1 HAUKIPUTAAN KUNTA HANKINTAOHJEET Hyväksytty kunnanhallituksessa 2.6.2008
2 1 Yleiset määräykset Kunnan tavaroiden ja palvelujen ostaminen, vuokraaminen tai siihen rinnastettava toiminta sekä urakalla teettäminen ovat hankintoja. Kaikissa kunnan hankinnoissa on pyrittävä edullisimpaan lopputulokseen ja niissä on hyödynnettävä olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. EU-kynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on noudatettava EU:n hankintadirektiivejä, julkisista hankinnoista annettua lakia (hankintalaki, 348/07) ja erityisalojen hankintalakia (laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista, 349/07). Lisäksi hankinnoissa on noudatettava kuntalakia, hallintolakia, kunnan toimintasääntöä, Oulun seudun kuntien hankintayhteistyösopimusta ja hankintayhteistyön toimintasääntöä sekä näitä hankintaohjeita, jotka on annettu erityisesti kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja varten. Hankinta-asian käsittelijän, valmistelijan ja päättäjän esteellisyydestä määrätään kuntalaissa ja hallintolaissa. Hankintavaltuudet on määritelty kunnan toimintasäännössä. Hankintojen suorittamiseen oikeutetuista viran- tai toimenhaltijoista on päätettävä vastuualueilla. 2 Hankinnan kynnysarvot ja hankinnasta ilmoittaminen EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin (tavara- ja palveluhankinnat 211 000 euroa ja rakennusurakat 5 278 000 euroa) sovelletaan lain edellyttämiä yksityiskohtaisia velvoitteita. Hankinnoista on ilmoitettava HILMA-kanavalla, josta hankintailmoitukset välitetään EU:n viralliseen lehteen ja sähköiselle ilmoituskanavalle. EU:n komissio vahvistaa hankintadirektiivien tarkoittamien unionin alueella julkaistavien hankintailmoitusten kynnysarvot kahden vuoden välein. Kansalliset kynnysarvot ylittävät (15 000 euroa tavara- ja palveluhankinnat, 50 000 euroa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat ja 100 000 euroa rakennusurakat) mutta EU-kynnysarvot alittavat hankinnat, on ilmoitettava valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä HILMA- kanavalla (www.hankintailmoitukset.fi). Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia, mutta lain yleiset periaatteet on soveltuvin osin otettava huomioon ja noudatettava samoja hallinto-oikeudellisia säännöksiä kuin muussakin toiminnassa. Hankinnoissa noudatetaan asianmukaista julkisuutta eivätkä hankintakäytännöt saa olla tarjoajaehdokkaita syrjiviä. Hankinnat on toteutettava niin, että huomioon otetaan hankinnan hinta- ja laatuvaatimukset sekä hallinnon yleiset periaatteet avoimuudesta, tasapuolisuudesta ja syrjimättömyydestä asioiden valmistelussa sekä päätöksenteossa. Tarjouspyynnöt on ilmoitettava kunnan kotisivuilla, mikäli ei käytetä rajoitettua hankintamenettelyä (www.haukipudas.fi/yrityspalvelut/kunnan hankinnat). Kansallisen kynnysarvon alittavassa hankinnassa noudatetaan näiden ohjeiden määräyksiä.
3 3 Hankintatavat Kunnan pienessä hankinnassa (alle 5000 euroa tavarahankinta ja alle 10 000 euroa palveluhankinta) ei edellytetä kirjallista kilpailuttamista. Kuitenkin myös pienissä hankinnoissa kilpailutilanne on hyödynnettävä ja hankinnat suoritettava edullisimpaan mahdolliseen lopputulokseen tähtäävästi avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita noudattaen. Näin ollen hankintailmoitukset on julkaistava kunnan kotisivuilla, ellei siitä perustellusta syystä ole poikettava. Hankinnat voidaan suorittaa avoimen tai rajoitetun tarjouskilpailun taikka neuvottelumenettelyn tai puitejärjestelyn perusteella. Hankinnassa voidaan käyttää sähköistä huutokauppaa tai dynaamista hankintajärjestelmää. EUkynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalain määräyksiä. Vain pienissä hankinnoissa ja poikkeustapauksissa hankinta voidaan suorittaa ilman tarjousmenettelyä. Suoran hankinnan käyttäminen on aina perusteltava. Tällöinkin on varmistuttava hankinnan edullisuudesta vertailuhinta selvittämällä ja hankinta dokumentoimalla. 4 Tarjousten pyytäminen Hankintaprosessin keskeisin, suurinta harkintaa ja perusteellisinta valmistelua edellyttävä työvaihe on tarjouspyynnön suunnittelu ja laatiminen. Siitä vastaa tilaaja. Tarjouspyynnön on oltava niin selvä, että sen perusteella saadaan yhteismitalliset ja yksiselitteisesti vertailukelpoiset tarjoukset. Tarjouspyynnössä on mainittava ratkaistaanko kilpailu hinnan vai kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjouspyynnössä on mainittava kaikki kriteerit, joiden perusteella päätös tehdään. Kriteerien on oltava yksiselitteisiä ja ne on pystyttävä arvioimaan. Kriteerit on mainittava tärkeysjärjestyksessä ja ne on hyvä painottaa. Jos näin ei ole, päätös on tehtävä hinnan perusteella. Tarjoukset pyydetään tekemään kirjallisina suljetussa kirjekuoressa tai käyttäen hankintalain mukaisia sähköisiä menettelyjä. Sähköpostia tai telekopiota voidaan käyttää poikkeustapauksessa. Sähköpostin lähettämiseen tai vastaanottamiseen on käytettävä Haukiputaan kunnan virallista sähköpostiosoitetta tarjoukset@haukipudas.fi. Vähäisissä (suorahankinta) hankinnoissa tarjous voidaan pyytää ja tehdä suullisesti tai puhelimitse. Suullisesti tai puhelimitse tehty tarjous on dokumentoitava muistiolla tai sähköpostilla. Tarjouskilpailun aikaansaamiseksi tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä. Rajoitetussa tarjouskilpailussa tämä edellyttää vähintään kolmea (3) tarjouspyyntöä ja neuvottelumenettelyssä vähintään kahta (2) tarjouspyyntöä. Tarjouspyyntö lähetetään samansisältöisenä ja samanaikaisesti kaikille ehdokkaille tai asetetaan saataville sähköisessä markkinapaikassa tai kunnan internet-sivuilla. Mikäli tarjousaikana käy välttämättömäksi tehdä lisäyksiä, täs-
4 5 Tarjousten käsittely mennyksiä tai muutoksia tarjouspyyntöasiakirjoihin, myös ne on samansisältöisinä ja samanaikaisesti ilmoitettava kaikille ehdokkaille. Tarjouksen tekemiseen on varattava hankinnan suuruus ja merkittävyys huomioiden riittävä aika ja tarjoukset on jätettävä määräajassa. Määräajaksi ilmoitetaan päivämäärä ja tarvittaessa myös kellonaika. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus pidentää tarjouspyynnössä määrättyä tarjousaikaa. Myös tieto pidennyksestä on lähetettävä samansisältöisenä ja samanaikaisesti kaikille, joille tarjouspyyntö tai ilmoitus on lähetetty. EU-kynnysarvon ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tarjouksen tekemisessä on noudatettava hankintalain yksityiskohtaisia säännöksiä. 5.1. Tarjouksen vastaanottaminen ja avaaminen Kirjalliset tarjoukset on säilytettävä avaustilaisuuteen saakka avaamattomana turvatussa paikassa. Tarjouskuoreen tai päällykseen on merkittävä saapumispäivämäärä. kellonaika ja vastaanottajan nimikirjaimet. Sähköpostitse tai telekopiona annetut tarjoukset on heti niiden saavuttua tulostettava ja suljettava kirjekuoreen, johon merkitään tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimikirjaimet. Tarjousajan päätyttyä tarjoukset avataan vähintään kahden hankinnan valmisteluun tai päätöksentekoon osallistuvan kunnan viranhaltijan taikka työntekijän läsnä ollessa. Menettely tulee ilmoittaa tarjouspyynnössä. Tarjousten avaustilaisuudesta laadittavaan pöytäkirjaan tai muistioon merkitään aika, läsnäolijat ja saapuneet tarjoukset. Pöytäkirjassa tai muistiossa on mainittava myös ne tarjoukset, jotka ovat saapuneet asetetun määräajan jälkeen. Saapuneisiin tarjouksiin merkitään avauspäivämäärä ja avaajien nimikirjaimet. Pöytäkirjan tai muistion allekirjoittavat kaikki avaustilaisuuteen osallistuneet. Mikäli tarjous on poikkeuksellisesti ja perustellusti pyydetty vain yhdeltä toimittajalta, tarjous voidaan avata heti sen saavuttua. Avoimessa hankintamenettelyssä on myös pyytämättä tarjousaikana jätetty tarjous otettava huomioon. 5.2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuus on arvioitava ennen tarjousten vertailua. Tarjoajan pakolliset poissulkemisperusteet ovat: - osallistuminen järjestäytyneen rikollisjärjestön toimintaan - lahjusrikokset - veropetokset - avustusrikokset - rahanpesu - tarjoajan esteellisyys (hallintolain perusteella).
5 Tarjoajan harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet ovat: - konkurssi, velkasaneeraus tai liiketoiminnan keskeyttäminen - tuomio ammatin harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta - verojen tai sosiaaliturvamaksujen laiminlyönti - olennaisesti väärien tietojen antaminen hankintayksikölle tai tietojen antamisen laiminlyönti - selvä epäsuhta hankinnan laadun tai laajuuden ja tarjoajan kompetensiin välillä 5.3. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi Tarjoukset on käsiteltävä viipymättä. Jos tarjouspyynnössä on mainittu, miten kauan tarjousten on oltava voimassa, hankinta on tehtävä ja tieto siitä annettava hyväksytyn tarjouksen tekijälle mainitun ajan kuluessa. Tarjous on hylättävä, mikäli: - tarjous on saapunut asetetun määräajan jälkeen - tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen - tarjoushinta ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittua hintaerittelyä (yksikköhinta) - tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka lain tai hyvän tavan vastaisesti Lisäksi tarjous voidaan hylätä, mikäli: - tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä ettei hankintaa tarjoajan taloudelliset edellytykset huomioiden voida toteuttaa tarjouksen mukaisesti (selvittämisvelvollisuus) 5.4. Tarjouksen täydentäminen Tarjouksen täydentäminen tarjousajan jälkeen on lähtökohtaisesti kiellettyä. On kuitenkin mahdollista, että tarjousten osalta joudutaan pyytämään täsmennyksiä. Täsmennystarve voi johtua tarjouspyynnön puutteellisuudesta, mikä on johtanut keskenään vertailukelvottomien tarjousten saamiseen. Täsmennyspyyntö on toimitettava kaikille tarjouksen antaneille samanaikaisesti, samansisältöisenä ja samanlaista menettelyä noudattaen. 5.5. Hankinnan keskeyttäminen Hankintalaissa ei ole säännöksiä hankinnan keskeyttämisestä. Keskeyttäminen on mahdollista, mikäli: - hankinta on viivästynyt niin, ettei se ole enää tarpeellinen eikä ajankohtainen
6 6 Hankintapäätös - hankinta osoittautuu arvioitua selvästi kalliimmaksi tai hankinnan tarve on poistunut kilpailuttamisen aikana hankintayksiköstä johtumattomasta syystä - hankintayksikkö havaitsee olennaisen virheen hankintamenettelyssä. Hankinnan keskeyttäminen on harvinainen ja poikkeuksellinen toimenpide. Siitä on tehtävä selvä päätös ja päätös on perusteltava. Hankinnat on tehtävä kunnan kokonaisedun mukaisesti. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjouspyynnössä esitettyjen hankintakriteereiden mukaisesti. Hankintapäätöksen tekee toimintasäännössä määrätty toimielin tai viranhaltija. Hankintapäätöksessä on mainittava: - mitä tavaraa tai palveluja hankitaan - käytetty hankintamenettely - keneltä tarjoukset on pyydetty (perustelu suorahankinnassa) - ketkä ovat antaneet tarjouksensa - tarjousten avaustilaisuus (milloin, missä ja ketkä läsnä) - mikä tarjous hylätään ja hylkäysperuste - mikä tarjous hyväksytään - hankinta-arvo, vertailuhinta tai arvio kokonaiskustannuksista - päätöksentekijän hankintavaltuuden peruste - sopimuksen syntymisajankohta - muutoksenhakuohjeet. Hankintapäätökseen on liitettävä tarjousvertailu aina, kun hankinta perustuu tarjouskilpailuun. Erillistä hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä alle 2000 euron hankinnasta. Tällöinkin hankinta on tehtävä hankintaohjeen mukaisesti ja kokonaisuudeltaan edullisimpaan ratkaisuun päätyen. Sopimuksen, tilausasiakirjan tai maksutositteen on täytettävä kirjanpitolain, toimintasäännön ja kunnan yleisohjeiden asettamat vaatimukset. 7 Hankintapäätöksestä tiedottaminen Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Päätös on annettava kirjallisesti tiedoksi kaikille niille, joita asia koskee. Tarjoajan tai ehdokkaan sulkemisesta pois tarjouskilpailusta sekä hankinnan keskeyttämisestä on vastaavasti annettava tieto asianosaiselle. Päätöksen tiedoksianto faksilla tai sähköpostilla ei ole mahdollista niissä hankinnoissa, joihin hankintalakia sovelletaan.
7 8 Hankintasopimus ja tilauksen tekeminen Sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjoajan välille, kun tarjouksen tekijä on todisteellisesti saanut tiedon tarjouksen hyväksymisestä. Hankintalaki edellyttää, että hankintapäätöksen jälkeen tehdään kirjallinen hankintasopimus. Se on laadittava täsmälliseksi, yksikäsitteiseksi ja riittävän yksityiskohtaiseksi. Hankintasopimuksen täyttämisen varmistamiseksi voidaan vaatia vakuus, mikäli se on tarjousehdoissa mainittu. Vakuus voi olla omavelkainen takaus, talletusvakuus tai muu yksittäistapauksessa hyväksyttävä luotettava vakuus. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, kun hankinta on arvoltaan vähäinen tai yksiselitteisen selkeä, sopimus tehdään yleensä tilauksella tai tilausvahvistuksella, josta hankinnan keskeiset ehdot selviävät. Mikäli hankinta tapahtuu pitkähkön ajan kuluessa tai kuluttua taikka hankintaehdoista voi syntyä tulkintaa, hankintasopimus on aina tehtävä kirjallisesti. Erilaisiin kausisopimuksiin perustuvat tilaukset voidaan tehdä sähköpostitse. telekopiona tai puhelimitse. 9 Toimitusten ja laskutuksen valvonta Tavaraa vastaanotettaessa sen määrä, laatu ja kunto on viipymättä tarkastettava. Asennettavan koneen tai laitteen saa hyväksyä, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa se on todettu toimintakuntoiseksi, asetetut vaatimukset täyttäväksi ja hankintasopimuksen mukaiseksi. Palvelun tai rakennustyön vastaanotto toteutetaan hankintasopimuksen liitteeksi otettujen yleisten sopimusehtojen mukaisesti. Hankintaa koskevan toimituksen viivästyessä, toimittajan syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen tai muuten rikkoessa sopimusta, asiasta on viipymättä ja todistettavasti reklamoitava. Sopimuksen tarkoittamia maksueriä ei makseta ennen velvoitteiden täyttymistä tai hyvityslaskun saamista. 10 Hankintojen julkisuus Hankinta-asioiden julkisuuden osalta on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säädöksiä. Se, keneltä tarjouksia on pyydetty, on yleensä julkinen asia. Sen sijaan saapuneet tarjoukset eivät ole julkisia asian käsittelyvaiheen aikana. Hankintapäätös on julkinen, kun se on allekirjoitettu ja tarkistettu. Lopullisesti tarjousasiakirjat tulevat liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta julkisiksi, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.
8 11 Siirtyminen sähköiseen hankinta- ja kilpailuttamisjärjestelmään Haukiputaan kunta siirtyy seudulliseen sähköiseen (EPI-) hankinta- ja kilpailuttamisjärjestelmään 1.1.2009 alkaen. Vastuullisena hankintayksikkönä tulee toimimaan Oulun kaupungin hankintakeskus. Järjestelmään siirtymisestä annetaan tarkemmat ohjeet hankinta-asiamiehen (kunnankamreeri) toimesta. 12 Hankintoja koskevia lisätietoja Yksityiskohtaista tietoa julkisista hankinnoista saa Suomen Kuntaliiton nettisivuilta www.kunnat.net/julkiset hankinnat tai esimerkiksi julkaisusta Hyvönen, Kess, Piisi, Tuomela ja Uotila; Julkiset hankinnat hankintayksikössä, ISBN:978-951-37-4672-8, Edita Prima Oy, Helsinki 2007