LIITE 4A SOPIMUS SOPIMUS TILITOIMISTOPALVELUN HANKINNASTA
1. SOPIJAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT Tilaaja: Muistiliitto ry (jäljempänä Tilaaja ) Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: toiminnanjohtaja Eila Okkonen Palveluntuottaja: [ ] (jäljempänä Palveluntuottaja ) Y-tunnus: [ ] Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: [ ] Molemmat jäljempänä myös Sopijapuoli tai Sopijapuolet 2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai sen liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu, Sopimukseen sovelletaan JYSE 2014 Palvelut -ehtoja (jäljempänä JYSE ). 3. MÄÄRITELMÄT JYSE kohdan 1 lisäksi Sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä: Sopimus tarkoittaa tätä Sopimusta Tilitoimistopalveluhankinnasta. Palveluerittely tarkoittaa tässä Sopimuksessa määriteltyä Palveluerittelyliitettä 1. Palvelu tarkoittaa tässä Sopimuksessa ja Palveluerittelyssä yksilöityä Palvelua. Mikäli Palveluntuottaja ottaa Tilaajan tilauksesta tehtäväkseen muitakin kuin liitteen 1 palveluja, niihin sovelletaan Sopimusta. 4. SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on Tilaajan [pp.kk.2016] päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan [pp.kk.2016] päivätyn tarjouksen mukainen Palvelu. Sopimus ei tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta toimittaa Tilaajalle Sopimuksen kohteena olevia Palveluita. Tilaaja kuitenkin pyrkii keskittämään hankinnan kohdetta koskevat Palvelunsa Palveluntuottajalle 5. SOPIMUSKAUSI Tämä sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Palvelun tuottaminen alkaa allekirjoitushetkellä sovitusta hetkestä ajasta Sopimus on voimassa ensin kolme (3) vuotta Palvelun tuotannon aloittamisesta, jonka jälkeen Sopimus on voimassa toistaiseksi Sopijapuolen kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla.
6. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu liitteessä 1 ( Palveluerittely ). Palveluntuottajan tulee antaa tarvittaessa konsultoivaa palvelua Tilaajalle, koska Tilaajalla ei ole omaa taloushallinnon ammattilaista. Palveluntuottajan tulee vastata tai osallistua neuvotteluihin Tilaajan taloushallinnon kysymyksiin liittyen vähintään kolme (3) tuntia kuukaudessa Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta myydä Palvelua Tilaajalle. Tilattavan Palvelun määrä riippuu muun ohella ulkopuolelta (RAY) saadun rahoituksen määrästä. Mikäli Palvelun virheet ovat olennaisia tai toistuvia, Tilaajalla on oikeus päättää Sopimus JYSE kohdan 13.6 mukaisesti. Palveluntuottaja vastaa mahdollisesti käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuten omastaan. 7. PALVELUN TUOTTAMISEEN OSALLISTUVA HENKILÖSTÖ Palveluntuottajan tulee käyttää palvelun tuottamisessa tarjouksessaan nimeämiään vastuuhenkilöä ja varavastuuhenkilöä. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelujen tuottamiseen nimettyjä henkilöitä ennen sopimuksen tekemistä tai kesken sopimuskauden ilman Tilaajan suostumusta. Edellä mainittu ei estä sairaudesta, perhevapaasta tai henkilön irtisanoutumisesta johtuvia palveluntuottajasta riippumattomia henkilövaihdoksia, mutta palveluntuottajan on todennettava tilaajalle em. itsestään riippumattomat syyt. Tällöin palveluntuottajan tulee esittää tilalle vastaavan pätevyyden ja kokemuksen omaavaa vastuuhenkilö. Uuden vastuuhenkilön nimeäminen edellyttää tilaajan hyväksyntää. 8. YHTEISTYÖ, RAPORTOINTI JA SÄHKÖINEN VIESTINTÄ JYSE kohtien 5 ja 6 lisäksi: Palveluntuottajan tulee esittää aikataulu kuukausittaisista ja vuosittaisista raportoinneista ja toiminnoista, joita tulee noudattaa. Sopijapuolet sitoutuvat henkilökohtaiseen tapaamiseen ja neuvotteluun taloussuunnitteluvaiheessa ja tilinpäätösvaiheessa vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa. Näistä tapaamisista Palveluntuottajalla ei ole oikeutta laskuttaa matkaja majoituskustannuksia. Palveluntuottaja tiedottaa Tilaajaa toiminnassaan tapahtuvista olennaisista tai Sopimuksen kannalta muuten merkittävistä muutoksista. Mikäli Palveluntuottajan toiminnassa on huomautettava, Tilaaja ja Palveluntuottaja käyvät nämä seikat yhdessä läpi (esim. puhelinneuvottelu, tapaaminen). [Täsmennetään sopimusneuvotteluissa, miten laatupoikkeamiin reagoidaan.] Sähköinen viestintä:
JYSE kohtien 7 ja 21 lisäksi, Sopijapuolet vastaavat kumpikin osaltaan tietoturvallisuudesta ja huolehtivat viruksentorjunta- ja muiden suojausjärjestelmiensä kunnosta ja ajanmukaisuudesta. Sopijapuolet tietävät ja hyväksyvät, että tästä huolimatta sähköinen viestintä voi häiriytyä. Sopijapuolet saavat lähettää toisilleen sähköpostitse viestejä ja liitetiedostoja niitä salaamatta, jos muuta ei ole sovittu. Sopijapuoli ei vastaa siitä, että hänelle sähköisen viestintäjärjestelmän kautta lähetetty viesti tai liiteaineisto on vastaanotettu muuttumattomana tai viivytyksettä. 9. HINNAT Palvelusta maksetaan liitteenä 2 olevan hintataulukon mukaisesti. Hinta on kiinteä 12 kuukautta Palvelun tuottamisen aloittamisesta, jonka jälkeen noudatetaan JYSE kohdassa 9 määriteltyjä hinnanmuutosehtoja. Palvelun hinnat sisältävät kaikki Palvelun tuottamisesta Palveluntuottajalle aiheutuvat kulut. Tilaaja ei korvaa mitään lisiä tai kustannuksia sovitun hinnan lisäksi. Sopimuksen hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. 10. MAKSUEHDOT JA LASKUTUS Palvelu laskutetaan tehdyn työn mukaisesti kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaan. Maksuehto on 21 päivää hyväksyttävän laskun saapumisesta. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan selvityksen tehdyistä töistä laskutuksen perusteeksi (laskuerittely). Palvelun laskutus perustuu toteutuneen volyymin mukaisesti siten että laskutuksen hinnoitteluna käytetään Sopimuksen mukaista hintataulukkoa (liite 2). Palvelun kokonaishinta ei saa ylittää tarjouksessa annettua kokonaishintaa, jos kirjanpitotapahtumien määrä on yhtä suuri ilmoitetut määrät. Muiden palveluiden osalta hinnoittelun tulee perustua Palveluntuottajan yleiseen hinnoitteluun. Tilaaja ei hyväksy laskutuslisää tms. lisättäväksi laskuun. JYSE kohtien 10.2., 10.3. ja 10.4. selvennykseksi todetaan, että maksuaika alkaa kulua laskua vastaan vasta, kun Palvelu on toimitettu hyväksytysti ja sopimuksenmukaisesti. Myös toistuvaismaksua koskevan suorituksen on oltava sopimuksenmukainen, ennen kuin siihen liittyvien laskujen maksuaika alkaa kulua. Palvelua koskevat raportit, dokumentaatio ja laskuerittelyt tulee toimittaa Tilaajalle, siten kuin liitteessä 1 Palveluerittely on määritelty. Sopimuksenmukainen raportointi on edellytys laskujen maksamiselle. Huomautukset laskuista on tehtävä kirjallisesti (esim. sähköpostitse) kymmenen (10) päivän kuluessa laskun päiväyksestä. Palveluntuottaja laskuttaa ensisijaisesti Tilaajaa verkkolaskulla. Jos verkkolasku ei ole mahdollista, niin Palveluntuottaja voi laskuttaa sähköpostilaskuna. Laskutusosoitteet: 1) Verkkolasku: Verkkolaskutustunnus: TE003707276990
Verkkolaskuoperaattorina toimii: Tietoenator 2) Paperilasku: Laskutusosoite: Muistiliitto ry PL 196 02066 DOCUSCAN 11. SOPIJAPUOLTEN VASTUITA, TIETOJENANTO JA MYÖTÄVAIKUTUS- VELVOLLISUUS JYSE kohdan 8 lisäksi: Perustiedot: Tilaajan tulee huolehtia siitä, että Palveluntuottajalla on Tilaajasta aina ajan tasalla olevat perustiedot (jäljempänä Perustiedot ). Tällaisia Perustietoja ovat yhteys-, henkilö-, tilikausi-, ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäsenet sekä muut tarvittavat tiedot ja toimenpideohjeet. Tilaaja nimeää ja valtuuttaa yhteyshenkilön antamaan Palveluntuottajalle tarvittavat Palveluihin liittyvät tiedot päätökset. Sopijapuolet ilmoittavat toisilleen yhteyshenkilön vaihtumisesta. Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen: Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava Palveluntuottajalle niin hyvissä ajoin, että Palveluntuottaja voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seuraavasti: koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä. palkanlaskenta-aineisto seitsemän (7) päivää ennen hyväksymispäivää ja maksupäivää. tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä. muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää. Tilaajan muita vastuita: Tilaaja on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työantajavelvoitteistaan. Tilaaja on vastuussa asianmukaisten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry Palveluntuottajalle. Tilaaja huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan Palveluntuottajalle. Tilaajalla on vastuu Palveluntuottajalle toimitettujen tietojen ja aineiston oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon. Tilaaja päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään. Palveluntuottajan muita vastuita Palveluntuottaja antaa Palvelut ja asiantuntemuksensa asiakkaan käytettäväksi Sopimuksen mukaisesti. Palveluntuottajan on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Palveluntuottaja ei kuitenkaan ole velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu.
12. PALVELUNTUOTTAJAN KÄYTTÄMÄN OHJELMISTON RAJOITETTU ETÄKÄYTTÖ Jos Sopijapuolet ovat sopineet siitä, että Tilaaja tuottaa osan kirjanpito-, laskenta-, tai muusta Palveluja koskevasta aineistosta etäkäyttäen Palveluntuottajan käyttämää sovellusohjelmistoa tietoverkon välityksin, noudatetaan seuraavaa, ellei muuta sovita: Palveluntuottaja hankkii eri maksusta Tilaajan käytettäväksi rajoitetun etäkäyttöoikeuden Palveluntuottajan käyttämään sovellusohjelmistoon. Sovellusohjelmisto sijaitsee Palveluntuottajan tai käyttöoikeuden Palveluntuottajalle luovuttaneen ohjelmistotoimittajan nimeämällä palvelimella. Tilaaja vastaa tietoliikenneyhteyden rakentamisesta ja tietojen siirron kustannuksista sekä käyttämiensä ohjelmistojen ja pääte- ja tietokonelaitteiden sopivuudesta, toimivuudesta ja kunnossapidosta. Tilaajalla tulee olla käytettävissään ajantasaiset virussuojaus- ja suojamuurijärjestelmät. Ellei muuta ole erikseen sovittu, Palveluntuottaja ei vastaa ohjelmiston toimivuudesta Tilaajan käyttöympäristössä eikä ohjelmistoon mahdollisesti tehtävien korjausten, päivitysten tai ylläpitotoimien aiheuttamista muutostarpeista Tilaajan käyttöympäristössä. Tilaaja vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Tilaajan näin tuottama aineisto katsotaan Tilaajan Palveluntuottajalle luovuttamaksi kirjanpito-aineistoksi. Tilaajan tulee noudattaa Palveluntuottajan ja/ tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttää etäkäyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Tilaajalla ei ole oikeutta ilman tilitoimiston kirjallista suostumusta luovuttaa etäkäyttöoikeutta osaksikaan eikä silla tuotettua aineistoa tai palvelua edelleen, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilaajan on säilytettävä saamiaan etäkäyttäjätunnuksia ja salasanoja huolellisesti. Jos muuta ei ole sovittu, etäkäyttäjätunnuksia saa käyttää vain Tilaajan henkilöstöön kuuluva nimetty käyttäjä. Tilaaja vastaa aina Tilaajalle annetuilla käyttäjätunnuksilla tehdyistä toimenpiteistä. Palveluntuottaja voi antaa tavanomaista puhelinneuvontaa sovellusohjelmiston etäkäytöstä. Ellei erikseen ole muuta sovittu, Palveluntuottaja ei vastaa siitä, että sovellusohjelmisto on jatkuvasti häiriöttä ja katkoksitta käytettävissä. Palveluntuottaja ei vastaa häiriöistä tai katkoksista johtuvista vahingoista. Tilaajan tulee ilmoittaa Palveluntuottajalle häiriöistä yksilöidysti ja Palveluntuottaja pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista. Korjaus voidaan tehdä esimerkiksi antamalla ohjeet ongelman kiertämiseksi. Jos häiriö johtuu muusta kuin Palveluntuottajan vastattavasta seikasta, Palveluntuottajalla on oikeus saada selvitystyöstä eri korvaus. Immateriaalioikeuden loukkaus Palveluntuottaja vastaa siitä, että etäyhteyskäyttö ei Sopimusta solmittaessa loukkaa kolmannen osapuolen Suomessa voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Jos kolmas osapuoli katsoo, että Tilaaja loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan etäyhteyskäytöllä, Tilaajan on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti Palveluntuottajalle viipymättä. Jos Tilaaja valtuuttaa Palveluntuottajan puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa Palveluntuottajalle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, Palveluntuottaja huolehtii siitä
parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa Tilaajan maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista. Korvausten maksaminen edellyttää, että vastuu oikeuksien käytöstä kuuluu sopimusehtojen mukaisesti Palveluntuottajalle. Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai Palveluntuottaja katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, Palveluntuottajalla on oikeus harkintansa mukaan hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen, korvata se toisella toiminnallisesti vastaavalla muuttaa etäkäyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oikeuksia loukata, tai lopettaa etäkäyttöoikeus ilman irtisanomisaikaa. Oikeudenloukkausta ei katsota Palveluntuottajan virheeksi tai viivästykseksi. Palveluntuottajan vastuu oikeudenloukkauksesta rajoittuu tämän kohdan mukaisiin toimenpiteisiin. Palveluntuottaja ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että etäkäytössä ei ole noudatettu annettuja ohjeita. Etäkäyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen Kumpikin Sopijapuoli saa irtisanoa etäkäytönoikeudesta tehdyn sopimuksen [yhden] kuukauden irtisanomisajalla, ellei muuta sovita. Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin Palveluntuottajalla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun Sopimus Palveluista päättyy. 13. VAKUUTUKSET Palveluntuottajalla on toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen on oltava voimassa koko sopimuskauden ajan. 14. VAHINGONKORVAUS JA VAATIMUSTEN ESITTÄMINEN JYSE kohtaan 16 lisätään seuraavaa: Välitöntä vahinkoa ovat vahingosta aiheutuneet suorat kulut, kuten reklamaatio- ja korjauskustannukset sekä hinnanero eli kateoston korvaus. JYSE kohdan 16.4 sijasta sovitaan, että Sopijapuolten korvausvastuu on enintään Sopimuksen arvo. Jos Tilaajalle määrätään tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisia seuraamusmaksuja, koska Palveluntuottaja on laiminlyönyt tilaajavastuulain noudattamisen tässä sopimussuhteessa, Palveluntuottaja on velvollinen korvaamaan seuraamusmaksut ja muut laiminlyönnin johdosta Tilaajalle aiheutuneet kulut täysimääräisinä. Vaatimusten esittämisen määräaika: JYSE kohdan 13 ja 17 lisäksi, jos palvelussa on virhe, niin Tilaajan on ilmoitettava virheestä ja esitettävä vaatimukset Palveluntuottajalle kirjallisesti ja kohtuullisessa ajassa. Jos virhe tai puute havaitaan tai on havaittavissa välittömästi, huomautus on tehtävä heti ja viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa. Jos eriteltyä vaatimusta ei ole tehty Palveluntuottajalle kuuden (6) kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta, ei korvausta makseta. Korvausta ei myöskään makseta, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme (3) vuotta kyseisen Palvelun toimittamisesta. Jos vahinko kuitenkin johtuu sellaisesta Palveluntuottajan
vastuulle kuuluvasta virheestä, joka on tehty Tilaajan jälkiverotarkastettavaa kirjanpitoa suoraan koskevassa Palvelussa, edellä mainitun kolmen vuoden sijasta noudatetaan kuuden (6) vuoden määräaikaa kyseisen Palvelun toimittamisesta. 15. SOPIMUKSEN PÄÄTTÄMINEN ERITYISTILANTEISSA JYSE kohdassa 18 mainittujen tilanteiden lisäksi Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli 1) Tilaajan toiminta päättyy, 2) Palvelu käy tarpeettomaksi, 3) Palvelun järjestämiseen saatava Raha-automaattiyhdistyksen (RAY) rahoitus päättyy tai vähenee merkittävästi. JYSE kohtien 18 ja 23 lisäksi, jos Sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, Palveluntuottaja laatii tilinpäätöksen, jos Tilaaja maksaa siitä ennakkomaksun ja toimittaa Palveluntuottajalle tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston. Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, ennakkomaksun saatuaan Palveluntuottaja laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt. Vastaavasti Palveluntuottaja huolehtii palkanlaskennan ja palkkakirjanpidon kannalta tarpeelliset erittelyt. Palveluntuottaja veloittaa edellä mainituista Palveluista kustannukset ja palkkion hinnastonsa mukaan. 16. SOPIMUSMUUTOKSET JYSE kohdan 22 lisäksi, sopimusmuutoksia voivat tehdä vain Sopimuksen allekirjoittajat tai henkilöt joilla on Tilaajan ja Palveluntuottajan organisaatiossa allekirjoitusoikeus. Palvelutarve tai palvelutuotteet saattavat muuttua sopimuskauden aikana esimerkiksi tilitoimistopalveluiden kehityksen tai Palveluita koskevan sääntelyn vuoksi. Näitä muutoksia voidaan tehdä Tilaajan ja Palveluntuottajan väliseen Sopimukseen sopimuskauden aikana. Sopijapuolten hyväksyttyä sopimusmuutoksen, on Sopimukseen lisättävä ja kirjattava sopimusmuutos, jonka Sopijapuolet allekirjoittavat. 17. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: 1. Sopimusasiakirjan teksti 2. Tarjouspyyntö 3. Sopimusasiakirjan liitteet numerojärjestyksessä Liite 1 Palveluerittely [tarjouspyynnön liite 1C] Liite 2 Hintataulukko [tarjouksesta tarjouspyynnön liite 3] 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut, siltä osin kuin tässä Sopimuksessa ei ole toisin sovittu 5. Tarjous (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa) 18. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET
Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Muistiliitto ry [palveluntuottaja] Helsingissä..2016 [Paikka]..2016 Eila Okkonen toiminnanjohtaja [nimi/asema]