Integrated Management System. Ossi Ritola

Transkriptio

1 Integrated Management System Ossi Ritola

2 2 IMS Business Solutions Oy

3 Mikä on toimintajärjestelmä? Yhdessä sovittu, paras tällä hetkellä tunnettu toimintatapojen kooste, jota jatkuvasti parannetaan tulosvetoisesti, herkällä asiakaskorvalla, palautteet ja arvioinnit hyödyntäen 3

4 Mitä kuuluu toimintajärjestelmään? Toimintakäsikirja avaa oven organisaation toimintatapoihin, soveltamiseen ja parantamiseen Asiakirjat ja ohjeet tukevat oikein tekemistä ja varmistavat toiminnan tason Palvelu- ja tuotantoprosessit vakioivat ja kehittävät toimintaa Organisaation ja toiminnan tasapainoiset mittarit ohjaavat tavoitteiden suunnassa Kyselyt, palautteet ja arviointien havainnot kirjataan, käsitellään ja hyödynnetään Toimintajärjestelmä 4 Haasteena on johtamis-, ohjaus- ja seurantajärjestelmien sekä organisaatiorakenteiden kehittäminen toimintamallia tukeviksi.

5 IMS -ratkaisu Kaikki tarvittava yhdestä paikasta 5

6 Mitä haetaan? Järjestystä arkeen Priorisointia kiireeseen Yhtenäisiä ja toistettavia toimintatapoja Läpinäkyvyyttä ja ohjausvaikutusta Tulevaisuuden suunnittelua ja ennakointia jatkuvien yllätysten sijasta Parempien käytäntöjen siirrettävyyttä Tehokkaampaa viestintää ja oppimista Parempaa ohjausta, seurantaa, tuloskuntoa ja vaikuttavuutta Enemmän kerralla oikein Ajan säästöä ja tehokkaampaa toimintaa Parempaa tuloskuntoa ja vaikuttavuutta 6

7 Miten toimintajärjestelmä toteuttaa strategiaa? Prosessit ja palvelut miten valittu? miten kuvattu ja määritetty? Tasapainoinen mittaristo mitä mitataan? tavoitearvot seuranta ja johtopäätökset Johtamiskäytännöt suunta ja aikomukset viestintä toimintasuunnitelmat kehittämisprojektit Toimintajärjestelmä = johtamisjärjestelmä Kyselyt, palautteet ja arvioinnit opiksi ottaminen tason nostaminen Resurssien kehittäminen henkilöstön ammatillinen osaaminen tilat, laitteet ja välineet 7

8 Qualitas Fennica Oy 90 IMS Business Solutions Oy Millainen voi olla järjestelmän runko? 1 Johtamiskäytännöt toiminnan esittely toiminnan organisointi toiminnan suunnittelu ja ohjaus toimintajärjestelmän hallinta seuranta, katselmukset ja parantaminen 2 Resurssien hallinta henkilöstö toimittajat, palvelun tuottajat ja kumppanit tilat, laitteet ja välineet tiedon hallinta 3 Palvelu- ja tuotantoprosessit 4 Tulokset, arvioinnit ja parantaminen palautteet, arvioinnit ja parantaminen toiminnan mittaus, tulosten analysointi ja johtopäätökset 8

9 Qualitas Fennica Oy 90 IMS Business Solutions Oy Esimerkki toimintajärjestelmän rungosta 1 Johtajuus 6 Asiakastulokset 2 Toimintaperiaatteet ja strategia 7 Henkilöstötulokset 3 Henkilöstö 4 Kumppanuudet ja resurssit VERKOSTO 8 Yhteiskunnalliset tulokset 5 Prosessit 9 Keskeiset suorituskykytulokset 9

10 IMS Business Solutions Oy 3 Esimerkki toimintajärjestelmän sisältörungosta 1. JOHTAMISKÄYTÄNTÖ 1.1 Toiminnan esittely (5.1, 5.2, 5.3) (4.1.2) (4.1) toiminta-ajatus ja visio tuotteet, palvelut ja toimintaympäristö tavoitteet ja strategiat arvot ja toiminnan periaatteet ulkoinen viestintä (7.2.3) (4.4.3) (4.3.3) 1.2 Toiminnan organisointi (5.5) (4.4.1) (4.3.1) vastuut, valtuudet ja keskinäiset suhteet sisäinen viestintä (5.5.3, 7.2.3) (4.4.3) (4.4.3) 1.3 Katselmukset, kartoitukset ja analyysit (4.3.1) (4.3.1) ympäristönäkökohtien tunnistaminen ja merkittävyyden arviointi vaarojen kartoitus ja riskien arviointi 1.4 Toiminnan suunnittelu ja ohjaus (5.4, 5.4.1, 5.4.2) (4.3.3, 4.3.4) (4.3.3, 4.3.4) strateginen suunnittelu ja päämäärät vuosisuunnitelma, tavoitteet ja toimintasuunnitelmat 1.5 Toimintajärjestelmän hallinta järjestelmän rakenne ja sisältö (4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4) (4.4.4, 4.4.5, 4.5.3), (4.4.4, 4.4.5, 4.5.3) asiakirjat ja tiedot lakisääteiset ja vaatimukset (4.3.2) (4.2.3) 1.6 Seuranta ja kokouskäytännöt (5.6) (4.6) (4.5) 2. RESURSSIEN HALLINTA 2.1 Henkilöstö (6.1, 6.2, 6.4) (4.4.2) (4.3.2) Koulutus, osaamisen, kehittäminen ja tietoisuus Suoritusten johtaminen (kehityskeskustelut, kannusteet ja palkkiot) Työympäristö ja hyvinvointi 2.2 Tilat, laitteet ja välineet (6.3, 7.6) 2.3 Toimittajat, palvelun tuottajat ja kumppanit ((7.4) (4.4.6) (4.4.6)) Arviointi ja valinta Suoritusten seuranta ja yhteistyön kehittäminen 2.4 Riskien hallinta (4.4.7) (4.3.7) Riskikartoitukset, analysointi ja eliminointi Suunnitelmat ja ennakointi 2.5 Tiedon hallinta (8.4) Toiminnassa tarvittavat tiedot ja suojaus Tietojärjestelmät Tavoitteet Päämäärät Johtajuus Prosessit Resurssit Mittaaminen, analysointi ja parantaminen Laatujärjestelmällä koordinoidaan ja johdetaan yrityksen toimintaa päämäärien saavuttamiseksi 3. PROSESSIEN HALLINTA 3.1 Ydinprosessit (7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 8.2.4, 4.5.2, 4.4.2) (4.4.6) (4.3.6) 3.2 Tukiprosessit 4 MITTAAMINEN, ANALYYSIT JA PARANTAMINEN 4.1 Mittaaminen ja toiminnan tulokset (8.2.1, 8.2.3, 8.2.4) (4.5.1) (4.4.1) tasapainoinen toiminnan mittaus 4.2 Kyselyt, palautteet ja arvioinnit sisäiset ja ympäristöarvioinnit, itsearviointi (8.2.2) (4.5.2) (4.4.4) palautteet, analyysit ja kehittämistoimet (8.3, 8.4, 8.5) (4.5.2, 4.5.4) (4.4.2) 4.3 Analyysit ja parantaminen (8.4, 8.5) Pää- ja tukiprosessit Organisaatiorakenne Henkilöt Työtilat Laitteet, työkalut, välineet Ohjelmistot

11 Kehittämisohjelman vaiheet Valmiudet ja käyttökoulutus Prosessien kuvaus ja dokumentit Prosessit, johtaminen ja resurssit Mittarit Palautteet Luodaan valmiudet ja rakenteet: toimintajärjestelmä rakenteet, mallit ja työpohjat toimintakäsikirja käyttäjähallinta Koulutetaan käyttäjät opitaan sovelluksen käyttö Kuvataan prosessit tunnistus prosessikartta prosessipuu kuvaus Perustetaan dokumenttien hallinta hakemistorakenne luonti Prosessien kuvaus jatkuu kuvaus jatkuu mittaus asiakirja ja mittarilinkit Johtamiskäytännöt Resurssien hallinta henkilöstö toimintaympäristö hankinnat tiedonhallinta Luodaan mittaristo mitattavat tekijät rakenne ja näkymät mittareiden luonti prosessilinkit yhteydet ja tiedonhaku muista järjestelmistä Luodaan kyselyjen, palautteiden ja arviointien tapahtuma- hallinta 11

12 Miten standardit tukevat kokonaisuutta? Tarpeet, aineet, materiaalit, tietoa, ongelmat Toimintajärjestelmä ISO 9001:2008 Tuotteet, palvelut, ratkaisut Vesi, ilma, energia ISO 14001:2004 Päästöt, jätteet, vaikutukset Laitteet, järjestelmät, henkilöstö, työympäristö OHSAS 18001:2007 Kartoitetut vaarat, arvioidut riskit, toimintaohjelmat, asenteet 12

13 Miten rakentaa järjestelmä? Kehitä hyvä toimintatapa Kirjoita se ylös Toimi sen mukaan 13

14 Miten järjestelmä toimii? Sano, mitä teet Tee, mitä sanot Todista se 14

15 Laadun portaat Johtamismalli Suunniteltua laadunhallintaa Ennakointia ja prosessien parantamishankkeita Tarkastamista Tulipalojen sammuttamista 15

16 Miten järjestelmä toimii rakentamisen ja kehittämisen alustana? Kuvaukset, mallit ja päivitykset Seuranta ja mittaus Kyselyt, palautteet, arvioinnit ja toimenpiteet Johtopäätökset ja suunnitelmat 16

17 Mitä ovat onnistuneen kehitysprojektin edellytykset? Laadi selkeä projektisuunnitelma, jonka vaihejakoa on helppo seurata ja ymmärtää. Kirjaa lopputulokselle selkeät johdon asettamat vaatimukset ja tavoitteet. Siirry isoista asioista pieniin Nimeä projektipäällikkö, jolla on johdon tuki, aikaa ja resurssit varattuna Varmista asiantuntijuus, kokemus ja tekniikan osaaminen niin, että toteutus on vain soveltavaa ideointia ja toteutusta vaille (työtä) Toteuta projekti laajoilla hartioilla. Mitoita kehitysryhmät kuitenkin oikein. Varmista osallistuvien ajankäyttö, tahto ja asenne Vedä projekti innostavasti ja jämäkästi. Muista luovuus, tilannetaju ja joustavuus Pohdi kannusteita ja palkitsemista Varaa ja käytä IMS asiakastukea, koulutusta ja workshop -päiviä 17

18 Mitä onnistuminen edellyttää? Strategiaa ja tavoitteita Tahtoa ja asennetta Tietoa, kokemusta ja osaamista Tekniikkaa Tulokset Ei mitään merkittävää todella tärkeissä asioissa Muut kiireet nousevat prioriteetissa korkeammalle, pieniä muutoksia, ei pysyviä vaikutuksia Ei päästä perusasioita pidemmälle Ei luoda mitään uutta, innovatiivista tai käyttöönotettavaa Sisällöstä teknisiin kysymyksiin Turhautuminen Hyödyt eivät leviä organisaatioon Kattavan, toimintaa ja johtamista tukevan, teknisesti helposti toteutettavan, sisällön toteuttamiseen keskittyvän järjestelmän rakentaminen

19 Miten syventää asiaa vaiheittain? Valmistelevat tehtävät: tiedon keruu Workshop päivät välitehtävien purku valmiudet, mallit ja rakenteet ratkaisujen pohdinta Välitehtävät: sisällön luonti ja kuvaukset 19

20 Miten organisoida kehitysprojekti? Toiminto 1 Kehitysryhmä Ohjausryhmä Projektipäällikkö Toiminto 2 Kehitysryhmä Toiminto 3 Kehitysryhmä 20

21 21 IMS Business Solutions Oy

22 Miksi prosessit? Korostaa kokonaisuuksien tarkastelua Mahdollistaa strategian käytäntöön viennin prosessien kautta 22

23 Miksi prosessikuvauksia tarvitaan? Sovitaan toimintatavasta ja laitetaan se näkyviin Selvitetään vastuut Suunnitellaan varmistukset ennakolta työnkulkuun Sidotaan toimintaa ohjaava ja siitä syntyvä tiedonhallinta prosessiin Helpottaa toiminnan suunnittelua, organisointia ja muutosten hallintaa Luodaan perusta toiminnan arvioinnille, mittaamiselle ja parantamiselle Auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia 23

24 Mikä on prosessilähtöisyyden tavoite? 24 Saada kaikki osalliset ymmärtämään kokonaisuus ja heidän osuutensa siinä

25 Mikä on johtamisen ja prosessin asiayhteys? Strategiat ja tavoitteet Johtaminen Tavoitteet ja ohjaus Mittarit ja seuranta tietoa P R O S E S S I 25

26 Miten prosessit näkyvät ja vaikuttavat? Prosessikartta Prosessiarkkitehtuuri Prosessikuvaukset Yritys Oy Ab Tavoitteet, mittarit ja seuranta 26

27 27 MITEN TUNNISTAA PROSESSIT?

28 Miten luoda prosessit? Tunnista prosessit, luo prosessikartta ja määritä prosessiarkkitehtuuri Kuvaa prosessit Liitä ohjeet prosesseihin Määritä prosessien mittarit ja liitä ne prosesseihin Aseta tavoitteet prosesseille Arvioi ja analysoi prosesseja tunnistaaksesi parantamiskohteita Paranna prosesseja suunnittelemalla ja toteuttamalla muutoksia parantamiskohteisiin 28

29 Miten dokumentoida prosessi? Nimeä prosessi Luo prosessikartta Mallinna prosessi Määritä prosessin tekstitiedot Liitä ohjaavat asiakirjat, lomakkeet ja muut tiedot Tallenna syntyvät ja jäljitettävät tiedot 29