Ulkoasiainministeriön henkilöstöstrategia 2010 2015
Hyvä työtoveri! Elämme vuotta 2010, mutta olemme rakentamassa 2020-luvun ulkoasiainhallintoa. Maailma ympärillämme muuttuu kovaa vauhtia. Niin se on tehnyt koko UM:n 92-vuotisen historian ajan. Omaa toimintaamme onkin rohkeasti muovattava tulevaisuuden kehityssuuntia ja tarpeita ennakoiden. Tämä luo paineita ja kitkaa, mutta takaa sen, että Kuva Raino Heinonen ulkoasiainhallinto kykenee kaikkina aikoina täyttämään tärkeimmän tehtävänsä, Suomen intressien ajamisen kansainvälisten suhteiden kentällä. Muutoksen keskellä yksi asia pysyy ja säilyttää merkityksensä. Se on ulkoasiainministeriön ja edustojemme henkilöstö te kaikki 2700 työtoveriani. Ilman osaavaa ja motivoitunutta henkilöstöä paraskin ulkopoliittinen strategia jää sekä syntymättä että toteuttamatta. Ihmiset ovat tässäkin talossa kaiken avain.
Pidät käsissäsi ulkoasiainministeriön henkilöstöstrategiaa vuosille 2010 2015. Olemme laatineet sen antamaan suuntaviivat lähivuosien työlle, jonka tarkoituksena on koko henkilöstömme tuloksekkuuden, osaamisen ja työhyvinvoinnin varmistaminen. Tämä ei ole helppo tehtävä, sillä taloudelliset resurssimme ovat äärimmäisen rajoitetut samalla kun työmme haastavuus kasvaa. Parannuskeinoja on silti useita. Johtamiseen panostetaan uudella tavalla. UM:ssä ei voi johtaa vain asioita, vaan on osattava johtaa myös ihmisiä ja pitää heistä huolta. UM:n päällikkötehtävistä tulee määräaikaisia. Emme voi myöskään enää vain lisätä uusia tehtäviä entisten päälle. Talon johto tulee tiukemmin määrittelemään ydintehtävät ja myös ne asiat, jotka ovat toissijaisia. Resursseja kohdistetaan yhä voimakkaammin sinne, missä niitä oikeasti tarvitaan. Uudistustyö ulottuu myös palkkausjärjestelmäämme, joka kaipaa ainakin osittaista remonttia. Meidän on katsottava tuorein silmin myös ura-alueita ja eri henkilöstöryhmien tilannetta. Erityisesti toimistouran kehitystarpeet kaipaavat nyt huomiota. Tärkeää on myös löytää keinot, joilla osaamistasomme turvataan ja henkilöstöllemme annetaan eväät menestyä tulevaisuuden ulkoasiainhallinnossa. Toivon tämän henkilöstöstrategian kuluvan UM:läisten käsissä. Uudistusten toteuttaminen ja onnistuminen edellyttää meidän kaik kien yhteistä panosta. Sen kautta meillä on mahdollisuus tehdä UM:stä entistä parempi työpaikka meille kaikille. Se on piis! Alexander Stubb Ulkoasiainministeri
Ulkoasiainministeriön henkilöstöstrategia 2010-2015 Kädessäsi on ulkoasiainministeriön henkilöstöstrategia vuosille 2010 2015. Henkilöstöstrategia koskee jokaista ulkoministeriön ja edustustojen työntekijää. Strategiatyö alkoi jo keväällä 2009, jolloin henkilöstöyksikkö hahmotteli tulevan strategian linjoja. Ministerivetoinen johtoryhmä ja suppea johtoryhmä asettivat vuoden vaihteessa raamit valmistelutyölle. Ensimmäinen johdon yhteinen työpaja pidettiin tammikuun 2010 lopulla. Tilaisuudessa määriteltiin henkilöstöstrategian painopiste alueet ministeriön toiminnan kannalta. Toinen vastaavanlainen työpaja pohti huhtikuussa strategian toimeenpanosuunnitelmaa. Ministeri vetoinen johtoryhmä hyväksyi henkilöstöstrategian sisällön toukokuun lopussa 2010. Henkilöstöstrategian painopistealueet ovat: 1. Johtaminen 2. Henkilöstöresurssien kohdentaminen; priorisointi/depriorisointi 3. Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä 4. Urajärjestelmien analysointi ja johtopäätösten tekeminen 5. Osaamisen turvaaminen muutostilanteessa Henkilöstöstrategian tavoitteet ja toimeenpano määriteltiin laajan johto ryhmän työn pohjalta. Tavoitteista on keskusteltu koko henkilöstön laajuudella. Yksikköjä ja edustustoja ohjeistettiin pohdiskele-
Kuva Raino Heinonen maan henkilöstöstrategian tavoitteita ja niiden ajankohtaisuutta sekä tarpeellisuutta. Myös henkilöstöjärjestöjen edustajat osallistuivat valmistelutyöhön. Näistä keskusteluista saatu palaute otettiin mukaan strategia työhön ja sitä aiotaan hyödyntää myös toimeenpanossa. Henkilöstöstrategiaan on nostettu lähivuosien tärkeimmät kehittämistarpeet. Siksi strategian sisältö ei kata yksityiskohtaisesti ministeriön henkilöstöpolitiikkaa. Voimassa olevat ministeriön linjaukset ja normit ovat edelleen ajankohtaisia, ellei niihin strategian pohjalta tehdä muutoksia kehitystyön edetessä. Strategia tähtää myöhempänä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseen. Tavoitteet on konkretisoitu toimenpiteiksi, joista muodostetaan hankkeita kehittämistyön edetessä. Strategian tavoitteiden toimeenpano on aikataulutettu usealle vuodelle henkilöstöhallinnon kehittämistyöhön. Strategiaa tarkastellaan johtoryhmässä 1 2 kertaa vuodessa, jotta voimme arvioida tavoitteiden ajankohtaisuuden ja kehityshankkeiden tilan riittävällä aikajänteellä. Strategiasta lähtöisin olevien hankkeiden lisäksi henkilöstöhallinnossa on jo meneillään useita muita hankkeita ml. ulko maanedustuksen korvauksista annetun lain uudistus, joita ei ole erikseen strategiaan kirjattu.
1. Johtaminen Käydyissä koko organisaation laajuisissa keskusteluissa johtaminen nousi yhdeksi keskeiseksi kehittämistarpeeksi. Se on avain useiden toiminnallisten ja henkilöstö ongelmien ratkaisemiseksi.
Toimenpiteet Kuva SL Kathmandu 1.1 Valtioneuvoston periaate päätöksen pohjalta laaditaan ulkoasiainministeriön johtajapolitiikan periaatteet Laaditaan ulkoasiainministeriön johtajapolitiikan periaatelinjaus, joka sisältää suunnitelman ja tavoiteaikataulun. Periaatelinjaus sisältää koko johtajapolitiikan kirjon esimiesarvioinneista johtamissopimuksiin. Luodaan käytäntö johtajapotentiaalin tunnistamiseksi ja määritellään rekrytointiperiaatteet johtamistehtäviin. Tässä hyödynnetään vertailumaiden kokemuksia ulkoasiainhallinnon johtajapotentiaalin tunnistamisessa. Johtamissopimukset otetaan käyttöön sovittavassa muodossa ja sovittavalla tavalla. Lisäksi selvitetään, miten määräaikaisia johtotehtäviä voidaan lisätä ministeriössä. Esimiesten johtamisvalmennuksesta tehdään jatkuva käytäntö kaikilla ministeriön tasoilla. Ministeriö ottaa käyttöön esimiesten arvioinnin 360-menetelmällä koko ministeriön laajuudessa lähivuosien aikana. Lisäksi seurataan työtyytyväisyyttä johtamisen osa-alueella. 1.2 Henkilöjohtaminen ja työhyvinvointi ovat osa kaikkien esimiesten tulostavoitteita Henkilöstön keskeiset työhyvinvointitekijät ja niihin liittyvät työvälineet määritellään sekä tarvittavat toimintatavat ja käytänteet ohjeistetaan. Henkilöjohtaminen ja työhyvinvointi sisällytetään ylemmän johdon johta missopimuksiin sekä kaikkien esi miesten tavoite- ja kehityskeskusteluohjeisiin ja -tavoitteisiin. Ihmisten johtaminen nostetaan asiantuntijuuden ja sisältöosaamisen rinnalle, näiden merkitystä vähentämättä. Esimiehet perehdytetään työhyvinvointiasioihin. Esimiehiä valmennetaan hyödyntämään työhyvinvoinnin välineitä ja toimintatapoja. Työhyvinvointiasioista viestitään ja työyhteisövalmennusta järjestetään. Työhyvinvointi on koko ministeriön yhteinen asia. On tärkeää, että viestintä tavoittaa koko henkilöstön. Työyhteisövalmennuksesta tehdään osa työyksiköiden arkea työyhteisön toiminnan kehittämiseksi ja työn tuloksellisuuden edistämiseksi.
2. Henkilöresurssien kohdentaminen; priorisointi ja depriorisointi Priorisointia ja depriorisointia koskeneessa keskustelussa vallitsi yksimielisyys siitä, että molempia tarvitaan. Priorisoinnin ja depriorisoinnin vieminen käytäntöön on haaste, joka kasvaa tuottavuusohjelman vaatimusten realisoituessa. Työn määrän on vähennyttävä, kun ministeriön henkilöstö supistuu. Onnistuminen tässä on keskeistä henkilöstöstrategisten tavoitteiden kannalta.
Toimenpiteet 2.1 Ylimmän johdon roolia henkilöresurssien kohdentamisessa vahvistetaan Henkilöstövoimavarojen suunnittelua selkiytetään tulosohjausta kehitettäessä. Vuotuisen suunnitteluprosessin alkuvaiheessa ministeriön ylin johto määrittelee alustavasti, miten käytettävissä olevat henkilöresurssit tulee toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti kohdentaa. 2.2 Toiminta suhteutetaan resursseihin Laaditaan toimintamalleja sille, miten henkilöresursseja voidaan kohdentaa joustavasti organisaation eri tasoilla. Luodaan käytäntö sille, miten kohdennuksille haetaan tarvittaessa ylimmän johdon hyväksyntä. 2.3 Johto määrittelee ministeriön ydintehtävät ja toissijaiset tehtävät Kuva Raino Heinonen Henkilöstöstrategian toteuttaminen edellyttää johdon kannanottoa siihen, mitä tehtäviä ministeriö ensisijaisesti hoitaa, jos resurssit eivät riitä kaikkien tehtävien hoitamiseen. Vuosisuunnittelussa kannanotto tarvitaan henkilöresurssien määrittelyn sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnan yhteydessä.
3. Tehtäväkiertoon soveltuva palkkausjärjestelmä Nykyisen palkkausjärjestelmän ongelmat nousivat jatkuvasti esiin strategian valmisteluprosessin aikana. Vaativuusluokitus on vastannut huonosti tehtäväkierron aiheuttamiin suunnittelutarpeisiin. Siirtohalukkuus yleisuralla on vähentynyt, mikä on jäykistänyt rotaatiota. Suoritusarviointi on koettu monipolviseksi eikä se ole voinut toteutua kannustavasti.
Toimenpiteet 3.1 UPJ-palkkausjärjestelmä pyritään uudistamaan Toteutetaan projekti UPJ:n uudistamiseksi tehtäväkiertoon paremmin soveltuvaksi palkkausjärjestelmäksi yhteistyössä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Neuvottelut palkkausjärjestelmän uudistuksesta aloitetaan paikallistasolla keskusjärjestötason sopimuksen mukaisesti. Vaativuusluokituksen ja suoritusarvioinnin yksinkertaistamisesta neuvotellaan virkaehtosopimuksen mukaisesti. Uudistetulle palkkausjärjestelmälle luodaan soveltamiskäytäntö ja käyttöönottoaikataulu. 3.2 Edustustojen päälliköiden palkkausjärjestelmää tarkastellaan edustustojen ryhmittelyn pohjalta Edustustojen päälliköiden palkkausjärjestelmää tarkastellaan, kun UPJ on saatu uudistettua ja edustustojen ryhmittelyhanke on viety loppuun. Palkkauksen kehittäminen edellyttää neuvotteluja valtiovarainministeriön kanssa. Kuva Heli Nissinen
Ulkoasiainministeriössä on useita ura-alueita. Asemamaasta palkattujen määrä on vuosikymmenen aikana kasvanut. Ulkoministeriön yleisuran virkamiehet ovat valtionhallinnossa poikkeuksellisen rotaatiojärjestelmän piirissä, kun taas erityis virkamiehet tekevät normaalia virkamiestyötä osastoilla. Erityisesti I-II-uran tehtäväsisältöjen muutos edellyttää pohdintaa ura-alueen kehittämisestä. 4. Urajärjestelmien analysointi ja johtopäätösten tekeminen
Toimenpiteet 4.1 Ura-alueita selkiytetään palkkausjärjestelmää uudistettaessa Yleisuran ura-alueita tarkastellaan palkkausjärjestelmän kehittämisen yhteydessä. Tehtäväkiertoon soveltuvan palkkausjärjestelmän rakentaminen edellyttää nykyisiä ura-alueita koskevien periaatteiden selkiyttämistä. 4.2 Henkilöstöryhmät ja ura-alueet analysoidaan, uudistustarpeet määritellään Ulkoasiainhallinnossa toimivien henkilöstöryhmien asemaa ja ura-ajatteluun liittyviä kysymyksiä tarkastellaan kokonaisvaltaisesti lähivuosina. Analysoinnin perusteella määritellään uudistustarpeet tähdäten pitkälle tulevaisuuteen. Tarkastelun kohteena on ulkoasiainhallinnon koko henkilöstö ministeriössä ja edustustoissa. Urapolkuvaihtoehtojen kuvaaminen ja tarkastelu liittyy esimiestehtävien osalta myös johtajapolitiikkaan. Kuva Raino Heinonen
Ministeriössä valmistui 2010 osaamisen kehittämisen suunnitelma. Ministeriö tukee osaamisen kehittämistä sekä kotimaassa että ulkomaanedustustoissa. Meneillään oleva murros ja siitä johtuvat tehtäväsisältöjen muutokset vaativat uusia toimintatapoja osaamisen turvaamiseksi kaikissa tilanteissa. Hallintopalvelut vastaa kaikille yhteisten ohjelmien tuottamisesta, työyhteisöt ottavat vastuun toimintaansa tukevasta osaamisen kehittämisestä. 5. Osaamisen turvaaminen muutostilanteissa
Toimenpiteet 5.1 Osaamisen kehittäminen on osa ministeriön johtamisjärjestelmää Työyhteisöt määrittelevät osaamistarpeensa toiminta- ja taloussuunnitelmassa. Keskeiset kehittämistoimet priorisoidaan vuosittain ministeriön johdon kanssa. Osaamistarpeet kanavoidaan tavoite- ja kehityskeskusteluihin, joissa jokaiselle asetetaan henkilö kohtaiset kehittämis tavoitteet. 5.2 Osaamisen kehittäminen reagoi joustavasti muuttuviin tarpeisiin ja uuteen urajärjestelmään Osaamisen kehittämisen tarjonta sopeutetaan tukemaan uutta urajärjestelmää. Osaamisen kehittämisen tarjonta ja välineet muokataan vastaamaan muuttuneita tehtäväsisältöjä sen jälkeen kun ura-alueet on määritelty. Työyhteisöjen omaa roolia osaamisen kehittämisessä vahvistetaan. Työyhteisöt mm. järjestävät työyhteisövalmennuksia, hyödyntävät tutorointia ja mentorointia sekä verkostoja osaamisen kehittämisessä. Edustustoja tuetaan henkilöstön kehittämisessä. Henkilöstön kehittämisryhmä käy aktiivista vuoropuhelua edustustojen kanssa uusien käytäntöjen soveltamisesta ja osaamisen kehittämisestä edustoissa. Asema maasta palkatun henkilökunnan valmennusta kehitetään edelleen kentän tarpeiden mukaisesti. Tehtäväkiertoa tukevat menettelyt määritellään ja otetaan käyttöön. Velvoittava perehdyttäminen toteutetaan koko ministeriössä. Työyhteisöjen omaa toimintaa vahvistetaan tässä työssä. Määritellään ne menettelyt, joilla tieto saadaan siirrettyä seuraajalle. Kuva Eero Kuosmanen
Henkilöstöstrategiatyöryhmä: Leena Aalto, Pirkko Hämäläinen, Vesa Lehtonen, Kirsti Narinen, Ari Rouhe, Anne Vasara, Riitta Tihinen (HAUS) Kannen kuva Raino Heinonen. Painopaikka Erweko Painotuote Oy, Helsinki 2010. Graafinen suunnittelu Jaana Viitakangas.