Integrated Management System www.ims.fi, Ossi Ritola
Mitä prosessien tunnistaminen on? Löydämme ja ryhmittelemme organisaation toistettavat työnkulut optimaalisimmalla tavalla organisaation tulevaisuuden aikomusten ja asiakkaiden tarpeiden kannalta nykyiset toimintavavat huomioiden. Laadimme työn tuloksena prosessikartan ja prosessipuun 2
Mihin prosessit liittyvät? JOHTAMINEN toiminnan suunnittelu ja ohjaus viestintä TEKEMINEN? TUKEMINEN henkilöstöhallinto tiedonhallinta hankinta taloushallinto 3
Mihin ydin tekeminen yleensä liittyy? Asiakkuuksien hallinta asiakkaan mielenkiinnon herättäminen tilausten hankinta asiakkuuksien hoitaminen Palvelujen ja tuotteiden tuottaminen Palvelujen ja tuotteiden kehittäminen 4
Miten prosessit muuntuvat? Miten luulette sen olevan... Miten se todella on... Miten sen tulisi olla... Määrittelee kehittämistarpeet Luo uuden toimintamallin 5
Vain kaikkein tärkeimmät prosessit kuvataan Kuvatut prosessit Tunnistetut prosessit Tekeminen, joka kuvataan toimintaja työohjeina ja liitetään prosesseihin 6
Mitkä ovat prosessin kuvaustasot? Arvoketju Omat, seudulliset, yksityiset ja kolmannen sektorin palvelun tuottajat Kunta tai kaupunki Asiakkaat ja käyttäjät Prosessikartta Tallennusrakennetta Prosessikaavio 8
Miksi prosessikuvauksia tarvitaan? Sovitaan toimintatavasta ja laitetaan se näkyviin Selvitetään vastuut Suunnitellaan varmistukset ennakolta työnkulkuun Sidotaan toimintaa ohjaava ja siitä syntyvä tiedonhallinta prosessiin Helpottaa toiminnan suunnittelua, organisointia ja muutosten hallintaa Luodaan perusta toiminnan arvioinnille, mittaamiselle ja parantamiselle Auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia 9
Mitä on pidettävä mielessä? Minne olemme menossa? Missä nyt olemme? Tarvittavat prosessien kehittäminen Mikä muuttuu? Miten toteutetaan? Kuka vastaa? Millä aikataululla? Minne emme ole menossa? 10
Organisaation kehitysvaiheet Toimialue tai yksikkökohtaiset toimintatavat Haasteena kokonaisuuden hallinta Pyrkimys yhteisiin toimintatapoihin Yhteiset toimintatavat ylittävät toimialue ja yksikkörajat 11
Julkishallinnon ongelmia prosessijohtamisessa Organisaatiorakenteet eivät tue prosessien mukaista toimintaa Kukaan ei vastaa prosessien johtamisesta poikkihallinnollisesti koko kunnan tasolla toimialan tasolla viraston tasolla vastuualueella Toimintatavat (tavoitteet, mittaaminen, palkitseminen ) eivät tue prosessien sujuvuutta 12
Kuka vastaa prosessien toiminnasta? Toimiala X Virasto A Toimiala Y Toimiala B Osasto 1 Osasto 2 Osasto 1 Osasto 2 Asiakas Virasto C Toimiala D Asiakas Osasto 1 Osasto 2 Osasto 1 Osasto 2 13
14 MITEN KUVATA PROSESSIT?
31 Qualitas Fennica Oy Kaikki osaavat tehdä yksinkertaisista asioista monimutkaisia Vain harvat osaavat tehdä monimutkaisista asioista yksinkertaisia 15
Prosessien kuvaustapa Ymmärrettävä, looginen ja ristiriidaton Kirjaa roolit ja vastuut vasemmalle Aika etenee vasemmalta oikealle 10 20 vaihetta per kaavio 16 Lyhyt, selkeä ja yksinkertainen
Prosessikaavion symbolit Ydinprosessi Avainprosessi Pääprosessi Valinta Tukiprosessi Asiakirja Prosessin alku Prosessin loppu Prosessilinkki Prosessivaihe eli toiminto Virta Yhdensuuntainen vuorovaikutteinen 17
Mitä hyvästä prosessikaaviosta tulisi käydä ilmi? 18 Nimi Tarkoitus Vastuut (omistaja, vaiheet) Lähtö- ja lopputilanne Asiakkaat ja sidosryhmät Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset Keskeiset resurssit Menestystekijät Mittarit Ohjaus- ja kehittämismenettely Rajapinnat Vaiheet Kriittiset ja tärkeät tekijät Ohjaavat tiedot Toiminnan tuloksena syntyvät jäljitettävät tiedot
22
23
24
Miten dokumentoida prosessi? Nimeä prosessi Luo prosessikartta Mallinna prosessi Määritä prosessin tekstitiedot Liitä ohjaavat asiakirjat, lomakkeet ja muut tiedot Tallenna syntyvät ja jäljitettävät tiedot 25
Miten palvelu, palveluprosessi ja palvelusopimus liittyvät toisiinsa? PALVELU tai TUOTE mitä? sisältö lopputulos PALVELUPROSESSI miten? toteutus ja tekeminen Kuntoutuspalvelu PALVELU- SOPIMUKSET Tilaaja Tuottaja hinta seuranta ja arviointi 26
27 IMS Business Solutions Oy
Mitä ovat Loimaan ammattija aikuisopiston prosessit? prosessikartta prosessipuu prosessiarkkitehtuuri Yhdessä: määritetään yhdessä prosessikartta ja prosessiarkkitehtuuri 28
Miten kuvata prosessit? aloitetaan jonkun valitun prosessin kuvaus Yhdessä: kuvataan prosessi mahdollisimman pitkälle 29
Ota yhteyttä! Lisätietoa saat www-sivuiltamme: www.ims.fi ossi.ritola@nic.fi, 0500-602922 liisamari.seppala@ims.fi, 044 335 6999 ari.laitinen@ims.fi, 044 275 4692 e-mail: info@ims.fi 30