Sähköinen työpöytä ja tietämyksen hallinta (STP & KM)

Sähköinen työpöytä ja tietämyksen hallinta (STP & KM) Olli Mustajärvi Eduskunta 8.9.2008 Page 1 Ongelma: Tietotulva 500 sivua tulee paperia päivässä ja sähköpostit päälle. Et voi lukea kaikkea!» Kansanedustaja Jyrki Kasvi (HS 18.12.2003) Mitä voi tehdä? Page 2 1

Paperi vai epaperi 40% Kumman käytön katsot mieluisemmaksi? - kansanedustajat Sähk. vp- asiakirjat Painetut vp- asiakirjat 60% Kumman käytön katsot itsellesi mieluisemmaksi? - avustajat 9% Sähk. vp- asiakirjat Painetut vp- asiakirjat 91% Page 3 Paljonko tietotyöläinen käyttää ajastaan tiedon hakemiseen???? Copyright 2005 TietoEnator Corporation 2

Jos paremmilla välineillä saataisiin 10 minuutin säästö päivässä/hlö, paljonko olisi vuosittainen kokonaissäästö eduskunnassa????? Copyright 2005 TietoEnator Corporation Mitä STP on? Sähköinen työpöytä on monessa yrityksessä jo arkipäivää. Standardoitujen ratkaisujen myötä työpöydän muokattavuus ja toimivuus voi saavuttaa pisteen, jossa perinteiset, konekohtaiset käyttöjärjestelmät vakiotyökaluineen jäävät historiaan. Page 6 3

Mitä se on? Sähköinen työpöytä ollut viime vuodet yksi IT-alan suurista projekteista. On puhuttu käyttäjän tarpeisiin personoidusta, integroidusta toimintaympäristöstä, jonka avulla työntekijä voi hoitaa kaikki työrutiininsa ja kommunikoida sekä konsernin sisällä että konsernin ja asiakasyritysten välillä. Tietokoneen käyttäjän eteen avautuu perinteisen näytön sijaan portaali, sähköinen ikkuna, jota hallinnoidaan yrityksen palvelimilta käsin. Urge 2/2003 Page 7 Sähköinen työpöytä - Tehokkaampaa työskentelyä Sähköinen työpöytä - yhteinen tapa toimia Palvelulähtöinen sähköinen työpöytä yhdistää toisiaan täydentäviä palveluita toimiviksi kokonaisuuksiksi ja palveluketjuiksi Sähköinen työpöytä = verkkopalvelu, joka kokoaa käyttäjän tarvitsemat tiedot ja työkalut hänen omaksi näkymäkseen. Sähköisen työpöydän tukee käyttäjän työn tekoa ja edistää yhteistyötä muiden kanssa. Sähköinen työpöytä = digitaalinen palvelu, joka mahdollistaa yrityksen henkilöstölle roolin mukaisen pääsyn yrityksen tietoihin, sovelluksiin ja työkaluihin yhdestä käyttöliittymästä. Sähköinen työpöytä = seuraavan sukupolven intranet. Prosessilähtöinen sähköinen työpöytä tietotekniset toiminnot, välineet ja ohjelmistot yhdistetään toimintaa tukeviksi palveluiksi ja prosesseiksi Sähköinen työpöytä tiedon koostajana - sekä käyttäjän itselleen valitsemat että organisaation hänelle valitsemat palvelut. Jos käyttäjä on kiinnostunut jostakin tietystä aiheesta, hänelle tarjotaan kaikki tieto yhdellä ja samalla näkymällä - samaan kokonaisuuteen liittyvät asiat luokitellaan automaattisesti yhteen Sähköinen työpöytä = webtop, workplace, workspace, integrated work environment, activity based computing desktop Page 8 4

Esimerkki sähköisen työpöydän ulkoasu Viitteellinen Sähköisen työpöydän etusivun hyödyllisyys Sovitut asiat sovituissa paikoissa Pääsy palveluihin, tietoihin, ohjelmiin Ajankohtaiset ja tärkeät asiat esillä Työpöydällä näkyvät osiot sisältävät omia tärkeysjärjestyksiä, oman työskentelytavan, omien mieltymysten ja taitojen mukaisia sisältöjä Infoähkyä vähentäviä apuvälineitä tiedon hakuun ja hallintaan Työpöytä ohjaa tietotekniikan hyödyntämisen palveluiden ja prosessien kautta, ei ensisijaisesti ( nippelitekniikan ) sovellusten kautta Työpöytä mahdollistaa saman lähestymistavan soveltamisen myös muille laitteille (mm. mobiililaitteet) Etusivu Palvelut Työtilat Pikalinkit Haku Hakemistot Ajankohtaist a Ryhmäkansli a tiedottaa Klo 9: Klo 12: Klo 15: Päivän tehtävät Työtilat Hyötyajoneuvouudistus Yyy Hyötyajoneuvouudistus Tänään kokous klo 13 Uudi raportti ilmestynyt Kannanottosi EU-kyselyyn Asiakirjat: xxx, yyy, zzz Kokoukset Klo 9: Klo 12: Klo 15: Arkisto Kansiot STT: Työttömyys laskenut 3%, EK: täysistunto alkaa Omat työkalut Palvelut Uudet viestit Sähköisen työpöydän yksityiskohtainen ulkoasu tarkennetaan ja kuvataan suunnitteluvaiheessa, kun käytettävä välineistö on valittu. Page 9 Information in Intranet (Fakta) HTML-pages News Meetings etc STT, Reuter, ESMERK, Tilastouutiset, UM lehdistökatsaus Voting results Jaa Ei Tyhjää Poissa 136 48 8 7 text archives (SGML)... Session infosystem Page 10 5

Idea of personalized interface Page 11 Tiedon metsästä Henkilökohtaiseksi tiedon puuksi Page 12 6

Sähköisen työpöydän ja ja taskutoimiston määrittelyä Sähköinen työpöytä yhteisten tietojärjestelmien, työvälineiden, dokumenttien, toimintaprosessien, tehtävien ja toimijoiden yhdistäminen toiminnalliseksi kokonaisuudeksi helpon käyttöliittymän kautta tavoitteena on tukea käyttäjien erilaisia työskentelytapoja tarjoamalla toimintaprosessien, tehtäväkokonaisuuksien tai käyttäjän käyttötottumusten mukaisesti personoitu käyttöliittymä sähköinen työpöytä ei ole vain tekniikkaa vaan uusien toimintatapojen tukemista tietotekniikan avulla Taskutoimisto Sähköisen työpöydän nurkka jota voidaan käyttää langattomasti ajasta ja paikasta riippumattomasti (vain tärkeimmät palvelut) Taskutoimistoon sisältyville palveluille on luonteenomaista se, että niitä käytetään liikkeellä ollessa satunnaisissa, yllättävissä ja kiireellisissä tilanteissa Taskutoimiston tavoitteena on tukea ja tehostaa liikkuvien ihmisten työtä Page 13 Onko sähköinen työpöytä ja ja taskutoimisto vastaus esimerkiksi seuraaviin ongelmiin? Tietotulvan ja tietämyksen hallinta 500 sivua tulee paperia päivässä ja sähköpostit päälle. Et voi lukea kaikkea! / Kansanedustaja Jyrki Kasvi (HS 18.12.2003) Ajanhallinta ICT-välineiden käyttöön menee yli 7 tuntia päivässä (sähköposti, kalenterit, tietojärjestelmät, toimistojärjestelmät jne.) Kommunikointi Tarve erilaisiin kommunikointitapoihin ja välineisiin on kasvanut (vrt. avustaja / kansanedustaja, kansanedustajat / kansalaiset, kansanedustajat / virkamiehet, kansanedustajat / kansanedustajat, virkamiehet / virkamiehet jne.) Toiminta- ja työskentelytapojen sekä kulttuurin muutos Pienetkin muutokset voivat olla vaikeita: "Yhdessä kokouksessa keskusteltiin pitkään, voivatko ulkopuoliset asiantuntijat istua pöydän ääressä, kun he ovat aina ennen istuneet sohvalla. Se oli täysin absurdia." / Kansanedustaja Pertti Salovaara HS 27.5.2003) Ryhmätyöskentelytuki Tänä päivänä ei voi enää kaikesta sopia aamukahvikeskusteluissa, vaan ryhmätyöskentelyä tukemaan tarvitaan tietojärjestelmiä (vrt. avustaja / kansanedustaja, valiokunnnat, eduskuntaryhmät, täysistunto, erilaiset työryhmät ja projektit jne.) Yksilölliset työskentelytavat 200 kansanedustajaa, 200 erilaista tapaa toimia, 200 eri mielenkiinnon kohdetta Yhteinen käyttöliittymä tietojärjestelmiin Erilaisia työskentelytapoja ja toimintaprosesseja tukeva käyttöliittymä tietojärjestelmiin Ajan ja paikan vaatimukset Parlamentti ajasta, paikasta ja päätelaitteesta riippumatta jne, jne, jne, jne... Page 14 7

Sähköisen työpöydän osa-alueita? Kollektiivisen päätöksenteon tuki Tiedon jäsentäminen, tiivistäminen ja analysointi Innovointia tukevat työkalut Skenaariot, rautalankamallit Älykkäät agentit Päätöksenteon tukijärjestelmät Ideoinnin tukeminen ja hallinta Strateginen päätöksenteko Toimistojärjesetelmät Työryhmätyöskentelyä tukevat työkalut Virtuaaliset työtilat Tehtävän ja Yhteiset dokumenttivarastot projektin hallinta Sovellusten ja näyttöjen jakaminen Video- ja äänineuvottelu Tuottavuutta ja tehokkuutta tukevat työkalut Operatiiviset järjestelmät Henkilökohtaiset Verkkopalvelut ja portaalit työskentelyvälineet Dokumentin ja sisällön hallinnan järjestelmät Yhteiset sähköpostikansiot Yhteinen kalenteri Pikaviestintä ja ajanhallinta Keskustelukanavat Ilmoitustaulut Ajanhallintaa tukevat järjestelmät Tiedon hakeminen ja hallinta Työtehtävien ja työnkulun tukeminen Ryhmätyöskentelyn tukeminen Yksilön työn tukeminen Page 15 Asianhallinnan toimintamallin muutos Nykyistä toimintamallia kuvaavat käsitteet: Asia Dokumentin hallinta Asiakirja Informaation hallinta Tavoitetilan toimintamallia kuvaavat käsitteet: Asianhallinta Sähköinen työpöytä Prosessi Profilointi Käyttäjät ja asiat Asioiden sähköposti -pohjaiset valimisteluprosessit Valmiiden dokumenttien arkistointi ja välitys Käyttäjät / Roolit Asia- / prosessikohtaiset työtilat Järjestelmät ja tietovarastot Page 16 8

Työnteon käyttäjänäkymä ja tavoitteet Työnteon näkymä helpottaa henkilön päivittäistä työtä tuomalla tärkeimmät henkilön profiilin mukaiset toiminnot, sovellukset ja sisällön kootusti yhteen sähköiseen työtilaan. Käyttäjän ei tarvitse navigoida eri sovellusten, sisältöalueiden tai dokumenttien välillä, koska työnteon välineet on keskitetty tähän näkymään. Näkymä tukee aidosti työntekoa, mahdollistamalla käyttäjän jatkuvien ja tärkeiden tehtävien suorittamisen tämän työtilan kautta suoraan. Olemassa olevista prosesseista voidaan johtaa kokonaisuuksia tai erillisiä tehtäviä työnkuluksi, jonka avulla järjestelmä avaa askeleittain oikeat dokumentit, sovellukset, ohjeet tai muun vastaavan työnkulkuun liittyvän toiminnallisuuden. Työnkulku mahdollistaa tehtävän tapahtumien tallentamisen ja viestinnän muiden tahojen kesken. Esim. tehtävien tai dokumenttien hyväksymiskäytäntö voidaan tuoda työnteon näkymään. Page 17 Työnteon tehostamisen ratkaisut karkeasti Toimistotyö (itsenäinen tekeminen) Projektityön organisoinnin välineet Projektityö (ryhmässä työskenteleminen) Perinteiset ratkaisut Työhuone / Työpiste Omat dokumentit Paperikalenteri Puhelin Kirjeet Faksit Kokous Työpalaveri Puhelinneuvottelu Videoneuvottelu Yhteisten toimintaprosessien ja mallien määrittely ja käyttöönotto (yhteiset toimintaohjeet) Yhteistyömalli Dokumenttien jakaminen Työvälineen jakaminen Tietotekniset ratkaisut (virtualisointi) Jaetut dokumentit Projektityötilat Dokumenttien kommentointi Ohjelmien samanaikainen käyttäminen Dokumenttien samanaikainen työstäminen Yhteisten työvälineiden, Sähköposti dokumenttien, toimintaprosessien Sähköinen kalenteri ja toimijoiden Pikaviestit yhdistäminen toiminnalliseksi Tekstiviestit kokonaisuudeksi (sähköiset työtilat) Page 18 9

Miten eduskunnassa? KE-työpöytä, määrittely 1991 Fakta-järjestelmän määrittely 1993 tavoite koota palvelut yhteen itse asiassa määriteltiin kotisivu Faktan/Intranetin toteutus 1995+seuraavat versiot päätarkoitus tiedon jakelu Faktan määrittely 2005-> tavoitteena koota yhteen tiedon lisäksi myös prosessit saman oltava käytettävissä mobiililaitteilla Yhden kapulan pitää riittää kaikkeen! Page 19 Eduskunnan sähköinen työpöytä: Tilanne Mitä sähköinen työpöytä (STP) on ja mitä se ei ole Eduskunnan sähköinen työpöytä Sähköisen työpöydän tavoitetila 2007 2011 Tarjouskilpailun tilanne Page 20 10

Mitä sähköinen työpöytä (STP) on ja mitä se ei ole STP on käyttöliittymä (esimerkiksi työasemassa tai mobiililaitteessa) olemassa oleviin tietojärjestelmiin ja niiden palveluihin. STP ei ole yksi yhtenäinen järjestelmä, joka korvaa kaikki aikaisemmat tietojärjestelmät ja palvelut. STP sisältää yleensä peruspalveluja tiedon ja viestinnän hallintaan (esimerkiksi sähköiset työtilat ja pikaviestintä). Ne voidaan ottaa käyttöön kaikille käyttäjille yhdellä kertaa. Sen sijaan tietojärjestelmien kehitys etenee oman aikataulunsa mukaisesti. Page 21 Eduskunnan sähköinen työpöytä Eduskunnalla on ollut useita sähköisiä työpöytiä, ensimmäinen vuonna 1988 (se oli jopa profiloitu sähköinen työpöytä). Page 22 11

Page 23 Page 24 12

Page 25 Esimerkkinäyttö 16 TALENT NOVA OY, 2006 Page 26 13

Sähköisen työpöydän tavoitetila 2007 2011 Nyt Tulevaisuuden palvelut, vaiheittain edeten Työasema Yleinen Windows-käyttöliittymä kaikille Sähköposti ja kalenteri Selain Yleiset kansiot, levyn kulmat Toimisto-ohjelmistot Sovellusten käynnistys Sähköposti ja kalenteri kommunikaattorissa Selain kommunikaattorissa Pikaviestit (SMS) puhelimiin Eduskunnan sähköinen työpöytä Nykyinen toiminnallisuus Lisäksi mm. Profilointi Itselle tärkeät tiedot ja sovellukset esille tuotuna Työryhmätilat Prosessityöskentelyn tuki Dokumenttien hallinta ja hakupalvelut Hakemistot Tiedon ja tietämyksen hallinta Päätöksenteon tuki Sovellusten käyttö Intranet-palvelut sulautuvat sähköiseen työpöytään Intranetit Ulkopuoliset sovellukset Mobiilikäyttö Käyttö puhelimista ja kommunikaattorista Suppea/sovitettu sähköinen työpöytä Käyttö selaimella miltä tahansa työasemalta Suppea/sovitettu sähköinen työpöytä 8 TALENT NOVA OY, 2006 Page 27 Tarjouskilpailun tilanne Tarjousten perusteella kolme toimittajaa on valittu neuvotteluhankintavaiheeseen (TietoEnator/IBM, Ixonos ja Digia. Linjattavaa: Open source (avoimen lähdekoodin) ratkaisut vs. toimittajakohtaiset ratkaisut Valmisratkaisut vs. räätälöidyt ratkaisut Sähköisen asianhallinnan ratkaisut Ensimmäisen toteutusvaiheen sisältö Page 28 14

Sovellukset ja ohjeet Linkitykset sovelluksiin (sis/ulk) Työpöytään integroituvat uudet sovellukset Sovelluksiin liittyvä tiedottaminen Ohjedokumentaatio Prosessit Prosessikuvaukset Työohjeet Prosesseihin liitetyt dokumenttipohjat ja työkalut Eduskunnan ja erillisvirastojen työprosessien tuki Taustatiedot Tukipalvelut Työntekijän tuki Esimiehen tuki Itsepalveluasiointi HR, IT-tuki, hankinnat ym. Matkat Tal.hallinto / raportointi Ohjeistavat tukipalvelut Toimintaprosessien tuki y p y Sovellusten linkittäminen työpöydälle Sähköiset asiointi- ja tukipalvelut Työryhmäja projektityöskentelyn tuki Etusivu Oma työpöytä Työryhmät ja projektityön tuki Projektitilat, työryhmätilat ym. Dokumenttien hallinta Työskentelyä tukevat dokumenttipohjat Taustatiedot Käyttäjäryhmäkohtaiset etusivut Oma työpäivä Työpöydän etusivu Työtehtäviin liittyvää ajankohtaista sisältöä Sähköposti ja kalenteri Tiedon ja tietämyksen hallinta ml. HAKU Ajan- ja resurssienhallinta Päätöksenteon tuki Tiedottamin en ja viestintä Ajan ja resurssien hallinta Eri kalenterit Työn suunnittelun ja seurannan välineet Kokousten järjestäminen Tiedon ja tietämyksen hallinta Tiedon organisointi ja profilointi Sähköisen työpöydän kattava haku Tiedon rakennetta ja semantiikkaa hyödyntävät hakutoiminnot Päätöksenteon tuki Visuaaliset seurantatyökalut Analysointi- ja yhteenvetotyökalut Aikataulut Taustatiedot Viestintä Eduskunnan tapahtumat Ajankohtaisviestintä Pikaviestintä Monikanavainen viestintäkonsepti Esimiesviestintä Virtuaalikokous, keskustelut 15 TALENT NOVA OY, 2006 Page 29 15