Taloushallinnon palvelukeskuksen toiminta: Case Tampereen kaupunki Heli Hirvelä palvelukeskuksen johtaja Tampereen kaupunki
Tampereen kaupunki työntekijöitä 16 000 kokonaismenot (tp 2005) 1 306 milj. euroa taseen loppusumma 1 620 milj. euroa nettoinvestoinnit 140 milj. euroa tytäryhteisöjä 36 kpl, säätiöitä 2 kpl, kuntayhtymiä 5 kpl ostolaskujen määrä 240 000 kpl tilinauhojen määrä 250 000 kpl myyntilaskuja 1 200 000 kpl Tampereen kaupunki 2
Palvelukeskuksen tuotannon suunnittelu ja aloitus palvelukeskuksen suunnittelu- ja käynnistämisprojekti alkoi tammikuussa 2004, elokuussa 2004 kaupunginhallitus teki päätöksen toiminnan aloittamisesta 1.7.2005 suunnittelun lähtökohtana olivat kaupungin organisaation uudistukset, toiminnan tehostaminen, taloushallinnon toimintojen yhdenmukaistaminen, tehokas tietojärjestelmien käyttö, henkilöstön osaamistason ja työkierron parantaminen, kaupunkitason kustannusten alentaminen suunnittelu tehtiin pääosin kahden henkilön työnä, mukana noin 50 henkilöä kaupungin eri organisaatioista sekä konsulttina BearingPoint Oy ensin suunniteltiin uudet toimintatavat, mietittiin työnjako ja tilakysymykset, sitten rekrytoitiin ja käytiin keskustelut asiakasyksiköiden kanssa, tiedotettiin, koulutettiin ja elokuussa 2005 muutettiin palvelukeskuksen henkilöstö yhteen ja uusi toiminta alkoi Tampereen kaupunki 3
Palvelukeskusmalli keskittäminen, yhtenäistäminen, harmonisointi kaupungin edun mukaisesti prosessimainen ajattelu ja prosessien kehittäminen kaupunkitasolla itsenäinen yksikkö, tulosvastuu, kustannustehokkuus osaamisen keskittyminen tiimityöskentely asiakaspalvelu ja palvelutason parantaminen hinnoittelu ja laskutus: kustannusten läpinäkyvyys kaupunkitasolla mittaaminen: oman toiminnan sekä asiakastyytyväisyyden mittaaminen tietojärjestelmien määrän minimointi laadun parantaminen Tampereen kaupunki 4
Palvelut taloushallinnon palvelukeskus tuottaa taloushallinnon päivittäispalvelut: kirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, irtaimiston luettelointi, tilinpäätöslaskelmien tuottaminen ostolaskujen käsittely, ostoreskontran hoitaminen laskutus, myyntireskontran hoitaminen ja perintä keskitetyt asiakas- ja nimikeperustiedot, toimittajatiedot palkanlaskenta, työnantajatilitykset arvonlisäverotilitykset sekä toimintoihin liittyvien tietojärjestelmien pääkäyttö ja koulutus - lisäpalveluita sovittaessa Tampereen kaupunki 5
Rekrytointi palvelukeskuksessa työskentelee noin 150 henkilöä rekrytointi vie aikaa, mutta on samalla tasapuolista ja antoi henkilöstölle vaikutusmahdollisuuksia ja sysäyksen miettiä omaa urakehitystään, henkilöstö tuli 25 eri yksiköstä siirtymävaihe hoidetaan kaupungin palveluksessa olleilla määräaikaisilla, ulkopuolista vuokrausta ei tarvita johtajan lisäksi 4 päällikköä, 13 tiiminvetäjää rekrytointi toteutettiin kaupungin sisäisenä hakuna paljon oto-talousihmisiä uudet toimenkuvat yksiköissä oikeita vaihtoehtoja uusia urakehitysmahdollisuuksia Tampereen kaupunki 6
Tilaratkaisut uudet toimitilat Tietotaloon, Naulakatu 2, pääsy yhden katon alle avokonttorimalli tiimityöskentelyyn ei asiakaspalvelupistettä, asiointikanavina puhelin, sähköposti, sisäinen posti Tampereen kaupunki 7
Tuotteistaminen palvelut tuotteistettu 13 tuotteeseen, joista 85 % sidottu toteutuneisiin suoritemääriin, loput kiinteitä yhteiskustannuksia tai lisäpalveluista aiheutuvia kustannuksia toimintojen kokoamisella yhteen saatiin läpinäkyväksi koko kaupungin kustannukset hinnoittelu: omakustannusperiaate, vuodelta 2005 jaettiin hyvitystä asiakkaille vuoden 2006 budjetti 7,6 milj. euroa nyt kolmas tuotteistus menossa, tuotemäärät pysyneet samoina, kustannusten jako hieman muuttunut Tampereen kaupunki 8
Palvelukeskuksen tietojärjestelmäratkaisut toiminta aloitettiin vanhoilla järjestelmillä ja samalla määriteltiin ja testattiin uutta vuoden 2006 alusta otettu käyttöön SAPtoiminnanohjausjärjestelmä, josta käytössä taloudenohjaus (korvattiin AdeEko ja IP) ja budjetointi, myynti (korvattiin osittain erillisjärjestelmiä), hankkeiden hallinta, hankinta- ja materiaalitoiminnot, HR-perustoiminnot vuoden 2006 aikana etenee HR-toiminnot, laajenee hankintatoiminnot, suunnitellaan tiedon ja tietämyksen hallinta, muutetaan tekniset ratkaisut jne palkanlaskentajärjestelmänä Fortime, mutta SAP HR tulee olemaan henkilötietojen master-paikka Sap = perustyökalu, toimii mahdollistajana uusille toimintatavoille Tampereen kaupunki 9
Palvelukeskusmallin hyödyt taloushallinnon ohjeistus ja ohjaus yksinkertaistuu prosessien yhtenäistämisellä saavutetaan tehokkuutta, yhtenäiset toimintatavat pystytään paremmin seuraamaan kaupunkitason kehitystä ja kehittämistä prosessimaisesti kustannusten läpinäkyvyys osaamisen jakaminen ja työkuorman tasaaminen, vertaistuen saanti, mentorointi saadaan selkeämpää mittaritietoa tietojärjestelmien käsittely koordinoidumpaa ja uusien sovellusten käyttöönotto helpompaa taloushallinnon päivittäispalvelujen laadun parantuminen yhtenäisten mallien ja osaamisen kehittämisen kautta Tampereen kaupunki 10