Miten työ- ja toimintatavat, työvälineet ja tilat palvelevat ydintoiminnan tuottavuutta ja ihmisten hyvinvointia?

Miten työ- ja toimintatavat, työvälineet ja tilat palvelevat ydintoiminnan tuottavuutta ja ihmisten hyvinvointia? Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen -klinikka Tulosraportti

Sisällysluettelo Esipuhe 3 1 Näkökulmia tietotyön suorituskykyyn ja työympäristöjohtamiseen 6 1.1 Tietotyö on kiihtyvässä murroksessa 6 1.2 Työympäristöjohtaminen on tulevaisuuden kilpailukykytekijä tietotyössä 8 1.3 Suorituskyvyn mittaaminen on työympäristöjohtamisen työkalu 11 2 Keskeiset tulokset 13 2.1 Lisää organisaation suorituskykyä työympäristöjohtamisella 13 2.2 Tietotyön suorituskyvyn mittaristo työympäristöjohtamisen välineeksi 16 2.3 Tunnista työympäristöjohtamisen kehitysvaihe 17 2.4 Mittariston kehittäminen 20 2.5 Mittariston jalkauttaminen 22 3 Klinikan suositukset ja johtopäätökset 23 3.1 Klinikan suositukset 23 3.2 Työympäristöjohtamisella lisäarvoa ydintoiminnalle 26 4 Liitteet 27 Liite 1: Klinikan tavoitteet ja toteutus 27 Liite 2: RAKLIn murroskartta 29 Liite 3 Esimerkkejä tietotyön suorituskyvyn ulottuvuuksien mittareista 30 Liite 4: Yleiset käsitteet 32 Liite 5: Osallistujaorganisaatioiden vinkkejä työn jatkamiseen klinikkatyöskentelyn jälkeen 34 Liite 6: Työpajatyöskentelyyn osallistujat 35-2 -

Esipuhe Suomen kansantalous elää suurta murrosvaihetta. Muun muassa globalisaatio ja digitalisaatio ovat muuttaneet perustavanlaatuisesti toimintaympäristöämme. Yleisessä keskustelussa muutoksen vauhti ja suunta voivat näyttää ennakoimattomalta, mutta murroksen siemenet ovat itäneet jo pitkään. Avoimessa, verkottuneessa taloudessa kilpailu on globaalia, informaation määrä kasvaa eksponentiaalisesti ja aikaisemmat syy-seuraussuhteet eivät enää päde. Tietotyön erikoistuminen, ulkoistaminen, joukkoistaminen ja automatisointi ovat arkipäivää, jossa valmis vanhenee vauhdilla. Informaatiotulva, jatkuvat muutokset ja niihin liittyvä epävarmuus luovat paineita tuottavuudelle, innovoinnille ja erityisesti työssä jaksamiselle. Tämä on merkittävä haaste organisaatioille ja työntekijöiden hyvinvoinnille. Varsinkin, jos organisaation toimintamallit ja johtaminen pohjautuvat vanhoihin, joustamattomiin malleihin. Aikaisemmin rutiinien kehittäminen on palvellut tehokkuutta. Toiminnan ja tapojen rutinoituessa on kuitenkin vaikea kyseenalaistaa ja muuttaa työskentelytapoja. Nykyisyyden ja tulevaisuutemme kannalta keskeiset tietotuotteet ja niitä tukevat työn tekemisen prosessit ja johtamismallit ovat perustavanlaatuisesti erilaisia kuin ne olivat teollisena aikana. Uusien sukupolvien arvomaailmat ja toimintatavat eroavat monella tavalla perinteisistä. Monipuolisuus ja -alaisuus sekä ajattelussa että toiminnassa luovat pohjan uusiutumiselle ja innovaatioille. RAKLIn murroskartta työnteon ja työympäristöjen murroksesta - 3 -

Työ- ja toimintatavoista, työvälineistä ja tiloista koostuvat työympäristöt vaikuttavat monella tapaa organisaation suorituskykyyn ja työtekijöiden hyvinvointiin. Edelläkävijäorganisaatiot ovat kehittäneet työympäristöjään jo vuosikymmeniä, mutta yleinen tietämys monialaisesta, eri organisaatiotasoja koskettavasta kokonaisuudesta on vasta kehittymässä. Työ-ja toimintatavat, työvälineet ja tilat ovat perinteisesti olleet erillisissä siiloissa, joista HR-, ICT- ja toimitilajohtajat ovat vastanneet. Työympäristöjohtaminen vaatii koko organisaatiolta uutta strategista kokonaisajattelua ja yhteistyötä sen sijaan, että tukitoiminnot kilpailisivat keskenään resursseista. Toimintojen integrointi mahdollistaa työ- ja toimintatapojen, työkalujen ja tilojen kehittymisen yhtenäiseksi palvelualustaksi, jolla voidaan paremmin tukea ihmisten hyvinvointia ja ydintoiminnan suorituskykyä. On tärkeää, että työympäristön eri resurssit (psyko-sosiaaliset, digitaaliset, fyysiset) ovat kunnossa, mutta tärkeintä on se, miten työtä tehdään ja miten eri alustoja hyödynnetään. Strateginen työympäristöjohtaminen on tulevaisuuden kilpailukykytekijä tietotyössä, ja olisikin hyvä, että tästä vastaamaan nimettäisiin työympäristöjohtaja. Johtamisella voidaan vaikuttaa työympäristöresurssien laatuun ja niiden älykkääseen ja resurssiviisaaseen hyödyntämiseen käytännössä. Yhteisöllisyys Merkityksellisyys Käytetäänkö työvälineitä ja alustoja tarkoituksenmukaisesti? Ihmisten väliset sosiaaliset rakenteet ja vuorovaikutussuhteet Johtaminen ja organisaatiokulttuuri Vuorovaikutusja yhteistyökyky Henkilöstön hyvinvointi Yhteisölliset taidot Koulutustausta, osaaminen, kokemus Motivaatio, vireystila, innostus Kognitiiviset taidot Itsensä johtaminen ja mittaaminen Yhteiskäyttöiset välineet Virtuaalityökalut Tietojärjestelmät ja sovellukset Mielen taidot ja kyvyt Work-life -balance Ergonomia Kokemuksellisuus Käytetäänkö tiloja tarkoituksenmukaisesti? Läppärit, tabletit, älypuhelimet ja muut laitteet ICT-ympäristö ja käytettävissä olevat työvälineet ICT tuki Sijainti, ympäröivä palvelurakenne Kasvillisuus ja yhteys luontoon Brändi, design, look & feel Toimintalähtöiset tilat ja palvelut Toimivuus, viihtyisyys ja turvallisuus Olosuhteet Lämpötila Sisäilman laatu Akustiikka Valaistus ja päivänvalo Muodostavatko tilat ja työvälineet saumattoman kokonaisuuden? Strateginen työympäristöjohtaminen organisaation ydintoiminnan tukena - 4 -

Työympäristöjohtaminen tarvitsee tuekseen tietotyön suorituskyvyn mittariston, jolla voidaan osoittaa työympäristöjohtamisen vaikutus ydintoiminnan laatuun ja tuloksiin. Mittaustieto luo pohjan työympäristöjohtamiselle ja työn tekemisen tapojen syvälliselle ymmärtämiselle ja kehittämiselle. Suorituskyvyn mittariston avulla johdetaan työympäristöä luomaan lisäarvoa ydintoiminnalle. Nykyisiä toiminnan mittareita riittää organisaatioissa jopa mittausähkyksi asti. Selvitysten perusteella tietotyön suorituskyvyn kokonaismittaristoa ei kuitenkaan ollut vielä laajasti käytössä, mistä syntyi tilaus yhteiskehittämiselle RAKLIn klinikalla. Klinikka muodosti yleisen viitekehyksen strategiseen työympäristöjohtamiseen ja tietotyön suorituskyvyn mittaamiseen sekä valmiuden suorituskykymittariston testaukselle ja käytäntöön soveltamiselle. Raportti soveltuu parhaiten hyödynnettäväksi organisaatioissa, joissa työympäristö (työ- ja toimintatavat, työkalut ja tilat) nähdään monialaisena kokonaisuutena, joka strategisena palvelualustana tukee ydintoimintaa. Klinikan työssä ovat olleet mukana Senaatti-kiinteistöt, Aalto-yliopisto/ACRE, Elisa, Fortum, Helen Sähköverkko, Helsingin kaupunki, Helsingin yliopisto, ISS Palvelut, KTI, KVA Arkkitehdit, Nokia, Nordea, Posti-kiinteistöt, Rapal, SOK, Tampereen teknillinen yliopisto, Turun Teknologiakiinteistöt, UPM, Urban Mill, Workspace ja YIT Rakennus. Lisäksi seminaareissa ja työpajoissa oli mukana täydentäviä asiantuntijoita. Haluan erityisesti kiittää Senaatti-kiinteistöjä ja klinikan muita osallistujia aktiivisesta panoksesta ja erinomaisesta vuorovaikutuksesta klinikan työpajoissa ja seminaareissa. Helsingissä 2.5.2016 Mikko Östring, johtaja, toimitilat, RAKLI ry Tietotyön suorituskyky ja strateginen työympäristöjohtaminen -klinikan vetäjä - 5 -

1 Näkökulmia tietotyön suorituskykyyn ja työympäristöjohtamiseen 1.1 Tietotyö on kiihtyvässä murroksessa Tietotyön luonne on monesti vuorovaikutuksessa tapahtuvaa luovaa ratkaisujen hakemista, jossa tieto, sen tuottajat ja jalostajat kohtaavat kaikissa paikoissa, joihin tietoverkot kantavat. Paikka ja aikasidonnaisuuden vähentäminen tai poistaminen on merkittävä mahdollisuus sekä tuottavuuden että hyvinvoinnin lisäämiseen, kun ihmisillä on vapaus työskennellä missä vain (esim. Microsoftin läsnätyö 1 ). Näin ollen ratkaisuna organisaation suorituskyvyn ja hyvinvoinnin lisäämiseen on monesti työn sisällön ja työprosessien radikaali muuttaminen sen sijaan, että tuottavuutta tarkasteltaisiin teollisessa merkityksessä. Myös tietotyön suorituskyvyn johtamista on tarkasteltava uudessa valossa. Tekemisen määrän sijaan tulisi painottaa tekemisen vaikuttavuutta (organisaation näkökulmasta). Ulkoisesta palkitsemisesta tulisi siirtyä sisäiseen motivaatioon (pärjäävät parhaiten työssä) ja yksilökeskeistä palkitsemis- ja arviointimalleista yhteistyön tekemiseen, jolloin tietoa ja osaamista jakamalla voidaan hyödyntää ja kasvattaa kaikkien henkistä pääomaa. Toimintaympäristön monimutkaistuessa ja ennustettavuuden heikentyessä on vaikea nähdä suoraan toimivia ratkaisua. Toimintakulttuurin tulisi kehittyä kokeilukulttuuriin, jossa epäonnistumiset nähdään osana oppimis- ja kehittymisprosessia. Lisäksi itsensä johtaminen tulee korostumaan (muun muassa sosiaaliset taidot, kyky priorisoida, energiatason hallinta ja kyky hyödyntää verkostoja). Tämän osalta on keskeistä, miten työympäristö palveluineen mahdollistaa ja tukee itsensä johtamista. Kuva 1. Ketterä organisaatio, Case Microsoft (Lähde: Sanna Lindner, Microsoft, esitys klinikan 2. työpajassa) 1 Matka tietotyön tulevaisuuteen. Case Microsoft: Läsnätyö - uudenlainen työn tekemisen tapa, työvälineet ja ympäristö - 6 -

Organisaation johtamis- ja toimintamallien ohella myös työtilat ja työtavat ovat pysyneet yllättävän samoina, vaikka työnteon vaatimukset ovat muuttuneet radikaalisti. Suuri osa tiedosta kehittyy ja jalostuu vuorovaikutuksessa kansainvälisissä verkostoissa ja ekosysteemeissä, joissa käyttäjät ovat entistä tärkeämmässä roolissa. Monialaista vuorovaikutusta ei voi korostaa liikaa kilpailukykyisten ja arvokkaiden reseptien synnyttämisessä. Vuorovaikutukseen, oppimiseen ja luovuuteen perustuvaa ajatustyötä palvelemaan tarvitaan uusia tilaratkaisuja. Muutos heijastuu myös ympäristöön, jossa työtä tehdään. On keskeistä tunnistaa, miten koko rakennettu ympäristö palvelee kokonaisuutena siinä tapahtuvaa toimintaa ja luo synergioita niin elinkeinoelämän kuin kotitalouksienkin päivittäisessä arjessa. Erityisesti tietotyötä tukevat työympäristöt ovat murroksessa tilankäytön tehostuessa ja tilakonseptien monipuolistuessa tukemaan käyttäjien muuttuvia tarpeita. Osin tämän seurauksena pääkaupunkiseudun Suhde tilaan ja työympäristöön muuttuu. toimistokannasta on yli 13 prosenttia tyhjänä, ja käytössä olevassakin tilakannassa on suuri piilovajaakäyttöön ja piilotehottomuuteen perustuva tehostamispotentiaali. Tietotyön Automatisointi Teknologia mahdollistaa verkottuneen monipaikkaisen työnteon Digitalisaatio Globalisaatio Kilpailu kiristyy ja monimuotoistuu työnjako muuttuu Erikoistuminen & Ulkoistaminen Tietotyön Joukkoistaminen Suhde työympäristöön muuttuu Vuorovaikutus ja yhteistyö korostuvat Tiedon jakaminen ja oppiminen Yksilöiden toimenkuvat muuttuvat ja verkottuvat Useita rooleja ja työn tekemisen tapoja Työympäristöjen käyttötavat muuttuvat Tilarakenne ja käyttöasteet muuttuvat Kuva 2. Tietotyön ja työympäristöjen murros - 7 -

1.2 Työympäristöjohtaminen on tulevaisuuden kilpailukykytekijä tietotyössä Työympäristö nähtiin pitkään ihmisten työhön tarvitsemina tiloina ja organisaation tilakustannuksina. Sittemmin ajattelu on laajentunut työ- ja toimintatapoihin ja tilanteisiin (sosiaalinen työympäristö), työvälineisiin (digitaalinen työympäristö) ja tiloihin (fyysinen työympäristö), joita pidetään työympäristön eri ulottuvuuksina. Nykypäivänä tietotyö limittyy kiinteästi osaksi elämää. Sosiaaliseen työympäristöön liitetään usein myös ihminen itse, jolloin työn merkityksellisyys ja hyvinvointi korostuvat ja määritelmä laajenee (psyko-sosiaalinen työympäristö). Hyvinvointiin vaikuttavat muun muassa yhteistyön sujuvuus omassa tiimissä ja eri tiimien välillä. Nykymuotoisessa tietotyössä keskeisiä taitoja ovat kognitiiviset taidot, mielen taidot ja kyvyt (mm. vuorovaikutus, keskittyminen, muistaminen, luovuus, päätöksenteko, motivointi, aistiminen, rentoutuminen) sekä itsensä johtaminen ja kehittäminen. Nämä tulee huomioida erityisesti johtamisessa, jotta yhteisön hyvinvointiin ja toimintakykyyn voidaan vaikuttaa. Ydintoiminnan strategia ja tavoitteet Ydintoiminta tietotyöprosessit tietotyötavat Kuva 3: Tietotyöympäristö ydintoiminnan tukena - 8 -

Työympäristön tärkein ominaisuus on tarjota työntekijöille ja tiimeille vapaus ja joustavuus valita kulloiseenkin tehtävään parhaiten sopivat puitteet. Ymmärrys työn sisällöstä ja toiminnoista luo perustan työympäristön valjastamiselle lisäarvon mahdollistajaksi tietotyöläiselle. Työympäristö on monialainen kokonaisuus, joka koostuu tiloista ja työvälineistä sekä työ- ja toimintatavoista. Keskeisiä näkökulmia työympäristöön ovat, missä, miten ja keiden kanssa työntekijät työskentelevät ja miten heidän työnsä muuttuu tulevaisuudessa. Työympäristöjohtaminen yhdistää organisaatioiden tukitoiminnot (toimitilajohtamisen, henkilöstöjohtamisen, tieto- ja taloushallinnon, laadun ja riskienhallinnan, viestinnän ja yhteiskuntavastuun) organisoiduksi yhteistyöprosessiksi palvelemaan organisaation tehtävää ja ydintoimintaa. Työympäristöjohtamisella voidaan vaikuttaa sekä ydintoiminnan tuottavuuteen että työntekijöiden hyvinvointiin muun muassa tukemalla muutosjohtamista, uudistamalla työtapoja ja yksilötyötä, lisäämällä yhteistyötä ja vuorovaikutusta sekä vahvistamalla työnantajamielikuvaa, asiakaskokemusta ja -arvoa. Työympäristöjohtamisen keskeisiä osa-alueita ovat henkilöstöjohtaminen (HR), tieto- ja taloushallinto ja -johtaminen (ICT), toimitilajohtaminen (CREM), viestintä ja yhteiskuntavastuu. Henkilöstöjohdolla (HR) ja johtamiskäytännöillä on suuri rooli organisaation suorituskyvyssä, esim. koko organisaation ja verkoston henkisen pääoman hyödyntäminen. Keskeisiä osa-alueita ovat muun muassa työn tekemisen johtamisen prosessit, organisaatiokulttuuri, kehittäminen, rekrytointi, palkitseminen, ilmapiiri, motivaatio. Tieto ja taloushallinto ja johtaminen (ICT) mahdollistaa kehittyvillä teknologioilla (mm. laitteet, verkko, ohjelmistot, virtuaaliset työtilat) monipaikkaisen työn tekemisen (tiedon hyödyntäminen ja jalostaminen) sekä älykkäät ja resurssiviisaat työn tekemisen tavat. ICT huolehtii, että teknologiaa otetaan käyttöön ja käytetään oikein. Toimitilajohtaminen (CREM) ylläpitää ja kehittää erilaisia tilaratkaisuja ja palveluja tarjoten puitteet tietotyölle ja sen muuttuviin tarpeisiin. Keskeisiä näkökulmia ovat muun muassa tilojen toiminnallisuus, joustavuus, käytettävyys, monikäyttöisyys, merkityksellisyys ja kokemuksellisuus. Työympäristöjohtamisen ulottuvuuksia ei kannata kehittää yksinäisinä osa-alueina vain yhteistyöllä voidaan saavuttaa kumuloituva lisäarvo ydintoiminnalle. - 9 -

Kuva 4. Esimerkki työympäristöjohtamisen viitekehyksestä (Lähde: Arvoa luova työympäristö, Senaatti-kiinteistöt) Senaatti-kiinteistöjen Arvoa luova työympäristö -asiantuntijaraportissa on esitetty viitekehys (kuva 4), joka kuvaa työympäristöjohtamisen kokonaisuutta. Mallin kehät kuvaavat organisaation tehtävää, työympäristöjohtamisen periaatteita ja käytäntöjä. Periaatteet ja käytännöt on ryhmitelty neljään eri osa-alueeseen, jotka ovat strategia ja ohjaus, organisoituminen ja verkostot, käyttäjälähtöisyys ja joustavat ratkaisut sekä vaikuttavuus ja uudistuminen. Viitekehyksessä kuvataan työympäristöjohtamisen keskeisiä alueita, joiden avulla voidaan luoda toimiva, uudistumiskykyinen ja arvoa luova työympäristö. - 10 -

1.3 Suorituskyvyn mittaaminen on työympäristöjohtamisen työkalu Nykyistä toimintaa mitataan suurella määrällä subjektiivisia ja objektiivisia mittareita. Mittareiden suhteellinen tärkeys ja syy-seuraussuhteet ydintoiminnan tuloksen syntymisessä sekä kovat faktat työympäristön vaikutuksesta organisaatioiden suorituskykyyn ovat kuitenkin vielä osittain puutteellisia. Työympäristöjohtaminen tarvitsee tuekseen tietotyön suorituskyvyn mittariston, jolla voidaan osoittaa korrelaatio työympäristöjohtamisen ja ydintoiminnan välillä. Mittaustieto luo pohjan työympäristöjohtamiselle ja työn tekemisen tapoja syvälliselle ymmärtämiselle ja kehittämiselle. Tietotyön suorituskyvyn mittariston rakentaminen voidaan aloittaa nykyisten mittareiden pohjalta. Mittaristossa tulisi huomioida työympäristöjohtamisen eri osa-alueiden (HR, IT, CREM) resurssien hyödyntämisen, työn tekemisen ja ydintoiminnan tuloksien näkökulmat. Lisäksi on ymmärrettävä ja mitattava hukkaa. - 11 -

Taulukko 1. Työympäristöjohtamiseen ja suorituskyvyn mittaamiseen liittyviä haasteita ja mahdollisuuksia Työympäristöjohtaminen Haasteet Toimintaympäristö muuttuu nopeasti, kilpailu kiristyy, -> tuottavuus- ja kustannuspaineet kasvavat Tilankäytön tehostamisella voidaan parantaa tuottavuutta vain rajallisesti. Liiallinen tehostaminen voi heikentää suorituskykyä ja hyvinvointia. Teknologian kehittyessä tietotyö ja työn tekemisen tavat muuttuvat nopeasti Eri sukupolvien ja elämäntyylien väliset erot tekemisessä Muutosnopeus vs. muutosvastarinta Työntekemisen kulttuuri voi olla yhtä aikaa jarru ja kaasupoljin Työaikalainsäädäntö Organisaatiot ovat työympäristöjohtamisessa eri vaiheissa. Monialaisen yhteistyön lanseeraus ja eri tukitoimintojen integrointi on haastavaa siiloutuneissa organisaatioissa. Työympäristöjohtamisen käsitteet, yhteinen kieli ja ymmärrys osin vielä puutteellisia Miten työympäristön avulla voidaan parantaa toimintaa? Mahdollisuudet Johtamismallien, työn tekemisen prosessien ja tapojen kehittäminen Työympäristön jatkuva kehittäminen palvelemaan muuttuvaa työtä Organisaation suorituskyvyn ja työntekijöiden hyvinvoinnin parantaminen Fokuksen siirtäminen työn sisältöön ja ihmisiin (työn luonne ja työntekijöiden tarpeet) Työntekijöiden sitouttaminen ottamalla heidät mukaan kehitykseen, mahdollisuus vaikuttaa Uusien työn tekemisen tapojen kehittäminen ja mittaaminen Tukitoimintojen integrointi ja uudet monialaista yhteistyötä tukevat toimintamallit Parempi tuki organisaation ydinprosesseille Parempi asiakaskokemus ja- tyytyväisyys Parempi ydintoiminnan tulos Tietotyön suorituskyvyn mittaaminen Haasteet Todistusaineisto ja kovat faktat työympäristön vaikutuksesta suorituskykyyn vielä osittain puutteelliset Työn tekemisen käytännöt ja menetelmät tavoitetaan mittareilla vielä heikosti Miten mitata eksaktisti jotain, mikä ei ole konkreettista (esim. yhteistyön laatu) On ymmärrettävä hukkaa, ennen kuin voidaan muodostaa yhteys tuottavuuteen Hukan mittaaminen? Mittari ja mittausähky Liikaa muuttujia eri tasoilla, vaikea hyödyntää käytännössä Syy-seuraussuhteen ymmärrys Toiminnan nykyiset mittarit ja tavoitteet voivat olla myös väärät? Organisaatiot eri vaiheissa mittaamisen suhteen, painopisteet hajautuvat Organisaation suuri koko luo kompleksisuutta Siiloutuneet organisaatiorakenteet eivät tue monitahoista mittaristoa Mahdollisuudet Voidaan osoittaa korrelaatio työympäristöjohtamisen ja ydintoiminnan välillä Työympäristöjohtamisen vaikutus suorituskykyyn ja hyvinvointiin Muutoksen mittaaminen ja positiivisen kehityssuunnan todistaminen Työympäristön vaikutus (esim. monitilaympäristö) Työnteon tapojen syvällinen ymmärtäminen ja kehittäminen Voidaan vaikuttaa työn tekemisen tavoissa oikeisiin asioihin, jotka parantavat suorituskykyä Hukan selvittäminen ja vähentäminen Tiedolla johtaminen ja nykyisten työkalujen ja mittareiden hyödyntäminen Kerättyä tietoa osasta tekijöistä on paljon, joka mahdollistaa tiedolla johtamisen näiden osalta Tapahtumatiedon parempi hyödyntäminen ja kehittyminen Yhteinen tietotyön suorituskyvyn mittaristo Huomioi kovien mittareiden lisäksi myös pehmeät mittarit, esim. innostuksen/työn imun Kokeilukulttuuri, oppiminen, uudet toimenpiteet ja kehittyminen - 12 -

2 Keskeiset tulokset 2.1 Lisää organisaation suorituskykyä työympäristöjohtamisella Työympäristöjohtamisen päätavoitteena on tukea ydintoimintaa ja sen kehittymistä esimerkiksi tietotyön suorituskykyä parantamalla. Resurssien ja prosessien ollessa vertailukelpoisia, voidaan suorituskykyä vertailla kahden yksikön välillä. Tietotyön resurssit (mm. tieto, osaaminen, työ- ja toimintatavat, työvälineet, tilat) voivat selittää eroja tietotyön suorituskyvyssä. Keskeisiä ydintoiminnan näkökulmia, joihin työympäristöjohtaminen vaikuttaa, ovat asiakkaat, talous, prosessit ja henkilöstö. Tietotyön suorituskyky voidaan määritellä yksilön, tiimin tai organisaation kyvyksi saada mahdollisimman tehokkaasti ja kestävästi tuloksia aikaan käytettävissä olevilla resursseilla ja työtavoilla. Johtaminen ja mittarit Asiakas Asiakastyytyväisyys Henkilöstö Henkilöstötyytyväisyys YDINTOIMINNAN TAVOITTEET Prosessit ja työtavat Yhteistyöprosessien kyvykkyys TYÖYMPÄRISTÖJOHTAMINEN Resurssit Resurssien kyvykkyys Liiketoiminnan tulokset Talous Liiketoiminnan prosessit Sisäiset prosessit, läpimenoaika Kuva 4. Työympäristöjohtamisen linkittäminen organisaation ydintoiminnan tavoitteisiin Työpajoissa todettiin, että työympäristöjohtaminen koostuu eri tukitoimintojen yhteistyöstä sekä niiden suhteesta ylimpään johtoon ja ydintoimintaan. Kokonaisuuden kattava yhteistyö, yhteiset tavoitteet, niiden vastuutus ja liikekannallepaneminen korostuivat osallistujien näkemyksissä. Toimenpiteet ja toimintamallit työympäristöjohtamisen organisoinnissa ovat tapauskohtaisia. Klinikan työpajoissa nousi esiin mahdollisuus organisoida kokonaisuus nimittämällä kokonaisuudesta vastaava työympäristöjohtaja. Työympäristöjohtajan ei tarvitse olla uusi henkilö, kunhan toiminnon rooli ja vastuut on selvästi määritelty ja kommunikoitu. Käytännössä toimenkuvan voi sisällyttää esimerkiksi osaksi henkilöstöjohtajan vastuita. - 13 -

Henkilöstö Ylin johto Asiakkaat Yhteiskunta HR ICT Työympäristöjohtaja? Viestintä CREM Kumppanit Palveluntarjoajat Kuva 6. Työympäristöjohtamisen osapuolet ja sidosryhmät Ylimmän johdon panos ja tuki ovat keskeisiä tekijöitä strategisen työympäristöjohtamisen organisoinnissa ja onnistumisessa. Pohjimmiltaan kyse on organisaation koko toiminnan kehittämisestä. Johtamisella on onnistuttava uudistamaan vanhat käsitykset työskentelystä ja päivitettävä organisaatiokulttuuri tukemaan muuttuvia työn tekemisen tapoja. Esimerkiksi kokeiluilla ja muutosjohtamisella voidaan vaikuttaa koko organisaation sitoutumiseen ja asioiden juurruttamiseen käytäntöön. Työympäristöjohtamisen tavoitteena on tukea organisaation strategiaa ja ydintoiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista sekä tuottaa säästöjä ja hyötyjä ydintoiminnalle. - 14 -

Liiketoiminnan johtamisen näkökulmasta työympäristöjohtamisen tehtävänä on yhdistää resurssit (ihmiset ja osaaminen, työvälineet, tilat) suorituskykyiseksi ja kustannustehokkaaksi kokonaisuudeksi. Työympäristön eri ulottuvuudet tietotyön resursseina Ihmisten väliset sosiaaliset rakenteet ja vuorovaikutussuhteet Yhteiskäyttöiset välineet Virtuaalityökalut Tietojärjestelmät ja sovellukset Johtaminen ja organisaatiokulttuuri Yhteisöllisyys Vuorovaikutusja yhteistyökyky Henkilöstön hyvinvointi Yhteisölliset taidot Merkityksellisyys Koulutustausta, osaaminen, kokemus Motivaatio, vireystila, innostus Kognitiiviset taidot Itsensä johtaminen ja mittaaminen Mielen taidot ja kyvyt Work-life -balance Ergonomia Kokemuksellisuus Läppärit, tabletit, älypuhelimet ja muut laitteet ICT-ympäristö ja käytettävissä olevat työvälineet ICT tuki Sijainti, ympäröivä palvelurakenne Kasvillisuus ja yhteys luontoon Brändi, design, look & feel Toimintalähtöiset tilat ja palvelut Toimivuus, viihtyisyys ja turvallisuus Olosuhteet Lämpötila Sisäilman laatu Akustiikka Valaistus ja päivänvalo Kuva 7. Työympäristön eri ulottuvuudet tietotyön resursseina Organisaation suorituskyvyn ja toiminnan tuloksellisuuden kannalta keskeisessä roolissa ovat työprosessit, joilla resurssit ja pääomat (tieto, osaaminen, psyko-sosiaalinen, digitaalinen, fyysinen) jalostuvat arvoksi. Se, että käytettävissä on hyvät resurssit (esim. työvälineet ja tilat) ei riitä, vaan on varmistettava, että niitä käytetään oikein (työn tekemisen tavat). Työympäristöjohtamisen tavoitteen toteutumisen kannalta on varmistettava, että työympäristö tukee eri ulottuvuuksineen älykkäitä ja resurssiviisaita työn tekemisen tapoja. Nykyaikaisen tietotyön tukemisen kannalta on keskeistä, että työtä voidaan tehdä myös ajasta ja paikasta riippumatta. - 15 -

Työympäristö työprosessien tukena Käytetäänkö työvälineitä ja alustoja tarkoituksenmukaisesti? Käytetäänkö tiloja tarkoituksenmukaisesti? Muodostavatko tilat ja työvälineet saumattoman kokonaisuuden? Kuva 8. Työympäristö työprosessien tukena 2.2 Tietotyön suorituskyvyn mittaristo työympäristöjohtamisen välineeksi Tietotyön suorituskyvyn mittariston rakentamisessa keskeisiä näkökulmia ovat resurssien ja prosessien laatu sekä aikaansaadut tulokset. Tietotyön suorituskyvyn mittariston tulee olla tasapainossa yrityksen strategian ja tavoitteiden kanssa, sekä kattaa kaikki työympäristön ulottuvuudet (psyko-sosiaalinen, digitaalinen ja fyysinen). Lisäksi on tärkeää ymmärtää syy-seuraussuhteiden monimutkaisuus. Jonkin tekijän muuttaminen heijastuu usein muihin mittareihin ja niiden tuloksiin. Tietotyön suorituskyvyn mittaristo tarvitaan työympäristöjohtamisen työvälineeksi, jotta tietotyön suorituskykyä voidaan tukea, parantaa ja kehittää jatkuvasti. Johtaminen ja mittaristo Ydinliiketoiminnan mittaristo Ydintoiminnan tavoitteet Suorituskyvyn mittaristo kokonaismittarit Työympäristöjohtamisen tavoitteet Resurssit Prosessi Osa-alueittein mittarit HR ICT CREM Viestintä Tulokset Kuva 9. Tietotyön suorituskyvyn mittaristo osana johtamisen kokonaisuutta - 16 -

Asiakasnäkökulma korostuu työympäristöjohtamisessa sekä omien toimintaprosessien tukemisessa (sisäiset asiakkaat) että ydintoiminnan asiakkaiden prosessien tukemisessa (ulkoiset asiakkaat). Kuva 10. Työympäristöjohtamisen mittaristossa huomioitavia ulottuvuuksia Johtaminen ja mittarit Asiakas Asiakastyytyväisyys Henkilöstö Henkilöstötyytyväisyys YDINTOIMINNAN TAVOITTEET Prosessit ja tietotyötavat Yhteistyöprosessien kyvykkyys TYÖYMPÄRISTÖJOHTAMINEN Resurssit Resurssien kyvykkyys Liiketoimintatulokset Talous ( ) Liiketoimintaprosessit Sisäiset prosessit, Läpimenoaika Älykkäät ja resurssiviisaat työn tekemisen tavat Tieto, tilat, työkalut Mahdollistajina 2.3 Tunnista työympäristöjohtamisen kehitysvaihe Motivaatio kokonaisvaltaiseen työympäristöjohtamiseen tulee organisaation suorituskyvyn parantamisesta, joka vaikuttaa ydinprosessien ja liiketoiminnan tehokkuuteen ja tulokseen. Tavoitteena on tuottaa johtamista varten mittaustietoa työympäristötekijöiden vaikutuksesta suorituskykyyn. Kuvassa 11 on klinikalla tuotettu kuvaus työympäristöjohtamisen kehitysvaiheista. Sen avulla voidaan arvioida organisaation työympäristöjohtamisen nykytilaa, asettaa kehittämiselle tavoitteita ja suunnitella toimenpiteitä. Käytännössä eri Työympäristö kustannusten karsimiskohteesta liiketoiminnan strategiseksi kilpailukykytekijäksi vaiheet limittyvät keskenään. Ratkaisut ja toimintamallit muuttuvat eri kehitysvaiheiden välillä. Kun organisaation yhteinen tietoisuus ja strateginen ymmärrys työympäristöjohtamisesta lisääntyvät, tasoittuvat sisäiset kehityserot. - 17 -

Kumuloituvat vaikutukset ydintoimintaan Kustannusten sammuttaja Toimintokohtaiset mittarit ja johtaminen Epäformaali yhteistyö ja tavoitteen asetanta Kuva 11. Työympäristöjohtamisen kehitysvaiheita Organisoitu työympäristöjohtamisen kokonaisuus ja yhteistyö Liiketoiminnan sytyttäjä Työympäristöjohtaminen integroitu osaksi organisaation toimintaa Työympäristöjohtaminen kilpailukykytekijänä Tukitoimintojen yhteistyö - 18 -

Taulukko 2. Klinikassa esiin tulleita esimerkkejä strategisen työympäristöjohtamisen kehitysvaiheista ja näiden tunnuspiirteistä Strategisen työympäristöjohtamisen kehitysvaiheita Tunnuspiirteitä Työympäristöjohtaminen kilpailukykytekijänä Työympäristöjohtaminen nähdään kilpailukykytekijänä ja on kytketty organisaation visioon, strategiaan ja toiminnan johtamiseen Työympäristöjohtamisen kytkös tietotyön suorituskykyyn ja ydintoiminnan tuottavuuteen Työympäristö mahdollistaa uudet innovaatiot Tietotyö ja työympäristö ovat osa liiketoiminnan kilpailukykytavoitteita, toimenpiteitä ja mittareita Sisältyy ylimmän tason raportointiin (esim. vastuullisuus), käsitellään säännöllisesti johtoryhmässä Asiakasarvon tuotantojohtaminen Alusta- ja menetelmäjohtaminen Työympäristöjohtaminen integroitu osaksi organisaation toimintaa Työympäristöjohtaminen on integroitu toimintaan ja organisoitu työympäristöjohtaminen on osa arkea Vastuu määritelty johtoryhmätasolla, mutta käsittely satunnaista Johdettu ja mitattu kokonaisuus (esim. työympäristöjohtaja) Toiminta on proaktiivista ja työntekijöillä on valmiudet hyödyntää työympäristöä älykkäästi ja resurssiviisaasti Suorituskyvyn mittarit osana palkitsemisjärjestelmää Organisoitu työympäristöjohtamisen kokonaisuus ja yhteistyö Työympäristöjohtamisen osa-alueet toimivat yhteistyössä, jossa osa-aluekohtaiset tavoitteet ja vastuut on määritelty Kokonaisuutta johdetaan Tavoitteet määritelty ja viestitty Tarve yhteiselle mittaristolle on tunnistettu Johto toimii sponsorina Epäformaali yhteistyö ja tavoitteasetanta Tarve strategiselle työympäristöjohtamiselle on tunnistettu. Tilat, työvälineet ja toimintatavat koetaan yhtenä kokonaisuutena ja toimintaa yhdensuuntaistetaan Tietoisuus on olemassa, tukitoimintojen välinen yhteistoiminta on reaktiivista Satunnaista yhteistyötä esim. liiketoiminnan uudelleenjärjestelyjen yhteydessä Toimintokohtainen tavoiteasetanta, mittareita otetaan haltuun Työympäristöjohtamista voi tapahtua oman työn ohessa Toimintokohtaiset mittarit ja johtaminen Kutakin tukitoimintoa johdetaan ja kehitetään erillisinä osa-alueina Toimintoja ja mittareita kehitetään erillään ja yhteistyö on satunnaista Huonosti integroitunut ja koordinoitunut kokonaisuus voi johtaa lyhytjänteiseen osaoptimointiin eri tukifunktioissa Tila nähdään ydintoiminnan kannalta kustannustekijänä - 19 -

2.4 Mittariston kehittäminen Mittariston kehittäminen alkaa nykytilan selvittämisellä ja tavoitteiden asettamisella. On tärkeää hahmottaa mittaristo kokonaisuutena eri ulottuvuuksineen. Mittaristoa ei tarvitse virittää heti täyteen tehoonsa, vaan sen kehittämisessä voi edetä kokeilujen kautta mittari kerrallaan. Klinikan työpajoissa todettiin, että mittareita on jo paljon. Näin ollen ei välttämättä ole tarpeen keksiä uusia mittareita, vaan kannattaa hyödyntää jo käytössä olevia, ja muokata niitä tarvittaessa omalle organisaatiolle sopiviksi. Mittariston kehittäminen on jatkuva prosessi. Kannattaa arvioida säännöllisesti, palveleeko käytössä oleva mittaristo yrityksen tavoitteita. Esimerkki mittariston kehittämisprosessista kuvassa 12: 1. Tunnista organisaation lähtötaso ja aseta tavoitteet 6. Kokeile, kehitä ja ota mittaristo käyttöön vaiheittain 5. Rakenna mittareista tasapainotettu mittaristo, joka huomioi eri ulottuvuudet Yhteys ydintoimintaan ja strategiaan Ylimmän johdon tuki ja hyväksyntä 4. Valitse oman organisaation näkökulmasta keskeisimmät mittarit 2. Kartoita organisaation käytössä jo olevat mittarit ja mitä niillä mitataan 3. Kartoita muut käytettävissä olevat mittarit Kuva 12. Tietotyön suorituskyvyn mittariston kehittäminen (jatkuvana prosessina) Taulukossa 3 on esitetty klinikalla kehitetty ja käytetty tietotyön suorituskyvyn mittariston jäsentely. Se kuvaa eri resurssilajien (psyko-sosiaalinen, digitaalinen, fyysinen, tieto) jalostumista arvoksi tietotyöprosesseissa ja strategisen työympäristöjohtamisen kytkeytymistä ydintoiminnan tavoitteisiin. Jäsentely kokoaa osallistujien esille nostamia asioita lähtökohdaksi toimijakohtaisten mittaristojen laatimiselle. Kattavampi klinikan työpajoissa kehitetty mittariston viitekehys on liitteessä 3. - 20 -

Taulukko 3. Esimerkki tietotyön suorituskyvyn mittariston jäsentelystä ja mitattavista asioista Resurssit Prosessi/työtavat - - Yksilölliset taidot, piirteet ja taipumukset - - Työkyky - - Käytettävissä olevat resurssit/yhteisten resurssien määrä - - Itsensä johtaminen ja mittaaminen - - Työhyvinvointi, tyytyväisyys - - Motivaatio/into, flow, ilmapiiri, tiimiytymisen tunne - - ICT-ympäristö ja käytettävissä olevat välineet - - ICT-osaaminen - - ICT-kustannukset - - Tilatehokkuus - - Käyttöaste - - Tilojen muuntojoustavuus - - Toiminta ja toimintaympäristökustannukset - - Sisäilma, aistien tuki, tilan empaattisuus ja vuorovaikutus - - Design/brändi - - Yksilöt tekevät yhteistä työtä - - Vuorovaikutus - - Vuorovaikutuksen ja yhteistyön laatu - - Tietotyövälineiden käyttö - - Sähköisten kanavien käytön jakauma - - Yhteistyö, tiedon ja osaamisen jakaminen ja jalostaminen - - Tilan käyttö, tilojen toimivuus - - Tyytyväisyys tiloihin Asiakas - - Asiakastyytyväisyys - - Asiakaskokemus - - Asiakashyöty - - Yrityksen imago - - Vastuullisuus ja eettinen toimintataso Työntekijät - - Työhyvinvointi, motivaatio, into, työn imu, ilmapiiri, tiimiytymisen tunne - - Työtyytyväisyys - - Työntekijäkokemus - - Työntekijäpalautteet ja kyselyt - - Tuloskortin toteuma - - Tietotyöntekijän tuottavuus - - Subjektiivisesti koettu tuottavuus Ydintoiminnan tulokset Talous/vaikuttavuus - - Ydintoiminnan tulos - - Panos/tuotos-suhde: resurssit/liikevaihto - - Vaikutukset/tulos - - Yrityksen arvo - - Palkitsemisperusteet, tulospalkkiot - - Työtapaperusteiset säästöt Prosessit Johtaminen - - Tavoitteiden selkeys ja ymmärrettävyys - - Tavoitteiden fokusoiminen, töiden jakaminen - - Toimintaympäristön ja toiminnan sujuvuuden seuranta - - Tilojen tuki toiminnalle, tilakonseptin toimivuuden todentaminen ja kehittäminen - - Strategisen työympäristöjohtamisen kokonaisonnistuminen Rutiini- ja vakioprosessit - - Työtavat/prosessi vaikuttavuus - - Prosessit - - Tuottavuus, sujuvuus - - Virheet - - Hukka (h/ ) vapautuva aika - - Läpimenoaika Kehitys ja oppiminen - - Kehitys ja uudistuminen, muutoskyky - - Muutosketteryys ja muutosten kestokyky - - Uusien innovaatioiden määrä, luovuus Fyysinen Digitaalinen Psyko-sosiaalinen - 21 -

2.5 Mittariston jalkauttaminen Mittariston laaja hyödyntäminen on edellytys sen tuottaman lisäarvon realisoitumiselle. Ylimmän johdon tuki on arvokasta jalkauttamisvaiheessa. Johdon oma sitoutuminen ja esimerkki edesauttavat ratkaisevasti koko organisaation saamista mukaan. Tietotyön suorituskyky ja sen parantaminen koskettaa jokaista työntekijää. Kaikkien tulee olla tietoisia siitä, mitä mitataan, miksi mitataan ja ennen kaikkea mitä mittaustuloksilla tehdään ja mihin ne vaikuttavat. Avoin, vuorovaikutteinen ja kattava viestintä on tärkeä osa mittariston jalkauttamista. Jalkauttamisprosessi ja siihen kuuluva viestintä vaativat suunnittelua. On huomioitava, että useat osallistuvat prosessiin oman työnsä ohella. Mittariston jalkauttaminen tulee aina suunnitella organisaation ja sen lähtötason mukaan. Kokonaisuutta ei voi, eikä tarvitse viedä läpi yhdessä yössä. Mittariston jalkauttamisen voi tehdä mittari kerrallaan pilottien kautta. Pilotoinnilla saadaan aikaan yhteinen ymmärrys siitä, mitä mittaristolla tavoitellaan. Lisäksi se havainnollistaa, miten tasapainotettu mittaristokokonaisuus voidaan rakentaa. Kokeiluilla kannattaa varmistaa mittareiden toimivuus ennen kuin ne lanseerataan koko organisaation käyttöön. Taulukossa 4 kuvataan yksityiskohtaisemmin mittariston jalkauttamista ja siinä huomioitavia asioita. Taulukko 4. Mittariston jalkauttaminen organisaatioon Mittariston jalkauttaminen Ylimmän johdon tuki Ylimmän johdon tuki ja ymmärrys on keskeistä jalkautusprosessin onnistumisen kannalta Suunnittelu ja resursointi Mittariston jalkauttamisen suunnittelu, resursointi ja aikataulutus, jalkautusprosessilla tulee olla alku ja loppu. Viestintä Viestintä on otettava mukaan suunnitteluun, sillä viestinnän ammattilaisten rooli ja viestien sisältö on jalkautuksen kannalta tärkeä. Mittareiden ymmärrettävyys On tärkeää varmistaa, että mittaristo ja sen mittarit ovat ymmärrettäviä. Lähestymistapa organisaation tilanteen mukaan On muistettava, ettei työhön tarvitse lähteä korkealta ja kovaa, vaan voidaan lähteä esimerkiksi jalkauttamaan yhtä mittaria kerrallaan. Huomioitavia asioita Jalkautuksesta vastuullisen henkilön nimeäminen ja yhteys ylimpään johtoon Suunnitelmassa on hyvä huomioida väliseuranta Jalkauttamiselle tulee asettaa tavoitteet Kootaan ns. muutostiimi, joka koostuu muistakin henkilöistä kuin vain ylimmän johdon tai tukitoimintojen edustajista. Muutosagentteja on usein helpompi lähestyä kuin ylintä johtoa Muutos ei tapahdu yhdessä yössä Selkeät rajaukset mittariston jalkauttamisen ja mittariston toiminnan ja kehittämisen välille Toiminnan tulee olla läpinäkyvää On varmistettava, että tieto liikkuu joka suuntaan Palautteen kerääminen henkilöstöltä kehitystyön jatkamiseksi Henkilöstön mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa Tiedetään, mitä, miksi ja kuinka mitataan ja mitä mittaaminen tarkoittaa yksilön, tiimin ja organisaation kannalta Mittariston osamittarit on vastuutettu ja vastuutaho/- henkilö on selkeästi tiedossa On myös tiedossa, miten tuloksia hyödynnetään ja millä aikataululla Kokonaisuuden ja yksittäisten mittareiden jalkauttamissuunnitelman viestiminen Askelmerkkien viestiminen Pilotointi ja pilotoinnin tulosten esittely Jalkautusprosessin kehittäminen ja läpivienti mittari kerrallaan - 22 -

3 Klinikan suositukset ja johtopäätökset 3.1 Klinikan suositukset Klinikan suositukset strateginen työympäristöjohtamisen kehittämiseksi ja tietotyön suorituskyvyn mittaamiseksi on kuvattu tiiviisti kuvassa 13. Lisätietoja suosituksista löytyy alla olevasta taulukosta ja raportin aiemmista osista. Tietotyön suorituskyvyn jatkuva kehittäminen Kumuloituvat vaikutukset ydintoimintaan Mittariston käyttöönotto ja jatkuva kehittäminen Vaiheittaisilla tavoitteellisilla kokeiluilla kohti jatkuvasti kehittyviä prosesseja Yksittäisistä mittareista kohti tasapainotettua mittaristoa Oppiminen, kehittäminen ja jatkotoimenpiteet Toimenpiteet ja vastuut suorituskyvyn mittaamisessa Kokonaisvastuu yhdelle taholle (esim. työympäristöjohtaja) Mittaaminen, mittariston kehittäminen ja jalkauttaminen Vastuuhenkilöt mittariston eri osa-alueille Tietotyön suorituskyvyn mittariston kokoaminen työympäristöjohtamisen työvälineeksi Tietotyön suorituskyvyn mittarit (input, prosessi, tulokset, aika) Työympäristöjohtamisen mittarit eri näkökulmista (resurssit, työprosessi) Kytkeytyminen toiminannan tulosmittareihin (esim. BSC) Työympäristöjohtamisen kehittämisen suunnittelu ja organisointi Suunnitelma työympäristöjohtamisen kehittämiseen Tukitoimintojen yhdensuuntaistaminen ja työympäristöjohtamisen integroiminen osaksi ydintoimintaa Yhteistyö, roolit ja vastuut tukitoimintojen välillä ( HR, ICT ja CRE ) Organisaation nykytilan tunnistaminen ja tavoitetason asettaminen Tietotyön rooli visiossa, strategiassa ja toiminnassa Työkulttuurin ja työympäristöjohtamisen kehitysvaiheen tunnistaminen Tavoitteiden asettaminen tietotyön suorituskyvyn ja työympäristöjohtamisen kehittämiselle Tukitoimintojen yhteistyö Kuva 13. Klinikan suositukset - 23 -

Klinikan suositukset, näkökulmia ja käytännön esimerkkejä 1. Tunnista organisaation nykytila ja aseta tavoitetaso Tietotyön rooli visiossa, strategiassa ja toiminnassa Tietotyön suorituskyvyn nykytila ja työn tekemisen tapojen kehittäminen Työkulttuurin ja työympäristöjohtamisen kehitysvaiheen tunnistaminen Tavoitteiden asettaminen tietotyön suorituskyvyn kehittämiselle Tavoitteiden asettaminen työympäristöjohtamisen kehittämiselle Yhteinen kieli, käsitteet ja viitekehys kaikille organisaatiotasoille (kovat ja pehmeät argumentit) Organisaation arvonmuodostuksen hahmottaminen ja arviointi Miten tietotyö tuottaa/ei tuota arvoa nyt/tulevaisuudessa - Myyttekö aikaa vai arvoa? Nykyiset tietotyötavat, resurssit ja asiakasarvon muodostuminen Hukan/vapautuvan ajan t unnistaminen Jos työympäristöjohtamisen nykytila on organisaatiolle epätyydyttävä, aloita hyvin suunnitelluista kokeiluista, älä 20 vuoden toimintasuunnitelmasta. 2. Suunnittele ja organisoi työympäristöjohtamisen kehittäminen Suunnitelma työympäristöjohtamisen kehittämiseksi Tukitoimintojen yhdensuuntaistaminen ja työympäristöjohtamisen integroiminen osaksi ydintoimintaa Kytkentä ydintoimintaan ja tulosmittareihin kaikilla tasoilla Yhteistyö, roolit ja vastuut tukitoimintojen välillä (HR, ICT ja CREM) Työympäristöjohtamisen tilan seuraaminen Pois siiloajattelusta. Johtoryhmä johtaa, jonkun tulee ottaa vastuu Kytkentä organisaation johtamiseen - johtoryhmätason edustus, ei vain sponsori Työympäristöjohtajan nimittäminen johtamaan kokonaisuutta Työympäristöjohtamisen (HR, ICT ja CREM) yhteistyöforum Ei vain kehittämistä/projekteja, vaan kokonaisvaltaista työympäristöjohtamista Kokemukset ja niiden seuranta - 24 -

3. Kokoa suorituskyvyn mittaristo työympäristöjohtamisen työvälineeksi Tietotyön suorituskyvyn mittarit (resurssit, prosessit, tulokset, aika) (LIITE 3) Resurssit ja niiden käyttö työprosesseissa (kovat ja pehmeät mittarit) Syy-seuraus-suhteet Kytkeytyminen toiminnan tulosmittareihin (esim. BSC) (LIITE 3) Tasapainotettu mittaristo sisältää resurssi- ja prosessimittareita työympäristön eri näkökulmista (psyko-sosiaalinen, digitaalinen, fyysinen) sekä tulosmittareita Miten saadaan vähemmillä resursseille enemmän tai parempaa? Pura työympäristöt (psyko-sosiaalinen, digitaalinen, fyysinen) resursseiksi ja niiden yhteisiksi prosesseiksi Hahmota kytkökset organisaation tavoitteisiin ja muuhun kehittämiseen Erityisesti prosessien ja johtamisen kehittäminen Konkreettisten mittareiden tunnistaminen ja testaaminen (HR, ICT ja CREM) Työympäristöjohtamisen ja tietotyön suorituskyvyn viitekehyksen huomioiminen Tietotyön tuottavuuden nousuun vaikuttavat tekijöiden ja havaintojen tunnistaminen Mittausvaiheiden tunnistaminen: Mikä muuttuu? Tietotyön BSC henkilöstölle (prosessit, asiakas-, talous- ja henkilöstönäkökulmat) Katso asiaa asiakkaan näkökulmasta! 4. Määritä toimenpiteet ja vastuut suorituskyvyn mittaamisessa Kokonaisvastuu yhdelle taholle (esim. työympäristöjohtaja) Mittaaminen, mittariston kehittäminen ja jalkauttaminen Vastuuhenkilöt mittariston eri osa-alueille Kokonaisuudesta vastaava taho laatii mittaamiselle kokonaissuunnitelman (ml. mittariston kokoaminen ja jalkauttaminen) Mittaamiselle tulee asettaa selkeät tavoitteet, minkä jälkeen vastuut voidaan määritellä Tulee varmistaa, että kaikki ymmärtävät, miksi ja miten mitataan ja kuka vastaa mistäkin Viestinnän rooli on tärkeä mittaamista suunniteltaessa, mittaristoa laadittaessa ja jalkauttaessa Kytkentä palkitsemiseen 5. Ota mittaristo käyttöön ja kehitä jatkuvasti Vaiheittaisilla tavoitteellisilla kokeiluilla kohti jatkuvasti kehittyviä prosesseja Yksittäisistä mittareista kohti tasapainotettua mittaristoa Oppiminen, kehittäminen ja jatkotoimenpiteet Kokeilemalla saavutat tuloksia. Mittaa oikeita asioita, vie käytäntöön vaikka pienissä osissa esim. mittari tai kokonaisuus kerrallaan. Ole rohkea ja innovatiivinen! Ei tarvitse lähteä korkealta ja kovaa. Tarvittaessa voi edetä yksi mittari kerrallaan, kunhan tieto kokonaisuudesta on olemassa. - 25 -

3.2 Työympäristöjohtamisella lisäarvoa ydintoiminnalle Työympäristön ja työn tekemisen tapojen jatkuva kehittäminen Tietotyön rooli visiossa, strategiassa ja toiminnassa Johtamismallien ja organisaatiokulttuurin kehittäminen Laaja-alainen ja organisoitu yhteistyö tukitoimintojen välillä Itsensä johtaminen korostuu yksilötasolla Tulokset välillisiä - konkreettisen hyödyn osoittaminen vaatii edistynyttä tapaa yhdistellä kovia ja pehmeitä mittareita Psyko-sosiaalisen, Digitaalisen ja Fyysisen työympäristön kyvykkyys Kustannussäästöt tilankäyttöä tehostamalla Kokemuksia ja tietoa monitilaympäristöistä kertynyt eri evoluution vaiheissa Euromääräinen hyöty helposti osoitettavissa Riskinä puutteellinen muutosjohtaminen Liiallisella tehostamisella voi olla negatiivinen vaikutus toimintaan ja henkilöstötyytyväisyyteen Tilojen tuki toiminnalle: tilankäyttö tarpeen ja tilanteen mukaan Tilakonseptin toimivuuden todentaminen ja kehittäminen Optimaalinen laatutaso, tyytyväisyys tiloihin ja palveluihin Kokemuksellisuus, brändi Kuva 14. Työympäristöjohtamisella lisäarvoa ydintoiminnalle 1. Organisaatiokulttuurin kehittyminen Vuorovaikutus yksilöiden, tiimien ja yksiköiden välillä Tiedon jakaminen ja hyödyntäminen Oppiminen, motivaatio ja tuottavuus 2. Tuki ydinprosessien kehittymiselle Muutoskyky ja uudistuminen 3. Työajan tehostuminen ja työtapaperusteisen hukan vähentäminen Vapautuva aika ja resurssit 4. Työtyytyväisyyden ja- hyvinvoinnin parantuminen Merkityksellisyys ja työn imu Sairaspoissaolojen väheneminen 5. Parempi työntekijäkuva ja osaajien rekrytoitavuus 6. Parempi asiakaskokemus ja tyytyväisyys 7. Parempi ydintoiminnan tulos - 26 -

4 Liitteet Liite 1: Klinikan tavoitteet ja toteutus Klinikkatoiminta tarjoaa yhteiselle kehittämiselle ratkaisu- ja kehitysalustan. Klinikalla edistetään toimeksiantajien, tilaajien, palvelu- ja ratkaisutoimittajien sekä muiden keskeisten tahojen avointa vuorovaikutusta ja etsitään yhdessä parhaita ratkaisuja. RAKLI toimii klinikan fasilitaattorina ja järjestää intressivapaan ympäristön käytäntöjen kehittämiselle. Klinikka koostuu kaikille avoimista aloitus- ja tulosseminaareista sekä osallistujille suunnatuista työpajoista. Klinikan tarkoituksena on yhdessä osallistujien kanssa kehittää esillä olevaa aihiota ja laatia suosituksia koko verkoston käyttöön. Tavoitteet 1. Yhteisen käsitteistön koostaminen ja vakiinnuttaminen (mm. tietotyö, suorituskyky) 2. Yhteisen viitekehyksen muodostaminen tietotyön suorituskyvyn mittaamiseksi Indikaattorit ja mittarit Suorituskyvyn optimointi ja hukan minimointi 3. Toimenpiteet suorituskyvyn mittaamiseen ja johtamiseen Nykyisten toimintojen roolit ja yhteistyö (ydintoiminta, HR, ICT, CREM, ym.) 4. Valmius viitekehyksen testaukselle ja käytäntöön soveltamiselle Osallistujat Tämän klinikan osallistujina olivat toimeksiantajataho Senaatti-kiinteistöjen lisäksi Helsingin yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto, Aalto-yliopisto, Aalto-yliopisto/ACRE, SOK, Turun Teknologiakiinteistöt, Helen Sähköverkko Oy, Nokia Oyj, Helsingin kaupunki, Elisa Oyj, Nordea Oyj, Fortum Oyj, UPM, Posti Kiinteistöt Oy, ISS Palvelut Oy, Rapal, Workspace, KTI, KVA Arkkitehdit, YIT Rakennus Oy ja Urban Mill. Lisäksi alustajina seminaareissa ja työpajoissa toimi joukko muita asiantuntijoita. Osallistujat on esitelty tarkemmin liitteessä 6. Työpajat Klinikka aloitettiin syyskuussa 2015 kaikille avoimella aloitusseminaarilla. Varsinainen työskentely tapahtui viidessä osallistujille suunnatussa työpajassa. Klinikan tulokset käytiin läpi kaikille avoimessa tulosseminaarissa joulukuussa 2015. Vuoden 2016 aikana järjestetään vielä klinikan osallistujille seurantapalaveri. Klinikan työprosessi ja aikataulu on kuvattu tarkemmin kuvassa 15. - 27 -

Kehittyvä tietotyö ja suorituskyky Tulosraportti Testaus ja soveltaminen käytäntöön 1. työpaja Aloitustilaisuus + aloitustyöpaja Organisaatioiden näkökulmia tietotyön murrokseen, strategiseen työympäristö-johtamiseen ja suorituskyvyn mittaamiseen Hankkeen tavoitteet ja toteutus 4. työpaja Suorituskyvyn mittaaminen ja johtaminen Roolit, vastuut ja toimenpiteet käytäntöön: - ydintoiminta, HR, ICT, CREM ja muut näkökulmat 3. työpaja Suorituskyvyn indikaattorit ja mittarit Suorituskyvyn optimointi ja hukan minimointi 2. työpaja Suorituskyvyn johtaminen Eri toimintojen roolit ja vastuut: - ydintoiminta, HR, ICT, CREM ja muut näkökulmat Tietotyön suorituskyky ja sen tekijät Käsitteet, haasteet, mahdollisuudet ja reunaehdot Tulosseminaari Alustavien tulosten esittely, arviointi ja jalostaminen, jatkotoimenpiteet Kuva 15. Klinikan vaiheistus Aloitustilaisuudessa avattiin organisaatioiden näkökulmia tietotyön murrokseen, strategiseen työympäristöjohtamiseen ja suorituskyvyn mittaamiseen. Lisäksi informoitiin sidosryhmiä klinikan tavoitteista ja toteutuksesta. Aloitustyöpajassa tarkennettiin klinikan kokonaisuutta, pohdittiin keskeisiä käsitteitä ja määritelmiä sekä kuultiin osallistujien odotuksia klinikalle. Ensimmäisessä työpajassa käsiteltiin tietotyön suorituskykyä ja sen viitekehystä (resurssit, prosessit, tulokset). Lisäksi käytiin läpi kokonaisuuteen liittyviä haasteita, mahdollisuuksia ja reunaehtoja. Työpajassa kerättiin myös yritysten olemassa olevia mittareita tietotyön suorituskykymittariston kehittämisen pohjaksi. Toisessa työpajassa keskityttiin suorituskyvyn johtamiseen, jota tarkasteltiin eri toimintojen roolien ja vastuiden kannalta (ylin johto, ydintoiminta, HR, ICT, CREM ja muut näkökulmat). Työpajassa jalostettiin ensimmäisen työpajan tuloksista koottua viitekehystä sekä viitekehykseen pohjautuvaa tietotyön suorituskyvyn mittaristoa. Kolmannessa työpajassa syvennyttiin tarkemmin mittaristoon ja jatkettiin edellisessä työpajassa saatujen tulosten pohjalta mittariston rakentamista. Neljännessä työpajassa jatkettiin mittariston kehittämistä ja mietittiin mittareiden omistajuutta sekä suunniteltiin mittariston jalkauttamista. Lisäksi osallistujat pohtivat jatkotoimenpiteitä oman organisaationsa näkökulmasta. Tulosseminaarissa esiteltiin tietotyön suorituskyvyn viitekehys, sen näkökulmat ja ulottuvuudet sekä esimerkinomaisesti eri osa-alueiden mittareista koostuva viitekehykseen pohjautuva mittaristo. Tulosseminaarin jälkeen pidettiin vielä osallistujille tulostyöpaja, jossa käsiteltiin strategisen työympäristömuutoksen kehitysvaiheita ja klinikan alustavia suosituksia. - 28 -

Työpajojen videointi Työpajat videoitiin. Videoinnin tarkoituksena oli kerätä tietoa klinikkatyöskentelyn parantamiseksi sekä osaksi väitöskirjatutkimusta. Tallenteita käytettiin muistiinpanoina raporttia laadittaessa. Sekä kuvauksesta että tallenteiden käytöstä ilmoitettiin osallistujille työpajan alussa. Jokaisessa työpajassa kuvattiin ryhmätöiden ajan kahta ryhmää kahdella paikallaan olevalla kameralla. Lisäksi oli kaksi nauhuria, joilla nauhoitettiin kahden eri ryhmän ryhmätyökeskusteluita ja liikkuva kamera, jolla kuvattiin lyhyitä pätkiä muiden ryhmien työskentelystä. Liite 2: RAKLIn murroskartta - 29 -

Liite 3 Esimerkkejä tietotyön suorituskyvyn ulottuvuuksien mittareista Resurssit Prosessi/työtavat Psyko-sosiaalinen Yksilölliset taidot, piirteet ja taipumukset (HR) Osaamisresurssit, koulutus, rekrytoinnit Mittarit osittain olemassa Työkyky (työterveys/ylin johto) Tietotyöläisen työkyky, kaiken perusta, myös psyykkinen työkyky Sairaspoissaolo kuvaa työkykyä vain osin Käytettävissä olevat resurssit/yhteisten resurssien määrä Kaikki (yksilö, tiimi, organisaatio), resurssien oikea mitoitus/ riittävyys Itsensä johtaminen ja mittaaminen Työhyvinvointi, tyytyväisyys, into/motivaatio, flow, ilmapiiri, tiimiytymisen tunne (CEO, HR, ICT, CREM, viestintä) Organisaatiokulttuuri, johtaminen, tilat, työkalut, osaaminen, kokeilukulttuuri Sitoutuminen työhön, yritykseen Työvälineiden toimivuus: fyysinen, digitaalinen prosessien toimivuus, innovaatiot Kyvykkyys työvälineiden käyttämiseen Onko henkilökunta yhteisessä flow-tilassa vai ei, keskeytykset Uskon/hypen osuus, ilmapiiri, draivi onnistutaanko niillä keinoilla, joihin uskotaan? Kokoavia mittareita: Smart-WOW tunnusluku tietotyön suorituskyvylle (itsearvio) Voimavaraindeksi Yksilöt tekevät yhteistä työtä (ylempi johto) Verkottunutta yhteistyötä Kuinka paljon eri yksiköt tekevät yhteisissä projekteissa (toistensa projekteissa yhteistyötä) Välillisesti myös mittari kiireestä/stressistä Vuorovaikutus (Työympäristöjohtaja +HR, ICT, RE, viestintä) Vuorovaikutus, yhteistyö, innovointi (yksilöiden, tiimien, verkoston välillä) Mutu-mittareita on, vaativat jatkokehitystä Vuorovaikutuksen ja yhteistyön laatu Kokemus yhteistyön sujuvuudesta Sisäisen työprosessin sujuvuus/tehokkuus Digitaalinen ICT-ympäristö ja käytettävissä olevat välineet (ICT) ICT-tuki ICT-osaaminen Oikeat käyttötavat Tietovarannon hyödyntäminen ICT-kustannukset Tietotyövälineiden käyttö (ICT) Tietotyövälineiden käytön määrä, välineiden oikeellisuus ja oikeat käyttötavat Yhteiskäyttöisten työkalujen käyttöaste, aktiivisuus Kysely osaamisesta, toimivuudesta ja tyytyväisyydestä Kokonaistehokkuus/panos Sähköisten kanavien käytön jakauma (CIO) Raadollisesti: sähköpostin määrän vähentämistä tiedonsiirron sujuvuus ja tiedon läpimenoaika, paljonko viestinnässä on viestiä putkessa Mittarimetodiikat olemassa Yhteistyö, tiedon ja osaamisen jakaminen ja jalostaminen (ICT) Datamassan hyödyntäminen, tiedon jakaminen Sulava Action Enginellä voidaan saada nykytila-analyysi Fyysinen Tilatehokkuus (RE) Nimellinen hlö/m² Käyttöaste (RE) Tilaresurssien käyttöaste Mittari on olemassa, mutta mittaustekniikat kehittymässä Tilojen muuntojoustavuus Toiminta ja toimintaympäristökustannukset Tilakustannukset Sisäilma, aistien tuki, empaattisuus ja vuorovaikutus (RE) Kuinka hyvin eri työmaaolot ja tilat tukevat tekemistä Mahdollisuus yksilökohtaisiin asetuksiin energiatason ja tehtävän mukaan Design/brändi (RE) Tilojen laatu, eri tilatyyppien saatavuus, vastaavuus toiminnantarpeisiin, toiveet vs. suunnittelupolitiikan noudattaminen Tilan käyttö, tilojen toimivuus (Työympäristöjohtaja) Käyttöasteet, neliöt/henkilö Onko oikea määrä eri tilatyyppejä (m², lkm) saadaan myös työkalu suunnitteluun Työpisteiden ja muiden tilojen käyttöasteet (voidaan havainnoida, sensoroida) Työympäristön käyttöönoton (tavoitellun toimintakulttuurin) onnistuminen monitilassa, moodien mittaus Tilojen käyttö ja osaaminen Tyytyväisyys tiloihin (Työympäristöjohtaja) Henkilöstön tyytyväisyys fyysiseen työympäristöön Tilakonseptin (esim. monitila) käyttöönotto ja omaksuminen korrelaatio ydintoiminnan tulokseen ( ) Kiinteistö/tilanhallinnan onnistuminen - 30 -