LOHJA (MIKROSYSTEEMI 2) VASTUUHOITAJUUDEN KEHITTÄMINEN

Transkriptio

1 LOHJA (MIKROSYSTEEMI 2) VASTUUHOITAJUUDEN KEHITTÄMINEN VASTUUHOITAJAN TEHTÄVIEN SELKIYTTÄMINEN JA VASTUUASIAKKAAN LUONA KÄYTETYN VÄLITTÖMÄN TYÖAJAN LISÄÄMINEN SYKSY

2 TÄTÄ TAVOITTELIMME, NÄIN SEN SUUNNITTELIMME TOTEUTTAA Tavoite: Vastuuhoitajuuden kehittäminen Välittömän työajan lisääminen vastuuasiakkaan luona Toimenpiteet: Vastuuhoitajan tehtävänkuvauksen uusiminen Vastuuhoitajan vuosikello Toiminnanohjausjärjestelmän kehittyminen -> vastuuhoitajan välitön työaika lisääntyy

3 MITEN ONNISTUIMME? Mittari: Vastuuhoitajan välittömän työajan mittaaminen kahden viikon aikana, otos yhdeltä kotihoidon alueelta Alkutilanne syksyllä 2013 (paperikysely): Sammatti-Karjalohja 46% Lopputilanne syksyllä 2014 (toiminnanohjausjärjestelmän raportti): Sammatti-Karjalohja 54%

4 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Kokeilu on muuttunut toiminnaksi: Vastuuhoitajan vuosikello on kaikilla alueilla käytössä Vastuuhoitajan tehtävänkuvauksen uusiminen on aloitettu Vastuuhoitajuutta painottava optimointi tulossa toiminnanohjausjärjestelmään. Manuaalisessa työnjaossa huomioidaan se, että vastuuhoitaja käy mahdollisimman paljon asiakkaansa luona

5 MITEN SEURAAMME JATKOSSA, ETTÄ PYSYMME TAVOITTEESSA? Vastuuhoitajan tehtäväkuvauksen vuosittainen tarkistaminen Seuranta tapahtuu säännöllisesti toiminnanohjausjärjestelmän kautta

6 SIUNTION KUNTA / KOTIHOITO OMAHOITAJUUDEN KEHITTÄMINEN RAKSAN KEHITTÄMISTEHTÄVÄ SYKSY

7 TÄTÄ TAVOITTELIMME, NÄIN SEN SUUNNITTELIMME TOTEUTTAA Tavoite: Asiakkaan ja omahoitajan hoitosuhteen parantaminen Suunnitelmamme: PAHOSUlla päivärivit joka käynnillä. RR ja paino kalenteriin mittausten toteutumisen ja työnjaon tueksi. Tärkeät muutokset päivitettävä HOSU/HOKEen. Omahoitajat käyvät mahdollisimman paljon oman asiakkaan luona, huomioiden myös illat ja viikonloput. Omahoitajuus huomioidaan myös työnjaossa. Työnjaon kehittäminen. Omahoitajan vastuualueiden kertaaminen viikkopalavereissa.

8 MITEN ONNISTUIMME? Mittarit: PAHOSUjen ja HOSUjen tarkistukset Työnjako kysely koko henkilökunnalle Omahoitajan vastuualueet käyty läpi KOHOn viikkopalaverissa ja asiasta keskusteltu avoimesti koko tiimissä. Yhteiset pelisäännöt kerrattu. PAHOSUn päivärivi tiedot päivitetty RR+painokontrollit siirtyvät entistä paremmin myös kalentereihin.

9 MITEN ONNISTUIMME? Keskustelu omahoitajan tehtävistä. Omahoitaja on kokonaisvaltaisesti vastuussa asiakkaastaan. Omahoitajan tulee tutustua asiakkaaseensa mahdollisimman hyvin (elämäntarinalomake). Omahoitaja on se taho, johon asiakkaan on helppo ottaa yhteyttä, jos hän kokee tarvitsevansa apua jossakin ei kiireellisessä asiassa. Äkillisissä asioissa, jotka eivät voi odottaa että omahoitaja on paikalla, on jokaisen KOHOn työntekijän velvollisuus hoitaa asiakkaan asioista sekä varmistaa että tieto esim. muutoksista lääkehuollossa / haavanhoidossa tms. kulkee eteenpäin. Omahoitaja on vastuussa, että asiakkaan PAHOSU ja HOSU ovat ajan tasalla ja päivitetty vähintäänkin vuosikellon rytmin mukaisesti. Omahoitaja huolehtii asiakkaan vihreän kansion sekä asiakaskansion ajan tasalla olosta. Asiakkaiden yhteystiedot on oltava ajantasalla ja nämä tulee säännöllisesti tarkistaa. Myös yhteyshenkilöiden tiedot!

10 MITEN ONNISTUIMME? Ensimmäinen työnjako kysely 10/2013 Kyselyssä arvosana päivittäisestä työnjaosta kouluarvosanoilla: 8,3 Kehittämiskohteet: Tasapuolisuus/tasaisuus Ajatusmallin kääntäminen: käyntimäärät vs käyntien kestoajat Laajempi osallistuminen työnjakoon kotihoidon tiimissä. Työvuorosuunnittelun vaikutukset työnjaon tasaisuuteen / välittömään asiakastyöaikaan? Toinen työnjako kysely 10/2014 Kyselyssä arvosana päivittäisestä työnjaosta kouluarvosanoilla: 8,57 Kehittämiskohteet: Riittävän usein käyntejä omahoidettavan luona. Välillä myös pidempi käynti omahoidettavan luona Työmäärän tasainen jakautuminen (työntekijöille + työpäivän pituuteen) Asiakaskäyntien aikakriittisyys / reittien uudelleen jakaminen Tiimissä selkeä tahtotila kehittää työnjakoa asiakaslähtöiseen suuntaan. Aikakriittinen käyntien tarkastelu lisääntynyt.

11 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Omahoitajuuden ja yhteisien pelisääntöjen säännöllinen kertaus viikkopalavereissa on tärkeää. PAHOSUjen ja HOSUjen säännölliset päivitykset hyvä olla ylhäällä myös vuosikellossa. Omahoitajan muistilista aktiiviseen käyttöön. Käyntien aikakriittisyys ja käyntireittien säännöllinen tarkastelu tulee olla säännöllistä. KOHOn työpaja 1/2015 aiheesta.

12 PTKY KARVIAINEN RAPORTOINTI/TIIMIPALAVERIT RAKSAN KEHITTÄMISTEHTÄVÄ SYKSY 2014 (PALAUTUS TUULALLE VIIM )

13 TÄTÄ TAVOITTELIMME, NÄIN SEN SUUNNITTELIMME TOTEUTTAA Tavoite: Vastuuhoitajuuden tukeminen Tiimin asiakkaiden hoidon tarve ja tavoite paremmin tiedossa Suunnitelmamme: Tiimipalaverien pitäminen kerran viikossa, sovittuina aikoina. Palaveri nousee Hilkkaan. Jokainen työntekijä sitoutuu olemaan läsnä. Käydään esisijaisesti läpi asiakasasioita.

14 MITEN ONNISTUIMME? Mittari (konkreettinen): Tiimisairaanhoitajat seurasivat osallistumista palavereihin viikoilla 43-45, osa viikolle 47 saakka. Tiimeiltä pyydetty myös palautetta palavereista ja niiden onnistumisista. Alku- ja lopputilanteen mittaustulokset: Palaverin noustua Hilkkaan osallistuminen ollut selkeästi aktiivisempaa. Työvuorossa olleet hoitajat ovat osallistuneet palavereihin. Aiemmin siis osallistuminen oli niin ja näin, tultiin myöhässä tai ei ollenkaan. Hilkan myötä osallistuminen mahdollista, sillä työnjärjestelijä huolehtii, että tiimin hoitajat pääsevät paikalle. Samalla myös palaveri on asiakas. Palaverit koettiin tarpeellisiksi ja hyviksi. Ajankohtaisia asiakasasioita käytiin läpi, omahoitajuuksia, PAHOSU:en tarkistuksia, uusia asiakkaita, asiakasjakoa. Hoitajat ovat olleet motivoituneita osallistumaan. Muutama tiimi jäänyt pitämättä sh:n ollessa poissa tai kun on ollut liian kiire. Muutaman tiimin ajankohtaa vielä mietittävä, että vastuuhoitajuus onnistuisi paremmin ja käynnit olisi helpompi suorittaa työajan puitteissa.

15 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Jääkö tehty kokeilu pysyväksi toiminnaksi sellaisenaan vai kaipaako se parantamista? Jää pysyväksi. Viikottaiset tiimipalaverit jatkuvat. Jos kokeilu kaipaa parantamista, mitä muutoksia teemme? Tiimin voi pitää myös ilman sairaanhoitajaa, joku toinen vetäjänä?

16 MITEN SEURAAMME JATKOSSA, ETTÄ PYSYMME TAVOITTEESSA? Mittaus/arviointi toistetaan: Osallistumista arvioidaan joka palaverissa sillä osallistuminen kuuluu sen päivän töihin, jolloin palaveri pidetään. Jos hoitajista ei osallistu, vaikka on työvuorossa, käydään syy ko. hoitajan kanssa läpi.

17 HANGÖ - HANKO PELISÄÄNNÖT TYÖHYVINVOINTI SPELREGLER - ARBETSVÄLBEFINNANDE

18 TÄTÄ TAVOITTELIMME, NÄIN SEN SUUNNITTELIMME TOTEUTTAA Tavoite: 1)Kaksi aluetta Hangon kotihoidossa -> yhteiset pelisäännöt -> helpottaa tiimityötä ja työskentelyä eri alueilla 2) Seuranta työhyvinvoinnista Suunnitelmamme: Ryhmäkeskustelua pelisäännöistä Kysely työhyvinvoinnista

19 MITEN ONNISTUIMME? Mittari (konkreettinen): Työhyvinvoinnissa sama kyselylomake Alku- ja lopputilanteen mittaustulokset: Katso erillinen diaesitys

20 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Jääkö tehty kokeilu pysyväksi toiminnaksi sellaisenaan vai kaipaako se parantamista? Jatkuva kehitys Jos kokeilu kaipaa parantamista, mitä muutoksia teemme?????

21 MITEN SEURAAMME JATKOSSA, ETTÄ PYSYMME TAVOITTEESSA? Mittaus/arviointi toistetaan: Kehitys jatkuu

22 HYVINKÄÄ AAMUTYÖN SUJUVUUS RAKSAN KEHITTÄMISTEHTÄVÄ SYKSY

23 TYÖNJAKAJA-MALLI Tavoite: -työnjakokäytännön uudistaminen -aamutyön sujuvuus -asiakastyön aikaistaminen - Alueiden yhteistyön lisääminen -kustannustehokkuus Suunnitelmamme: -Kaien-korit käyttöön molemmilla alueilla -työnjakajamallin käyttöönotto -työajanporrastuksen-pilotointi -aamuraportista luopuminen -tiimipalavereiden tehostaminen

24 MITEN ONNISTUIMME? Mittari, taustaselvitys (konkreettinen): -Aamutyöhön lähdön seuranta -Asiakaskäyntien aikakriittisyyden selvitys, resurssien mukaan. Mitä tehtiin; -Luovuttiin aamuraportista, (tiimipalavereiden tehostaminen) -Työnjakaja-malli esitys -KAIEN-korikoulutukset vkolla 48, käyttöön alueilla vkolla 49

25 KAIEN-korimallin käyttöönotto Koulutukset vkolla 48 Vko 49 uusien tiimien korien luonti Vkolla 50 korien käyttöönotto jokaisessa tiimissä Työnjakajamallin käyttöönotto Tammikuussa 2015 (vko4)

26 Työnjakaja-malli Työajan porrastaminen- pilotointi Jokainen tiimi valitsee vähintään kaksi työnjakajaa, jotka ottavat vastuun uudesta työnjakokäytännöstä. Työnjakajat aloittavat työpäivän Työnjakajalle tulee soittaa sairaslomat Jokaisesta tiimistä tulee yksi työnjakaja Työnjakaja tarkistaa että asiakaskäynnit on omassa tiimissä jaettu (bingo) ja jakaa mahdollisten sairaslomien takia tulleet jakamattomat työt omaan tiimiin. Välitöntyöaika 4.30 Lh ja sh 3h (Sh:n asiakastyön suunnittelussa noudatetaan sovittua ohjeistusta) 7.00 alueen työnjakajat kokoontuvat ja käyvät läpi alueen asiakastyön. Mikäli jakamattomia asiakaskäyntejä on, ne jaetaan alueen kesken. Varahenkilö varataan 7.00.(varahenkilöiden työaika muutos?) Alueen keskiarvo laitetaan varahenkilötiedotteeseen viimeistään klo Yhteistyö alueiden välillä; Jos asiakastyötä ei saada jaettua oman alueen kesken (jokaisella 4.30 töitä + shlle 3h) työnjakaja on yhteydessä toiselle alueelle. Varahenkilötiedotteesta katsotaan alue jossa tuntien keskiarvo on pienin. Alueet sopivat avun annosta ja tarvittaessa irrotetaan työntekijä alueelle jossa apua tarvitaan. TYÖNJAKO TULEE OLLA VALMIS Työaika alkaa 7.15 tai Asiakaskäynneille lähdetään 7.30.

27 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Esitys työjakaja-mallista on laitettu eteenpäin esimiestasolle Kahden alueen yhdistyminen ja muutto tuonut haasteita

28 MITEN SEURAAMME JATKOSSA, ETTÄ PYSYMME TAVOITTEESSA? Mittaus/arviointi toistetaan: - Aamutyönsujuvuuden seuranta - Työjakaja-mallin seuranta - Arkeen paluu muuton jälkeen.

29 LOHJAN KAUPUNKI ASIAKKUUDEN ALOITUS LOHJAN KOTIHOIDOSSA-TARKISTUSLISTA RAKSAN KEHITTÄMISTEHTÄVÄ SYKSY

30 TÄTÄ TAVOITTELIMME, NÄIN SEN SUUNNITTELIMME TOTEUTTAA Tavoite: Hukkatyön vähentäminen asiakkuutta aloittaessa. Hukkatyötä aiheuttaa se, ettei tiedetä mitä lomakkeita on jo asiakkaalle annettu/täytetty/palautettu. Suunnitelmamme: Asiakkuuden perustaminen Lohjan kotihoidossa lomakkeen päivitys ja sen käyttöönotto. Tarkistuslista sisältää kaikki allekirjoitettavat asiakirjat ja hakemukset. Sisäänajo viikkopalaverissa Arviokäynnin suorittaja/ vastuuhoitaja ylläpitävät tsekkilistaa Kotiutustiimi mukaan. Tsekkilista ja oikeat lomakkeet helposti löydettäviksi -> lomakkeet selkeään yhteisesti sovittuun paikkaan. Ryhmiin kotiutuskansio jossa kaikki tarvittavat lomakkeet.

31 MITEN ONNISTUIMME? Mittari : Kysely henkilökunnalle liitteenä. Selvitetään kokeeko henkilökunta tsekkilistan selkeyttäneen paperisotaa Alku- ja lopputilanteen mittaustulokset: Asiakkuuden perustamisen tsekkilista ei tällä hetkellä käytössä ja lomakkeet vaikeasti löydettävissä Alkumittaus: Joulukuu 2015 Loppumittaus: maaliskuu 2015

32 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Jääkö tehty kokeilu pysyväksi toiminnaksi sellaisenaan vai kaipaako se parantamista? Kokeilu vasta alkamassa, parannuksia kysellään henkilökunnalta kyselyn avulla. Jos kokeilu kaipaa parantamista, mitä muutoksia teemme?

33 MITEN SEURAAMME JATKOSSA, ETTÄ PYSYMME TAVOITTEESSA? Mittaus/arviointi toistetaan: vuoden 2015 aikana.

34 JÄRVENPÄÄ YHTEISET PELISÄÄNNÖT: KIRJAAMINEN RAKSAN KEHITTÄMISTEHTÄVÄ SYKSY

35 TÄTÄ TAVOITTELIMME, NÄIN SEN SUUNNITTELIMME TOTEUTTAA Tavoite: - saada selville onko kirjaaminen arvioivaa ja asiakkaan tilaa kuvaavaa (adjektiivit) - saada selville, että jokaiselta asiakkaalta löytyy hoitosuunnitelmasta komponentti: selviytymiskyvyn arviointi Suunnitelmamme: - ketterä kerää tiimeittäin otannan ristiin (aakkosjärjestyksessä, joka toinen asiakas tiimistä 20 asiakkaaseen asti) viikolta 45 - uusi tarkastelujakso on viikolta (ti-ti), tietojen yhteenveto ja tietojen lähetys pe 21.11

36 MITEN ONNISTUIMME? Mittari (konkreettinen): - kirjauksista löytyy kuvaus millainen asiakas on/asiakkaan kertomana,hoitajan huomiona - hoitosuunnitelmasta löytyy selviytymiskyvyn arviointi komponentti - jokaisesta vuorosta/käynnistä asiakkaan luona löytyy kirjaus/raportointi Alku- ja lopputilanteen mittaustulokset: - kuvaus löytyi xx/xx kirjauksista - xx määrältä löytyi selviytymiskyvyn arviointi

37 MITEN TAVOITTEEMME TOTEUTUI, MITÄ OPIMME? Jääkö tehty kokeilu pysyväksi toiminnaksi sellaisenaan vai kaipaako se parantamista? - Kokeilusta täytyy tulla pysyvä käytäntö - Päälliköiden ja esimiesten tulee valvoa kirjaamista ja kirjaamisen laatua Jos kokeilu kaipaa parantamista, mitä muutoksia teemme? -valvonnan puute;esimiesten osuus/tiimivastaavien osuus? -yhteisten käytäntöjen puute, yhteiset pelisäännöt

38 MITEN SEURAAMME JATKOSSA, ETTÄ PYSYMME TAVOITTEESSA? Mittaus/arviointi toistetaan: - vähintään puolvuosittain, mielummin useammin

39 MITTAUS TEHTY ENNEN HENKILÖKUNNAN INFORMOINTIA VIIKOLLA 45 Tiimi 8 15 otosta,muut 20

40 MERKINTÄ Hosu (Tiimi 8 15 otosta, muut 20) TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 6 0 KOMPONENTTI LÖYTYI

41 Hoitotarpeen arviointi (otos tehty ristiin objektiivisuuden varmistamiseksi) MERKINTÄ AAMU MERKINTÄ ILTA LÖYTYI MUUALTA 27 TIIMI 1 (20) TIIMI 2(20) TIIMI 3 (20) TIIMI 4 (20) TIIMI 5 (20) TIIMI 8(15)

42 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

43 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

44 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

45 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA 8 TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

46 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

47 UUSI MITTAUS TEHTY HENKILÖKUNNAN INFORMOINNIN JÄLKEEN VIIKOLLA 46 Tiimi 8 13 otosta, muut Tiimit 20

48 MERKINTÄ Hosu (Tiimi 8 13 otosta, muut 20) KOMPONENTTI LÖYTYI 14 TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

49 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

50 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

51 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

52 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

53 Merkintä MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8

54 Hoitotarpeen arviointi II otos MERKINTÄ AAMUMERKINTÄ ILTALÖYTYI MUUALTA TIIMI 1 TIIMI 2 TIIMI 3 TIIMI 4 TIIMI 5 TIIMI 8