Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutuskustannukset Kiekun käyttöönotoissa Versio 1.4 3.2.2015 Martti Kallavuo
Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutuskustannusten hallinnoinnin periaatteet Alkuun: tässä esityksessä käytetään laajasti termiä virasto kuvaamaan asiakasorganisaatiota. Suurimmassa osassa termin käyttöä tämä voitaisiin korvata virallisemmalla termillä kirjanpitoyksikkö silloinkin, kun kirjanpitoyksikköä ei ole dokumentissa erikseen korostettu. Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutustarpeiden alustava kartoitus tehdään käyttöönoton valmisteluvaiheessa kullakin mainitulla osa-alueella - Samalla virastot perehdytetään näiden osa-alueiden kustannusten kattamisen periaatteisiin mm. tämän esityksen avulla Yhteiset alustavat käsitykset näistä tarpeista ovat osa valmisteluvaiheen lopputuloksia, jotka hyväksytään samalla, kun hyväksytään muidenkin projektien valmisteluvaiheen lopputulokset Valmisteluvaiheen läpiviennin kokonaisvastuu on hankejohtajalla (etenkin Kiekuratkaisun sisällön ja hankehallinnan osalta) ja muutosjohtamisen projektipäällikkö, Kiekun taha&heha-arkkitehti sekä tilaajan (Valtiokonttori) ja toimittajan (CGI) ratkaisupäälliköt tukevat - Valmisteluvaiheen aikana vastuu varsinaisesta hankkeesta siirretään hankepäällikölle Osa-alueensa sisällön lisäksi projektipäällikkö on vastuussa alueensa kustannusten suunnittelusta ja seurannasta läpi käyttöönoton - Joten kunkin projektipäällikön tulee olla mukana kaikissa osa-alueensa (liittymät, konversiot, koulutus) liittyvissä neuvotteluissa, joissa käsitellään Kieku-hankkeen maksettaviksi tuleviin kustannuksiin vaikuttavia asioita
Virastojen konversio-, liittymä- ja koulutuskustannusten suunnittelu ja seuranta Virastokohtaisia konversio- ja liittymäkustannuksia suunnitellaan ja seurataan erikseen omissa projekteissaan - Koulutus on osa muutosjohtamista ja koulutuskustannukset eivät edellytä näin tarkkaa seurantaa - Konversioiden sisältöasiat käsitellään ensisijaisesti osana taha- ja hehaprojekteja Valtiokonttorin Kiekua koskevassa talouden suunnittelussa ja seurannassa otetaan käyttöön seurantakohteet kirjanpitoyksikkökohtaisille konversio, liittymä- ja koulutuskustannuksille Valtiokonttorin projektipäälliköt johtavat töiden suorittamista mukaan lukien tarvittavien töiden tilaaminen ja laskujen maksu toimittajilta - Myös ns. 3. osapuolen toimittajat CGI:n (ja Tiedon) lisäksi - 3. osapuolen toimittajan töiden tilaamisessa ja johtamisessa tehdään kiinteää yhteistyötä toimittajaan sopimussuhteessa olevan viraston kanssa Kieku-hankkeen yhteisesti rahoittaman osuuden ylittävät kirjanpitoyksikkökohtaiset kustannukset Valtiokonttori veloittaa virastoilta - Kustannuksista ja niiden rahoittamisesta tarkemmin osa-aluekohtaisissa esityksissä
Konversiokustannukset Valtiokonttori vastaa tarvittavien tietojen teknisestä konvertoinnista nykyjärjestelmistä Kieku-tietojärjestelmään ja tästä aiheutuneista kustannuksista - Sisältäen myös tietojen poiminnan nykyjärjestelmistä - Nykyjärjestelmiä esim. taha: AdeEco, Intime, Meritt heha: Personec F.V., Prima Valtiokonttori vastaa myös nykyjärjestelmien tietojen puhdistamisesta aiheutuvista kustannuksista siltä osin kuin puhdistusta voidaan ja kannattaa antaa ulkopuolisen palveluntarjoajan suoritettavaksi - Puhdistus = tarkistus ja täydentäminen - Esim. toimittajatietojen puhdistus ja kooditus - Vastaavaa palvelua ei voida tarjota henkilötiedoille Virasto vastaa viraston oman työn kustannuksista - Tehdään työtä virastossa tai teetetään palvelukeskuksissa - Esim. konversioiden määrittelyyn osallistuminen, sisäisesti tehtävät tietojen puhdistukset, (perus)tietojen vieminen käsin Kiekuun, konversiotulosten tarkistaminen - Sama periaate koskee liittymiä ja koulutustakin. Konvertoitavien tietojen luettelot liitteenä
Liittymien rakentamisen kustannukset (1/6) Valtiokonttori vastaa kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisten liittymien toteutuksen kustannuksista. Nämä ovat: - keskuskirjanpito - maksuliikeohjelmisto (Basware, OpusCapita) - myynti- ja korkolaskut sekä maksukehotukset Itellaan - M2 - palkkalaskelmat e-kirjeenä palkkionsaajille - palvelussuhderekisteri (PSR) - Rahakas - Rondo R8 - Tahti - Tilha-liittymä Rondon kautta - verottaja (henkilöverotiedot, vuosi-/kausi-ilmoitukset) - VTV - YAP (entinen järjestöpalvelut, ay-jäsenmaksut) - Hallinnon tilahallinta (HTH, Optimaze-alustalla)
Liittymien rakentamisen kustannukset (2/6) Kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisten liittymien lisäksi Valtiokonttori vastaa liittymien toteutuksesta Kiekun ja kirjanpitoyksiköiden substanssijärjestelmien välille seuraavin ehdoin: - Substanssijärjestelmän on oltava olemassa, kun Kiekun käyttöönottohanke alkaa - Jos tulossa on uusi substanssijärjestelmä, tai nykyisen järjestelmän ja Kiekun välille on järkevää rakentaa liittymä, vaikka nykyisiin järjestelmiin tällaista liittymää ei ollut, Kiekun Liittymät-projekti arvioi, onko tällainen uusi liittymä varmasti mahdollista toteuttaa vaarantamatta Kiekun käyttöönoton aikataulua Uusien liittymien kustannukset kuuluvat kuitenkin aina kirjanpitoyksikön maksettaviksi - Vaikka Valtiokonttori johtaa liittymätöiden suorittamista, asiakas on vastuussa siitä, että substanssijärjestelmän liittymätoimittaja sitoutuu Kiekun aikatauluun Jos liittymä ei 3. osapuolen vuoksi valmistu ajoissa, tehdyt työt myöhästymisajalta tulevat kaikkien liittymätoteuttajien osalta kirjanpitoyksikön maksettaviksi - Yksi kirjanpitoyksikkö (kpy) voi toteuttaa enintään viisi (5) Kiekun korvattavaa substanssiliittymää Valtiokonttorin rahoituksella Luku 5 on arvio, jonka perustelut tämän osuuden dialla 3/6 Liittymän määrittely tässä yhteydessä kerrottu dialla 4/6 - Määrää tärkeämpi rajoitin on raha. Kunkin kirjanpitoyksikön korvattaviin liittymiin voi käyttää enintään 135 000 - Liittymät toteutetaan käyttäen valtion yhteistä integraatiopalvelua (VIA) Kokonaisuuteen voi kuulua myös muita Kiekun ulkopuolisia integraatioalustoja ja näistä aiheutuvista kustannuksista vastaa kirjanpitoyksikkö. - Kustannukset voivat muodostua Valtorin tai muun 3. osapuolen työstä, kun ne koskevat tietojen poimintaa tai lataamista viraston järjestelmästä/-mään. Jos viraston järjestelmää joudutaan muokkaamaan poimintaa tai lataamista varten, vastaa virasto näistä muokkauskustannuksista.
Liittymien rakentamisen kustannukset (3/6) Tyypillisiä kirjanpitoyksikön järjestelmiä, joihin tarvitaan liittymät Kiekuun/-sta ovat: - Operatiiviset järjestelmät, jotka tuottavat kirjanpidon tapahtumia Kiekuun Kieku sisältää laskutuksen ja myyntireskontran osana tulojen käsittelyä Virastolla mahdollisesti myös kassajärjestelmä - Viraston kulunvalvontajärjestelmät, käyttövaltuushallintaratkaisut ja henkilöresurssien operatiivisen toiminnan suunnittelu Esim. henkilöiden perustiedot Kiekusta Kuluvalvontajärjestelmistä leimaustiedot Kiekuun / saldotiedot Kiekusta kulunvalvontajärjestelmään - Johdon (analyysi)raportointi Kieku tuottaa talouteen ja henkilöstöön liittyviä tietoja, joita yhdistetään kirjanpitoyksikön substanssijärjestelmien tuottamaan operatiiviseen tietoon.
Liittymien rakentamisen kustannukset (4/6) Haasteena on liittymän yksikäsitteinen määritelmä - Kahden järjestelmän väliseen tietojen siirtoon voidaan tarvita useita liittymätiedostoja, jotta kaikki tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä. - Yhtä (teknistä) liittymätiedostoa ei kuitenkaan aina voida määritellä yhdeksi liittymäksi. Kieku-käyttöönottojen kustannusten suunnittelua ja seurantaa varten liittymä määritellään seuraavasti: - Liittymä on yksisuuntaista tiedonsiirtoa kahden järjestelmän välillä pääosin yhtä käyttötarkoitusta varten. Jos siirrettyjä tietoja voidaan vastaanottavassa järjestelmässä käyttää muihinkin käyttötarkoituksiin, liittymästä puhutaan edelleen yhtenä. Jos vastaanottava järjestelmä tarvitsee erilaisia perustietoja varsinaisten siirrettävien tapahtumatietojen lisäksi pystyäkseen käsittelemään tapahtumatietoja, näiden perustietojen siirrot kuuluvat samaan liittymään. - Esimerkkinä Kiekun myyntireskontraan vastaanotettava laskutettu aineisto (tapahtumatiedot) tarvitsee myös laskutettujen asiakkaiden perustiedot tai niiden muutokset.
Liittymien rakentamisen kustannukset (5/6) Jos kirjanpitoyksikkö käyttää liittymien toteutuksessa valtiohallinnon yhteisten palveluiden (esim. VIA) lisäksi hallinnonala- tai virastokohtaisia palveluita (esim. Haltik EAI), vastaa kirjanpitoyksikkö tältä osin aiheutuvista kustannuksista - Valtiokonttori maksaa monipolvisissa liittymissä vain liittymän ensimmäiseen kohde- tai lähdejärjestelmään. - Esimerkiksi Kiekun henkilötietojen lähettäminen TUVE-verkon sisällä oleviin operatiivisiin järjestelmiin: Kieku maksaa vain henkilötietoliittymän TUVE IAM-järjestelmään. Tietojen siirto TUVE IAM:stä operatiivisiin järjestelmiin jää asiakkaan toteutettavaksi ja maksettavaksi. Varmuuden vuoksi (sivulla 2/6 mainittua toistaen): liittymän rakentaminen (kustannuksineen) sisältää tietojen poiminnan lähdejärjestelmästä ja latauksen kohdejärjestelmään. Kieku-hankkeen liittymien projektipäällikkö tilaa liittymätyöt myös asiakasvirastojen sopimuskumppaneilta (3. osapuolen toimittajat) - Toimittajat lähettävät laskunsa Valtiokonttorille maksettavaksi Kun substanssiliittymille varattu kpy-kohtainen max. raha (135 000 ) on käytetty, Valtiokonttori veloittaa ylimenevän osan kirjanpitoyksiköltä
Liittymien rakentamisen kustannukset (6/6) Jos kirjanpitoyksiköllä on nykyisiin talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiinsä enemmän kuin kustannettavaksi luvatut liittymät, yksikön on harkittava, tarvitseeko se edelleen nämä liittymät ja maksaako se ne omalla kustannuksellaan, vai voidaanko tarvittava tietojen siirto hoitaa muulla tavalla - Näitä Kiekun rahoittaman maksimimäärän tai kustannuksen yli meneviä liittymiä kutsutaan tämän vuoksi harkinnanvaraisiksi liittymiksi Vaikka todellisuudessa mitään harkinnanvaraa ei olisikaan Muistutettakoon siitä, että Kiekuun ei voida konversioiden tai liittymien kautta tuoda tai viedä tietoa, jota ei ole Kiekun tietomallissa - Jos jokin tieto mallista puuttuu, syytä tarkkaan miettiä, kuuluuko se todella Kiekun kattamaan yhteiseen talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuun, vai tiedon paikka pikemminkin substanssijärjestelmän puolella
Liittymien ylläpidon kustannukset Valtiokonttori vastaa Kiekun ja muiden yhteisten järjestelmien (ks. liittymien sivu 1/6) välisten liittymien ylläpidon kustannuksista Lisäksi Valtiokonttori vastaa substanssi-/kpy-liittymien ylläpidon kustannuksista siltä osin kuin liittymien kautta tulevat tiedot - tuodaan Kiekusta ns. VIA-liittymän rajalle muokattavaksi ja siirrettäväksi substanssijärjestelmään tai - poimitaan Kiekuun, kun ne on tuotu substanssijärjestelmästä VIA-liittymän rajalle ja muokattu Kiekun edellyttämään muotoon Kirjanpitoyksikkö siis vastaa VIA:n ja substanssijärjestelmän välisen tietojen siirron ylläpidon kustannuksista (ml. tietojen muunnokset substanssijärjestelmän muodosta Kiekun edellyttämään muotoon ja päinvastoin) - Vaikka Kieku olisikin maksanut tämän osuuden rakentamisen osana käyttöönottoa - Virastot ovat perinteisestikin olleet vastuussa substanssijärjestelmiensä ja talousja henkilöstöhallinnon perusjärjestelmiensä välisten liittymien kustannuksista Huom: virastolle tulee Kiekun veloitusten lisäksi tuotannossa veloituksia Valtorin yhteisten palvelujen käytöstä (esim. VY-verkko eli Valtion yhteinen tietoliikenneverkko), joita ei käsitellä tässä esityksessä
Koulutuskustannukset Valtiokonttori (hanke) vastaa ammattikäyttäjien peruskoulutuksesta - Mikäli tuotantokäytön aikana tarvitaan täydennyskoulutusta ammattikäyttäjille, kustannukset ovat viraston vastuulla Valtiokonttori vastaa virka- ja esimiesten koulutuspalvelun HAUS:in kanssa tehtävän tuotteistamisen kustannuksista sekä ammattikäyttäjien koulutuksen kustannuksista Kirjanpitoyksikkö vastaa virka- ja esimiesten varsinaisen koulutuksen kustannuksista - Käytettiin HAUS:in tarjoamaa tuotteistettua koulutuspalvelua tai ei
Liitteet Konvertoitavat tiedot (diat 14-16) HAUS:in Kieku-koulutushinnat 2014 (17-18)
Konvertoivat tiedot: taloushallinto Projekti Ostoreskontra - Toimittajarekisteri - Toimittajarekisterin pankkitilit Myyntireskontra - Asiakasrekisteri Avoimet laskut Käyttöomaisuuskirjanpito - Käyttöomaisuuskirjanpidon perustiedot - Irtaimistorekisterin tiedot Liikekirjanpito - Kuluvan vuoden kuukausisaldot - Tilivuotta edeltävien vuosien toteumatiedot (-1 ja -2 v.), hanke ei suosittele - Tilivuotta edeltävien vuosien ja kuluvan vuoden liikekirjanpidon taseen (LKP) alkusaldot (kuluva tilivuosi, -1 v. ja -2 v.), suositus vain kuluva vuosi Talousarviokirjanpito - Kuluvan vuoden tiedot tulevat keskuskirjanpidosta - Tilivuotta edeltävien vuosien talousarviokirjanpidon (TAKP) viimeisimmät tilijaottelut, hanke ei suosittele - Tilivuotta edeltävän vuoden 6- alkuisten talousarviokirjanpidon (TAKP) alkusaldot (-1 v.), hanke ei suosittele
Konvertoitavat tiedot: henkilöstöhallinto 1/2 Henkilöön liittyvät - Henkilö - Tutkinto - Koulutus - Kielitaito - Kunniamerkit ja arvonimet - Asevelvollisuus - Sotilasarvo - Eläkepäätös - Työura - Keskeytyshistoria - Sivutoimilupa - Virkavala ja vakuutus - Erivapaus - Luottamustehtävät - Pakolliset luvat (RVL) Palvelussuhteeseen liittyvät - Vakanssi - Palvelussuhde - Sopimushistoria - Nimikemuutokset - Palvelussuhteen laadun muutokset - Organisaatiomuutokset Vuosilomiin liittyvät tiedot - lomaoikeus - sovitut vuosilomajaksot - jäljellä olevat päivät - säästövapaaperusteet - lomarahanvaihtovapaaperusteet Osaamiseen liittyvät - Oikeudet ja pätevyydet
Konvertoitavat tiedot: henkilöstöhallinto 2/2 Työajanmuutokset Poissaolot Virkavapaudet Palkanlaskentaan liittyvät - Peruspalkka - Työllistämismääräraha - Toistuvat lisät ja vähennykset - VPL-tiedot - Ay-maksut - Sairaslomalisä - Kumulatiivinen verokortti - Ansiorajaverokortti - Kokonaisverokortti - Lähdeverokortti - Porrasverokortti P- / verkkotunnus Seurantakohteet, täytettävä pohjatiedosto Pohjaluvut - Yhdenjaksoinen palvelu - Pohjalukujen tiedot - Lomaoikeusaika Verokorttiin liittyvät - Verokortin perustiedot
HAUSin toteuttamat Kiekukoulutukset, hinnat v. 2014 Virkamiesten Kieku-koulutus (1,5 h) - 600 euroa + alv Virkamiesten Kieku-koulutus (2 h) 700 euroa + alv Esimiesten Kieku-koulutus (2 h) - 700 euroa + alv Esimiesten tai virkamiesten Kieku-koulutus (yksityiskohtaisempi läpikäynti - 3 h) 1 000 euroa + alv Esimiesten Kieku-koulutus (yksityiskohtaisempi läpikäynti - 4 h) 1 200 euroa + alv + kouluttajan suunnittelu- ja valmistelupäivät 450 euroa + alv/pv + asiakasvirasto maksaa kouluttajan matkakustannukset ja päivärahat toteutuneen mukaan (kouluttaja Tampereelta) Tilaisuus, Esittäjä 17
HAUSin toteuttamat Kiekukoulutukset, hinnat v. 2014 Lähitukihenkilökoulutus (Valtiokonttori ostaa koulutuksen HAUSilta) 4 400 euroa + alv, kun koulutus pidetään Helsingissä. - Jos koulutus pidetään jossain muualla kuin Helsingissä tai tiloissa, joiden käyttämisestä tulee lisäkustannuksia, syntyvistä kouluttajan matkakustannuksista, tilavuokrista tai mahdollisista tarjoilukustannuksista sovitaan erikseen koulutuskohtaisesti. Tilaisuus, Esittäjä 18