Dnro 1607/00 02 01/10 Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 1 / 11 Versio 1.01 Liite 1b: HENKILÖSTÖHALLINNON PALVELUKUVAUS 1 Palvelut Toimittajan henkilöstöhallinnon palvelutarjontaan kuuluvat seuraavat palvelut, joista rastilla merkityt sisältyvät sopijapuolten väliseen palvelusopimukseen. Palvelutuote määräytyy valitun palvelumallin mukaisesti. Palvelutarjontaan kuuluvien palvelujen järjestämisestä ja vastuista toimittajan ja asiakkaan kesken on sovittu tarkemmin palvelusopimuksen liitteessä 3b. Käytettäviin järjestelmiin liittyvät tukija ylläpitopalvelut on kuvattu Kieku-tietojärjestelmän osalta palvelusopimuksen liitteessä 1c. Asiakkaan henkilöstöhallinnon palvelut perustuvat palvelumallissa A ja B valtion yhtenäisiin toimintaprosesseihin sekä Kieku-tietojärjestelmän käyttöön. Asiakkaan henkilöstöhallinnon palvelut perustuvat palvelumallissa C ennen Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoa sovittuihin palveluihin. Palvelussuhteen hallinta Nimikirjatietojen Palveluaikalaskenta Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhdetietojen Nimikirjatietojen Palveluaikalaskenta Henkilö-, virka- ja tehtävätietojen sekä palvelussuhdetietojen Vuosilomatietojen sekä sairaus-, kuntoutus- ja vanhempainpäivärahahakemuksien käsittely Vuosilomatietojen sekä sairaus-, kuntoutus- ja vanhempainpäivärahahakemuksien käsittely Vuosilomien ja poissaolotietojen Palkanlaskenta Palkanlaskenta Palkanlaskenta Raportit ja tilastot Raportit ja tilastot Raportit ja tilastot Lisäpalvelut Pääkäyttäjäpalvelut Organisaatiohallinta ja -muutokset
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 2 / 11 Rekrytointi Työaikojen hallinta 2 Palvelukuvaukset 2.1 Palvelussuhteen hallinta / Henkilö-, virka- ja tehtävätietojen sekä palvelussuhdetietojen 2.1.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Henkilö-, virka- ja tehtävätietojen sekä henkilön palvelussuhdetta koskevien tietojen käsittely siten, että niistä aiheutuvat vaikutukset henkilön palkkaukseen ja muihin etuihin ja oikeuksiin ovat oikeita ja oikea-aikaisia. Palvelussuhde- ja poissaolotietojen täydentäminen ja käsittely sekä palveluaikalaskenta-ajojen ajaminen siten, että henkilön palveluaikalaskentatiedot ovat oikeamääräiset ja että ne ovat asiakkaan käytettävissä asianmukaisena ajankohtana. Palvelukeskus noudattaa henkilötietojen käsittelyssä henkilötietolain 5 :n ja 32 :n mukaisia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä asiaan liittyviä salassapitosäännöksiä ja vastaa henkilötietojen käsittelystä. 2.1.2 Palvelutuote Palvelussuhteen hallinta / Henkilö-, virka- ja tehtävätietojen sekä palvelussuhdetietojen -palveluun sisältyvät: Nimikirjatietojen Nimikirjatietojen Henkilö-, virka- ja tehtävätietojen sekä palvelussuhdetietojen Palveluaikalaskenta Palveluaikalaskenta vuosilomaan ja kokemuslisään oikeuttavan palveluajan laskeminen virastossa ja valtiolla palvellun ajan laskeminen vuosilomaan ja kokemuslisään oikeuttavan palveluajan laskeminen virastossa ja valtiolla palvellun ajan laskeminen Palvelussuhdetietojen taustaviran valtiolle ja virastoon tulo- ja eropäivän lainatavaratietojen, esim. avaimet/kulkukortti tai henkilökortti muut palvelussuhdetiedot henkilön henkilö-, osoite- ja pankkitilitietojen, jos asiakkaalla ei ole käytössä itsepalvelutoimintoa viran resurssitietojen (mm. vakanssit) tehtävien vaativuustasojen henkilön palvelussuhdetta koskevien tietojen henkilön nimikirja- ja koulutustietojen Asiakas vastaa siitä, että henkilö-, osoite- ja pankkitiliä sekä palvelussuhdetta koskevat tiedot toimitetaan palvelukeskukselle tai ovat palvelukeskuksen käytettävissä palkanajojen osalta ilmoitetun aikataulun mukaisesti siten, että henkilön palkka on mahdollista maksaa oikeana maksupäivänä.
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 3 / 11 2.1.3 Tietojärjestelmät SAP HCM Personec F.V Prima Prima ja WebTallennus 2.1.4 Toimitusehdot Henkilö- ja palvelussuhdetiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä asiakkaan palkka-ajoaikataulussa aineistolle määriteltyyn jättöpäivään mennessä. Palvelukeskus toimittaa postin kuljetettavaksi nimikirjan virkamiehelle kahden työpäivän kuluessa palvelupyynnöstä, jos nimikirjan tiedot ovat ajan tasalla. Jos nimikirjatiedot eivät ole ajan tasalla, palvelukeskus ottaa yhteyttä palvelupyynnön lähettäjään ja ilmoittaa nimikirjanotteen toimitusajan. palkka-ajoaikataulun mukaan kaksi työpäivää / sovitun mukaan Palvelukeskus ohjeistaa henkilö- ja palvelussuhdetietojen sekä vakanssitietojen ylläpitoon liittyvistä määräajoista tarvittaessa. 2.2 Vuosilomatietojen sekä sairaus-, kuntoutus- ja vanhempainpäivärahahakemuksien käsittely / Vuosilomien ja poissaolotietojen 2.2.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Vuosilomien käsittely siten, että henkilön vuosilomatiedot ovat oikein ja hänelle maksettava lomaraha oikeamääräinen. Sairauspoissaolojen, perhevapaiden ja muiden palvelussuhteen keskeytystietojen käsittely siten, että keskeytysten palkkavaikutukset ovat oikein ja oikea-aikaisia. Sairaus- ja vanhempainpäivärahojen sekä vuosilomakustannuskorvausten ja kuntoutusrahaa koskevat hakemukset tehdään Kelalle virheettömästi ja säädetyssä aikataulussa. 2.2.2 Palvelutuote Vuosilomatietojen sekä sairaus-, kuntoutus- ja vanhempainpäivärahahakemuksien käsittely / Vuosilomien ja poissaolotietojen -palveluun sisältyvät: Vuosilomatietojen käsittely vuosilomaoikeuksien laskeminen Vuosilomatietojen käsittely vuosilomaoikeuksien laskeminen Vuosilomien ja poissaolotietojen vuosilomaoikeuksien laskeminen
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 4 / 11 lomarahojen ja vuosilomalisien maksaminen Sairaus-, kuntoutus- ja vanhempainpäivärahahakemuksien käsittely sairauspäiväraha-, kuntoutusraha ja vuosilomakustannuskorvaus-hakemusten tekeminen Kelalle ja Kelan maksaminen päivärahojen ja korvausten vastaanottaminen ja tulouttaminen asiakkaalle vahinkoilmoitusten (työtapaturma, ammattitauti) liitettävien palkkatietojen toimittaminen Valtiokonttoriin lomarahojen ja vuosilomalisien maksaminen Sairaus-, kuntoutus- ja vanhempainpäivärahahakemuksien käsittely sairauspäiväraha-, kuntoutusraha ja vuosilomakustannuskorvaus-hakemusten tekeminen Kelalle ja Kelan maksaminen päivärahojen ja korvausten vastaanottaminen ja tulouttaminen asiakkaalle vahinkoilmoitusten (työtapaturma, ammattitauti) liitettävien palkkatietojen toimittaminen Valtiokonttoriin vuosiloman ajankohtaa koskevien tietojen tallentaminen järjestelmään, jos asiakkaalla ei ole käytössä itsepalvelutoimintoa säästettävien vuosilomapäivien tallentaminen järjestelmään lomarahan vaihtoa vastaavaksi vapaaajaksi koskevien tietojen tallentaminen järjestelmään sairauspoissaolojen sekä lapsen syntymään ja hoitoon liittyvien tietojen tallentaminen järjestelmään, jos asiakkaalla ei ole käytössä itsepalvelutoimintoa harkinnanvaraisten virkavapaus- ja työstä vapautustietojen tallentaminen järjestelmään sairauspäiväraha-, kuntoutusraha ja vuosilomakustannuskorvaushakemusten tekeminen Kelalle ja Kelan maksaminen päivärahojen ja korvausten vastaanottaminen ja tulouttaminen asiakkaalle vahinkoilmoitusten (työtapaturma, ammattitauti) liitettävien palkkatietojen toimittaminen Valtiokonttoriin Asiakas toimittaa sairauslomien käsittelyssä tarvittavat virkamiehen ja työsuhteisen työntekijän lääkärintodistukset palvelukeskukseen nimetyille henkilöille, joiden tehtäviin kuuluu lääkärintodistusten käsittely sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 5 ). Asiakas vastaa siitä, että vuosilomia ja poissaoloja koskevat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti. 2.2.3 Tietojärjestelmät Logica Palkat Personec F.V Personec F.V ja Personec F.V ESS -käyttöliittymä Prima Prima ja WebTallennus sekä Lomasuunnittelu
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 5 / 11 2.2.4 Toimitusehdot Vuosilomia ja poissaoloja koskevat ja niihin vaikuttavat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä palkka-ajoaikataulussa aineistolle määriteltyyn jättöpäivään mennessä. Palvelukeskus suorittaa vuosilomiin liittyvät ajot aikataulun mukaisesti. palkka-ajoaikataulun mukaan palkka-ajoaikataulun mukaan 2.3 Palkanlaskenta 2.3.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Palkan, palkkioiden ja muiden erien laskenta ja maksaminen henkilöille oikeamääräisinä ja oikea-aikaisina, palkka-aineiston kierrätys hyväksyttäväksi ja palkka-aineiston arkistointi sekä sidosryhmille pidätyksistä tehtävien tilitysten tekeminen oikeamääräisinä ja oikeaaikaisina. Virheettömän ja hyväksyttäväksi lähetettyä palkkaluetteloa vastaavan kirjanpitotiedoston muodostaminen. 2.3.2 Palvelutuotteet Palkanlaskenta -palveluun sisältyvät: Palkanlaskenta (palkansaajat) Palkanlaskenta (palkansaajat) Palkanlaskenta (palkansaajat) Palkkionlaskenta (palkkionsaajat) Palkkionlaskenta (palkkionsaajat) Palkkionlaskenta (palkkionsaajat) Tilitykset Tilitykset Tilitykset Kaikkiin palvelumalleihin sisältyvät: palkan, palkkioiden, etuuksien ja korvausten sekä työ- ja käyttökorvausten ja apurahojen laskentaan liittyvät toiminnot poissaolotietojen palkkavaikutusten seuraaminen ja tarkastus palkasta tehtäviin perintöihin liittyvät toiminnot palkasta ja palkkioista perittävien sosiaaliturva- ja eläkevakuutusmaksujen, ennakonpidätysten ja muiden palkasta tehtävien pidätysten kokoaminen edelleen tilitettäviksi palkkaluettelon laatiminen ja kierrättäminen/reitittäminen hyväksyttäväksi sekä maksuluettelon laatiminen palkka-aineiston toimittaminen arkistoitavaksi asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti Palvelukeskuksen tehtävänä on hoitaa kokonaisvaltaisesti asiakkaan palkanlaskenta, palkkakirjanpito ja kirjanpitotiedoston muodostaminen.
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 6 / 11 Asiakas vastaa siitä, että palvelukeskuksella on käytössään ajantasaiset tiedot asiakasviraston palkkausjärjestelmän asiakirjoista ja niiden virastokohtaisesta palvelukeskuksen kannalta tarpeellisesta tulkinnasta. Asiakas vastaa siitä, että palkkiolaskut ovat asianmukaisesti tiliöity ja hyväksytty. Asiakas vastaa siitä, että palkalaskentaan ja -maksatukseen vaikuttavat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti ennen palkanmaksupäivää. Asiakas hyväksyy palkanlaskennan tuottamat menotositteet ennen maksupäivää. 2.3.3 Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan rastilla merkityillä tietojärjestelmillä: Logica Palkat Personec F.V Prima Rondo sähköinen arkistointi 2.3.4 Toimitusehdot Palkat maksetaan virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. Palkka-ajoaikataulu toimitetaan palvelukeskuksesta asiakkaalle vuosittain marraskuun loppuun mennessä. Palkanlaskentaan ja -maksatukseen vaikuttavat tiedot ovat palvelukeskuksen käytettävissä sovitun aikataulun mukaisesti aineistolle määriteltyyn jättöpäivään mennessä. Palkkaaineistoa tulee toimittaa palvelukeskukseen sitä mukaa kun sitä syntyy. Koko palkka-aineistoa ei saa toimittaa viimeisenä jättöpäivänä. Viimeinen jättöpäivä on palkka-aineiston viimeinen toimitusaika, jonka jälkeen voi toimittaa ainoastaan takaisinperintää aiheuttavat tiedot, kuten lopputilit. Palkanlaskennan tuottamat menotositteet on asiakkaan hyväksyttävissä ennen maksupäivää. maksupäivittäin marraskuun loppuun mennessä palkka-ajoaikataulun mukaan palkka-ajoaikataulun mukaan 2.4 Raportit ja tilastot 2.4.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Raporttien ja tilastojen tuottaminen asiakkaan määrittelyjen pohjalta tai niiden siten, että asiakas pystyy ottamaan haluamanaan ajankohtana järjestelmästä sovitut raportit ja tilastot siten, että ne sisältävät asiakkaan raportilta toivomat tiedot.
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 7 / 11 Asiakaskohtaiset raportit tuotetaan henkilöstöhallinnon järjestelmistä tai raportointikannoista asiakkaan kanssa sovittujen aikataulujen mukaisesti. Ad hoc -raportit tuotetaan asiakasvirastolle erillisen sopimuksen mukaan. Pyynnön yhteydessä arvioidaan toteutukseen tarvittava aika ja siitä aiheutuvat kustannukset. 2.4.2 Palvelutuotteet Raportit ja tilastot -palveluun sisältyvät: Raportit ja tilastot Raportit ja tilastot Raportit ja tilastot Asiakas toimittaa raportin tekemiseen ja ylläpitämiseen tarvittavat tiedot tarpeeksi yksilöityinä. 2.4.3 Tietojärjestelmät Palvelu tuotetaan rastilla merkityillä tietojärjestelmillä: Logica Palkat SAP HCM Personec F.V Prima BI-raportointitietokanta 2.4.4 Toimitusehdot Asiakaskohtaisella raportilla tarkoitetaan raporttia, jonka valmistamisessa on tarvittu tietojen muokkaamista ja /tai yhdistelyä. Erikseen tilattujen raporttien toimittaminen kolmansille osapuolille tai sidosryhmille erikseen sovitun aikataulun mukaan. raporttikohtainen toimitusaika sovitun aikataulun mukaan 2.4.5 Asiakaskohtaiset raportit Palveluun sisältyvät alla luetellut asiakkaalle palvelukeskuksesta toimitettavat raportit: Raportti Jakelu Toimitusaika
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 8 / 11 2.5 Pääkäyttäjäpalvelut 2.5.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Pääkäyttäjäpalvelut suoritetaan sovittuja menettelyjä ja määräaikoja noudattaen. Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmät on ylläpidetty siten, että järjestelmät tuottavat oikeaa ja ajantasaista tietoa ja järjestelmien koodistot, mallit ja ohjaustiedot mahdollistavat niiden tehokkaan käytön. 2.5.2 Palvelutuote Pääkäyttäjäpalveluun sisältyvät: Pääkäyttäjätoiminnot järjestelmien pääkäyttäjätehtävät käytön tuki Palvelukeskuksen tehtävänä on ylläpitää järjestelmiä ja asiakasrajapinnan ylittävältä osalta tukea asiakasta tietojärjestelmien käytössä. Asiakas vastaa oman organisaationsa riittävästä osaamisesta. 2.5.3 Tietojärjestelmät Personec F.V Prima 2.5.4 Toimitusehdot Palvelupyyntöön vastataan kahden tunnin kuluessa palvelupyynnön esittämisestä. kaksi tuntia
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 9 / 11 3 Muut palveluun liittyvät lisäpalvelut (Ei käytössä asiakkaalla) 3.1 Organisaatiohallinta ja -muutokset Kieku-tietojärjestelmässä 3.1.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Organisaatiorakenteiden muutokset ja uusien organisaatioyksiköiden lisäykset ja lakkauttamiset tehdään oikein ja oikea-aikaisesti. Viran tai tehtävän perustamista, muuttamista, siirtämistä ja lakkauttamista koskevien toimintojen suorittaminen siten, että henkilön palvelussuhde voidaan perustaa oikea-aikaisesti ja niistä aiheutuvat vaikutukset henkilön palkkaukseen ja muihin etuihin ja oikeuksiin ovat oikeita ja oikea-aikaisia. Organisaatiorakenteen muutoksella tarkoitetaan esimerkiksi organisaatioyksikön ja/tai viran tai tehtävän nimen muuttamista, organisaatioyksikön siirtymistä toiseen organisaatiohaaraan, toimintayksikkö -tiedon muuttamista tai tietojen täydentämistä. Palveluun sisältyy: organisaatiorakenteiden muutoksien toteuttaminen organisaatioyksikön yksittäisten tietojen muuttaminen ja lakkauttaminen budjetoidun toimen perustaminen virkaa, tehtävää tai rinnakkaista palvelussuhdetta varten sekä apurahansaajille ja ulkopuolisille ryhmille viran resurssitietojen (sis. VPL-tiedot) Asiakas vastaa siitä, että sekä virkoihin että tehtäviin liittyvät tiedot ja muutokset ovat palvelukeskuksen käytettävissä niin hyvissä ajoin, että virka- tai tehtävätiedot, palkkaukseen liittyvät kirjaustiedot ja muut sidosryhmätiedot pystytään pitämään ajan tasalla ja toimittamaan kolmansille osapuolille oikeanlaatuisina. 3.1.1 Tietojärjestelmät SAP HCM 3.1.2 Toimitusehdot Päivittäinen organisaatiohallinta Organisaatiorakenteiden muutokset ja uusien organisaatioyksiköiden lisäykset ja lakkauttamiset yksi työpäivä yksittäiset muutokset yhden työpäivän kuluttua palvelupyynnön vastaanottamisesta (saapumispäivää lukuun ottamatta) Laajempien muutosten toimitusajasta sovitaan asiakkaan kanssa erikseen
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 10 / 11 3.2 Rekrytointi 3.2.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Hakemukset on vastaanotettu sähköisenä tai paperilla ja ne on tallennettu järjestelmään oikein ja oikea-aikaisesti. Rekrytointipalveluun sisältyy: hakemuksien vastaanottaminen joko sähköisenä tai paperiversiona hakemuksien tallentaminen Heli-järjestelmään 3.2.2 Tietojärjestelmät Heli 3.2.3 Toimitusehdot Sähköisesti tai paperiversiona toimitettujen hakemusten tallentaminen Heli-järjestelmään. yksittäiset kaksi työpäivää suurempien määrien toimitusajasta sovitaan asiakkaan kanssa erikseen 3.3 Työaikojen hallinta Kieku-tietojärjestelmässä 3.3.1 Palvelukuvaus Palvelun tavoitetaso: Ajanhallinnan järjestelmän ylläpito siten, että työaikojen ja työvuorojen suunnittelu, toteutuneen työajan tulkinta sekä työaikojen kohdentaminen on mahdollista ja tapahtuu annettujen säännösten mukaisesti. 3.3.2 Palvelutuotteet Palvelu sovitaan toteutettavaksi seuraavassa laajuudessa (merkitään ruksilla sovitun palvelumallin mukaisesti): Työajanhallinta -palveluun sisältyvät: Perustietojen Yritys- ja organisaatiorakenteen muutosten tallentaminen järjestelmään Päivälaji-, työaikamuoto- ja jaksotietojen muutosten tallentaminen järjestelmään Työaikapankkisääntöjen ylläpito Tunnisteotsikoiden ylläpito Kirjaustunnusten ylläpito Käyttöoikeuksien Käyttäjäprofiilien
Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Sivu 11 / 11 Yritystason perustietojen Maksuryhmätietojen ylläpito Palkkalajien, maksu- ja laskentasäännöstöjen yms yritystason tietojen lisääminen ja ylläpito Palkanlisien lisäys ja ylläpito Poissaolosäännöstöjen ylläpito 3.3.3 Tietojärjestelmät Logica Ajanhallinta 3.3.4 Toimitusehdot xxx xxx 3.4 Muut palveluun liittyvät erityiskysymykset 3.4.1 Valtuutukset palvelukeskukselle Asiakas valtuuttaa palvelukeskuksen henkilöstöpalveluyksikön palveluesimiehen tai asiakasviraston palveluja hoitavan henkilön hyväksymään palvelukeskuksessa laaditun siirtoilmoituksen niissä tapauksissa, joissa palkansaaja siirtyy palvelukeskuksen asiakasvirastosta toiseen palvelukeskuksen asiakasvirastoon. Siirtoilmoitus toimitetaan näissä tapauksissa lähettävälle ja vastaanottavalle virastolle tiedoksi. Siirtoilmoituksella tarkoitetaan palkansaajan palvelussuhteesta henkilöstö- ja palkkajärjestelmästä koottuja tietoja mm. poissaoloista, vuosilomista ja kertymätiedoista sekä palkkaustiedoista, mikäli niitä tarvitaan vastaanottavan viraston palkkauksen määrittelyssä.