisää kotihoidon kustannuksia mutta jos se kohdistuu iltapäivään, se on ilmaista 22

23 Consulting Groop (CG) CG keskittyy niiden yksittäisten rajoitteiden ohjaukseen, joilla on suurin vaikutus organisaation suorituskykyyn; tuottavuuteen, laatuun ja henkilökunnan työssä viihtymiseen Asiakkaat: julkisia että yksityisiä sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutuottajia, teknologiatoimittajia, start-up yrityksiä ja niiden rahoittajat, yleishyödylliset kehityslaitokset ym. 23

24 Kiitos! Artikkeli: Groop J, Reijonsaari K and Lillrank P (2010): Applying the Theory of Constraints to Health Technology Assessment. International Journal of Advances in Life Sciences, Vol. 2, No: 3&4 Väitöskirja: Theory of Constraints in Field Service: Factors Limiting Productivity in Home Care Operations (tulossa 2012) 24