1 RANUAN KUNTA Aapiskuja 6B 97700 RANUA 040-8670200 FAX 016-354160 TARJOUSPYYNTÖ TARJOUSPYYNTÖ RANUAN KIRKONKYLÄN KOULUN IRTOKALUSTEISTA Ranualla on aloitettu Kirkonkylänkoulun saneeraus talvella 2014. Keittiö ja ruokala otetaan käyttöön 7.1.2015, osa opetustiloista otetaan käyttöön 9.3.2015, osa opetustiloista sekä hallintotilat otetaan käyttöön 26.11.2015 alkaen. Koulussa toimivat luokat 1 5 sekä aamu- ja iltapäiväkerho. Ranuan kunta pyytää tarjoustanne seuraavasti: 1 Tilaaja Ranuan kunta Tekninen osasto Aapiskuja 6 B 97700 Ranua Yhteyshenkilö Asiantuntija Rehtori Tekninen johtaja Kyösti Kilpivaara Veli Saarijärvi Kirkonkylän koulu Aapiskuja 6 B 040-7176597 040-6722303 etunimi.sukunimi@ranua.fi etunimi.sukunimi@ranua.fi 2 Hankinnan kohde Kilpailutus koskee Ranuan Kirkonkylän koululle hankittavia tarjouspyynnön liitteen (liite 1) mukaisia opetus- ja hallintotilojen irtokalusteita. Osoite: Ranuan kirkonkylän koulu, Aapiskuja 6C, 97700 Ranua 3 Sopimuskausi Kyseessä on kertahankinta. 4 Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa voimassaolevaa lainsäädäntöä. Kyseessä on hankintalain mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinta suoritetaan käyttämällä avointa hankintamenettelyä. Hankinnasta on tehty hankintailmoitus HILMA palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa sähköisessä muodossa Ranuan kunnan verkkosivuilla osoitteessa: http://www.ranua.fi/etusivu/palveluhakemisto/ranua-info/avoimethankinnat
2 5 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen seuraavat selvitykset: 1. Kaupparekisteriote 2. Verovelkatodistus 3. Todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista Todistukset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittavien selvitysten puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain 53 :n ja 54 :n mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. 6 Hankinnan kuvaus ja ehdottomat vaatimukset 7 Hinnat ja hinnoitteluperusteet Tarjouspyyntö koskee Kirkonkylän koululle hankittavia tarjouspyynnön liitteessä 1 mainittuja tai teknisiltä ominaisuuksiltaan vastaavia opetustilojen ja hallintotilojen peruskalusteita sekä muita kalusteita. Tarjottavien kalusteiden tulee olla julkisena tilana toimivan koulun käyttöön suunniteltuja, ellei liitteessä muuta mainita. Kalusteiden ja niissä käytettävien pinnoitteiden tulee olla turvallisia käyttää kouluympäristössä. Kalusteiden tulee täyttää voimassa olevat SFS EN ja ISO standardeissa määritellyt tai vastaavat laatu ja turvallisuusvaatimukset. Liitteissä 1 (kalusteluettelo) ja 2 (laatukriteerit) on esitetty vaadittavat ominaisuudet ja laatukriteerit. Liitteet 3-5 (kalusteluettelo tiloittain ja toimitusajankohdittain) ovat apuluetteloita tarjouksen suunnittelun avuksi. Tarjouksen mukana on toimitettava kattavat tuotetiedot ja kuvat kalusteista. Tarjouspyynnön liitteeseen 1 on merkittävä sivunumero kuvastosta tai muusta esitteestä, jossa tarjotun tuotteen tekniset ominaisuudet ilmenevät. Tilaaja varaa oikeuden tutustua tarjottuihin tuotteisiin tuotteiden ehdottomien vaatimusten todentamiseksi. Tilaaja varaa oikeuden pyytää laadun arvioimiseksi vaadittavia lisäselvityksiä. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 1. Tarjoajan on esitettävä tarjouksensa hintatiedot arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina. Hinnat tulee esittää euromääräisenä kahden (2) desimaalin tarkkuudella.
3 8 Laskutus ja maksuehdot Tarjouksessa esitettyihin hintoihin on sisällytettävä kaikki tilaajalle hankinnasta aihetuvat kustannukset. Toimittajalla ei ole oikeutta periä mitään muita kustannuksia kuten pientoimitus- tai laskutuslisiä. Tarjouksen maksuehdon on oltava vähintään 21 pv netto laskun päiväyksestä. Laskutuslisää ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Kun tavara on hyväksytysti vastaanotettu, lasku tulee toimittaa osoitteella: Ranuan kunta Tekninen osasto PL 1560 01051 LASKUT Viitteenä "Kirkonkylän koulun kalusteet 2014" Ranuan kunnalla on käytössä sähköinen laskutus. 9 Toimitusehto Kalusteet on toimitettava rahtivapaasti niille osoitettuun huonetilaan käyttökuntoon asennettuina (valmiiksi koottuina tai paikan päällä koottuna). Toimittajan on tehtävä tarvittavat kiinteistön tai irtaimiston suojaukset. Toimittajan on huolehdittava kustannuksellaan pakkausjätteiden pois kuljettaminen. Toimittaja vastaa kuljetusvakuutuksista ja kuljetuksen aikana sattuneista mahdollisista vaurioista ja vahingoista. Edellä luetellut toimitusehdot on sisällyttävä tarjottuihin hintoihin. Kalusteiden toimituslistan tulee sisältää toimitetut tuotteet ja määrät. Toimituslistaa käytetään tarkistuslistana vastaanottotarkastuksessa ja se liitetään tarkastuspöytäkirjaan. 10 Toimitusaika Hankittavat kalusteet on toimitettava ruokalan/ruokasalin kalusteiden osalta joulukuussa 2014 (liite 3), kuitenkin viimeistään 31.12.2014, opetustilojen (A-osa) osalta helmi-maaliskuussa 2015, kuitenkin viimeistään 5.3.2015 (liite 4) sekä hallinto- ja opetustilojen (osa B) osalta v. 2015 viikolla 42 (liite 5). Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sitoumuksensa toimitusaikaan. Tuotteiden tarkempi toimitusaika ja toimituksen yhteyshenkilö sovitaan tilauksen yhteydessä. Toimituksen tai sen osan viivästyessä tilauksen yhteydessä sovitusta ajasta, peritään viivästyksestä viivästyssakkoa 10 % kyseisen toimituserän arvonlisäverottomasta kauppahinnasta jokaiselta alkavalta viivästysviikolta. Viivästyssakko vähennetään toimituserän laskun arvonlisäverottomasta loppusummasta.
4 11Takuuaika Tarjouksessa on ilmoitettava tarjottujen tuotteiden takuuehdot ja takuuajat. Takuuaika on oltava sama kaikilla ryhmään kuuluvilla tuotteilla. Takuun laajuus on oltava JYSE 2014 TAVARAT -sopimusehtojen kohtien 11.2. - 11.8. mukainen. 12 Hankinnan erityisehdot Kaikki tavarantoimittamiseen liittyvät palvelut on toimitettava suomen kielellä. Tarjous ja sen liitetiedot on laadittava suomen kielellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä aiheutuneista kustannuksista. 13 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksien tekeminen on mahdollista kalusteryhmittäin (ryhmät 1 9) sekä ryhmän 10 osalta tuotteittain. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden jakaa hankinta useamman tarjoajan kesken kokonais-taloudellisesti edullisimmalla tavalla. Muita osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 14 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä vastaanottopäivästä laskettuna. 15 Sopimusehdot Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat), siltä osin kuin tarjouspyynnössä ei toisin mainita. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. 16 Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuu määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan. Tarjousasiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asianosaisilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousasiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisistä liike- ja ammattisalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.
5 Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali toimittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite merkinnällä LIIKESALAISUUS. Hinta ei ole liike- tai ammattisalaisuus. 17 Tarjouksen sisältö Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 1. Tarjoajan esittely tarjoajan lyhyt yleiskuvaus / toiminta-ajatus tarjouksen yhteyshenkilö yhteystietoineen tavarantoimittajan vastuuhenkilö yhteystietoineen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan toimittaa 2. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot Tarjoajan tulee esittää tarjouspyynnön kohdassa 5 tarjoajan soveltuvuudelle asetettujen vaatimusten todentamiseksi mainitut selvitykset / todistukset. 3. Tavarantoimittamiselle asetettujen ehdottomien vaatimusten täyttyminen (tarjouspyynnön kohdan 6 mukaisesti). 4. Tarjouksen hintatiedot tarjouksen hintatiedot ilmoitetaan tarjouspyynnön kohdan 7 mukaisesti tarjouspyynnön liitteellä 1 hintojen sitovuuden hyväksyminen tarjouspyynnön kohdan 8 mukaisesti 5. Hyväksyminen tarjouspyynnön kohdissa 8 15 esitettyihin ehtoihin Tarjouksessa on ilmoitettava tarjottujen tuotteiden takuuehdot ja takuuajat. 6. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen tarjouspyynnön kohdan 16 mukaisesti ilmoitettuna 7. Muu mahdollinen informaatio 8. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus 18 Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella Tilaaja varaa mahdollisuuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista.
6 18.1 Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen Tarkistetaan, että tarjoajat täyttävät tarjoajan soveltuvuudelle asetetut ehdot. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. 18.2 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. 18.3 Tarjousten hintavertailu 19 Hankinnan valintaperuste Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajan kelpoisuudelle asetetut ehdot ja ovat tarjouspyynnön ehtojen mukaisia, hyväksytään hintavertailuun. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinta on 60 %, takuu 10 % sekä laatu ja soveltuvuus 30 %. Vertailuhinta (kokonaishinta) maksimi 60 pistettä Vertailuhinnalla tarkoitetaan yhteenlaskettua kokonaishintaa tai osion yhteishintaa, joka koostuu tuotteille annetuista yksikköhinnoista. Halvin hinta saa 60 pistettä. Muiden tarjousten pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan (halvin tarjous jaetaan tarjoajan vertailuhinnalla ja kerrotaan 60:llä). Osion 10 osalta vertailuhinta on kunkin tuotteen/tuoteryhmän hankintamäärän mukainen hinta. Takuu, maksimi 10 pistettä 5 vuotta tai yli 10 pistettä 4 vuotta 7 pistettä 3 vuotta 3 pistettä alle 3 vuotta 0 pistettä Laatu ja soveltuvuuskriteerit, maksimi 30 pistettä. Tuotteiden tulee soveltua erikokoisille ja ikäisille kouluympäristön kovaan käyttöön Tuotteiden tulee olla yksityiskohdiltaan ja viimeistelytasoltaan laadukkaita Tuotteisiin on tarvittaessa (takuuajan umpeuduttuakin) saatavilla varaosia 10 pistettä 5 pistettä 10 pistettä
7 Tuotteita voidaan jossain määrin korjata 5 pistettä Maksimipistemäärä on 100 pistettä. Toimittajaksi valitaan eniten pisteitä saanut tarjoaja. 20 Hankintapäätöksen täytäntöönpano Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, hankintalain mukaisesti. Tämän kilpailutuksen hankintapäätöksen tekee Ranuan kunnan tekninen lautakunta. Hankinnasta solmitaan kirjallinen hankintasopimus valitun tavarantoimittajan kanssa. 21 Tilausmäärät Arvioidut tilausmäärät ilmenevät liitteenä olevasta kalusteluettelosta. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin ja pidättää oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. Tilaaja pidättää myös oikeuden vähäisiin mitallisiin muutoksiin. 22 Lisätietojen pyytäminen Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat yksilöidyt tiedustelut tulee toimittaa 3.10.2014 mennessä sähköpostiosoitteeseen: raija.niemi@ranua.fi Tiedusteluihin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite: Tiedustelu 2014/Kirkonkylän koulun irtokalustehankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tilaaja julkaisee vastaukset esitettyihin kysymyksiin keskitetysti yhdellä kertaa viimeistään 6.10.2014 internet -osoitteessa: http://www.ranua.fi/etusivu/palveluhakemisto/ranua-info/avoimethankinnat. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin puhelimitse. 23 Tarjousten jättäminen Suljettujen, kirjallisten tai sähköisten ja suomenkielisten tarjousasiakirjojen tulee olla perillä viimeistään perjantaihin 20.10.2014
8 klo 13.00 mennessä osoitteessa: Ranuan kunta Tekninen toimi Aapiskuja 6 B 97700 Ranua tai sähköpostilla osoitteessa: tarjoukset@ranua.fi Tarjouskuoreen on merkittävä lähettäjän tiedot sekä tunnus "Ranuan Kirkonkylän koulun irtokalusteet 2014". Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Sähköpostilla lähetettyjen tarjousten tulee olla tarjouksenpyytäjän käytettävissä määräaikaan mennessä. 23 Allekirjoitus ja päiväys Liitteet: Ranualla 19.9.2014 Veli Saarijärvi Veli Saarijärvi Tekninen johtaja 1. Kalusteliite 2. Laatukriteerit 3. Kalustoluettelo tiloittain, ensimmäinen toimituserä (viimeistään 31.12.2014) 4. Kalustoluettelo tiloittain, toinen toimituserä (viimeistään 5.3.2015) 5. Kalustoluettelo tiloittain, kolmas toimituserä (viimeistään v. 2015 viikolla 42) 6. Pohjapiirustukset