Sopimushallintaa Alfrescolla. Jarmo Sorvari IT-järjestelmäpäällikkö TAMK

Transkriptio

1 Sopimushallintaa Alfrescolla Jarmo Sorvari IT-järjestelmäpäällikkö TAMK

2 TAMK ja PIRAMK yhteen Tilaisuus uudistaa perusinfraa ja arkkitehtuuria Yksi RAKETTI KA-piloteista Uuden IT-infran suunnittelu aiempi työ huomioon ottaen Alfresco Community ECM-ratkaisuksi

3 ECM, Enterprise Content Management Organisaation prosesseihin liittyvien dokumenttien ja muun sisällön organisointi, tallennus ja elinkaaren hallinta. Oikeudet Metatiedot Automatisointi Alfresco ECM-tuotteena Tietovarasto Versiointi, lukitukset Työnkulut (workflow) Myös arkistointiosuus Tuki portaali-integraatioon (sähköinen työpöytä) Jne.

4 Miksi Alfresco? Moderni (2005 ->) Kilpailukykyiset ominaisuudet J2EE Open source, kaupallinen tuki saatavissa Tarjoaa ratkaisuja laajalla rintamalla Sisältövarasto Sovellusalusta Julkaisualusta Runsaat avoimet rajapinnat 100% open source Monipuoliset protokollat Sharepoint, CIFS, WebDAV, HTTP, FTP, NFS jne. Mahdollisuus joustavasti integroida sähköiselle työpöydälle

5 Alfresco platformina TAMKissa

6 Alfresco-osaprojektit Alfresco Community Ohjelmointityö kilpailutettiin Toimittajaksi valittiin Eduix OY Osaprojekteja ( ) mm: Sopimushallinta Sähköinen asiointi (workflow, roolipohjainen) Työryhmätilat, opetuksen dokumenttien jakelu WWW-sisällönhallinta (CMIS-rajapinta) Asiankäsittely Arkistointi Talennusvarasto eräille muille ohjelmistoille

7 Sopimushallinta TAMKissa ei aiemmin sovellusta sopimushallintaan Määriteltiin tarpeet ja toiminnallisuus Tarpeita: Hallinnon sopimukset Hankintatoimen sopimukset IT-sopimukset Oikeudet roolien mukaan Jne. Lukumäärä tuhansissa

8 Käyttöliittymä Alfresco tukee luontaisesti Surf-tekniikkaa Skriptattavissa oleva kevyt sovelluskehys Surf luovutettiin Spring-projektille Päätettiin kuitenkin toistaiseksi tehdä käyttöliittymä perinteisellä tekniikalla Odotellaan Surfin vakiintumista ja dokumentaation täydennyksiä Alfresco on taustalla dokumentinhallintakoneena UI Alfresco HTML AJAX

9 Sopimuksen elinkaari (sketch) Ulkopuolinen kommentoi TAMKilainen kommentoi Vireillepano - valitaan mallipohja Valmistelussa, neuvotellaan Valmis Allekirjoitetaan Skannataan, liitetään alkuperäiseen Aktiivinen E Raukeamisen hälytysraja? Raukeaa tänään? K E Automaattisesti jatkettava? Arkistoitu K E K Varoita vanhenemisesta, aseta tilaan vanhenemassa

10 Päivämäärät ja hälytykset Hälytyksiin ja tilavaihtoihin käytetään Alfrescon automaattisia hälytysmekanismeja

11 Liitteet Sopimukseen voidaan liittää liitteitä vaikkapa raahaamalla hiirellä siihen dokumentti verkkolevynäkymässä (CIFS). Kun liitettä editoidaan CIFS-näkymässä, versiointi hoituu automaattisesti.

12 Yhteyshenkilöt Sopimusten yhteyshenkilöt talletetaan TAMKin LDAPiin omaan haaraansa Mahdollisuus käyttää osoitteistoa muissa sovelluksissa, esim. sähköpostin osoitelähteenä.

13 Kommentointi Mahdollisuus provisoida ulkoinen yhteyshenkilö niin, että tämä pääsee kirjautumaan Alfrescoon sopimustaan kommentoimaan tms.

14 Roolit TAMKissa TAMKissa ylläpidetään henkilöille (useita osa)rooleja Taustajärjestelmien tietojen mukaan automaattisesti Osin myös käsin Tässä rooli ei ihan sama kuin IdM-keskustelussa Sovellus voi lukea LDAPista attribuutin josta saa roolit

15 Teknisiä havaintoja Alfresco ja roolit Alfrescon auktorisointi ryhmäpohjaista Access Manager roolit eivät siis suoraan sovellu Ratkaisu: replikoidaan Alfrescon tarvitsemia rooleja ryhmiksi LDAPissa Provisiointi Access Manager rooli LDAPissa => tunnus provisioituu automaattisesti Kertakirjautuminen Alfrescossa on kertakirjautumisen plugin-rajapinnat SSO TAMKin intran kanssa (Access Manager)

16 Sopimushallinta ja laajempi kuva Miten sopimushallinta-prosessi liittyy organisaation muihin prosesseihin Hankintaprosessi Onko yrityksen kanssa jo aiemmin tehty sopimuksia? Ylittääkö yhteissumma kilpailitusrajan? Lisenssisopimukset Vuokrasopimukset Projektisopimukset Harjoittelusopimukset Jne.

17 Kokemuksia Auvoisemmat Valmiin alustan räätälöintiä => nopeasti valmista Tuote ja tarpeet saadaan kohtaamaan Avoimet rajapinnat vastaavat huutoonsa, integroinnit esim. intraan onnistuvat Tuskaisemmat Määrittelyn haasteet Community-puolella dokumentaatio ei aina kattavaa Kaikki kuitenkin löytynyt Perustekniikan sovittamisessa infraan oma työnsä Jakautuu kuitenkin usealle osaprojektille, näitä ei tarvitse tehdä uudelleen ja uudelleen