Henkilöstöhallinto Työvaliokunta 16.5.2014 Helena Metsälä Työryhmän kokoonpano Helena Metsälä Pori, pj Olli Luoma Harjavalta Inkeri Tiitinen Marianne Mäkelä Kokemäki Sirkka Vanhatalo Johanna Järvensivu Lavia Pekka Heinonen Bella Ahto Luvia Kari Ojalahti Marketta Toivonen Merikarvia Seija Sillman-Leppänen Matti Sjögren Nakkila Anna-Mari Plaami Nina Merilahti Aki Ruotsala Anne-Riitta Tuominen Päivi Alho (Pori) Heidi Suominen Pomarkku Siikainen Ulvila Henkilöstön edustaja sihteeri
Johtopäätökset nykytilan arvioinnista 1/2 Kuntien henkilöstön tilaa kuvaavien tunnuslukujenlukujen esittäminen ja erityisesti niiden arviointi on tulkinnanvaraista, koska kuntien tehtävistä merkittäviä osia, mm. perusturva, ympäristöterveydenhuolto, työterveys, veden puhdistus hoidetaan erilaisin yhteistoimintasopimuksin. Lisäksi kunnat hoitavat asiantuntijatehtäviä merkittävästi ostopalveluin. Kattavan kokonaiskuvan muodostaminen siitä, millaisilla resursseilla erilaisia palveluja eri kunnissa tuotetaan, ei ole ollut mahdollista tämän selvitystyön aikana. Asukaslukuun suhteutetut määräluvut tai vastaavaa tarkastelutapaa ei ole tehty, koska se ei anna oikeaa kuvaa resurssien kohdentamisesta. Erot henkilöstöprosesseihin liittyvissä menettelyissä ovat suuria ja johtuvat ennen muuta kuntien kokoeroista. Palvelujen tuotannon tasoon ja henkilöstön määrään ja rakenteeseen kunnissa vaikuttaa tällä hetkellä enemmän yleinen taloudellinen tilanne kuin henkilöstön saatavuus. Johtopäätökset nykytilan arvioinnista 2/2 Asukkaiden ikärakenteen muutos vaikuttaa asukkaiden palvelutarpeeseen ja edelleen henkilöstön määrään ja rakenteeseen koko alueella. Korkean keski-iän takia eläkepoistuma on huomattavan suurta vielä usean vuoden ajan. Eläköityminen ei vähennä henkilöstön määrää kuin osittain, koska poistuma on suurinta niissä henkilöstöryhmissä, joita tarvitaan palveluiden tuottamiseen. Mahdollisuudet käyttää eläkepoistumaa hyväksi edellyttävät kaikissa tehtävissä palvelurakenteen ja toimintatapojen muuttamista. Henkilöstöhallintoon, henkilöstöjohtamiseen kohdistuu jatkuvasti uusia vaatimuksia. Työurien pidentämiseen ja henkilöstön työhyvinvoinnin lisäämiseen liittyvät tavoitteet edellyttävät kehittyneitä henkilöstöjohtamisen menettelyitä. Tietojärjestelmissä on paljon kehitettävää ja yhtenäistettävää.
Kuntatyönantajan tulevaisuuden näkymiä Ketkä tekevät meidän työmme? Ketkä lähtevät Mitä Ketkä jäävät Miten Ketä haluamme Ketä tarvitsemme Henkilökohtaiseen eläkeikään vuosina 2015 2018 tulevien määrä ja palkkasumma (laskettu huhtikuun 2014 palkan mukaan) Harjavalta, Kokemäki, Luvia, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Pori, Siikainen, Ulvila
Keskeiset henkilöstöprosessit Johtaminen Henkilöstösuunnittelu Rekrytointi Organisaatiotietojen hallinta Palvelussuhteen hallinta Henkilön perustietojen hallinta Työajan hallinta Palkkaus ja palkitseminen Suorituksen johtaminen Työhyvinvoinnin hallinta Palkanlaskenta Matkahallinta Osaamisen ylläpito ja kehittäminen Uuden Kunnan henkilöstöhallinnon ja prosessien kehittämisen periaatteet Laaditun henkilöstöstrategian toteuttamiseksi määritellään henkilöstöpolitiikka sekä laaditaan ohjelmia, joilla tuetaan niiden toteuttamista. esim. kannustamisesta ja palkitsemisesta, työelämän laadun jatkuvasta parantamisesta ja osaamisen kehittämisestä. Organisaatio on selkeä, matala ja yksinkertainen. myös johtaminen järjestetään samoin periaattein Henkilöstöä koskevat strategiset linjaukset ovat poliittista päätöksentekoa. Henkilöstöjohtaminen ymmärretään virkamiesjohdon tehtäväksi. Päivittäisjohtaminen perustuu siihen, että lähiesimiehet: voivat aidosti johtaa alaisiaan työntekijöitä toimintatapojen muutokseen pitää huolta työelämän laadusta kehittää omaa työyhteisöään Uuden Kunnan tavoitteiden suuntaisesti. Henkilöstö otetaan mukaan oman työnsä ja työyhteisönsä kehittämiseen.
Henkilöstöjohtamisen tavoitteet Lähialueen sekä kokonsa vertaisryhmässä houkuttelevin työpaikka. Tavoitteena on valtakunnallisesti olla työhyvinvoinnin edellä kävijä ja työelämän uudistaja. Varmistaa halutun toiminnan edellyttämä henkilöstön määrä, resurssien oikea kohdentuminen, osaaminen ja hyvinvointi. Organisaatio, joka on tarkoituksenmukainen ja hyvin johdettu. Uuden Kunnan voimavarana on työyhteisöjen sosiaalinen pääoma ja yhteisöllisyys, yhteistyö ja luottamus sekä uudistuminen ja osaamisen kehittyminen. Henkilöstöprosesseja johdetaan sovittujen toimintatapojen mukaisesti ajanmukaisin tietoteknisin välinein ja ohjelmin. Mitkä muutostoimenpiteet tulisi toteuttaa henkilöstöasioissa nykytilan kehittämistarpeiden pohjalta? Henkilöstöjohtamisen strategista otetta tulee voimistaa. HR-osaamista tulee kehittää organisaation kaikilla tasoilla lisäämällä HR-toiminnon resursseja. Henkilöstöhallinnon prosessit tulee kirkastaa ja määritellä henkilöstöhallinnon organisaatio ja tehtävät eri tasoilla sovittujen prosessien mukaisesti. HR-prosesseihin liittyvät tietotekniset järjestelmät tulee yhdenmukaistaa ja ottaa käyttöön ajanmukaiset järjestelmät.
Henkilöstön huomioiminen kuntaliitoksessa Uuden Kunnan toiminnan avaamiseen ja uusien toimintatapojen läpikäymiseen tulee varata riittävästi aikaa. Toiminnan muutoksia koskevien viestien tulee olla päättäjien ja johdon taholta yhdensuuntaisia. Osana päätöksenteon valmistelua sovitaan päätösten toimeenpanon aikataulusta, vastuista ja menettelyistä. Henkilöstö tulee ottaa mukaan toiminnan kehittämiseen avoimen valmistelun kautta. Muutokset tulee aina ensisijaisesti käsitellä yhteistyötoimikunnissa ja työpaikkakokouksissa. Henkilöstölle avataan uusia osallistumismahdollisuuksia esim. Intranetiin. Kannustavaa aloitteellisuutta tulee tukea myös rahallisesti Kohdennettua, pitkäkestoista muutostukea tarvitaan erityisesti niissä prosesseissa, joissa toimintatavat muuttuvat eniten. Tällöin tulee olla taloudellisesti mahdollista ostaa ulkopuolisilta asiantuntijoilta riittävästi muutostukea, työnohjausta tai muita tukitoimia. Henkilöstöllä tulee olla mahdollisuus myös nopeaan henkilökohtaiseen tukeen, esim. työterveyshuollon palveluiden kautta. Erityisesti lähiesimiesten koulutukseen tulee panostaa muutosvaiheessa. Henkilöstön huomioiminen kuntaliitoksessa Uuden Kunnan henkilöstön osaaminen kartoitetaan. Jatkossa henkilöstösuunnittelun, kehityskeskustelujen ja koulutussuunnitelmien avulla varmistetaan osaamisen kehittyminen. Tiedot talletetaan, niitä suunnitellaan ja seurataan HR-järjestelmässä. Henkilöstön sisäistä siirtymistä ja työkiertoa tuetaan aina kun se on toiminnan kannalta järkevää. Suuressa organisaatiossa avautuu koko ajan tehtäviä, jotka ovat haettavissa ja mahdollistavat uralla etenemisen.
Edut ja vahvuudet +seudun vahvin työnantaja + valtakunnallisesti asema kuntatyönantajana vahvistuu +suuri työnantaja on pientä houkuttelevampi työnantaja + koko henkilöstön osaamisen laajuus on vahvuus. +nykyiset kunnanvirastot voivat toimia hyvinä asiakaspalvelupisteinä ja muodostaa kattavan palveluverkon. +nykyisen henkilöstöhallinnon hyvä taso on vahva perusta Uudelle Kunnalle Haitat ja uhat muutosvastarintaa henkilöstön keskuudessa ei pystytä hoitamaan, mahdollisuus, että henkilöstö saa väärää viestiä tai henkilöstö kokee jäävänsä pimentoon asioiden kulusta henkilöstötyöhön kohdistuu jatkuvasti uusia tehtäviä, joiden hoitamiseen pitäisi pystyä erikoistumaan ja/tai osoittamaan uusia resursseja. Mikäli näin ei voida toimia, jää Uuden Kunnan henkilöstöhallinto liian ohueksi eikä Uusi Kunta voi kehittyä houkuttelevaksi työnantajaksi. henkilöstötietojärjestelmien kirjavuus, ajantasaisten, yhtenäisten HR-järjestelmien puute tekee henkilöstötyöstä hidasta ja vanhanaikaista sekä sitoo liikaa esimiestyötä Edut ja vahvuudet + mahdollisuus kehittää hyviä henkilöstöhallinnon järjestelmiä ja parhaita käytäntöjä + työssä jatkamisen tukeminen, osatyökyisten työssä jatkamisen mahdollistaminen, kehittynyt ja ajanmukainen työhyvinvoinnin ja työturvallisuuden johtaminen saadaan kattavaksi toimintatavaksi. + Mahdollisuus käyttää täysimääräisesti hyväksi seudun kuntien eläköityminen, tiivistää ja kehittää organisaatiota sekä saada taloudellista etua jättämällä tehtäviä täyttämättä. Samalla poistetaan pienten kuntien haavoittuvuus henkilöstön saatavuuden ja asiantuntijoiden sijaisuuksien suhteen. + suuressa henkilöstömäärässä on helpompi ennakoida tulevia palvelutarpeita, siirtää ja kouluttaa henkilöstöä uusiin tehtäviin. Pienempien kuntien moniosaajat ovat rikkaus Uudessa Kunnassa. + mahdollisuus yhdenmukaistaa palkkausjärjestelmät ja vähentää alueellista kilpailua. Haitat ja uhat tehtäväkuvausten vertailu ja niiden pohjalta tehtävä palkkojen harmonisointi tulee tehdä nopeasti, jotta henkilöstö eri kunnissa tuntee tulleensa kohdelluksi tasa-arvoisesti. pienistä kunnista tulevat työntekijät saattavat kokea arvostuksen puutetta. miten varmistetaan kuntien parhaiden käytäntöjen huomioon ottaminen tasavertaisesti suunniteltaessa ja uudistettaessa Uuden Kunnan toimintatapoja? henkilöstöhallinnon organisointi on vaativa tehtävä. Esimiehiltä vaaditaan johdonmukaista ja tasapuolista henkilöstöjohtamista, koska alaisten määrä kasvaa. Myös muut esimiestaitovaatimukset kasvavat.
Uuden Kunnan toiminnan käynnistäminen Riittävästi aikaa asenteiden muokkaamiseen organisaatioiden muodostamiseen toiminnan suunnitteluun yhteisen henkilöstötarpeen arviointiin ja rekrytointiin yhteisten palkkausperusteiden ja palkkauksen selvittämiseen uusien palkkausjärjestelmien tekemiseen yhteisen eläköitymisen ennakointiin ja sen huomioon ottamiseen palvelurakenteiden kehittämisessä Perustamiseen tulee liittymään ristiriitaisia odotuksia, epävarmuutta ja erilaisia vaiheita, jolloin asioiden koetaan olevan sekaisin. Yhdensuuntainen, positiivinen ja tosiasioihin perustuva monikanavainen ja ajantasainen viestintä on keskeistä. Yhden henkilön kannalta koettu epävarmuus jatkuu niin kauan, kun hän saa vastauksen kysymykseen, miten minulle käy?