TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) Kielenkäännöspalveluiden hankinta Hankinnan kohde ja kuvaus Puitejärjestely Espoon kaupunki pyytää tarjousta kielenkäännöspalveluista. Kaupungin ulkoisten käännöspalvelujen tarve koskee kansainvälistä viestintää, matkailuviestintää ja kuntalaisviestintää eri maahanmuuttajakielillä. Lisäksi tilataan kuntalaisviestinnän käännöksiä ruotsinkielelle silloin, kuin kaupungin omat sisäisten käännöspalvelujen resurssit eivät riitä. Erityisterminologiaa sisältävien tekstien (esim. lääketiede, tekniikka ja lakitekstit) ja harvinaisempien kielten käännöspalveluiden hankinta voidaan tarvittaessa tehdä näiden puitesopimusten ulkopuolelta. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 4 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely kolmen toimittajan kanssa. Sopimuskauden aikana toimittajavalinnassa noudatetaan ensisijaisuusjärjestystä, eli työ tilataan edullisimman kokonaishinnan tarjonneelta, mikäli toimittajalla on resursseja työn suorittamiseksi. Valitulta toimittajalta voidaan tilata myös muiden harvinaisempien, toimiston palveluun sisältyvien kielten käännöstöitä. Laadulliset kriteerit Tarjouksessa tulee nimetä Espoon kaupungille yksi yhteyshenkilö sekä vähintään yksi kääntäjä jokaiselle tarjotulle kieliparille. Nimetyillä kääntäjillä tulee olla
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) a) muodollinen kääntäjän tutkinto tai b) vastaava korkeakoulututkinto ja lisäksi kahden vuoden kokemus kääntäjänä toimimisesta, tai c) viiden vuoden kokemus ammattikääntäjänä toimimisesta. Nimetyt kääntäjät ja heidän pätevyytensä tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä. Kriteereiden tulee täyttyä kaikkien Espoon kaupungille käännöstöitä tekevien osalta koko sopimuskauden ajan. Kaikki käännökset tulee tehdä ilman välikieltä. Käännöksen tulee olla toisen henkilön tarkistama. Tarkistajalla tulee olla kohdekieli äidinkielenään. Tarjouksen hintatiedot Tarjouksessa tulee ilmoittaa käännöstöiden hinta kielipareittain kielille englanti, ruotsi ja venäjä. Vain näiden kolmen kielen käännösten hintoja vertaillaan. Tarjoajan tulee tarjota kaikkien kolmen kielen käännöspalveluita. Osatarjouksia ei sallita. Lisäksi tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan seuraavien kielten hinta, jos ne sisältyvät tarjoajan valikoimaan: viro, ranska, saksa, espanja, somali, kiina (PRC), albania (Kosovon albania), (Egyptin) arabia, kurdi/sorani, vietnam ja dari. Näiden kielten hinta ei vaikuta vertailuun, mutta käännöksiä voidaan tarvittaessa tilata kyseisen kielen halvimmalla tarjonneelta sopimustoimittajalta. Palvelulle asetettujen laadullisten kriteerien tulee täyttyä myös näiden kielten osalta. Tarjouksessa on ilmoitettava lisäksi seuraavat mahdolliset lisähinnat. Nämä eivät ole vertailtavia tietoja. Kiirelisä, perusteet selostettava tarjouksessa Minimiveloitus, perusteet selostettava tarjouksessa Tuntihinta erillisistä toimeksiannoista, kuten konsultointi, kielentarkistus, puhtaaksikirjoitus, tekstin purkaminen nauhalta jne. Käännöksen vahvistaminen; asiakirjakohtainen veloitus, kun käännös vahvistetaan auktorisoidun kääntäjän leimalla ja allekirjoituksella. Käännöksen hinta tulee ilmoittaa sivuhintana (ns. kääntäjän sivu; 1560 merkkiä ilman välilyöntejä). Hinnan tulee sisältää käännöksen tarkistus ja yksi palautuskierros.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Tarjouksen hintatiedot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2. Hintaliitteelle ei saa lisätä, eikä siitä saa poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 1.6.2014 asti. Tarjousten vertailu Sopimuskausi Valintaperusteena on halvin hinta. Tarjoukset vertaillaan kieliparikohtaisesti. Tarjoushinta painotetaan ko. kielen arvioidun käännöstarpeen mukaan; englanti 70 pistettä, ruotsi 25 ja venäjä 5 pistettä. Hinnat vertailtavien kielten osalta lasketaan yhteen. Edullisimman kokonaishinnan tarjonnut (X) saa vertailuun 100 pistettä. Muiden tarjousten hinnat (Y) suhteutetaan siihen kaavalla X/Y*100. Sopimuskausi on kaksi vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi 1.6.2012. Optioehto 1 + 1 vuotta. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa ja Espoon internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tilaaminen Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tilaukset tehdään ERP -järjestelmän kautta. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä pdf-muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä, esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät asiakirjat on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 10.4.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen sisältäen hintaliitteen muistitikulla tai CD- ROMilla on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti Kielenkäännöspalveluiden hankinta. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 30.8.2012 saakka. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 12.3.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen hankinta.keha@espoo.fi.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 15.3.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 2. Hinnoitteluliite 3. Vaaditut referenssit 4. Keskeiset sopimusehdot