CAMA 2 BASE -projekti

Transkriptio

1 CAMA 2 BASE -projekti SÄHKE -expo Maija Pylkkänen DM /2012 Copyright Tekes

2 CAMA 2 BASE Viiden viraston yhteinen projekti (Energiamarkkinavirasto, Metsäntutkimuslaitos, Säteilyturvakeskus, Tekes, Viestintävirasto) Tausta: kaikilla samat perusohjelmistot (Open Textin dokumenttienhallinta ja Affecton asianhallinta CAMA 1) ja kaikilla edessä pakollinen iso versiopäivitys dokumenttienhallinnassa sekä halu toteuttaa Sähke 2 mukainen asianhallinta Tavoite: saada yhteistyöllä ja avoimella tiedon jakamisella parempaa laatua ja säästöjä Aluksi selvitettiin lähtötilanteen asiakaskohtaiset erot. Mitkä pidetään edelleen asiakaskohtaisissa, ja mitä nostetaan perustuotteeseen (BASE), mikäli kaikilla yhteinen intressi tiettyyn toiminnallisuuteen DM /2012 Copyright Tekes

3 Projektointi Ohjausryhmä: virastojen tietohallintojohtajat Projektiryhmä: virastojen dokumenttien- ja asianhallinnan järjestelmien tekniset ja sisällölliset pääkäyttäjät. Projektipäällikkö STUK:sta, ajoittain mukana konsultti Työpajoissa käytiin yhdessä läpi käyttötapaukset (erikseen tiedonohjausjärjestelmä, asianhallinta, dokumenttienhallinta sekä ryhmä muut: mm. seulonta sekä raportit) Toteutuksen jälkeen yksi yhteistestaus sekä omat virastokohtaiset testaukset CAMA 2 BASE projekti vietiin läpi vajaassa vuodessa DM /2012 Copyright Tekes

4 Kokemuksia Yhteistyö sujui hyvin: avointa tiedon vaihtoa ja yhdessä oppimista työpajoissa Tavoitteena yhteinen perustuote, joka kuitenkin mahdollistaa joustavasti asiakaskohtaiset räätälöinnit (korttien ulkoasut, asiakaskohtaiset metatiedot) Sähke 2 normin haasteet Arkistolaitokselta täsmennyksiä onko toteutus oikeilla linjoilla (tulkinnanvaraisuus vrt Sähke 1 normi) Yhteinen päivän mittainen eams laadinnan koulutus Siirtotoiminnallisuutta ei kukaan projektissa osallinen ole vielä hankkinut Asiakirjahallinnon yhteistyölle pitkät perinteet, nyt myös virastojen tekniset vastuuhenkilöt ajoittain saman pöydän ääressä DM /2012 Copyright Tekes

5 CAMA 2 BASE asiakaskohtaiset projektit CAMA 2 BASE tuotteen omistaja Samuel Mäkelä, joka mukana kaikkien virastojen asiakaskohtaisissa määrittelyissä Viiden viraston projektit rytmitetty limittäin. Viiveet yksittäisessä projektissa vaikuttavat muihin projekteihin Tekesillä käyttöönotto 10/2012 Toteutus täyttää Sähke 1 vaatimukset jonka mukainen sähköisen säilyttämisen lupa (tavoite hakea Sähke 2 lupaa kun siirtotoiminnallisuus hankittu) Yhteistyö jatkuu (sähköisten ryhmätyötilojen integrointi asianhallintaan, siirtotoiminnallisuus) DM /2012 Copyright Tekes

6 Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa 700+ asiakasta Liikevaihto vuonna 2011: 127 milj.eur työntekijää Ritva Toivonen

7 Cama 2 muuntui, syntyi SÄHKE-expo Ritva Toivonen Kansallisarkistossa

8 ratkaisukokonaisuus Sähköinen asiointi Asianhallinta Järjestelmän hallinta Dokumenttien hallinta eams Ritva Toivonen

9 VIRTA-ratkaisumme eams-järjestelmäosuus on SÄHKE2 sertifioitu. Operatiivisen järjestelmän sertifiointiprosessi on käynnissä tavoitteena sertifiointi Q1/ Ritva Toivonen

10 VIRTA - Lisäominaisuudet Julkaisu asiointiliittymä, ulkoiset sivut, , ipost Koonti satojen asioiden käsittely yhdellä kerralla Maksatus maksut ja myönnöt kirjanpitoon, maksut pankkiin Kokousten hallinta Integrointi sisäisiin järjestelmiin CRM, Asiakirjojen sähköinen allekirjoitus Skannaus suora integrointi asian- ja dokumenttien hallintaan Sopimusten hallinta Ritva Toivonen

11 Hakemus saapuu sähköisesti Avustuksen hakija Sähköinen asiointipalvelu Kirjaamo 1. Laittaa asian vireille sähköisessä asiointipalvelussa. 2. Hakemus liitteineen saapuu viraston KIRJAAMOn toimeksiantoihin. 3. Kirjaaja lukee KIRJAAMOn toimeksiantoja ja valitsee sieltä rekisteröimättömän hakemuksen. Vastuuvalmistelija 4. Kirjaaja reitittää asian työnjakajalle tai vastuuvalmistelijalle käsiteltäväksi Ritva Toivonen

12 Koonti päätös sähköisesti hakijalle Vastuuvalmistelija Puumerkkaaja Päättäjä Avustuksen hakija Koonnissa voidaan käsitellä useita satoja asioita yhdellä kerralla. Käsittely-, kommentointi- ja allekirjoitustyönkulut. Hakemusten pisteyttäminen. Kaikkien koonnissa olevien asioiden päätöskirjeiden allekirjoittaminen yhdellä virkakortin PIN-koodilla! Päätös hakijan asiointiliittymään, sähköpostiin tai ipostilla! Ritva Toivonen

13 Cama 2 = Virallinen julkistamistilaisuus: Affecto Julkishallinnon Forumissa ! Tervetuloa! Lisätietoja näyttelyständiltämme! Ritva Toivonen