Toimittajan yrityksen kaupparekisteriin merkitty virallinen nimi.

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (5) Verkkolaskutusportaalin käyttöohje toimittajille Kenttien selitteet (pakolliset kentät ovat merkitty *-merkillä) REKISTERÖITYMINEN TOIMITTAJATIEDOT Y-tunnus * Toimittajan yrityksen y-tunnus muodossa xxxxxx-x. Huom. Järjestelmä muodostaa automaattisesti y-tunnuksesta toimittajan verkkolaskuosoitteen, jota tarvitaan verkkolaskun lähettämiseen. Palvelun käyttämä verkkolaskuosoite on ovt-tunnusmuotoinen (maakoodi 0037 ja sen jälkeen y-tunnus ilman väliviivaa). Toimittajan nimi * Sähköpostiosoite * Toimittajan yrityksen kaupparekisteriin merkitty virallinen nimi. Yrityksen sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite voi olla henkilön nimellä oleva tai yhteiskäyttöinen yleinen sähköpostiosoite. Huom. Järjestelmä muodostaa automaattisesti sähköpostiosoitteesta järjestelmän kirjautumisessa käytettävän käyttäjätunnuksen. Laskuttaja saa tähän sähköpostiosoitteeseen ilmoituksen onnistuneesta rekisteröinnistä sekä asiakkaan (valtion viraston) ilmoituksen rekisteröinnin hyväksynnästä tai hylkäämisestä. Jos virasto hylkäsi rekisteröinnin, tulee toimittajan olla yhteydessä virastoon ja varmistaa hylkäyksen syy. Maa * Maa, jossa yritys toimii esim. Suomi. KÄYTTÄJÄTIEDOT Etunimi * Sukunimi * Sähköpostiosoite * Yrityksen edustajan (laskuttajan) etunimi. Yrityksen edustajan (laskuttajan) sukunimi. Yrityksen edustajan (laskuttajan) sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteeseen tulee ilmoitus/vahvistus käyttäjätunnuksesta ja salasanasta. Tieto on pakollinen.

2 Valtiokonttori Ohje 2 (5) SISÄÄNKIRJAUTUMISTIEDOT Käyttäjänimi * Salasana * Vahvista salasana * Syötä kuvan teksti * Asiakas * LASKUN TIEDOT Järjestelmä muodostaa automaattisesti käyttäjän sähköpostiosoitteesta käyttäjänimen (käyttäjätunnuksen). Toimittaja voi halutessaan muuttaa ehdotettua käyttäjänimeä tässä kentässä. Toimittaja tallentaa haluamansa salasanan. Salasanan pitää olla vähintään kahdeksan (8) merkkiä pitkä sekä sisältää vähintään yhden erikoismerkin (! # % & / ( ) =? `). Edellä oleva sanasana tallennetaan uudelleen tähän kenttään. Tähän kenttään tallennetaan näytöllä kentän alapuolella olevasta kuvasta siinä esiintyvät kirjaimet ja numerot. Keltaista tähteä painamalla valitaan virasto tai virastot, joille halutaan lähettää verkkolaskuja. Huom. Valtion virastot löytyvät valintalistasta Valtionhallinnon alta.

3 Valtiokonttori Ohje 3 (5) Lähettäjän verkkolaskuosoite * verkkolaskuosoitteen. Tietoa ei voi muuttaa tässä kentässä. Lähettäjän nimi * Lähettäjän osoite * nimen. Tietoa ei voi muuttaa tässä kentässä. osoitteen. Tietoa ei voi muuttaa tässä kentässä. Lähettäjän organisaationumero * Järjestelmä tuo kenttään automaattisesti toimittajatiedon y-tunnuskentässä olevan tiedon. Tietoa ei voi muuttaa tässä kentässä. Lähettäjän pankki * Lähettäjän pankkitili * käyttämän pankin nimen. Tietoa ei voi muuttaa tässä kentässä. pankkitilin numeron. Tietoa ei voi muuttaa tässä kentässä. Vastaanottajan verkkolaskuosoite * Järjestelmä tuo automaattisesti toimittajan valitseman vastaanottajan (viraston) verkkolaskuosoitteen. Osoitetta ei voi muuttaa tässä kentässä. Vastaanottajan nimi * Järjestelmä tuo automaattisesti toimittajan valitseman vastaanottajan (viraston) nimen. Viraston nimi tulee Baswaren ylläpitämistä asiakas/virasto tiedoista eikä toimittaja voi muuttaa tätä tietoa. Vastaanottajan osoite * Järjestelmä tuo automaattisesti toimittajan valitseman vastaanottajan (viraston) katuosoitteen. Osoitetieto tulee viraston ylläpitämistä asiakastiedoista eikä toimittaja voi muuttaa tätä tietoa. Laskun päivämäärä * Eräpäivä * Maksuehdot Laskun numero * Toimittajan laskuviite Järjestelmä tarjoaa laskun päiväksi automaattisesti kuluvaa päivää. Toimittaja voi halutessaan muuttaa päivää. Laskun päivä ei voi olla vanhempi kuin kuluva päivä. Järjestelmä tarjoaa eräpäiväksi päiväksi automaattisesti 24 päivän päässä olevaa päivää. Toimittaja voi halutessaan muuttaa päivää. Toimittaja tallentaa kenttään maksuehdon, joka noudattaa eräpäiväkenttään annettua tietoa. Maksuehtotiedon tallennus ei ole pakollinen, mutta suositellaan käytettäväksi. Toimittaja tallentaa kenttään laskun juoksevan numeron. Toimittaja tallentaa kenttään oman laskuviitteen. Viitteenä voi olla esimerkiksi tilauksen vastaanottaneen henkilön nimi.

4 Valtiokonttori Ohje 4 (5) Maksuviitenumero* Bruttosumma Nettosumma ALV * Valuutta * Ostajan viite Ostajan yhteyshenkilö Tilausnumero Selite Toimittaja tallentaa kenttään maksuviitenumeron tarkistusnumeroineen. Jos toimittajalla ei ole viitenumerointi käytössä, tallennetaan kenttään Toimittaja tallentaa kenttään käytettävän valuutan tunnuksen esim. EUR. Valtion virastoille lähetettävissä laskuissa valuuttana on euro. Toimittaja tallentaa kenttään asiakkaan antamat kirjanpitoyksikkö- ja tulosyksikkötiedot niminä tai numerosarjana (esim. Valtiokonttori, Talousjohtamisen tuki tai ) Toimittaja tallentaa kenttään tilauksen tehneen henkilön nimen muodossa Etunimi Sukunimi. Toimittaja tallentaa kenttään tilausnumeron, mikäli sellainen on tilaukselle annettu. Toimittaja tallentaa kenttään asiakkaan antamat projekti, vastuualue tai toiminto sekä suorite -tiedot. Kentän maksimimerkkimäärä on 500 ja se voi sisältää kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Projektinumeron eteen tulee: P Vastuualueen eteen tulee: V Toimintonumeron eteen tulee: T Suoritenumeron eteen tulee: S Esimerkki 1: P= HO100 V = 1403 S = H74 Esimerkki 2: P=3010A-12.E T= S=

5 Valtiokonttori Ohje 5 (5) LASKURIVIT Tilausnumero Kuvaus * Toimittaja tallentaa kenttään tilauksen numeron, jos se on annettu tilaukselle. Toimittaja yksilöi tilatun tuotteen tai palvelun riittävän selkeästi. Kenttään voi tallentaa maksimissaan 50 merkkiä ja tallennettavat tiedot voivat sisältää kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Määrä * Tuotteen tai palvelun lukumäärä numeroina (esim. 1). Määräyksikkö * Nimikkeen nettohinta * Nettosumma ALV- % * ALV-summa Alennus-% Alennuksen määrä Selite Toimittaja tallentaa kenttään yksikön, jossa tuotetta tai palvelua on myyty. Yksikkö voi olla esim. gramma, kappale, kg, kuutio, laatikko, lava, litra, m2, metri, paketti, pari, pullo, purkki, pussi, päivä, rasia, riisi, rulla, sarja, säkki, tonni, tunti ja tölkki Toimittaja tallentaa kenttään nimikkeen yksikköhinnan kahden desimaalin tarkkuudella, esim. 10,00. Desimaalit erotetaan pilkulla. Tiedot tähän kenttään päivittyvät automaattisesti määrän ja nimikkeen nettohintojen perusteella. Toimittaja tallentaa kenttää arvonlisäveroprosentin ilman % merkkiä. Käytettävät prosentit ovat 24, 14, 10 tai 0. Järjestelmä laskee automaattisesti arvonlisäveron määrä. Toimittaja tallentaa kenttään alennusprosentti ilman % merkkiä. Järjestelmä laskee automaattisesti alennuksen määrän annetun alennusprosentin perusteella. Selitekenttää toimittaja käyttää laskun rivikohtaisena lisätietokenttänä.