Tarjouspyyntö Pääomarahastosijoittamisen juridiset palvelut Tekes Pääomasijoitus Oy Osoite/Address/Adress Posti/Post/Mail etunimi.sukunimi@tekes.vc Kyllikinportti 2 PL 1014, 00101 Helsinki www.tekes.vc Y-tunnus: 2592216-7 Kyllikkiporten 2 PB 1014, 00101 Helsingfors Kyllikinportti 2 P.O. Box 1014, FI-00101 Helsinki
Tarjouspyyntö 2 (8) Sisällysluettelo 1 Hankintayksikkö... 3 2 Hankinnan kohde... 3 2.1 Hankinnan sisältö / hankinnan kuvaus... 3 3 Sopimuskausi... 4 4 Hankintamenettely... 4 5 Tarjoajan kelpoisuus... 4 6 Toimeksiannon suorittavien henkilöiden vähimmäisvaatimukset... 4 7 Tarjouksen vertailukriteerit... 5 7.1 Kokemus 60%... 5 7.2 Hinta 40%... 5 8 Sopimusehdot... 5 9 Maksuehto... 6 10 Hankintaan liittyvien kulujen korvaamisesta... 6 11 Alihankinnat ja tarjoaminen ryhmittymänä... 6 12 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 6 13 Tarjouksen voimassaolo... 6 14 Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus... 6 15 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus... 7 16 Tarjouksen tekeminen ja liitteet... 7 17 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset... 7 18 Tarjouksen jättäminen... 8
Tarjouspyyntö 3 (8) Viite: Kansallinen hankintailmoitus julkaistu HILMA -tietokannassa. 1 Hankintayksikkö Tekes Pääomasijoitus Oy (jäljempänä Tekes.vc), y-tunnus 2592216-7. Tekes.vc on Suomen valtion kokonaan omistama ja Innovaatiorahoituskeskus Tekesin omistajaohjauksessa oleva yhtiö. Yhtiön tarkoituksena on pääomasijoitusmarkkinan kehittäminen korjaamalla yritysten alkuvaiheen rahoituksen tarjonnassa esiintyviä puutteita. Tehtävänä on edistää yritysten alkuvaiheen liiketoimintaa tekemällä sijoituksia pääomarahastoihin. Lisätietoja Tekes.vc:sta löytyy internet-osoitteesta www.tekes.vc. 2 Hankinnan kohde Tekes.vc valitsee neuvonantajan avustamaan yhtiötä pääomarahastojen juridisessa due diligence tutkimuksissa sekä muissa pääomarahastoihin liittyvissä juridisissa kysymyksissä. Tavoitteena on valita palveluntarjoaja joka vakituisesti avustaa Tekes.vc:tä pääomasijoitustoiminnassa. 2.1 Hankinnan sisältö / hankinnan kuvaus Tekes.vc aloittaa sijoitustoimintansa vuoden 2014 jälkimmäisellä puoliskolla ja se arvioi tekevänsä 2-4 uutta rahastosijoitusta vuosittain vuosien 2014 2017 aikana. Vuosittaisten toimeksiantojen määrä voi olla kuitenkin tätä suurempi. Kohderahaston hallinnointiyhtiö hakee sijoitusta Tekes.vc:ltä kirjallisella hakemuksella. Tekes.vc:n henkilöstö valmistelee päätösesityksen hakemukseen. Juridinen neuvonanto on osa esitysvalmistelua. Tekes.vc:n sijoituspäätöksen jälkeen juridinen neuvonanto voi kohdistua sijoituksen toteutukseen. Hankinnan sisältö ja laajuus määräytyy kohderahastoittain ja Tekes Pääomasijoitus Oy määrittää tapauskohtaisesti hankittavan palvelun sisällön ja laajuuden. Hankittava palvelu voi sisältää mm. seuraavia tehtäviä: - Rahastosopimuskokonaisuuden juridisen tarkastelun ja kommentoinnin päämiehelle ja hallinnointiyhtiölle tai hallinnointiyhtiön neuvonantajalle - Muistion ja/tai due diligence tarkastelun yhteenvedon laatimisen - Mahdollisen side letterin laatimisen ja mahdollisen päämiehen avustamisen rahastosopimuskokonaisuuteen kuuluvien asiakirjojen täyttämisessä sijoituksen toteuttamiseksi - Juridisen due diligence tarkastelun lisäksi tehtävään kuuluu tarvittaessa päämiehen muu juridinen neuvonanto pääomarahastosijoituksiin liittyen Tekes.vc arvioi, että juridisen neuvonannon laajuus kohderahastoittain on 1-4 henkilötyöpäivää. Tekes.vc valmistelee vuoden 2014 aikana rahastomallisopimuksen ja mahdollisesti myös side letter - mallin, joita tullaan käyttämään yhtiön kohderahastosopimuksissa. Mallidokumenttien käyttäminen voi vaikuttaa hankittavan palvelun sisältöön ja laajuuteen. Juridinen neuvonanto voidaan toteuttaa suomen tai englannin kielellä, samoin muistiot ja yhteenvedot voidaan antaa suomen tai englannin kielellä. Tekes.vc:llä on kuitenkin oikeus määrittää toimeksiannon muistioissa ja yhteenvedoissa käytettävä kieli. Rahastosopimukset ovat tyypillisesti englanninkielisiä ja kohderahastojen todennäköisin yhtiömuoto on suomalainen kommandiittiyhtiö. Palvelua tulee voida tarjota pääkaupunkiseudulla. Toimeksiantojen toteuttamiseen voi liittyä vähäistä matkustamista pääkaupunkiseudun ulkopuolelle.
Tarjouspyyntö 4 (8) Tarjouksen antajan on tarjouksessa nimettävä toimeksiannon vastuuhenkilö ja toimeksiannoissa avustavat henkilöt. 3 Sopimuskausi Sopimus on voimassa toistaiseksi kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. 4 Hankintamenettely Hankinta suoritetaan kansallisena hankintana, käyttäen avointa hankintamenettelyä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousten avaus ja tarjoajien kelpoisuuden tarkastus 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Tekes.vc:llä on kuitenkin oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Mikäli Tekes.vc ei voi tehdä sopimusta tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan/toimittajan kanssa, voi se tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa toiseksi sijoittuneen kanssa. Innovaatiorahoituskeskus Tekes (jäljempänä Tekes) avustaa hankintaprosessissa Tekes Pääomasijoitus Oy:tä. 5 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeen (liite nro 3) mukaiset vaatimukset. 6 Toimeksiannon suorittavien henkilöiden vähimmäisvaatimukset Toimeksiannon vastuuhenkilö on asianajaja ja hänellä on kokemusta toimeksiannosta vastaavana vähintään: neljän pääomarahaston sopimusten laatimisessa ( GP -toimeksiannot ), ja kahdeksan pääomarahaston sopimusten juridisessa due diligencessa ( LP -toimeksiannot ) Muut henkilöt ovat koulutukseltaan vähintään oikeustieteen maistereita tai vastaavia ja heillä on kokemusta avustavassa roolissa yhden pääomarahaston sopimusten laatimisessa (GP -toimeksiannot), tai kolmen pääomarahaston juridisessa due diligencessa (LP -toimeksiannot) GP toimeksianto tarkoittaa pääomarahaston sopimusten laatimista rahastolle, joka on edennyt varojen keruuvaiheeseen ja toimeksiannossa on vähintään laadittu rahaston ensimmäistä suljentaa varten tarvittavat sopimukset. LP toimeksianto tarkoittaa rahastosopimuksen juridista due diligence tarkastelua, josta on annettu asiakkaan käyttöön muistio, yhteenveto tai muut kirjalliset päätelmät. Samaa rahastoa koskevat useat eri
Tarjouspyyntö 5 (8) LP -toimeksiannot katsotaan yhdeksi toimeksiannoksi. LP -toimeksiantoihin voidaan sisällyttää toimeksiannot, jotka liittyvät pääomarahaston rahasto-osuuksien ns. secondary -kauppoihin. Tällöin edellytetään, että toimeksiannossa on laadittu kauppakirja tai kommentoitu kauppakirjaa asiakkaalle. Toimeksiantojen tulee olla aloitettu 1.1.2010 jälkeen ja päätetty ennen 1.8.2014. Vastuuhenkilön ja muiden henkilöiden kokemus tulee esittää Henkilötaulukko lomakkeella (liite nro 1). 7 Tarjouksen vertailukriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailukriteerit ja niiden painoarvot ovat seuraavat: Kokemus: 60 prosenttia Hinta: 40 prosenttia 7.1 Kokemus 60% Kokemusta arvioidaan vastuuhenkilön GP- toimeksiantojen ja LP -toimeksiantojen määrällä. Kokemuksena esitetään tarjouspyynnön kohdan 5 mukaiset ja vähimmäisvaatimukset ylittävät GP - toimeksiannot ja LP -toimeksiannot. Vastuuhenkilön kokemus tulee esittää liitteenä olevalla Henkilötaulukko lomakkeella. Kokemuspisteitä toimeksiannoista kertyy seuraavasti: GP -toimeksianto LP -toimeksianto 3 pistettä 1 piste Vastuuhenkilön toimeksiantojen pisteet lasketaan yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjous saa 100 pistettä ja muut suhteessa vähemmän seuraavan kaavan mukaan: tarjouksen pisteet / parhaat pisteet x 100. 7.2 Hinta 40% Tarjouksen hinta on annettava euroina, ilman arvonlisäveroa, seuraavasti: Juridisesta neuvoannosta vastaavan henkilön tuntiveloitus Hinnan vertailussa käytetään seuraavaa kaavaa: halvin hinta/tarjouksen hinta x 100. Tarjouksessa on annettava toimeksiannoissa avustavien henkilöiden arvonlisäveroton tuntiveloitus henkilöittäin. Avustavien henkilöiden tuntiveloitusta ei vertailla. 8 Sopimusehdot Hankintaan sovellettavat sopimusehdot ilmenevät tarjouspyynnön liitteenä olevasta sopimusluonnoksesta. Lisäksi sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa, JYSE 2014 Palvelut. Sekä sopimusluonnoksen että JYSE 2014 Palvelut sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, jotka tarjoajan on hyväksyttävä sellaisenaan. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseensa omia sopimusehtojaan.
Tarjouspyyntö 6 (8) Mikäli tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa ei päästä sopimukseen, jatketaan neuvotteluja toisella sijalla olevan kanssa. 9 Maksuehto 30 päivää netto, mikä lasketaan laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 10 Hankintaan liittyvien kulujen korvaamisesta Tekes.vc ei korvaa työn tekemiseen tarvittavia työvälineitä, eikä tarjouksen tekemisestä aiheutuneita kuluja. Tekes.vc ja toimittaja sopivat palvelussa tarvittavista matkoista etukäteen. Tekes.vc korvaa toimittajalle kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset valtion matkustussäännön mukaisesti. Toimittaja ei kuitenkaan veloita matkakuluja matkoista, jotka ovat enintään 30 kilometriä toimittajan toimipisteestä. Toimittaja ei myöskään veloita alle 30 km pituisen matkan matka-aikaa. Yli 30 km pituisen matkan matka-ajasta voi toimittaja veloittaa enintään puolet. Matka-ajan hinnoittelu määräytyy kyseisen toimeksiannon tuntihinnan mukaan. 11 Alihankinnat ja tarjoaminen ryhmittymänä Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes.vc voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa Toimittajat voivat tehdä tarjouksia ryhmittymänä (laki julkisista hankinnoista 61 ). Jos tarjouksen antajana on ryhmittymä, on tarjouksesta käytävä ilmi selkeästi, mistä tarjouksen osasta kukin ryhmittymän jäsen vastaa. 12 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 13 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 120 päivää edellä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättämispäivästä lukien. 14 Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Julkisuuslain 11 2 momentin 6 kohdan nojalla tarjousvertailussa käytetyt tiedot ovat asianosaisjulkisia ja tarjoaja hyväksyy tämän tarjouksen antaessaan. Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, vertailuhinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintapäätös on tehty.
Tarjouspyyntö 7 (8) Tarjousasiakirjat ovat kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessään tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 15 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Tarjotun palvelun on oltava tarjouspyynnön mukainen ja tarjoukseen on liitettävä kaikki pyydetyt selvitykset. Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tullaan hylkäämään. 16 Tarjouksen tekeminen ja liitteet Tarjous tulee tehdä kirjallisena suomen kielellä. Kaiken tarjousaineiston tulee olla tarjouksen mukana, esim. www-sivuilla oleviin tietoihin ei voi viitata. Tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan nimi, y-tunnus, postiosoite sekä tarjouksen yhteyshenkilö, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tarjoajan tulee huolehtia, että tarjous sisältää seuraavat liitetiedostot: 1. CV:t tarjottavista asiantuntijoista 2. Henkilötaulukko 3. Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 4. Selvitys liikesalaisuuksista 17 Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 29.08.2014 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus(at)tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset H4/2014 Tekes.vc kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 03.09.2014 mennessä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan tällöin osoitteessa: http://www.tekes.fi/nyt/tekesin-avoimet-tarjouspyynnot-2014/ Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.
Tarjouspyyntö 8 (8) 18 Tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 12.09.2014 klo 16.00. Tarjous pyydetään toimittamaan ensisijaisesti suojatulla sähköpostiyhteydellä www.tekes.fi -> Tekes -> Yhteystiedot -> Virallinen luottamuksellinen posti (suojattu yhteys) Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä tarjoajan nimi ja tarjouksen tunnus: H4/2014. Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 5 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous liitteineen saapuu perille ajoissa. Myöhästynyttä tarjousta ei huomioida. Tekesin sähköpostijärjestelmä lähettää vastaanotetuista viesteistä kuittauksen. Sähköpostitse lähetettäessä tarjouksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun tarjouksen sisältävä viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos tarjous lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Tarjous voidaan toimittaa myös sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai se voidaan jättää postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki Helsinki Tekes Pääomasijoitus Oy ESKO RAUNIO Esko Raunio Toimitusjohtaja Liitteet 1. henkilön taulukko 2. vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 3. selvitys liikesalaisuuksista 4. sopimusluonnos 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut): http://www.gtk.fi/export/sites/fi/gtk/tarjouspyynnot/jyse_2014_palvelut.pdf