Ennustamisen ja Optimoinnin mahdollisuudet

Transkriptio

1 Ennustamisen ja Optimoinnin mahdollisuudet

2 Agenda Mitä optimointi on Ennustamisen mahdollisuudet Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Optimoinnin käyttöönotto

3 Mitä optimointi on

4 Mitä optimointi on? Oikea määrä tarvittavalla osaamisella olevia henkilöitä oikeassa paikassa oikeaan aikaan <> Aina kun haluttu lopputulos on tiedossa, on parempi käyttää automatisointia optimoinnin sijaan

5 Mitä optimointi on Myös Automatisoinnilla voidaan saavuttaa hyötyjä Tarvittavat muutokset ovat huomattavasti pienempiä Hyödyt jäävät pienemmiksi kuin varsinaisessa optimoinnissa

6 Mitä optimointi on? Optimointi on työkalu joka mahdollistaa toimintatapojen muutoksista saatavat hyödyt Optimointi tarvitsee dataa josta tarve voidaan määrittää. Tähän liittyvät prosessit täytyy käydä läpi ja mahdollisesti määrittää uudelleen. Henkilöstön käytettävyyden ja osaamisen ylläpito korostuu. Myös nämä prosessit täytyy käydä läpi ja mahdollisesti määrittää uudelleen Optimointi vaikuttaa suoraan henkilöstön elämään Työvuorolistat ovat erilaisia kuin mihin on aiemmin totuttu Työvuoro rakenne muuttuu ja vaihtelee tarpeen mukaisesti

7 Mitä optimointi on? Optimointi projekti voi onnistua vain jos optimoinnille on asetettu selkeät ja priorisoidut tavoitteet Henkilöstön osallistaminen käytettävyytensä ylläpitoon on ensisijaisen tärkeää jotta tavoitteisiin voidaan päästä Jotta optimointi olisi mahdollista, pitää ensin selvittää mikä on tarpeen syntymisen ajuri Jotta optimointi olisi mahdollista, pitää ensin selvittää mitä rajoitteita tulee huomioida

8 Ennustamisen mahdollisuudet

9 Ennustamisen mahdollisuudet Prediction is very difficult, especially about the future. (Niels Bohr Nobel Prize in Physics in 1922) Ennusteiden avulla saavutetaan tarkempi tieto tulevaisuuden henkilöstötarpeesta Ennusteiden avulla on mahdollista hyödyntää paremmin tasoittuvia työaikamuotoja Ennusteiden avulla on mahdollista tehdä parempia päätöksiä toteuma vaiheen muutoksia tehtäessä Ennusteiden avulla on on helpompi mukautua resurssitarpeiden vaihteluun ja muutoksiin Ennusteiden avulla on mahdollista tehdä analysointia resurssien riittävyydestä esim. Uusien asiakkaiden vaikutuksista resurssointiin

10 Ennustamisen mahdollisuudet Jotta resurssi tarvetta voidaan ennustaa, tulee ensin tunnistaa mistä tiedosta voidaan johtaa resurssien tarvetta. Esim. asiakas virta, hoitoisuus, myynti, suoritteet, kilot, litrat etc.. Em. tiedot halutulla tarkkuudella (esim 15min) muodostavat aikasarjan Aikasarjan tarkkuus määrittää myös ennusteen ja sitä kautta suunnittelun tarkkuuden Jotta ennustaminen olisi mahdollista aikasarjan data tulee olla saatavilla ulkoisesta järjestelmästä vähintään viimeisen 3 vuoden ajalta. Esim. ERP, POS, Varausjärjestelmä etc. Historiallisessa aikasarja datassa on aina lähtökohtaisesti väärää tietoa Historiallisesta aikasarja datasta on mahdotonta tulkita kaikki asioita jotka vaikuttavat ennusteeseen

11 Ennustamisen mahdollisuudet Ennuste kuvaa henkilöstötarpeen työlajeina ajassa samalla tarkkuudella jolla historia tieto oli saatavilla Ennustetta voidaan käyttää työvuororakenne optimoinnissa, luotaessa tarpeesta johdetut työvuorot Ennustetta voidaa käyttää automatisoinnissa kun tarkistetaan vakiovuorojen osuvuutta ennustettuun tarpeeseen Ennustetta voidaan hyödyntää tarkistettaessa budjetoitujen tuntien osuvuutta tarpeeseen

12 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet

13 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Ennen muita toimenpiteitä, tulee organisaation asettaa tavoite optimoinnille Kuinka vahvasti tarve ohjaa työvuorosuunnittelua Miten toimitaan jos tarve ja nykyiset resurssit eivät kohtaa (liikaa / liian vähän) Mitä halutaan optimoida? Kustannukset, tunnit, ergonomia, toiveet, henkilöstötyytyväisyys, work/life balance Em. tavoitteet ovat usein vastakohtaisia toisiinsa nähden. Hyvän lopputuloksen saavuttamiseen tarvitaan priorisointia Kun tavoitteet on asetettu, tarvitaan vahva sitoutuminen tavoitteisiin ja muutokseen organisaation johdossa. Optimointi vaikuttaa suoraan henkilöstön elämään, joten matkan varrella joudutaan usein tekemään haastavia päätöksiä. On hyvin todennäköistä että ns. hiljaisen tiedon käytännöistä joudutaan luopumaan. Henkilöstörakenteen osuvuus tarpeeseen tulee näkyväksi aivan uudella tasolla. Tämä usein johtaa tarpeeseen muuttaa esim. henkilöiden sopimustunteja ja kehittää henkilöstön osaamisia

14 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Tehtävä X Tehtävä X Tehtävä X Joukko tehtäviä Tehtävä Y Tehtävä Y Tehtävä Z Työvuoro 1 Optimoidut työvuorot Tehtävä X Tehtävä X Työvuoro 2 Tauko Tauko Tehtävä Y Tehtävä Y Tehtävä X Tehtävä Z

15 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Työvuoro 1 Tehtävä X Tehtävä X Tauko Tauko Tehtävä Y Tehtävä Y Tehtävä Z Tehtävä X Työvuoro 2 Tehtävä X Osaaminen A Tehtävä Y Osaaminen B Tehtävä Z Osaaminen C Osaaminen D Osaaminen E Osaaminen F Henkilö A Henkilö B

16 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Tasolla 1 saavutetaan lisähyötyjä automatisointiin verrattuna Suunnittelijoiden ajansäästö Henkilöstötyytyväisyys Työvuororakenne ei muutu, samat vuorot kuin aikaisemminkin Henkilöstön suunnitellut tuntimäärät pysyvät ennallaan

17 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Tasolla 2 saavutettavat hyödyt Suunnittelijoiden ajansäästö Henkilöstötyytyväisyys Tarpeen ja henkilöstörakenteen osuvuus tulee näkyväksi Henkilöstön osaamisten kehitystarpeet selkeytyvät Työvuorot voivat muuttua tai pysyä samoina riippuen miten tarve kuvataan vuoroiksi Työvuorot tulisi kuitenkin kuvata tarpeen näkökulmasta Henkilöiden listat voivat jäädä alle sopimustuntien jos tarvetta ei ole tarpeeksi Työvuoroja voi jäädä jakamatta jos henkilöitä ei ole tarpeeksi tai heillä ei ole tarvittavaa osaamista

18 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Tasolla 3 saavutettavat hyödyt Suunnittelijoiden ajansäästö Henkilöstötyytyväisyys Tarpeen ja henkilöstörakenteen osuvuus tulee näkyväksi Henkilöstön osaamisten kehitystarpeet selkeytyvät Työvuorosuunnittelu muuttuu tarve ohjautuvaksi (työvuoron tarkkuudella) Työvuorot muuttuvat Vuorot eivät välttämättä sovellu henkilöstörakenteeseen Henkilöiden listat voivat jäädä alle sopimustuntien jos tarvetta ei ole tarpeeksi Työvuoroja voi jäädä jakamatta jos henkilöitä ei ole tarpeeksi tai heillä ei ole tarvittavaa osaamista

19 Optimoinnin eri tasot ja tavoitteet Tasolla 4 saavutettavat hyödyt Suunnittelijoiden ajansäästö Henkilöstötyytyväisyys Tarpeen ja henkilöstörakenteen osuvuus tulee näkyväksi Henkilöstön osaamisten kehitystarpeet selkeytyvät Työvuorosuunnittelu muuttuu tarve ohjautuvaksi (tehtävä tarkkuudella) Työvuorot muuttuvat optimaalisiksi Vuorot alkavat ja loppuvat eri päivinä tarpeen mukaan eli vuoroilla ei ole vakio alku ja loppu aikoja Vuorot voivat sisältää useita eri tehtäviä Vuorot eivät välttämättä edelleenkään sovellu nykyiseen henkilöstörakenteeseen Henkilöiden listat voivat jäädä alle sopimustuntien jos tarvetta ei ole tarpeeksi Työvuoroja voi jäädä jakamatta jos henkilöitä ei ole tarpeeksi tai heillä ei ole tarvittavaa osaamista

20 Optimoinnin käyttöönotto

21 Miksi optimoinnin esiselvitys Esiselvitys varmistaa laadukkaan optimoinnin käyttöönottoprojektin, jolloin optimoinnin hyödyt tulevat välittömästi operatiiviseen käyttöön. Esiselvityksessä asiakkaalle selviää optimoinnin konkreettiset hyödyt tai se, ettei riittäviä taloudellisia, toiminnallisia tai hyvinvointiin ja ergonomiaan liittyviä hyötyjä ole asiakkaan toimintaympäristössä saatavilla.

22 Optimoinnin käyttöönotto malli Kalenteri aikaa noin 6 kk

23 Esiselvityksen tavoitteet 1. Selventää, mitä optimointi tarkoittaa ja mitä hyötyjä sillä on mahdollista asiakasorganisaatiossa saavuttaa 2. Ymmärtää työvuororakenteiden, osaamisen hallinnan ja toiveiden huomioinnin tärkeys ja niiden tarjoamat mahdollisuudet 3. Luoda edellytykset manuaalisen, autonomisen ja automaattisen työvoiman hallinnan parhaan mahdollisen kombinaation löytämiselle 4. Vaiheistus suositus jos perus WFM toiminnallisuutta otetaan vasta käyttöön. a. Päättää, olisiko parempi aloittaa työvuorosuunnittelu tekeminen manuaalisesti (ei keskitetty malli) b. Vai ottaa optimointi heti käyttöön (keskitetty malli)

24 Esiselvityksen rakenne Kalenteri aikaa 2-4 viikkoa Hinta 3000,00 ALV 0% + matka ja majoituskulut

25 Esiselvityksen rakenne: Työpaja 1

26 Esiselvityksen rakenne: Työpaja 2

27 Esiselvityksen rakenne: Työpaja 3

28 Kiitos

29 Optimoinnin esiselvityksen tarkempi sisältö

30 Agenda Työpaja 1

31 Työpaja 1 (Sisältö)

32 Työpaja 1 (Sisältö)

33 Työpaja 1 (Sisältö)

34 Työpaja 1 (Sisältö)

35 Työpaja 1 (Sisältö)

36 Agenda Työpaja 2

37 Työpaja 2 (Sisältö)

38 Työpaja 2 (Sisältö)

39 Työpaja 2 (Sisältö)

40 Työpaja 2 (Sisältö)

41 Työpaja 2 (Sisältö)

42 Agenda Työpaja 3

43 Työpaja 3 (Sisältö)

44 Työpaja 3 (Sisältö)

45 Miksi optimoinnin esiselvitys 1. Esitys asiakkaalle parhaiten soveltuvasta manuaalisen, autonomisen ja automaattisen työvuorosuunnittelun kombinaatiosta 2. Ehdotus työvuorosuunnittelun ja optimoinnin henkilöresursoinnista ja keskitetystä/ei-keskitetystä mallista 3. Suosituksia työvuororakenteesta, osaamisen hallinnasta ja toiveiden huomioinnista 4. Saavutettavissa olevat hyödyt a. taloudelliset b. toiminnalliset c. hyvinvointi ja ergonomia

46 Kiitos