Henkilöstöpalvelujen vastuunjakotaulukko

Transkriptio

1 HENKILÖSTÖPALVELUJEN VASTUUNJAKOTAULUKKO Taustavärillä merkityt rivit sisältyvät Valtiokonttorin määräykseen Palkanlaskennan tehtävien ja vastuiden jaosta palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä L = lisäpalvelu Henkilöstöpalvelut 1 Palkkaus, palkitseminen ja palvelussuhteen hallinta 1.1 Palvelussuhteen hallinta Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito Tiedon toimittaminen organisaatiorakenteesta ja siihen liittyvistä budjetoiduista toimista palvelukeskukseen Organisaatiorakenteen luominen Organisaatiomuutosten toteuttaminen Budjetoitujen toimien perustaminen ja ylläpito (ei yksittäiset) Henkilö- ja palvelussuhdetiedot Budjetoidun toimen luonti -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Budjetoituihin toimiin liittyvien muutosten ilmoittaminen palvelupyynnöllä Lakkautettavien budjetoitujen toimien ilmoittaminen palvelupyynnöllä Budjetoituihin toimiin liittyvien muutostietojen tallentaminen järjestelmään Budjetoitujen toimien lakkauttaminen Uusien ja muuttuneiden henkilö- ja palvelussuhdetietojen sekä palkkatietojen tallentaminen ja hyväksyminen portaalissa (Huom! Mikäli kyseessä uusi henkilö joka tulee määräaikaisesti toisesta Kieku virastosta, tulee lähtevässä virastossa olla tehtynä virkavapaus ja lepäävyystieto palvelussuhteelle, jotta kaikki tiedot päivittyvät palvelussuhteen luonti -lomakkeen kautta oikein. Mikäli näin ei ole, tulee tietoliikenne - infotyypin käyttäjätunnustiedon päivittämisestä toimittaa palvelupyyntö palvelukeskukseen.) Henkilö- ja palvelussuhdetietojen muutosten ilmoittaminen palvelupyynnöllä niiden tietojen osalta, joita ei voi ilmoittaa portaalilomakkeella Henkilö- ja palvelussuhdetietojen muutosten tallentaminen niiden tietojen osalta, joita ei voi ilmoittaa portaalilomakkeella Portaalissa tallennettujen virheellisten tietojen korjauspyynnön toimittaminen palvelupyynnöllä Portaalissa tallennettujen virheellisten tietojen korjaaminen palvelupyynnön perusteella Pidennetty työaika Pidennetyn työajan maksamiseen vaikuttavien tietojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Pidennetyn työajan aiheuttaman korvauksen laskeminen, järjestelmään tallentaminen ja maksaminen Organisaatiohallinta Yksittäisten henkilöiden nimike- ja/tai kustannuspaikka/toimintayksikkömuutosten ilmoittaminen portaalilomakkeella Nimikirjatiedot Nimikirjaa ja/tai palvelusaikalaskentaa varten tarvittavien alkuperäisten asiakirjojen tarkistaminen ja jäljennösten ottaminen Palvelusaikalaskentavaikutusten merkitseminen asiakirjajäljennöksiin ja jäljennösten toimittaminen palvelukeskukseen Nimikirjatietojen ylläpitäminen Nimikirjanotteen allekirjoittaminen ja antaminen virkamiehelle, virastolle tai Valtiokonttorille/Kevalle Palvelussuhteen päättyessä nimikirjanotteen toimittaminen virkamiehelle sekä nimikirjanotteen arkistokappaleen toimittaminen virastoon ilman erillistä pyyntöä Nimikirjanotteen luovuttaminen ulkopuolisille Palvelusaikalaskenta Työura- ja keskeytystietojen toimittaminen palvelukeskukseen ja palvelusaikavaikutusten merkitseminen asiakirjoihin Palvelusaikalaskennan suorittaminen palvelusaikalaskennan sovelluksessa sekä laskennan tekninen hyväksyminen Palvelusaikalaskennan päätöksen tekeminen Palvelusaikalaskenta, vuosilomaoikeudet Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan laskenta WebPalvelusaikalaskennassa Vuosilomapäivien laskenta palkka-ajojen yhteydessä Vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan ilmoittaminen virastolle (uuden henkilön palvelussuhteen alkaessa ja kun 15 vuotta tulee täyteen) Päätöksen tekeminen vuosilomaan oikeuttavasta palvelusajasta WebPalvelusaikalaskennasta vuosilomaan oikeuttavasta ajasta hälytyslistan laskettaminen ja toimittaminen asiakkaalle 2 krt/v (touko- ja marraskuussa) henkilöistä, joilla täyttyy 15 vuotta vuosilomaan oikeuttavaa aikaa ko. vuoden aikana

2 1.1.8 Palvelusaikalaskenta, kokemusosa tai kokemuslisä, valtion virka-ansiomerkki Työura- ja keskeytystietojen tallentaminen Palvelusaikalaskennan suorittaminen palvelusaikalaskennan sovelluksessa Palvelusaikalaskelman tulostaminen Päätöksen tekeminen kokemusosaan oikeuttavasta palvelusajasta Palvelussuhteen päättäminen Huolehdittava, että lomat ja poissaolot ovat ajan tasalla palvelussuhteen päättymispäivään asti Palvelussuhteen päättäminen irtisanoutumis-lomakkeella portaalin kautta Palvelussuhteen päättymisilmoitus -lomakkeen toimittaminen irtisanoutumisen yhteydessä palvelupyynnön liitteenä palvelukeskukseen, mikäli irtisanoutumislomaketta ei voi käyttää Palvelussuhteen päättäminen irtisanoutumisen yhteydessä SAP HCM (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Ero- tai irtisanoutumistietojen sekä muiden lähtötietojen toimittaminen palvelukeskukseen (ilmoitus maksettavista lomakorvaus- ja lomarahapäivistä sekä tieto, minkä lomanmääräytymisvuoden lomista on kyse) Lopputilin käynnistäminen Logica Palkat Palvelussuhteen päättymistodistuksen tulostaminen, allekirjoittaminen ja toimittaminen virkamiehelle / tarvittaessa Kevaan Vanhuus- tai työkyvyttömyyseläkehakemuksen liitteeksi tulevien palkkatietojen toimittaminen eläkelaitokselle Palvelusaikatodistuksen antaminen Siirtoilmoitus Ilmoitus palvelukeskukseen henkilön siirtymisestä toiseen valtion virastoon / toisesta valtion virastosta Henkilön siirtyessä toisen viraston palvelukseen lomansiirtoilmoituksen tietojen tarkastaminen ja työnantajan valtuutuksen perusteella hyväksyminen ja toimittaminen tiedoksi vastaanottavalle virastolle sekä palvelukeskuksessa kyseisen viraston palkanmaksua hoitavaan palveluryhmään Toisesta valtion virastosta tulleen lomansiirtoilmoituksen tietojen tallentaminen Mikäli henkilö on tullut viraston palvelukseen muusta kuin Kieku virastosta, tulee virastossa seurata sairauspoissaolopäivien kertymistä ja ilmoittaa Palkeisiin mahdollisesta palkan alenemisesta. 1.2 Palkanlaskenta Yleinen neuvonta ja ohjeistus Palkanlaskentaan liittyvistä asioista tiedottaminen ja ohjeistus (esim. palkkaajoaikataulut, sovellusten käytön neuvonta, palveluiden ja toimintamallien ohjaus) VES / TES -asioihin, palkkausjärjestelmiin ja työnantajapäätöksiin liittyvä harkintavalta, ohjeistus ja tiedottaminen Palkanlaskentajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavat tiedot Palkan kirjanpidon seurantakohteiden määrittäminen ja hyväksyminen (Kiekussa esimerkiksi portaalilomakkeilla ja Ajanhallinnassa) Palvelussuhteelle maksettavien uusien tai muuttuneiden palkanosien ja palkkioiden tallentaminen ja hyväksyminen (Kiekussa esimerkiksi portaalilomakkeilla) Kirjanpitoyksikön tulee sopia erikseen suoritusarviointeihin liittyvän massaaineiston toimitusaikataulu Palkeiden palvelua tuottavan palveluryhmän kanssa Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten hyväksyminen ja ilmoittaminen palvelukeskukseen (massamuutokset) Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten tallentaminen järjestelmään (massamuutokset) Omalle henkilöstölle maksettavien palkkioiden hyväksyminen ja ilmoittaminen (Kiekussa esimerkiksi palkkiomaksu portaalilomakkeen tallentaminen) Tuntipalkkaisten aikapalkkatietojen ylläpito ja hyväksyminen mikäli virastossa on tuntipalkkaisia (Kiekussa esimerkiksi Ajanhallinnassa) Henkilöstötietojärjestelmän tuottamien tietojen käsittely ja siirtäminen palkanlaskentajärjestelmään. (Esimerkiksi Kiekussa SAP HCM:n tuottamien tietojen käsittely välitaulussa ja siirtäminen Palkkaan) Palkka-aineiston tarkastaminen eli henkilöstötietojärjestelmästä ja liittymistä (Kiekussa esim. Ajanhallinta, M2) siirtyneiden tietojen tarkastaminen Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen kirjanpitoyksikölle Korjauksen ilmoittaminen palvelukeskukselle palvelupyynnöllä Kirjanpitoyksikön ilmoittaman korjauksen tekeminen lähdejärjestelmään

3 1.2.3 Palkkiot (ulkopuoliset palkkionsaajat, kansanedustajat, ministerit) Palkkionsaajan toimeksiantosopimuksen määrittely (esim. luennoitsija, tulkki) Tiliöidyn ja hyväksytyn palkkiolaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen Palkkionsaajan ja palkkion tietojen tallentaminen (pl. kansanedustajat ja ministerit) Kansanedustajien ja ministereiden palkkioiden hyväksyminen ja ilmoittaminen palvelukeskukseen (Kiekussa esimerkiksi portaalilomakkeella) Palkkiosta perittävien työnantaja- ja työntekijämaksujen määrittely (Kiekussa Palkat) Työ- ja käyttökorvaukset Työ- ja käyttökorvauksen määrittely Tiliöidyn ja hyväksytyn työ- ja käyttökorvauslaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen Työ -ja käyttökorvausten tietojen tallentaminen järjestelmään ja maksaminen Yritystoimintaa harjoittavan yhtiön tai yhteisön, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, työ - ja käyttökorvauksista ennakonpidätyksen suorittaminen sekä suorituksen ilmoittaminen veroviranomaiselle Apurahat Tehtävän / vakanssin luominen (Esimerkiksi Kiekussa budjetoidun toimen luonti - lomakkeen tallentaminen) Maksettavien apurahojen hyväksyminen ja apurahan maksamisessa tarvittavien apurahansaajan tietojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Apurahan maksamisessa tarvittavien apurahan saajan ja veroviranomaisen vaatimien tietojen tallentaminen (Kiekussa SAP HCM) Ilmoitettujen apurahojen maksamisen seuranta Palkasta perittävät osat Verokorttien toimittaminen palvelukeskukseen tarvittaessa Veroviranomaiselta suorasiirtona saatujen verokorttitietojen vastaanottaminen ja uusien verokortti- ja muutosverokorttitietojen tallentaminen Jäsenmaksuvaltakirjojen toimittaminen palvelukeskukseen Jäsenmaksutietojen tallentaminen järjestelmään Alkuperäisen maksukiellon toimittaminen palvelukeskukseen, mikäli maksukielto toimitetaan ulosottoviranomaiselta kirjanpitoyksikköön Palkeiden sijasta Maksukiellon tallentaminen järjestelmään Maksukiellon palauttaminen ulosottovirastoon palvelussuhteen päättyessä Vuosilomatietojen käsittely Vuosilomaoikeuksien laskettaminen (Kiekussa päivittyy palkka-ajon yhteydessä kuukausittain) Vuosilomaoikeuksien laskettaminen tarvittaessa yksittäisille henkilöille (esim. uudet henkilöt, määräaikaisuuksien jatkojen ja muutosten yhteydessä, palvelussuhteen päättymisen yhteydessä) Vuosilomiin liittyvien sopimusten tekeminen, hyväksyminen ja seuranta (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen Vuosilomalain 29 :n mukaisen lomakirjanpidon pitäminen Vuosilomalisä Lomaoikeuspäivien mukaisen vuosilomalisän maksaminen lomarahan maksun tai loman pidennyksen yhteydessä Vuosilomalisien maksaminen palvelussuhteen päättyessä Lomaraha Lomarahan maksamisesta ilmoittaminen palvelukeskukseen (maksupäivä, mikäli virastossa käytössä tarkentava virkaehtosopimus) Lomarahojen maksaminen virkaehtosopimuksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä kirjanpitoyksikön ilmoituksen perusteella Vuosilomakorvaus Lomakorvauksen maksaminen kirjanpitoyksikön ilmoituksen/päätöksen perusteella palvelussuhteen päättyessä tai varusmies- tai siviilipalvelukseen ryhdyttäessä Prosenttiperusteinen vuosilomapalkka Palvelukeskus toimittaa kirjanpitoyksikölle tarkastettavaksi listan prosenttiperusteisen vuosilomapalkan piiriin kuuluvista henkilöistä Kirjanpitoyksikkö tarkastaa toimitetut tiedot ja ilmoittaa mahdolliset muutokset Vuosilomapalkan tallentaminen ja maksaminen kirjanpitoyksikön ilmoituksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä

4 Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän maksaminen Poissaolojen käsittely Poissaolojen ilmoittaminen oikea-aikaisesti (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) Virheellisesti tallennetun poissaolon poistaminen, peruutuksen hyväksyminen ja uudelleen tallentaminen Poissaolojen hyväksyminen Oikea-aikaisesti (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) ilmoitettujen poissaolojen seuranta (yli 60 päivän poissalojen vienti nimikirjaan) Virkamiehellä vuoden yhtäjaksoisen sairauspoissaolon täyttymisestä ilmoittaminen Palkeisiin palkanmaksua varten palvelupyynnöllä Poissaolon palkkavaikutuksen tarkastaminen Tarvittavien takautuvien poissaolojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä palvelukeskukseen (Kiekussa yli 30 päivää vanhojen poissaolojen ilmoittaminen ei mahdollista portaalin kautta) Tarvittavien takautuvien poissaolojen tallentaminen järjestelmään (Kiekussa yli 30 päivää vanhojen poissaolojen ilmoittaminen/poistaminen portaalin kautta ei mahdollista) Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi toisen viran/tehtävän hoitamisen vuoksi myönnetyn virkavapaan/työstä vapautuksen perusteella (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Kun käytössä asianohjausmalli Kun käytössä asianohjausmalli Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi yli 3 kk yhdenjaksoisesti kestävissä muissa poissaoloissa esim. sairauspoissaolo (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Korvausten käsittely Sairauspäivärahahakemukset Lääkärintodistuksen toimittaminen Kelalle, kun omavastuuaika ylittyy Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle (Y17-lomake) työnantajien sähköisessä asiointipalvelussa Valituksen tekeminen hylätystä sairauspäivärahasta Tapaturmakorvaushakemukset Työtapaturmatapauksissa vakuutustodistuksen täyttäminen ja toimittaminen lääkärille tai sairaalaan Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Valtiokonttorille Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) Tapaturma/ammattitauti-ilmoitukseen liittyvän palkkatiedon lähettäminen Valtiokonttoriin Valtiokonttorin työtapaturma- /ammattitautipäätöksestä kopion toimittaminen palvelukeskukselle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kielteisen tapaturmapäätöksen johdosta palkkatietojen toimittaminen Kelalle (sairauspäivärahan hakeminen) Vanhempainetuushakemukset Vanhempainetuushakemuksen tekeminen Kelalle (palkansaaja) Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä (henkilön nimi ja syntymäaika ja ajanjakso) Ilmoitus Kelalle työnantajan maksamasta palkasta sähköisen asiointipalvelun kautta Vuosilomakustannuskorvausten seuranta ja hakeminen Kelalta säädetyssä ajassa Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kuntoutushakemukset Kuntoutushakemuksen tekeminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle. Työntekijä voi itsekin hakea Osallistumistodistuksen toimittaminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) Palkkatietojen ilmoittaminen kuntoutuksen ajalta sähköisen asiointipalvelun kautta Kelalle tai lomakkeella Valtiokonttorille tai Kevalle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Osasairausvapaa Osasairausvapaaseen liittyvä asiointi Kelan kanssa Osasairausvapaan ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin Osasairausvapaan tallentaminen järjestelmään Täydennysosan laskemiseen ja maksamiseen vaikuttavien tietojen toimittaminen Palkeisiin Täydennysosan suuruuden laskeminen kirjanpitoyksikön ilmoittamien tietojen perusteella ja tiedon tallentaminen järjestelmään maksamista varten

5 Muut poissaolohakemukset Vuorotteluvapaaseen liittyvät valmistelutehtävät sekä asiakirjojen toimittaminen TE-toimistolle, työttömyyskassalle ja/tai palkansaajalle Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen pyytäminen palvelupyynnöllä Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen toimittaminen Hakemuksen tekeminen Kelalle työpaikkaterveydenhuollon kustannusten korvaamiseksi Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittely Alkuperäisten päätösten vastaanottaminen ja arkistointi Valtiokonttorin ja Kevan päätöksistä kopion toimittaminen palvelukeskukseen Valtiokonttorista, Kelasta ja Kevasta saatujen päätösten seuranta Myönteisen päivärahapäätöksen tietojen tallentaminen järjestelmään Päivärahan tulokirjauksen hyväksyminen kirjanpito-ajossa muodostuvilta tositteilta (dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmässä) Veronalaiset matka- ja matkapäiväkorvaukset ja veroviranomaiselle ilmoitettavat muut korvaukset Veronalaisten päivärahojen ja matkapäiväkorvausten siirtotiedoston vastaanottaminen ja siirtyneen tiedon tarkastaminen Lähdeverovelvolliselle suoritettujen muiden kuin veronalaisten suoritusten ilmoittaminen palvelukeskukseen Siviilipalvelusta suorittavien henkilöiden henkilötietojen sekä päivä- ja ruokarahan maksutietojen tallentaminen Palkka-ajot ja tulosteet sekä niihin liittyvät toimenpiteet Palkka-ajoa edeltävät ajot Aikataulujen mukaiset massa-ajot Palkka-ajo (2 kk) Palkka-ajosta muodostuvien tulosteiden käsittely Siirto pankkiin (Maksuluettelo) Maksuluettelon numero- ja asiatarkastaminen sekä hyväksyminen Pankkiaineiston siirtäminen jakajapankkiin Sähköisten palkkalaskelmien ajo ja siirto Paperisten palkkalaskelmien ajo ja siirto Muut massapäivitysajot mm. poissaolojen massapäivitys Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; palkkataulukkojen toimittaminen palvelukeskukseen pyydetyssä aikataulussa Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; taulukoiden tallentaminen / ajojen ajaminen Palkkaluettelo Palkkaluettelon numerotarkastus ja reitittäminen kirjanpitoyksikköön Palkkaluettelon asiatarkastus ja hyväksyminen Muutosluettelo Muutosluettelon ajaminen ja siirtäminen dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmän arkistoon Maksupäiväkohtainen kirjanpito-ajo Kirjanpitoajon käynnistys Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden tarkastus ja hyväksyminen Palkkakirjanpito Palkkakirjanpitoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen (Kiekussa portaalissa) oikea-aikaisena sopimustietojen yhteydessä Viraston tallentamien seurantakohteiden vastaanottaminen palkanlaskentajärjestelmään (Esim. Kiekussa välitaulun kautta Palkkoihin) Kirjanpitoon siirtyneiden virhelistojen toimittaminen asiakkaalle korjaamista varten Palkkakirjanpidon virheisiin liittyvien oikeiden seurantakohdetietojen toimittaminen palvelupyynnöllä Palkkakirjanpidon virheisiin liittyvien oikeiden seurantakohdetietojen korjaaminen sopimuksen seurantakohdetietoihin (Esim. SAP HCM) ja muutosten vastaanottaminen palkanlaskentajärjestelmään (Kiekussa Palkkoihin) ( )

6 Palkkakustannusjako Palkkakustannusjakoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen oikeaaikaisena sopimustietojen yhteydessä (Kiekussa Ajanhallinta, CATS) Sopimusten seurantakohdetietojen muutosten tekeminen ajoissa (Kiekussa portaalin lomakkeella) Työajan kohdennustietojen toimittaminen (Kiekussa esim. Ajanhallinta, CATS) Kohdistustapahtumien tarkastaminen, (erityisesti pakolliset seuranta-kohteet), korjaaminen ja tapahtumien hyväksyminen aikataulun mukaisesti (Kiekussa käytettävissä BI -raportti hyväksymättömät / hyväksytyt tunnit) Muut ajot Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen siirtäminen Kevalle Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirtoajon käynnistäminen Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirtoajossa tulleen virhelistan toimittaminen kirjanpitoyksikölle tarvittaessa Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirron virhelistalla olevien korjattavien tietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen viipymättä Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirrossa ilmenneiden virheiden korjaaminen lähtöjärjestelmään Työnantajan henkilöstötietojärjestelmän aikataulujen mukaisesti Koulutukseen sekä virkistys-, luottamusmies-, yhteistoiminta- sekä työsuojelutoimintaan käytetyn työajan ilmoittaminen Työnantajan henkilöstötietojärjestelmään (Tahti) mikäli tiedot eivät siirry henkilöstötietojärjestelmästä (Kiekussa SAP HCM:stä) Muiden työvoimakustannusten ilmoittaminen Työnantajan henkilöstötietojärjestelmään (Tahti) Lomapalkkavelka-ajo tilinpäätöstä varten Lomapalkkavelka ja luontoiseturaporttien toimittaminen palvelukeskuksen kirjanpidon palveluryhmään ja kirjanpitoyksikölle Verokorttien suorasiirtotietojen tilaaminen ja vastaanottaminen järjestelmään Vuosi-ilmoitusajon käynnistäminen Palkkatodistuksen ja vastaavien selvitysten antaminen palkansaajalle pyydettäessä Palkkatodistuksen antaminen Todistus lähdeverovelvolliselle Suomesta saadusta tulosta Ansionmenetystodistuksen antaminen Muut selvitykset Selvitys palkkatukimäärärahan käytöstä TE-toimistolle Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen (Keva) tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus Reskontran ulkopuoliset maksut (nettomaksut) ja laskutuspyynnöt (palkan palautukset) Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnön määrän laskeminen ja ilmoittaminen virastolle Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnöstä tietojen tallentaminen järjestelmään Maksutositteen tekeminen reskontran ulkopuolisesta maksusta ja toimittaminen maksatukseen Myyntilaskulomakkeen ja asiakasrekisterin päivityslomakkeen toimittaminen laskutukseen palkan laskutuspyyntötilanteissa Reskontran ulkopuolisen maksun asiatarkastaminen ja hyväksyminen Laskutuspyynnön asiatarkastaminen ja hyväksyminen Tilitykset Ennakonpidätysten, lähdeverojen ja sosiaaliturvamaksujen tilitys Eläkemaksujen, sekä tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen tilitys Jäsenmaksu- ja ulosottotilitykset Tilitysten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Tilitysten numero- ja asiatarkastaminen sekä hyväksyminen Tilityksiin liittyvät selvitykset

7 Kausivero- ja vuosi-ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen veroviranomaiselle Kausiveroilmoitusten laatiminen ja toimittaminen veroviranomaiselle Kausiveroilmoitusten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Veroviranomaisen vuosi-ilmoitustietojen siirtoajon käynnistäminen ja tarkastaminen sekä vuosi-ilmoituksen laatiminen Kevalle toimitettavat ilmoitukset eläkemaksuista ja Työttömyysvakuutusrahastolle selvitykset työttömyysvakuutusmaksuista sekä Valtiokonttorille tapaturma- ja taloudellisen tuen maksuista Jäsenmaksutietojen toimittaminen liitoille/ammattijärjestöille (4 vuosi) Palkkasaamisten ja palkkaselvittelytasetilien seuranta Palkkoihin liittyvien tilien muistiotositteiden laatiminen, mikäli oikaisuvientiä ei voida tehdä palkanlaskentajärjestelmän kautta Tarvittaessa tehtävä palkkaselvittelytasetilien ja palkkatasetilien osalta tilinpäätökseen liittyvä selvitys tilien saldoista Ilmoitus johtoon kuuluvista virkamiehistä henkilöstökulujen erittelyn (tilinpäätöksen liite 5) laatimista varten Henkilöstökulujen erittelyn (kirjanpitoyksiköillä tilinpäätöksen liite 5, rahastoilla liite 3) laadinta Verotilin hallinnointi työnantajasuoritusten osalta Ulkomailla paikallisesti palkattujen palkkahallinto ja palkanmaksu Ulkomailla paikallisesti palkattujen palkkahallinto ja palkanmaksu Lisäpalvelut 1.4 Ajanhallinnan runkosuunnitelman arkipyhien merkintä vapaapäiviksi L Palkeet lähettää Ajanhallintaa käyttäville virastoille muistutuksen tilausaikataulusta L Kirjanpitoyksikkö lähettää palvelupyynnöllä tilauksen Palkeisiin L Palkeet toteuttaa tilauksen L Palkeet ilmoittaa palvelupyynnöllä työn valmistumisesta asiakkaalle 1.5 Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät L Työsuhdematkalipputietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen L Liikunta- ja kulttuuriseteleiden omavastuuosuuden perintätietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen L Palkasta perittävien muiden erien ilmoittaminen palvelukeskukseen (esim. vuokra, autopaikka, lounassetelit, jumppamaksut jne.) L Palkasta perittävien muiden erien tallentaminen 2 Rekrytointi Lisäpalvelut 2.1 Asiakasvirastolle muutoin kuin Valtiolle.fi -järjestelmän kautta saapuneiden hakemusten tallentaminen Valtiolle.fi -järjestelmään L Muutoin kuin Valtiolle.fi-järjestelmän kautta tulleiden hakemusten toimittaminen palvelukeskukseen L Hakemusten tallentaminen Valtiolle.fi -järjestelmään 2.2 Valtion yhteisilmoittelu L Ilmoitteluun liittyvän materiaalin kerääminen/linkkien lisääminen ja päivittäminen L Webropol-ohjelman toimivuus L Lomakkeiden suunnittelu (VM) L Lomakkeiden toteutus ja tekninen ylläpito (VM/VK) L Tietojen antaminen lomakkeen avulla ja annettujen tietojen oikeellisuus L Ilmoitustilan varaaminen ja tietojen kokoaminen aikataulun mukaan yhteisilmoitusta varten L Ilmoituksen graafisen ulkoasun suunnittelu ja toteutus (mainostoimisto) L Laskutusperusteiden kokoaminen ja täsmäyttäminen (liitteiden teko) L Laskutus ja maksujen seuraaminen L Raportointi

8 3 HENKILÖSTÖPALVELUIHIN JA PALKANLASKENTAAN LIITTYVÄN AINEISTON ARKISTOINTI Kirjanpitoyksikön arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti alkuperäisen palkkaaineiston arkistointi sekä ulkomailla tapahtuvan palkanlaskennan arkistointi Palvelukeskus ajaa asiakkaan dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmään arkistoitavaksi seuraavat palkanlaskentaan liittyvät tulosteet - palkkaluettelo - muutosluettelo - palkkakirjanpidon ja kustannusajon kirjanpitotositteet - maksuluettelo (pankkiyhteenveto pankeittain) - selvitys palkkatukimäärärahan käytöstä - jäsenmaksujen neljännesvuosiselvitykset - palkkakortti - vuosiansiot - vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtaiset erittelyt ja yhteenveto - vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtaiset korjauslomakkeet - työnantajan kausiveroilmoitukset - tilitystositteet