Kieku-taloushallinto Menojen käsittely Kieku infotilaisuus 14.4.2010
Menojen käsittely Taloushallinnon prosessit Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Keskeistä Toimittajarekisteri Ostoreskontra Maksatus Raportit Työroolit 2
Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun Kieku-taloushallinto 14.4.2010 3
Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Tulojen käsittely Kassa (2011) Asiakasrekisteri (SAP AP) Myyntireskontra (SAP AR) Laskujen käsittely (SAP SD) Sisäinen laskutus (SAP SD) Massalaskutus Verkkokauppa Arkistointi Menojen käsittely Tilaustenhallinta (Tilha) Toimittajarekisteri (SAP AP) Ostolaskujen käsittely (Rondo ja SAP AP) Maksatus (SAP AP) Maksuunpano (Basware tai Opus Capita) Rondo Kirjanpito Liikekirjanpito (SAP GL) Talousarviokirjanpito (SAP FM) Suunnittelutiedot (SAP BI-IP) Käyttöomaisuus (SAP AA) Irtaimisto (SAP AA) Sisäinen laskenta Organisaatiorakenne (SAP EC-PCA) Kustannuslajilaskenta (SAP CE) Kustannuspaikkalaskenta (SAP CC) Seurantakohteet (SAP NGL) Projektit ja hankkeet (SAP PS) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC) Vakioraportit (SAP ECC) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää Kieku-taloushallinto 14.4.2010 4
Keskeistä 1 Yhteinen ja keskitetty toimittajarekisterin ylläpito, ostoreskontra ja maksatustoiminnot Palvelukeskuksella ja kirjanpitoyksiköllä on omat roolinsa ja vastuunsa tietojen ajantasaisuudesta Tietojen eheys (tieto yhdessä paikassa kertaalleen) Rondo säilyy tositteiden kierrätystä, hyväksyntää ja arkistointia varten Ulkomaan maksut hyväksytetään jatkossa Rondossa ja siirretään Kieku ostoreskontra-käsittelyn kautta maksuun Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy yhteen paikkaan (palvelukeskukseen) 5
Keskeistä 2 Kieku vaikuttaa Rondossa käsiteltäviin menotositteen perustietoihin Menotositteen perustietoihin on määriteltävissä tieto, että kyseessä on siirtotalouden meno - Automaattinen kirjaus Siirtotalouden kulujen omalle reskontratilille Menotosite on integroitu käyttöomaisuuteen Tieto käyttöomaisuusyksiköstä siirtyy menotositteella ostoreskontran kautta käyttöomaisuuteen 6
Toimittajarekisteri Toimittajarekisterin ylläpito 7
Toimittajarekisteri Kieku on master-järjestelmä toimittajien ylläpidossa - Toimittaja perustetaan kerran ja lisätään (laajennetaan) kirjanpitoyksikön käyttöön - Toimittajatietojen muutokset tehdään Kiekussa Lisäykset ja muutokset päivittyvät liittymän kautta Rondoon ja Tilaustenhallintajärjestelmään (Tilha) Toimittajarekisteri puhdistetaan duplikaateista konversion yhteydessä (DUNS) 8
Toimittajarekisteri Toimittajatiedot ovat kaksitasoiset Yleiset toimittajatiedot Nimi, yhteystiedot, kumppaniyhtiötunnus, alv-tunnus, OVT-tunnus, ennakkoperintärekisteriotteen voimassaoloaika (päivitetään liittymän kautta), maksatustiedot (rahalaitos, pankkitili, kumppanipankin tyyppi, IBAN, poikkeavan maksunsaajan tilinumero) Yrityskohtaiset toimittajatiedot Täsmäytystili (reskontratili), maksuehto, kaksoislaskun tarkastus, maksun lukitus, kassansuunnitteluryhmä; kotimainen yritys, kotimainen julkishallinnollinen yhteisö, ulkomainen yritys, ulkomainen julkishallinnollinen yhteisö (myös valtio), valtion virasto (=sisäinen), valtion henkilöstö, ulkopuolinen henkilö 9
Toimittajarekisteri Toimittajien tiliryhmät: - Kotimainen yritys, yhdistys tai kunta Reskontratilinä ulkoiset ostovelat - Sisäinen toimittaja (Kieku-tietojärjestelmän ulkopuolinen virasto) Reskontratilinä ulkoiset ostovelat - Ulkomainen yritys, yhdistys tai julkishallinnollinen yhteisö Reskontratilinä ulkoiset ostovelat 10
Toimittajarekisteri Sisäinen toimittaja (virastotasoinen, toimittajanumerointi perustuu segmenttiin) - Reskontratilinä sisäiset ostovelat Henkilö (kotimainen, ulkomainen, valtion henkilöstö) - Reskontratilinä ulkoiset ostovelat Kertatoimittaja - Kertatoimittajan käyttö on optio - Reskontratilinä ulkoiset ostovelat 11
Toimittajarekisteri Kumppaniyhtiökoodi on osa perustietoja - Sisäisten toimittajien (virasto, laitos tai rahasto) toimittajatiliryhmillä kumppaniyhtiö on pakollinen syöttötieto kumppaniyhtiökoodina käytetään nelimerkkistä kirjanpitoyksikkötunnusta (yritystunnusta), joka periytyy kaikille tapahtumille, joilla käytetään kirjanpitoyksikkötasoista asiakasta tai toimittajaa. - Muilla kuin valtion virastoilla, laitoksilla tai rahastoilla ei käytetä kumppaniyhtiökoodia Kieku-tietojärjestelmähankkeen laajuuteen ei vielä tässä vaiheessa sisällytetä konsolidointiominaisuuksia tai sisäisten erien eliminointia 12
Toimittajarekisteri Toimittajien perustietojen ylläpitoon liittyy oleellisesti myös pankkirekisterin ylläpito Pankkirekisterissä ylläpidetään: - Pankkiavain, pankin nimi, osoite, BIC-tunnus (SWIFT), pankkiryhmä, pankkinumero SEPA-maksujen kannalta pakollista BIC-tunnusta ei tallenneta toimittajan perustietoihin - tieto haetaan aina toimittajan perustiedoissa ylläpidettävän pankkiavaimen perusteella Kiekun pankkirekisteristä - Rondossa käytetään pankkitunnusta 13
Ostoreskontra Menotositteiden käsittely ostoreskontrassa 14
Ostoreskontra Menotositteet käsitellään Rondossa (hyväksymiskierto) Menotositteet siirretään liittymän kautta ostoreskontraan Liittymässä tarkastetaan Aleaud-käsittelyllä tositteen virheettömyys (mm. tiliöinnin tarkastus) Menotositteet siirretään ja säilytetään muuttumattomina, eikä niitä pääsääntöisesti muuteta ostoreskontrassa, pl. eräpäivä muutokset - Muutos manuaalisesti Rondoon (muistilapulle) 15
Ostoreskontra Meno- ja alv-kirjaukset tulevat liittymästä valmiiksi kirjattuina tositeriveinä, eikä niitä muuteta Kiekussa Alv-oikaisut ja muut vastaavat muutokset kirjauksiin tehdään menotositteen Rondo käsittelyn yhteydessä Saadut käteisalennukset Käteisalennukset huomioidaan Rondossa menotositteiden käsittelyn yhteydessä Ko. tiliä ei perusteta LKP-tilikarttaan 16
Ostoreskontra arvonlisäverokoodit Verolaji Myynti/ Osto EUtunnus Koodi Kuvaus % E0 EU tuotot ALV 0% 0 Myynti 2 92180000 E1 EU tuotot ALV 22% 22 Myynti 1 92180000 E2 EU tuotot ALV 12% 12 Myynti 1 92140000 E3 EU tuotot ALV 8% 8 Myynti 1 92130000 Arvonlisävero kulutili Arvonlisävero tuottotili I0 EU kulut ALV 0% 0 Osto 9 93180000 92180000 I1 EU kulut ALV 22% 22 Osto 9 93180000 92180000 I2 EU kulut ALV 12% 12 Osto 9 93140000 92140000 I3 EU kulut ALV 8% 8 Osto 9 93130000 92130000 S0 Kulut ALV 0% 0 Osto 93080000 S1 Kulut ALV 22% 22 Osto 93080000 S2 Kulut ALV 12% 12 Osto 93040000 S3 Kulut ALV 8% 8 Osto 93030000 T1 Tulli ALV 22% 100 Osto 93080000 T2 Tulli ALV 12% 100 Osto 93040000 T3 Tulli ALV 8% 100 Osto 93030000 V0 Tuotot ALV, 0% 0 Myynti 92080000 V1 Tuotot ALV 22% 22 Myynti 92080000 V2 Tuotot ALV 12% 12 Myynti 92040000 V3 Tuotot ALV 8% 8 Myynti 92030000 Muutokset tehdään voimassaolevien lakien ja asetusten mukaisesti. 17
Ostoreskontra Toteutuneet ostojen kurssierot Kurssiero kirjataan tiliotteen käsittelyssä SEPA:n käyttöönoton myötä pankista saatava valuuttamääräisten maksujen XMLpalautesanoma ei tällä hetkellä sisällä tietoa käytetystä valuuttakurssista. Ko. tiliä ei perusteta LKP-tilikarttaan Maksuehdot konfiguroidaan Kiekussa (SAP) ja ylläpidetään manuaalisesti Rondossa Liittymää ei rakenneta maksuehtojen ylläpitoon Kiekun ja Rondon välille Menotositteen perustietojen ylläpidossa Rondossa käytetään eräpäivää maksuehdon sijaan 18
Ostoreskontra Menojen käsittelyn tositelajit Rondo-ostolaskut (tositelaji XA) Rondo-siirtomenot/vastikkeettomat menot (tositelaji XB) Sisäiset Rondo-menotositteet (tilivirastojen välinen laskutus) (tositelaji XC) Sisäiset Rondo-menotositteet (virastojen välinen laskutus) (tositelaji XD) Rondo-menotosite 1 (tositelaji XE); erikseen määriteltävä, muu kuin normaali Rondo Tositelaji on PE, jos Rondo-liittymän kautta siirretty tosite peruutetaan 19
Ostoreskontra Kiekun ostoreskontra suljetaan kaudenvaihteessa kirjauksilta erikseen ennen liikekirjanpidon kauden sulkemista Huom! Rondo-liittymä tapahtumat Kirjauskausikäsittelyllä mahdollistetaan sisäisten ostotapahtumien kirjauskauden sulkeminen eri tahtiin kuin ulkoisilla ostotapahtumilla 20
Maksatus Maksuaineiston muodostaminen 21
Maksatus Maksuaineiston muodostaminen tapahtuu Kiekussa Lähetetään aineisto maksuliikeohjelmistolle, joka noutaa aineiston Maksuunpano tehdään maksuliikeohjelmistolla Maksutositteita muodostuu yksi per toimittaja Samalla maksutositteella voi olla kuitattu useita menotositteita Valuuttamääräisissä maksuissa maksu tapahtuu laskun kurssilla (ei kirjata kurssieroa) 22
Maksatus Maksuajo ei muodosta pankkiin lähetettävää maksutiedostoa seuraavia maksutapoja käytettäessä: Sisäiset maksut (saapuvat ja lähtevät) Manuaaliset shekkimaksut Nordean XML-muotoinen maksuajon palautesanoma ei sisällä tällä hetkellä tietoa maksun valuuttakurssista Kiekun maksukirjauksessa maksun oikea valuuttakurssi ei ole käytettävissä Kurssierokirjaus kirjataan tiliotteen tietojen perusteella 23
Maksatus Maksatusaineisto voidaan muodostaa pankkiryhmä perusteella, kirjanpitoyksikkö rajauksella (yksi/useampia) ja maksutavoittain Maksutavat - SEPA-maksut - Valuuttamaksut - Maksuosoitus - SWIFT-shekkimaksut Maksatusaineistoa ei muodostu - Manuaalishekkimaksut - Saapuvat sisäiset suoritukset (kuittaukset) - Lähtevät sisäiset maksut (kuittaukset) 24
Maksatus Maksatuksen käyttämät lähtevien maksujen välitilit kuuluvat rahaliikkeen selvittelytilien ryhmään (1998) - SEPA-maksujen välitili on 19980100 - Valuuttamääräisille lähteville maksuille määritellään eri välitili kuin SEPA-maksuille mm. kurssierojen helpomman täsmättävyyden vuoksi. Tämä tili on 19980101. 25
Maksatus Sisäinen laskutus Sisäistä laskutusta toteutetaan kirjanpitoyksiköiden ja / tai virastojen välisessä laskutuksessa siten, että raha ei liiku näissä tapahtumissa. Sisäisen laskutuksen prosessin mukaisesti menevät myös sellaiset tapahtumat, jossa kirjanpitoyksikön alainen virasto laskuttaa toista saman kirjanpitoyksikön alaista virastoa. Sisäinen laskutus toteutuu sellaisten kirjanpitoyksiköiden ja virastojen välillä jotka käyttävät Kieku tietojärjestelmää. Sisäinen laskutus tuo kustannussäästöjä kirjanpitoyksiköille, kustannussäästöjä tehdään rahan siirtämisestä poistuvien kustannusten myötä. 26
Maksatus Sisäiset maksut ja kuittaukset Menojen käsittelyssä sisäiset laskut käsitellään maksatuksessa Sisäiset menotositteet ja myyntilaskut kuitataan maksetuiksi LKP-tilinä ei käytetä Rahaliikkeen selvittelytiliä, vaan sisäisten maksujen kuittaukseen perustetaan erillinen LKP-tili Tilillä on aina saldoa yritystasoisesti, vain konsernitasolla ko. tilin saldo on nolla Sisäisten suoritusten kuittausten tili on 19990000 27
Raportit Menojen käsittelyn perusjärjestelmän raportit 28
Raportit Toimittajarekisterin raportit arkistoidaan Rondoon Toimittajia voi hakea toimittajan perustiedoilla Lisäksi - Toimittajan haku toimittajan tiliryhmän perusteella - Toimittajan haku Y-tunnuksen perusteella - Toimittajan haku pankkiavaimen, pankkinumeron ja/tai pankkitilinumeron perusteella 29
Raportit Arkistoitavat raportit - Velkareskontra-luettelo (avoimet menotositteet) Avoimet laskut toimittajittain (tase-erittely) - Toimittajaluettelo, Toimittajaraportti Perusjärjestelmän raportti Toimittajatiedot - Lopullinen maksuluettelo Maksuun poimittujen laskujen luettelo - Reskontraraportti (kaikki reskontratapahtumat: menotositteet ja maksut) Reskontraraportti 30
Raportit Täsmäytysraportti menotositteet Rondo Kieku - Räätälöity summatasoinen raportti (yhteinen täsmäytysraportti liikekirjanpidolle, ostoreskontralle ja myyntireskontralle) - Saldotasoisena arkistoon Työversioina voidaan käyttää myös seuraavia raportteja ja kyselyitä: - Täsmäytysraportti ajettuna tapahtumatasoisesti - Standardi Toimittajien avoimien erien tulostusluettelo raportti (yritystasoinen eurosumman ja kappalemäärän täsmäytys) - SAP Query kysely 31
Raportit Maksuvalmiusennuste - Toimittaja- ja asiakastiedoissa ylläpidetään kassan suunnitteluryhmät. - Erääntyvät ostovelat ja myyntisaamiset voidaan raportoida vakiokyselyllä - Voidaan hyödyntää Rahakas raportoinnissa - Ei Rondo arkistointia Täsmäytysraportti Kieku-Maksuliikenneohjelma - Maksuerän täsmäytys ostoreskontraan (Maksuliikeohjelma) - Ei Rondo arkistointia 32
Työroolit Toimittajarekisterivastaava (palvelukeskus) Ostoreskontranhoitaja (palvelukeskus) Maksuliikehoitaja (myös sisäinen laskutus) / Maksuliikevastaava (palvelukeskus) Asiatarkastaja (kirjanpitoyksikkö) Hyväksyjä(kirjanpitoyksikkö) Menojen käsittelyn raportoija (kirjanpitoyksikkö) Kieku-tietojärjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolien pohjalta Kieku-taloushallinto 14.4.2010 33
Kiitos! www.kiekuhanke.fi kieku@valtiokonttori.fi ari.kauhanen@valtiokonttori.fi 34