Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Transkriptio

1 Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

2 Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto Kansalaisen sähköinen asiointi ja päätöksen teko

3 Dokumenttienhallinnan lähtötilanne Sairaanhoitopiirissä on muiden kuin potilastietojen hallittu dokumentointi ja elinkaaren hallinta määrittelemättä. Ongelmina ovat käytännössä mm: yhteiset levyt (Y, O yms.) ja henkilökohtaiset (C), ja H dokumenttien jakaminen ja hallinta arkistointi asetusten mukaisesti versioiden hallinta tallennetaan samaa dokumenttia kymmeniin henkilökohtaisiin hakemistoihin dokumenttien haku työlästä ja hankalaa jokainen tallentaa, jakaa ja hallinnon tuottamiaan dokumentteja omilla tavoillaan, puuttuu yhteiset periaatteet

4 Tehtävät ja tavoitteet Dokumenttien hallintaprojektin tavoitteena on saada todettujen epäkohtien poistamiseksi ja sähköisen asioinnin arkkitehtuurin muodostamiseksi: saada aikaiseksi sähköisten dokumenttien yhdenmukainen, järjestelmällinen ja käyttäjää ohjaava toimintakokonaisuus niin organisaation sisältä kuin ulkopuolelta tuleville asiakirjoille saada aikaiseksi sähköisten dokumenttien allekirjoitustoiminta ja arkistointi sekä määrittää dokumenttien elinkaari ja niiden hallinta saada aikaiseksi moderni ip -pohjainen viestintäratkaisu, josta on integraatio ja yhteydet muihin viestintäverkkoihin (PSTN, GSM, Internet) uudelleen organisoida Intranet- ja Extranet palvelut sähköisten palvelujen käyttöönoton toteuttamiseksi

5 Rooleihin perustuva järjestelmä Jokaiselle käyttäjälle määritellään oma rooli, missä hän toimii ja tätä kautta hänelle avautuu pääsy ko. roolin asiakirjoihin: Omat asiakirjapohjat, helppo löytää ja tallentaa Näin toteutuu samalla myös sähköinen arkistointi Roolituksen lähtökohtana on työyksikkö ja tehtävä, missä hän toimii. Toimintaa ohjaa AD. Kaksoisroolit, joillakin voi olla useampia rooleja, joissa hän toimii Dynaaminen PC-työpöytä, joka mukautuu käyttäjän roolin mukaan. Henkilöllä voi rooli vaihtua paikan mukaan työpöytä mukautuu sen mukaan Hyödyntää nykyistä tietoverkko infraa tehokkaasti

6

7 Palvelukokonaisuus ja eri toimijat

8 Uuden käsittelyprosessin käynnistäminen Prosessin valinta

9 Käsittelyprosessi Jokaiseen vaiheeseen voi lisätä käyttäjää ohjaavaa informaatiota esim. ohjeita uusia jäseniä voi lisätä helposti käsittelyn ajaksi TOS tehtävät/vaiheet TOSin määrittelemä asiakirjatyyppi, joka on yhdistetty mallipohjaan Mallipohjasta luotu dokumentti, joka perii metatiedot näkymästä

10 Prosessikuvaukset Kuvataan käsittelyprosessit Järjestelmä näyttää käsittelyvaiheet ja tarjoaa valmiit asiakirjamallipohjat Järjestelmä näyttää myös käsittelyvaiheet, joissa ei synny asiakirjoja = opastava Asiakirjamallipohjiin on kiinnitetty jo valmiiksi SÄHKE2 metatiedot, käyttäjä lisää vain 2-3, esim. asiakirjan nimen

11 Aikataulu ja tarkastuspisteet Rakennusvaihe on tarkoitus toteuttaa vuoden aikana. Rakennusvaiheessa toteutetaan määrittelyvaiheen tuotokset Prosessikuvaukset ja syntyvät asiakirjat Testaus ja järjestelmän pilotointi tuotantokäytössä on tarkoitus toteuttaa syksyn 2012 ja vuoden 2013 alussa. Testaukseen ja pilotointiin osallistuu henkilöä Järjestelmä olisi siirrettävissä tuotantokäyttöön vuoden 2013 alussa Tuotantokäyttöön siirtyminen tehdään vaiheittain alkaen tieto- ja keskushallinnosta.

12 Fujitsun näkökulma hankkeeseen Fujitsun ja Sosterin yhteistyö on ollut saumatonta ja pitkäjänteistä hyvää oppia käytännön toiminnasta käytäntöjen vienti ratkaisuihin SÄHKE2 määräyksen mukaisesti Fujitsu näkee SÄHKE2 ja TOJ merkittävänä moottorina toimintaprosessien ohjaamisessa ja asiakirjojen tuottamisessa Fujitsun ratkaisuissa roolipohjaisuus on keskeistä käyttöliittymien toimintojen hallinnassa tiedon kohdentamisessa käyttöoikeuksien hallinnassa Esittelypisteessä Fujitsu ylpeänä esittelee Fujitsun SÄHKE2 sertifioitua TOJ ohjelmistoa (Futoni) käytännön toteutukset TOJ asianhallinnassa ja dokumentinhallinnassa sähköisen arkiston

13