YHDISTYKSEN VIESTINTÄ

Transkriptio

1 YHDISTYKSEN VIESTINTÄ Sisäinen viestintä - eri yhdistyksissä eri apuvälineitä, kuitenkin yleensä: Henkilökohtainen vuorovaikutus: puhelin, yhteiset kokoontumispaikat Jäsenkirje, sähköinen tai fyysinen Jäsenlehti, lähes ammattimaisesti toteutettu julkaisu, huom! verohuojenteet Sähköposti, muista henkilötietolaki Verkkosivut, paras väline myös sisäiseen viestintään Paikallismedian hyödyntäminen Ulkoinen viestintä: Henkilökohtainen vuorovaikutus Esitteet, julisteet Tiedote, mediayhteistyö Verkkosivut

2 VIESTINTÄSUUNNITELMA Viestintäsuunnitelma on vastuita ja tehtäviä selventävä työväline Viestintäsuunnitelmasta löytyy: Viestinnän tavoitteet Viestinnän keinot Toteuttamisaikataulut Toteuttajat, eli viestinnän vastuuhenkilöt Kustannukset Hyvä viestintäsuunnitelma kertoo kuka, milloin, miten Viestintäsuunnitelma on hyvä tehdä vuosittain toimintasuunnitelman liitteenä

3 ULKOINEN VIESTINTÄ Henkilökohtainen vuorovaikutus Esite Paras ulkoinen viestintätapa, jos aikaisempia kontakteja on Kontaktien luomisessa on tärkeää että samalle viestinnän kohteelle yhteyden säilyttää aina sama viestinnän vastuuhenkilö luottotoimittajat, tutut yhteistyötasot Jos yhdistyksen viestinnän vastuuhenkilö vaihtuu, edellinen esittelee uuden yhteyshenkilön kaikille yhteistyötahoille ja antaa tarvittavat yhteystiedot Viestintäsuunnitema kuka viestii kenelle, eri henkilöillä voi olla eri kontakteja, riippuen toimijoiden vastuualueista Kutsut, kirjeet, tiedotteet, aina saman viestintäkanavan kautta Lyhyt kuvaus yhdistyksestä ja sen toiminnasta, mitä tekee, missä tekee, milloin tekee, yhteyshenkilöt, pituus maksimissaan A4 Esite toimii hyvin myös jäsenhankinnassa, ja se kannattaa olla esillä myös julkisilla paikoilla, esim. kirjastoissa ilmoitustauluilla, luo kuvaa yhdistyksen aktiivisuudesta Esitettä on päivitettävä tarvittaessa ja tietojen on ehdottomasti pidettävä paikkaa!

4 ULKOINEN VIESTINTÄ Lehdistötiedote Yksinkertainen ja tuttu keino viestiä medialle, esim. paikallislehtiin Selkeä, lyhyt, kansantajuinen, maksimissaan A4, joka sisältää: Tiedotteen otsikko (kuvaava, uteliaisuutta herättävä) Jutun tiivistelmä (muutamalla lauseella tärkeimmät asiat) Jutturunko (useita itsenäisiä kappaleita, tiedotteen sisältö tärkeysjärjestyksessä) Kuka, mitä, missä, miten, milloin, miksi, ja mistä saan lisää tietoa Teksti kirjoitetaan suoraan sähköpostin viestikenttään ja lähetetään tarpeeksi ajoissa että se ehtii taittoon ja painoon Lisämateriaali yhdistyksen verkkosivuille, ei liitteeksi (tietoturvakysymys) Hyvin laadittu tiedote eksyy usein sellaisenaan lehteen jos toimittaja ei näe uutisarvoa siinä että tulee paikalle tekemään laajempaa juttua Hyvin laaditun tiedotteen takia julkisuuteen tuleva tieto pitää varmasti paikkansa!

5 ULKOINEN VIESTINTÄ Verkkosivut, verkkopalvelut Yksinkertaisuus, Luettavuus Käytön helppous Tietojen paikkaansapitävyys Tietojen saatavuus Yhteystiedot Ei: suuret kuvat, monimutkainen grafiikka, liikkuva kuva, videot, linkkisekamelska, värien suuri kontrasti eivät kuulu hyvälle asiasivulle Verkkopalveluissa tärkeintä on sitoutuminen niiden käyttöön, jos yksikin toimija jättää käyttämättä, on palvelun käyttö parempi unohtaa Käytännöllisia verkkopalveluita: dokumentinhallintajärjestelmät, jaetut kalenterit, keskustelupalstat mutta hyödyttävätkö ne juuri Sinun yhdistystäsi?

6 VERKKOSIVUT (1/2) Yhdistykseen käyttöön tulevalla verkkosivulla on eri kriteerit kuin vaikka henkilökohtaiseen käyttöön tuleva tai markkinointia varten luotu verkkosivu: Päivitettävyys ei saa vaatia aikaisempaa osaamista Helppous helppo muokata ja helppo käyttää Selkeys tärkeimmat asiat tulee löytyä heti ensimmäisellä avaamisella Saatavuus kevyt rakenne, toimiminen mobiiliyhteydellä, yleisimmillä selaimilla ja yleisimmillä käyttöjärjestelmillä Mitä yksinkertaisempi, sitä parempi, asiasivu ei voi olla liian yksinkertainen kunhan se sisältää kaiken tarvittavan tiedon Välttämättömät tiedot: Yhdistyksen nimi, tarkoitus, toimialue, vastuuhenkilöt ja heidän yhteystiedot (erityisesti puhnro ja sähköpostiosoite!), kylätalon/vastaavan toimipaikan osoite, kuvat tiloista jos niitä vuokrataan myös muille kuin jäsenille, kyläsuunnitelma Ajankohtaiset tiedotteet jäsenille, kirjoita myös niin että ulkopuolinen ymmärtää mitä yhdistys tekee, missä ja milloin

7 VERKKOSIVUT (2/2) Perussivut (.html ja.css) Helppo tehdä ja päivittää Kuka tahansa pystyy nopeasti omaksumaan taidot niiden tekemiseen Kevyet, mutta silti toimivat Mahdollistaa myös hyvin laajatkin sivukokonaisuudet Halvin tapa Julkaisujärjestelmät (esim. wordpress, joomla, eri kotisivukoneet) WYSIWYG editointi, muutokset näkyvät sivuilla heti Päivitettävyys paras Kohtuullisen edullinen Valmiit mallit auttavat näyttävänkin sivun tekemisen Asentaminen vaatii enemmän taitoja jos palveluntarjoaja ei suoraan palveluna tarjoa