1 (5) TARJOUSPYYNTÖ PERUNASTA JA JUUREKSISTA SEKÄ TUOREVIHANNEKSISTA JA HEDELMISTÄ Äänekosken kaupunki pyytää tarjoustanne. Tuoteryhmä Perunat ja juurekset Tuorevihannekset ja hedelmät Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Hankintakausi 1.9.2013 31.8.2014. Perunan ja juuresten sekä tuorevihannesten ja hedelmien toimittaminen Äänekosken kaupungin ruokapalveluja tuottaville laitoksille Konginkankaalla, Suolahdessa, Äänekoskella ja sen viheralueilla. Hankintayksikkö Hankintamuoto Äänekosken kaupunki, ruokapalvelut. Avoin menettely, jolla perustetaan puitejärjestely: kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa 15.5.2013. Tarjous Kaikilta osiltaan suomenkielisestä tarjouksesta, joka tulee tehdä tämän tarjouspyynnön mukana olevaan liitteeseen, tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, ja allekirjoitus. Liitteessä ilmoitetut kulutusmäärät ovat arvioita. Toteutuvat määrät saattavat tarpeen ja kulutuksen mukaan poiketa arvioista. Tarjouksessa tulee olla tarjoajasta ja hänen toiminnastaan sekä referensseistään lyhyehkö kuvaus. Tarjouksessa tulee ilmoittaa perunoiden lajiketiedot (3 lajiketta). Kuoritun perunan osalta on ilmoitettava lajike käyttötarkoituksen mukaan. Tarjottujen tuotteiden tulee olla I-laatuluokan täyttävä. Tuotteissa ei saa olla geenimuunneltuja ainesosia. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Hinnat Tarjoushinta/kg sekä kokonaismäärän hinta on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Kuljetuskulut ja kuljetuksessa tarvittavat välineet sisältyvät hintoihin. Käsittely-, toimitus-, laskutus- yms. maksuja tai lisiä ei hyväksytä.
2 (5) Toteutuvien määrien poikkeamiset arvioiduista kulutusmääristä eivät oikeuta yksikköhintojen muutoksiin. Hintojen muutokset Osatarjous Hintoja ei muuteta hankintakaudella. Perunoista ja juureksista voidaan tehdä osatarjous. Vaihtoehtoinen tarjous Ei hyväksytä. Tuorevihanneksista ja hedelmistä voidaan tehdä osatarjous. Alihankkijoiden käyttö Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita. Tarjoaja ei voi siirtää suoritusta kokonaisuudessaan alihankkijalle. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden Y- tunnukset on ilmoitettava. Toimitusehto Tuotteet on toimitettava tarjouspyynnön liitteessä sanotun mukaisesti. Toimitusehto on TOP kaupungin laitokset FIN01. Mikäli tarjoaja ei pysty toimittamaan tuotteita jokaiseen liitteessä sanottuun kohteeseen pyydettyinä toimituskertoina, on tarjouksessa on ilmoitettava kohteet, joihin tuotteita ei toimiteta. Maksuehto Laskutus Maksuaika 21 pv netto. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Puitejärjestelyyn valitaan tarjoajat niin, että kullekin keittiölle saadaan toiminnan kannalta soveliaat toimituspäivät ja pakkausmuodot (esim. juhlapyhät, koulujen loma-ajat tai keittiön sijainti eivät saa vaikuttaa heikentävästi niiden keittiöiden toimintaan, jotka toimivat vuoden jokaisena päivänä). Tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi).
3 (5) Tarjoajan tulee esittää hyväksytty omavalvontasuunnitelma. Tarjoajan tulee esittää selvitys kuljetuskaluston määrästä ja laadusta ja kuljetusjärjestelyistä. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä kaikki tarjoukset tai keskeyttää hankinnan. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: 1. Veroviranomaisen todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 3. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka koskee tarjottuja palveluja. 4. Selvitys tarjoajan kuljetusjärjestelyistä ja logistiikasta. 5. Selvitys tarjoajan laatujärjestelmästä. 6. Selvitys tarjoajan omavalvonnasta. Arviointi 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
4 (5) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Hankintapäätöksen tekemisen perusteet Tarkistetaan, että 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset; esimerkiksi se on annettu määräajassa. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. Puitejärjestelyyn valitaan tarjousten edullisimman kokonaishinnan perusteella kolme toimittajaa, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän. Ensisijaiseksi toimittajaksi valitaan toimittaja, joka pystyy toimittamaan kaikkiin kohteisiin haluttuina toimituskertoina pyydettyjä tuotteita. Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus kaupungin ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimuksen purkaminen Hankintasopimuksen irtisanominen Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että tähän hankintaan liittyvien sopimusten sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle. Hankintasopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintayksikkö voi sanoa hankintasopimuksen irti kahden (2) kuukauden irtisanomisajalla sopimuskauden aikana ilman korvauksia, mikäli hankintayksikkö ei ole tyytyväinen tuotteiden ominaisuuksiin tai toimittajan toimintatapoihin. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Tarvittaessa asiakirjat ovat kirjallisesta pyynnöstä erikseen sovittavana ajankohtana nähtävissä hankintayksikössä.
5 (5) Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa 31.10.2013 saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään 10.6.2013 klo 12.00 suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Perunat ja juurekset 2013-2014" osoitteella Äänekosken kaupunki, Ruokapalvelut, Pl 24, 44101 Äänekoski. Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteeseen kirjaamo@aanekoski.fi. Sähköpostin tunnukseksi on merkittävä Tarjous: Perunat ja juurekset 2013-2014. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään 24.5.2013 sähköpostitse osoitteeseen raija.sallinen@aanekoski.fi. Puhelimitse lisätietoja ei anneta. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään 29.5.2013 internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/julkiset hankinnat. Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaistakaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski 15.5.2013 Äänekosken kaupunki, ruokapalvelut Va. ruokapalvelupäällikkö Raija Sällinen Liite Tarjouslomakkeet Keittiöt ja yhteystiedot Hankintasopimusluonnos