Tarinasta toimintaan. Päivi Sutinen KT, palvelujen kehittämisjohtaja Kuntaliitto

Transkriptio

1 Tarinasta toimintaan Päivi Sutinen KT, palvelujen kehittämisjohtaja Kuntaliitto

2 Tulevaisuus

3 Kaupungin haasteita Asiakkaisiin liittyviä haasteita Väestön rakennemuutoksen vaikutukset palvelutarpeisiin Kasvavan moniarvoisuuden huomiointi toiminnassa Kulutus- ja asiointikäyttäytymisen monimuotoistuminen Toimintaympäristöön liittyviä haasteita Kestävyysvaje ja taloudellinen epävakaus Kuntarakenteen ja rahoituksen muutos Julkisten palvelujen ja niiden järjestämisen muutos Organisaation toimintaan liittyviä haasteita Työvoiman saatavuuden heikkeneminen ICT:n käytön laajentaminen ja monipuolistaminen Hallintoperustainen toimintamalli Toimintakulttuurin ja johtamisen muutos Tuottavuuden ja vaikuttavuuden parantaminen

4 Hallintoperustainen toimintamalli 4

5 Me tunnistamme muutostarpeen

6 Miksi tarvitaan uutta lähestymisotetta tulevaisuuteen? Tavoitteena taloudellisuus, tehokkuus, tuottavuus, vaikuttavuus, työhyvinvointi Toiminnan ja sen suuntaamisen hallinta tapahtuu prosessien ja toimintamallien kautta ja niitä kehittämällä Järjestelmähankinnat ei pystytä tekemään, koska toimintamalli epäselvä tehdään teknologia edellä tehdään kuvitteellisten toimintaprosessien perusteella Päivi Sutinen Oikea tieto Tietoperustainen johtaminen ja toiminnan ohjaaminen edellyttää tehokkaan ja luotettavan tiedon saantia sekä prosesseista että tuloksista. Kokonaisarkkitehtuuri Organisaation kokonaisarkkitehtuuri perustuu kuvattuihin ja käytössä oleviin toimintamalleihin ja niissä kuvattuihin prosesseihin. Organisaation toimintaarkkitehtuuri muodostuu yhteensopivista toimintamalleista

7 Tavoitetila Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon kehittämisen kokonaiskonsepti ; KV 2010 Espoon palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020 on asiakaslähtöinen palvelujärjestelmä, jossa keskeistä on palvelujen saatavuus ja esteetön saavutettavuus Jorma Valve 7

8 Me teemme tarinan

9 Mikä on Espoo-tarina? Espoo-tarina on v alkavan valtuustokauden strategia Se on nykyistä Espoo-strategiaa yksinkertaisempi selkeämpi ja suuntaa antavampi Espoo-tarina kertoo mistä olemme tulossa, mihin olemme menossa ja miten sinne päästään espoolaisista arvoista, asenteista, toimintakulttuurista ja yhteisistä tavoitteista

10 Espoo-tarina rakennetaan yhdessä Ideointi, vuosi 2012 Kaikille avoin verkkohaastattelu Ikäihmisille paperinen haastattelulomake palvelutaloissa ja seniorineuvonnassa Esikoululaisten Päivä kaupunginjohtajana -projekti Kaupunginjohtajan asukasillat Espoo-päivän työpajat Valtuustoseminaari : ideoinnin tulosten esittely Hiominen ja päättäminen, kevät 2013 Valtuustoseminaari Espoo-tarinan luonnoksen kommentointimahdollisuus verkossa huhtikuussa 2013 Kaupunginvaltuusto päättää Espoo-tarinasta

11 Espoo-tarina toteutetaan yhdessä Budjetointi, syksy 2013 vuoden 2014 talousarvio ja taloussuunnitelma laaditaan tarinan perusteella Tarinasta tavoitteet, syksy 2013 Vuoden 2014 tavoitteensa toimialat ja yksiköt johtavat omat tarinansa ja Espoo-tarinasta ja yhteisistä valtuustokauden tavoitteista Tarinasta toimintaan, kevät 2014 tarina viedään arjen työhön 11

12 Me johdamme

13 Johtajan puhe Tarina Johtaminen Tieto Asukkaat Suunta

14 Kaupunkistruktuurista palvelustruktuuriin Kaupunkikeskus Lähi- keskus Kaupunkikeskus Lähi- keskus Kaupunkikeskus Lähi- keskus Kaupunkikeskus Lähi- keskus Kaupunkikeskus Lähi- keskus

15 Me mallinnamme

16 Miten strategia ohjaa asemoitumista, toimintamalleja, toimintaa ja resursointia? MISSIO STRATEGIA VISIO Miten toimintaympäristö ja oma tilanne vaikuttaa? Missä on onnistuttava? LIIKETOIMINTAMALLIT Miten rahoitamme toimintamme? Missä palvelutuotannossa olemme mukana? TOIMINTAMALLIT Miten toimimme, mitä teemme itse, mitä ostamme? Miten kehitämme toimintaa? TOIMINTA A PROSESSIT Ydin-, ohjaus- ja tukiprosessit A RESURSOINTI Päivi Sutinen Henkilöstö Organisaatio Tilat Tieto Tietojärjestelmät Teknologia

17 17 Strategia ohjaa sekä kehittämistä että toimintaa 3. VISIO 4. Menestystekijät Avainkysymykset 2. NYKYTILA Vaikuttavuus Tulos 9. TOIMINTA Prosessit Resurssit Jatkuva parantaminen 1. MISSIO Asiakkaat Palvelut Arvot Toimintaympäristö 5. Strategiset päämäärät 6. Kriittiset menestystekijät 1. Miksi ja missä olemme olemassa? 2. Missä olemme nyt? 3. Minne tahdomme mennä? 4. Millä luomme kilpailuetua? 5. Missä tahdomme onnistua? 6. Missä on pakko onnistua? 7. Mitä on uudistettava? 8. Miten muutos käytäntöön? 9. Mitä teemme ja mitä saavutamme? 8. Vuotuiset tavoitteet 7. Kehittämisohjelmat Päivi Sutinen

18 Teknologianäkökulma Toimintanäkökulma Kokonaisarkkitehtuuri yhdistää toiminnan ja teknologian näkökulmat + Toiminta Tieto Järjestelmä Teknologia Kuva: Mukaellen Turun kaupungin IT-johtaja Jussi Vira Palvelut Asiakas Prosessit Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet Tietovirrat prosessien välillä Tiedon tuottamisessa käytettävät sovellukset Sovellusten väliset integraatiot Fyysinen teknologiainfrastruktuuri ja standardit, joiden varaan sovellukset ja niiden väliset integraatiot rakentuvat T O I M I N T A V E T O I N E N K E H I T T Ä M I N E N 18 E T E N E M I N E N

19 Kehittämisen toimintamalli Kehittämisen hallinta Taso 1 Toiminnan jatkuva parantaminen Linjajohtaminen Taso 2 Projektijohtaminen Taso 3 Ohjelmajohtaminen Päivi Sutinen

20 Me toimimme

21 Muutoshaaste Kriittinen menestystekijä Miten muutetaan johtaminen ja toiminta hallinnoinnista asiakasperustaisen toiminnan hallintaan? Päivi Sutinen 2. Prosessit 1. Palvelut 3. Asiakkaat

22 Tavoitetila 1. Palvelut 2. Prosessit Päivi Sutinen

23 Kokonaiskehittäminen Asiakkuudet ja palvelut Asiointi- ja palvelukanavat Asiakkuusavain Toimintamallit Prosessiavain 1. Palvelut 2. Prosessit Kehittämisohjelmat Resurssin kehittäminen Ohjelma- ja projektijohtamisen malli Resurssin kehittäminen Johtamisen kehittämisen malli Päivi Sutinen

24 Prosessiavain auttaa johtajaa prosessien tunnistamisessa ja kuvaamisessa Ohjausprosessit Yhteisöt Yhteisöt Yritykset Kuntalaiset ASIAKAS- TARVE Käyttäjä Ydinprosessit Asiakkuus/-hallinta -prosessi Tilaus/toimitusprosessi Palvelun tuotantoprosessi Yritykset Kuntalaiset ASIAKAS- VAIKUTUS Tukiprosessit

25 Asiakkuusavain Toiminta Asiakas Palvelut Prosessit Tieto Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet

26 HALLINTO HALLINTA

27 Olennaista ja kriittistä 1. Tosiasiaperustainen kuvaus 1. toiminnan aidosta nykytilasta 2. toiminnan aidosta tavoitetilasta 2. Sovitaan ja priorisoidaan kokonaisuudesta osiin 1. kuvaamisen tasosta ja toimitaan sopimuksen mukaisesti 2. kuvaamisjärjestyksestä ja toimitaan sopimuksen mukaisesti 3. Kuvataan vain niin syvälle kuin on tarpeen 1. ongelma- alueen ratkaisemiseksi 2. muutoksen toteuttamiseksi 3. tietojärjestelmän hankinnan vuoksi 27

28 Avainkysymykset 1. Mitkä ovat palvelumme? 2. Miten tuotamme palvelumme? 3. Miten palvelutuotantoamme ohjataan? 4. Miten palvelutuotantoamme tuetaan? 5. Miten ja kenelle kohdennamme toimintaa? 6. Mitä tietoa tarvitaan? Palvelukori, tuotteistetut palvelut Ydinprosessit Ohjausprosessit Tukiprosessit Asiakasprosessit Tietotarpeet, avoin data / suojattu data

29 Voiko kokonaisuutta hallita? Kaupunki toimintalähtöisenä ekosysteeminä 1. Prosessien tunnistaminen, kuvaaminen ja hallinta 2. Palvelujen tunnistaminen, kuvaaminen ja hallinta 3. Asiakkuuksien tunnistaminen, kuvaaminen ja hallinta 4. Johtamisen muutos ja hallinta 5. Kehittämistyön muutos ja hallinta Kaupunki toimijalähtöisenä palvelujen kehittäjänä 1. Palveluja kehitetään niiden kanssa, jotka sen parhaiten tuntevat: asiakas-työntekijä-kumppani dialogit 2. Kokonaisuutta kehitetään niiden kanssa, jotka sen parhaiten tuntevat: valtuutettu-johtaja-esimies dialogit

30 Eskarilainen kaupunginjohtajana "Auttaisin toisia, jos ne ei pääse jonnekin tai pääse mistään pois."

31 Toiminta ratkaisee