Espoon kaupungin käännöspalveluiden hankintaa koskevaan tarjouspyyntöön tuli määräaikaan mennessä 30 kysymystä, joihin vastaamme alla.

Transkriptio

1 1 (5) Käännöspalveluiden hankinta Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja vastaukset Espoon kaupungin käännöspalveluiden hankintaa koskevaan tarjouspyyntöön tuli määräaikaan mennessä 30 kysymystä, joihin vastaamme alla. Kysymys 1. Hinnoittelulomakkeessa on kullekin kieliparille (esim. suomi englanti-suomi) varattu vain yksi kohta. Onko siis tarkoituksena, että suomienglanti- ja englanti-suomi-käännöksille annetaan sama hinta? Yleensä vieraasta kielestä suomeen päin käännettäessä hinta on korkeampi kuin vieraasta kielestä suomeen päin käännettäessä. Vastaus: Tarjouksessa tulee ilmoittaa käännöstöiden hinta kielipareittain. Ts. käännökset suomeen ja suomesta tulee tarjota samanhintaisina. Yli 95 %:ssa käännöstöistä alkukielenä on suomi. Kysymys 2: Hinnoittelulomakkeessa puhutaan teknisen työn lisästä. Mihin sillä tarkalleen ottaen viitataan? Vastaus: Teknisillä töillä tarkoitetaan tarjouspyynnön mukaisesti erillisiä toimeksiantoja kuten konsultointi, kielentarkistus, puhtaaksikirjoitus, tekstin purkaminen nauhalta jne. Kysymys 3: Missä muodossa lähetätte yleensä käännettävät tekstit (esim. Word, Excel, PowerPoint ) Vastaus: Käännettävät tekstit voivat olla mitä tahansa yllämainittua tiedostomuotoa. Valtaosa on kuitenkin Word-tiedostoja. Kysymys 4. Onko väliä, onko ruotsin kääntäjä suomenruotsalainen vai ruotsalainen? Vastaus: Käännöstekstien tulee olla standardiruotsia. Kääntäjän kansallisuudella ei ole merkitystä. Kysymys 5. Käännetäänkö englanniksi tulevat tekstit amerikanenglanniksi vai brittienglanniksi? Vastaus: Käännöksessä tulee käyttää brittienglantia, ellei tilauskohtaisesti toisin määritellä.

2 2 (5) Kysymys 6: Mitä tarkoitetaan vastaavalla korkeakoulututkinnolla nimetyiden kääntäjien vaatimusten kohdalla? Mitkä ovat koulutuksen kriteerit: täytyykö olla kieliä vai voiko olla melkeinpä mikä tahansa korkeakoulututkinto, jos tarjoaja katsoo sen palvelevan käännösosaamista? Vastaus: Vastaavalla korkeakoulututkinnolla tarkoitetaan mitä tahansa ylempää korkeakoulututkintoa. Kysymys 7. Tarkistaja: Eikö tarkistajia tarvitse mitenkään nimetä? Ja onko natiivivaatimus aina ehdoton (vrt. tapaus, jossa jo kääntäjä on natiivi, jolloin voisi olla parempi, että tarkistaja olisi äidinkieleltään lähdekielinen). Vastaus: Tarjouspyynnön mukaisesti Tarjouksessa tulee nimetä Espoon kaupungille yksi yhteyshenkilö sekä vähintään yksi kääntäjä jokaiselle tarjotulle kieliparille. Tarkistajalla tulee olla kohdekieli äidinkielenään. Tämä on kelpoisuusehto eli ehdoton vaatimus. Kysymys 8. Referenssejä vaaditaan vähintään kolme per kääntäjä. Ilmeisesti rivejä saa tarpeen mukaan lisätä? Vastaus: Referenssejä tulee esittää vähintään kolme. Rivejä saa lisätä, mutta lisämäärällä ei ole merkitystä tarjousten vertailussa. Kysymys 9. Ilmeisesti kielistä, joiden hinta ei vaikuta vertailuun, voidaan tarjota vain osaa (esim. vain viro, saksa, ranska ja espanja)? Vastaus: Tarjoaja voi ilmoittaa ns. lisäkielten hinnan, jos ne sisältyvät tarjoajan valikoimaan. Nämä kielet ovat siis vapaaehtoisia ilmoitettavia ja niistä voi tarjota vain osan. Kysymys 10. Mitä tarkkaan ottaen tarkoitetaan virkkeellä: Salassa pidettävät asiakirjat on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle.? Vastaus. Jos tarjoaja katsoo, että tarjous sisältää liikesalaisuutena pidettävää tietoa, sellainen tieto tulee olla omana erillisenä liitteenä, joka on merkitty (lomakkeen yläreunaan) liikesalaisuudeksi. Hintatiedot eivät voi olla liikesalaisuuksia. Kysymys 11. Liitteessä 1 kohdassa 2 sanotaan: Yhteyshenkilön CV:n tulee olla tarjouksen liitteenä. Eli CV halutaan vain yhteyshenkilöltä? Vastaus: Yhteyshenkilön CV:n tulee olla tarjouksen liitteenä. Kääntäjien CV:tä ei vaadita. Kysymys 12. Tarjous toimitetaan siis kokonaisuudessaan sekä paperilla että muistitikulla/cd-romilla?

3 3 (5) Vastaus: Sekä paperinen että sähköinen tarjousmuoto ovat sallittuja. Toivomuksena on, että tarjous kokonaisuudessaan olisi tulostettuna paperille, ja hintaliite olisi lisäksi sähköisessä muodossa. Kysymys 13. Tarjouspyynnössä puhutaan tarjouksesta ja liitteistä. Oikeastaan kaikki varsinainen tieto (paitsi yritysesittely ja vastaavat) kysytäänkin liitteissä, mutta oletamme, että hyväksytään ja ehkä vaaditaankin varsinainen tarjoussaate. Vastaus: Varsinaista tarjoussaatetta ei edellytetä, jos tarjous muuten täyttää asetetut vaatimukset ja sisältää pyydetyt tiedot. Kysymys 14. Voiko tehdä tarjouksen pelkästään yhdestä kieliparista, eli minun kohdallani suomi-englanti? Vastaus: Tarjoajan tulee tarjota kaikkien kolmen kielen (englanti, ruotsi ja venäjä) käännöspalveluita. Osatarjouksia ei sallita. Kysymys 15. Liite1: nimetyillä kääntäjillä tulee olla vähintään kolme referenssiä asiateksteistä kunta-alalle / julkiselle toimijalle viimeisten kolmen vuoden ajalta: Yritystämme ja kääntäjiämme sitovat salassapitosopimukset. Jos asiakasta ei voi nimetä voiko mainita asiakastyypin? Voidaanko vaaditut referenssit käsitellä salaisena tietona? Vastaus: Referensseissä tulee mainita asiakkaan nimi. Referenssitiedot voi merkitä salaisiksi. Kysymys 16. Liite1: "Yhteyshenkilö ja nimetyt kääntäjät koulutuksineen ilmoitetaan erillisellä liitteellä. Yhteyshenkilön CV:n tulee olla tarjouksen liitteenä. Tuleeko tarjouksen liitteenä olla pelkästään yhteyshenkilön CV, ei siis kääntäjien CV:itä? Vastaus: Kts. vastaus kysymykseen 11. Kysymys 17. Liite 2: käännöksen vahvistaminen -- Vain auktorisoitu kääntäjä voi kääntää ja vahvistaa auktorisoidun tekstin. Voiko auktorisoituihin käännöksiin käyttää kääntäjää, joka ei ole mainittu referensseissä ja voiko auktorisoidun käännöksen hinnoitella erikseen? Vastaus: Auktorisoidulta kääntäjältä ei vaadita referenssejä. Käännöksen vahvistamisen (auktorisoidun käännöksen) hinta ilmoitetaan hintaliitteellä. Kysymys 18. Liite 2: Vertailtavat kielet ovat myös ->suomi-suuntaan. Sama kääntäjä ei yleensä käännä molemmille kielille. Tarvitaanko siis myös EN, SV, RU -> FI - kääntäjät, ja FI-kielentarkistus?

4 4 (5) Vastaus: Kts vastaus kysymykseen 1. Kysymys 19. Liite 4: "Erityisterminologiaa sisältävien tekstien hankinta voidaan tarvittaessa tehdä puitesopimusten ulkopuolelta" Voidaanko tarjoukseen merkitä että tällaiset käännökset eivät kuulu perushintaan, hinnat sovitaan erikseen (eri tekijät). Vastaus: Erityisterminologiaa sisältävien tekstien hankinta ei varsinaisesti sisälly tähän kilpailutukseen. Vertailussa huomioidaan vain hintaliitteen hinnat. Liitettä ei saa muuttaa. Kysymys 20. Liite 4: "Toimittaja vastaa siitä, että käännökset ovat kieliasultaan vaadittua tasoa". Tätä tasoa ei mainita tarjousasiakirjoissa, eli sitoudumme johonkin mitä emme tiedä. Mikä on vaadittu taso? Vastaus: Käännöspalvelun yleiset laadulliset kriteerit on määritelty tarjouspyynnössä. Tarkempia, toimeksiantokohtaisia kriteerejä voidaan esittää vasta tilauksen yhteydessä. Perusedellytys on, että käännös vastaa alkukielen tyyliä ja on toteutettu hyvällä ammattitaidolla. Kysymys 21. Liite 4: "Toimittaja vastaa siitä, että käännetyt materiaalit toimitetaan asiakkaalle samassa tallennemuodossa kuin ne on toimittajalle annettu." Tarjouspyyntö: "Tilaukset tehdään ERP -järjestelmän kautta. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä pdf-muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen." - Usein pdf- muotoiset dokumentit vaativat vaihtelevan määrän asettelua tai konversioita. Tarkoitetaanko hinnoittelulomakkeessa mainitulla teknisellä työllä myös asettelutyötä? Vastaus: ERP-tilaus koskee työn tilaustapaa. Se ei koske käännösmateriaalin eli tekstin lähettämismuotoa. Tekstit toimitetaan muokattavassa tallennusmuodossa. Tekstin asettelua tarvitaan hyvin harvoin. Kysymys 22. Onko kaikista tarjotuista kääntäjistä liitettävä CV mukaan? Ilmeisesti kääntäjien pätevyyden selvitys voi olla myös vapaamuotoinen. Vastaus: Kts vastaus 11. Kysymys 23. Vain yhteyshenkilöstä vaaditaan nimenomaan erillinen CV, mikäli olemme ymmärtäneet oikein. Voitteko vielä täsmentää, tarkoitetaanko tässä tarjousvaiheen yhteyshenkilöä vai tilauksia koordinoivaa henkilöä? Vastaus: Yhteyshenkilöllä tarkoitamme tilauksia koordinoivaa, sopimusta toteuttavaa yhteyshenkilöä. Kysymys 24. Liite 2: Onko lisäkielistä ilmoitettava kaikki kombinaatiot vai onko mahdollista tarjota vain osaa ehdotetuista lisäkielistä?

5 5 (5) Vastaus: Kts, vastaus kysymykseen 9. Kysymys 25. Liite 3: ilmoitetaanko referenssit vain yhdestä nimetystä kääntäjästä per kielipari? Vai lisätäänkö liitteeseen ruudukoita tarpeen mukaan? Vastaus: Referenssit tulee ilmoittaa vähintään yhdestä kääntäjästä/kielipari. Taulukkoon voi lisätä rivejä tarpeen mukaan. Kysymys 26. Osaatteko arvioida käännösten määrää vuodessa, kuukaudessa tai viikossa? Vastaus: Vuoden 2011 aikana keskimääräinen käännösvolyymi on ollut 250 sivua/kk. Kysymys 27. Kysyisin vielä lasketaanko hinta lähde- vai kohdekielestä? Vastaus: Kts. vastaus kysymykseen 1. Kysymys 28. Vertailtavat kielet. Suomi-englanti-suomi. Kuinka suuri osa käännöksistä on suomesta englantiin ja toisaalta englannista suomeen? Suomi-ruotsi-suomi. Kuinka suuri osa käännöksistä on suomesta ruotsiin ja toisaalta ruotsista suomeen? Mikäli käännöksien sivuhinta esim. suomi-englanti ja englanti-suomi, ei ole sama, miten toivotte, että hinta ilmoitetaan? Vastaus: Kts. vastaus kohtaan 1. Kysymys 29. Vakuutukset. Millaisesta vastuuvakuutuksesta tässä on kysymys? Vastaus: Vastuuvakuutus on yleisehto ja tarkoittaa alalla tavanomaisten vakuutusten sekä lakisääteisten työnantajavakuutusten ylläpitoa. Tuotevastuuvakuutus ei kuitenkaan kuulu käännöstöiden piiriin. Kysymys 30. Onko niin, ettei kiirelisän, minimiveloituksen, teknisen työn tuntihinnan ja käännöksen vahvistamisen hinnoilla ole merkitystä käännöstoimittajan valintaan? Vastaus: Tarjouksessa tulee ilmoittaa käännöstöiden hinta kielipareittain kielille englanti, ruotsi ja venäjä. Vain näiden kolmen kielen käännösten hintoja vertaillaan. Muita hintoja ei vertailla. Kiitämme tarjouspyyntöämme kohtaan osoittamastanne kiinnostuksesta. ESPOON KAUPUNKI Hankintapalvelut