Maaret Btska Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa
TEKIJÄ Btska Maaret 1. pains ISBN 978-952-213-879-8 (pdf) Sumen Kuntaliitt Helsinki 2012 Sumen Kuntaliitt Tinen linja 14, 00530 Helsinki PL 200, 00101 Helsinki Puh. 09 7711 Faksi 09 771 2291 www.kunnat.net
Sisältö 1 Jhdant... 3 2 Kuntapalvelut, lainsäädäntö ja vaikutus asiakirjahallintn... 4 3 Jhdn rli ja vastuut... 5 4 Asiakirjahallinnn rganisinti muutstilanteissa... 7 4.1 Asiakirjahallinnn muutkseen valmistautuminen...7 4.2 Muutsrganisaatiiden asiakirjahallinnn nykytilan kartittaminen...7 5 Uudelle palveluntuttajalle siirtyvien asiakirjjen arviinti, luvutus ja vastaantt... 9 5.1 Yleiset periaatteet...9 5.2 Hallinnlliset aineistt...11 5.3 Timialakhtaiset aineistt...12 5.4 Tietjärjestelmien asiakirjalliset aineistt...13 5.5 Arkistjen päättäminen ja asiakirja-aineistjen järjestäminen...14 6 Asiakirjallisen tiedn käsittely eri muutstilanteissa... 15 6.1 Timinnan muutkset man rganisaatin sisällä...15 6.2 Timinnan siirtäminen muille palveluntuttajille...16 6.3 Palvelujen staminen timeksiantspimuksella tai muunlaisella stpalveluspimuksella...21 6.4 Spimusyhteistyö ja yhteinen timielin (isäntäkuntamalli) ja yhteiset virat...24 6.5 Seutuyhteistyökkeilulain mukaiset seudullinen timielin, seutuhallint ja seutuvaltuustkkeilu ja kuntien tehtävien ja päätösvallan siirtäminen yhteisölle tai säätiölle...26 6.6 Hallintkkeilut...27 7 Uuden rganisaatin asiakirjahallint ja arkistnmudstus... 28 7.1 Asiakirjahallinnn rganisinti...28 7.2 Arkistnmudstussuunnitelma...29 7.3 Asiakirjahallinnn hjeistt...30 3
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa 1 Jhdant Julkaisun tarkituksena n timia hjeena ja helpttaa asiakirjahallinnn järjestämistä ja asiakirjallisen tiedn hallintaa rganisaatin muutstilanteissa ja erilaisten yhteistyömutjen tteuttamisessa. Laaditun hjeistuksen avulla pyritään edesauttamaan sitä, että asiakirjahallinnn järjestäminen tapahtuu timinnan kannalta mahdllisemman justavasti, suunnitelmallisesti sekä lainsäädännön ja sen perusteella annettujen määräysten mukaisesti. Julkaisun laadinnassa käytetty aineist perustuu kunnille järjestettyihin kulutuksiin tiedn käsittelyn turvaamisesta rganisaatin muutstilanteissa sekä asiakirjahallinta kskeviin keskeisiin säädöksiin ja arkistlaitksen määräyksiin ja hjeisiin. Kunnallishallinnssa tapahtuvat rganisaatimuutkset ja kuntapalveluiden tteuttamisessa käytössä levat erilaiset yhteistyömudt asettavat myös vaatimuksia asiakirjallisen tiedn käsittelylle. Erilaiset rganisaatimuutstilanteet ja yhteistyömutjen tteutus ei saa vaarantaa asiakirjallisten tietjen asianmukaista käsittelyä, saatavuutta, tietturvallisuutta ja asiakkaan ikeusturvaa. Yhteistyön n vitava jatkua rganisaatin muutstilanteista hulimatta hyvän tiednhallintatavan ja hyvän henkilötietjen käsittelytavan mukaisesti. Kunnalliset rganisaatit/arkistnmudstajat kuuluvat arkistlain 1 piiriin ja kunnallinen asiakirjahallint n järjestettävä lain mukaisesti timinnan perustamisesta alkaen timinnan lppumiseen asti. Arkistlain vaatimukset asiakirjahallinnn järjestämisestä kskevat myös rganisaatin muutstilanteita ja erilaisin yhteistyöspimuksin järjestettyjä ja stettuja palveluita. Hyvä tiednhallintapa vaatii viranmaista hulehtimaan asiakirjjen ja tietjärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietjen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, sujaamisesta, eheydestä ja muista tietjen laatuun vaikuttavista tekijöistä 2. Hyvä henkilötietjen käsittelytapa taas vaatii hulellisuutta henkilötietjen keräämisessä, tallettamisessa, käytössä, säilyttämisessä, hävittämisessä ja sujaamisessa 3. Organisaatin muutstilanteet sekä eri yhteistyömudt antavat mahdllisuuden tehstaa ja järkevöittää myös asiakirjahallinta. Asiakirjahallinnn resurssien ja henkilöstön saamisen lisäksi keskeisiä tarkastelun khteita vat arkistnmudstussuunnitelmat ja arkisttinta kskevat hjeet, rekisteröinti- ja kirjaamiskäytännöt sekä asiakirjallisten tietjen hallintavälineet kuten asiankäsittelyjärjestelmät ja muut tietjärjestelmät. Tarpeen n myös selvittää sähköiseen asiintiin liittyvät käytänteet ja timintaa kskevat hjeet. Tässä julkaisussa viitataan erilaisiin hjeistihin, esimerkiksi arkistlaitksen ja tietsujavaltuutetun hjeisiin. Ohjeistviittaukset vat vain esimerkkejä. Kattava hjeist löytyy kunkin tahn ktisivulta. Arkistlaitksen arkisttinta kskevat määräykset, hjeet ja susitukset löytyvät arkistlaitksen ktisivulta www.arkist.fi. Tietsujavaltuutetun henkilötietjen käsittelyä kskevia hjeita ja kannanttja löytyy tietsujavaltuutetun ktisivulta www.tietsuja.fi. 1 Arkistlaki 831/1994 2 Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 621/1999 ja Asetus viranmaisten timinnan julkisuudesta 1030/1999 3 Henkilötietlaki 523/1999 4
2 Kuntapalvelut, lainsäädäntö ja vaikutus asiakirjahallintn Kunnan järjestämisvastuulla levat tehtävät kunta yleensä tteuttaa seuraavan palvelututantkaavin mukaisesti. Oma tutant Osakeyhtiö Kuntayhtymät Ostpalvelut Kuntien yhteistiminta - yksikkö - kunnan ma - nrmaali kunta- - yritykset - yhteinen timielin - virast/ - kuntien yhteinen yhtymä - yhteisöt - yhteistiminta-alue 4 liikelaits - liikelaitskunta- - säätiöt - yhteiset virat ja yhtymä viranmaistehtävät - kuntayhtymän - seutuyhteistyö liikelaits (ma kkeilulaki) - maakuntakkeilu (ma kkeilulaki) Kuntien hitamiin lakisääteisiin ja vapaehtisiin tehtäviin ja palveluihin khdistuu lakisääteisiä velvitteita, jtka perustuvat eritasisiin nrmeihin ja ne vat myös eri tavin velvittavia. Lainsäädännön ja timintaympäristön muutkset vaikuttavat aina asiakirjjen käsittelyyn, kska kunnille saa antaa tehtäviä vain lailla säätämällä 5. Lainsäädäntö ja sen muutkset sekä erilaiset rganisaatimuutkset vaikuttavat asiakirjahallinnssa mm. arkistnmudstajaan ja sen tehtävien lemassaln tehtävän hitn tehtävän suritusprsesseissa tehtäväkhtaisten asiakirjjen syntymiseen, käsittelyyn, arkistintiin (mm. säilytysaika), hävittämiseen ja sujaamiseen lakkautettujen rganisaatiiden arkistjen päättämiseen tietpalvelun hitamiseen (tietjen luvutus ja käyttö) hallinnllisten vastuiden jakn esimerkiksi asiakirjallisten tietjen käsittelyn hjaamisessa ja säilytysarvn määrittelyssä. Arkistlain säännöksiä ja sen njalla annettuja määräyksiä ja hjeita nudatetaan kunnallisissa viranmaisissa ja kunnallisissa liikelaitksissa lukuun ttamatta siirtvelvllisuutta arkistlaitkseen sekä rekisteröinnistä ja luettelinnista annettuja säännöksiä ja määräyksiä 6. Kunnallisia sakeyhtiöitä arkistlaki kskee vain siltä sin kun ne surittavat julkisikeudellista tehtävää 7. Arkistlakia ei myöskään tarvitse nudattaa sakeyhtiössä tai yksityisissä yrityksissä, jtka eivät surita julkista tehtävää. 4 Laki kunta- ja palvelurakenneuudistuksesta 169/2007, puitelaki, Laki ympäristöterveydenhulln yhteistiminta-alueesta 410,2009, Laki maaseutuhallinnn järjestämisestä kunnissa 210/2010 5 Kuntalaki 365/1995, 2 6 Arkistlaki 831/1994, 14 ja 16, Laki sähköisestä asiinnista viranmaistiminnassa 13/2003,13 7 Arkistlaki 831/1994, 1 khta 6 21 22 5
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa Kunnallisten viranmaisten jhtavien viranhaltijiden, tiet- ja asiakirjahallinnn ammattilaisten lisäksi n timialjen asiantuntijiden ja kaikkien asiakirjallisia tietja käsittelevien tunnettava ma timintaympäristönsä ja tunnistettava man timinnan tulksena kertyvät asiakirjalliset tiedt. Lisäksi n tunnettava asiakirjallisen tiedn käsittelyn perusteet kuten lainsäädäntö ja sen perusteella annetut määräykset ja hjeet kuten tietjen käsittelyyn, käyttöön, luvutukseen, salassapitn ja säilyttämiseen liittyvät velvitteet. 6
3 Jhdn rli ja vastuut Kunnallishallinnssa timintalinjat ludaan sen eri päätöksentekelimissä. Krkeatasisen timinnan ja hyvän hallinttavan järjestämisessä n viranhaltijatyön ja asiantuntemuksen merkitys ensiarvisen tärkeää, sillä viranhaltijat luvat edellytykset luttamushenkilötiminnalle hyvän tiednhallintatavan järjestämisessä. Erityisesti rganisaatin muutstilanteissa ja erilaisia yhteistyömutja tteutettaessa jhtavat viranhaltijat vat vastuussa asiakirjahallinnn asianmukaisesta järjestämisestä siten, että asiakirjahallint n rganisitu, vastuut määritelty ja viralliset päätökset n selkeästi dkumentitu. Päätöksenten tueksi n selvitettävä muutstilanteen eri sapulten asiakirjahallinnn ja sen timintaa kskevien hjeiden ajantasaisuus. Selvityksen perusteella laaditaan muutstilanteen hjeet ja määräykset siitä, miten viranmaisen asiakirja- ja tiethallint muutstilanteessa tteutetaan ja timintaa valvtaan. Keskeisessä asemassa vat myös tietjärjestelmien ja niiden sisältämien tietjen käsittelyn, luvutuksen, pistamisen ja tietturvallisuuden tteuttamiseen liittyvien timenpiteiden määrittely ja hjeistaminen. Näiden timenpiteiden vuksi asiakirjahallinnn käytännön tteutuksen suunnittelu ja resursinti n alitettava riittävän ajissa. Suunnitelmallisesti tteutettu muutsprjekti tukee kk rganisaatin muutsta ja lu mahdllisuuden uudenlaisen ja entistä tehkkaamman asiakirjahallinnn lumiseen. Muutkseen varautuminen kattaa uuden rganisaatin asiakirjahallinnn rganisinnin ja käynnistämisen lisäksi myös vanhan rganisaatin arkistnmudstuksen päättämisen. Hallitusti tteutettu asiakirjjen siirt, järjestäminen, tarpeettmien asiakirjjen hävittäminen helpttavat timinnan jatkamisen kannalta tarpeellisen aineistn käsittelyä ja säilyttämistä sekä vähentää säilytystilan lisätarvetta. Kertyneen aineistn järjestämisen kustannukset vat kertalunteiset ja yleensä merkittävästi pienemmät kuin järjestämättömän aineistn säilyttämisestä vusien mittaan aiheutuvat kustannukset. 8 Hyvin timiva asiakirjahallint tukee asiiden käsittelyä (vireille tul, valmistelu ja päätöksentek), asiakirjjen käytettävyyttä ja saatavuutta sekä tehstaa siten kk rganisaatin timintaa. Niin ikään asiakirjihin khdistuva tiet- ja asiakaspalvelu helpttuu. 9 Muutstilanteissa krstuvat erityisesti salassa pidettävien tietjen asianmukainen ja lainsäädännön vaatimukset täyttävä käsittely. Lisätietja Ssiaalihulln asiakastietjen ja ptilastietjen käsittelystä ssiaalihullssa, Tietsujavaltuutetun kannantt 23.10.2009, Dnr 1771/49/2009 8 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 9 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 7
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa 4 Asiakirjahallinnn rganisinti muutstilanteissa 4.1 Asiakirjahallinnn muutkseen valmistautuminen Asiakirjahallinnn järjestäminen ja siihen liittyvät timenpiteet alitetaan j tulevan rganisaatimuutksen suunnitteluvaiheessa. Organisaatimuuts ja palvelujen uudelleen järjestäminen vaikuttavat aina asiakirjahallinnn hitn samalla tavalla kuin muuhunkin rganisaatin timintaan. Tämän vuksi spimuksia laadittaessa tulee timintaa kskevissa linjauksissa ja päätöksissä käsitellä myös muutksen aiheuttamat vaikutukset asiakirjahallintn. Yhteistyötä tarvitaan rganisaatin jhdn, asiakirjahallinnn ja tiethallinnn asiantuntijiden sekä arkisttilista vastaavien kanssa. Asiakirjahallinnssa muutksen nnistunut läpivienti edellyttää yleensä työryhmän perustamista hjaamaan ja valvmaan muutksen etenemistä. Muutsprjektin ajaksi nimetään asiakirjahallinnn työryhmä ja siihen nimetään vastuullinen vetäjä. Yhteistyökumppaneiksi työryhmään nimetään jkaisesta muutsrganisaatista asiakirjahallinnsta vastaavat henkilöt, työnjat ja aikataulu. Työryhmän vetäjän aika yhteistyöhön ja hjaukseen tulee varmistaa siten, että kaikilla muutsrganisaatiilla n mahdllisuus saada neuvntaa ja hjausta. Prjektin etenemisen seuranta kuuluu työryhmän vetäjälle ja muutsta jhtaville viranhaltijille. 4.2 Muutsrganisaatiiden asiakirjahallinnn nykytilan kartittaminen Asiakirjahallinnn muutstilanteen työryhmän työ n hyvä alkaa kaikkien muutksen khteena levien rganisaatiiden asiakirjahallinnn nykytilan kartittamisella. Muuts n hyvä rakentaa tietämykselle siitä, mikä n vallitseva tilanne ja mahdlliset ngelmakhdat. Oikeiden ratkaisujen tekeminen vaatii tarkan tiedn muutsrganisaatiiden asiakirjahallinnn tdellisesta tilanteesta. Asiakirjahallinnn nykytilan selville saamiseksi esitetään seuraavassa niitä keskeisiä tietja, jita tarvitaan asiakirjahallinnn järjestämisen ratkaisuja tehtäessä. Luettel ei le kattava ja työryhmä vi jutua vielä selvittämään muitakin mien tarpeiden mukaisia asiita. 8
1 Selvitetään miten asiakirjahallinnn rganisinti ja resurssit n järjestetty arkisttimen sekä kirjaamisen suunnittelun ja kehittämisen vastuut? asiakirjahallinta ja kirjaamista hitavien saaminen (mm. kulutus tehtävään)? mntak henkilöä hitaa k. tehtäviä arkisttinta jhtavan lisäksi eri timialilla? 2 Selvitetään arkistnmudstussuunnitelmien (AMS) ajantasaisuus, laatimistapa ja käyttöön hyväksymisvusi nk käytössä hyväksytty, vimassa ja ajan tasalla leva AMS? nk käytössä tehtäväphjainen tehtävälukitukseen perustuva AMS? nk AMS:ssa tehtävänkulunkuvaukset? minkälaiseen arkistkaavaan arkistinnin hjaus perustuu? muu, mikä? 3 Selvitetään kirjaaminen ja pstinkäsittely nk käytössä asiankäsittelyjärjestelmä vai muu diaarijärjestelmä? muu tapa? miten vireille tulevien asiiden kirjaaminen ja pstinkäsittely n järjestetty? nk diaarin asiaryhmitys sama kuin AMS:in tehtävälukitus? muu, mikä? 4 Selvitetään laaditut asiakirjahallinnn ja arkisttimen yleis- ja erillishjeet sekä niiden hyväksymisvusi, vimassal ja ajantasaisuus yleishjeet mm. arkistsääntö tai arkisttimen timintahje, kirjaamishje, asiakirjjen laatimishje, asiakirjjen lainaushje, asiakirjjen hävittämishje, asiakirjjen sujelusuunnitelma erityisaineistjen käsittelyhjeita (mm. kartat, piirustukset, asiakas- ja ptilaskertmukset) sähköistä asiintia kskevia hjeita (mm. sähköpstin käsittelyhje) julkisuuslain mukaiset tietjärjestelmäselsteet henkilötietlain mukaiset henkilörekisteriselsteet tietsuja- ja tietturvahjeet. 5 Selvitetään muutsrganisaatiiden asiakirja-aineistt ja arkisttilat Asiakirja-aineistt ja niiden nykytila asiakirja-aineistjen kknaismäärä (hm = hyllymetriä) seulmatta, järjestämättä ja luettelimatta levan asiakirja-aineistn määrät (hm) arvi niiden ajan tasalle saattamisesta henkilötyövusina aineistjen kunt ja vaurit (mm. hme- ja ksteusvaurit) nk arkistja järjestettäessä nudatettu arkistlaitksen antamia hjeita päätettävistä arkistista myös aiemman timinnan muutsten salta. Arkisttilat arkistt (keskusarkistt) ja sijainnit: kuinka mnta eri keskusarkisttilaa tällä hetkellä n ja missä ne sijaitsevat tehdään arvi arkisttilasta (m2:nä) ja hyllymetreistä selvitetään missä muualla asiakirjja rganisaatiissa säilytetään selvitetään käsiarkistjen sekä muut asiakirjjen säilytystilat ja sijainnit tehdään arvi tilasta (m2:nä) ja hyllymetreistä. 9
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa 6 Selvitetään käytössä levat sähköiset tietjärjestelmät timialittain/tehtävittäin sisällön ja rakenteen ajantasaisuus sekä niitä kskevat menettelyhjeet, vimassal sekä nykytila rganisaatin käytössä levat tietjärjestelmät, hitvastuut ja käyttöikeudet mitkä tietjärjestelmät siirretään uuden rganisaatin käyttöön? minkä tietjärjestelmien peratiivinen käyttö päättyy? käyttöikeudet tulee päivittää ajan tasalle mitkä tiedt siirretään tai knvertidaan järjestelmästä tiseen ja miten? miten pysyvästi säilytettävien arkistkelpisten paperitulsteiden ttaminen tietjärjestelmästä tteutetaan ja kuka siitä vastaa? miten tiethallinnn ja asiakirjahallinnn työnjak ja yhteistyö timii käytännössä? tiethallint yleensä vastaa tietjärjestelmien teknisestä ylläpidsta timinnalliset ja sisällölliset muutkset kuuluvat yleensä tiedn mistajan ja asiakirjahallinnn vastuulle vatk julkisuuslain mukaiset tietjärjestelmäluettelt/-selsteet laadittu? 10 vatk henkilötietlain mukaiset henkilörekisteri- tai tietsujaselsteet laadittu? 11 nk tietsuja- ja tietturvahjeet laadittu ja vastuut nimetty? 7 Selvitetään miten muutsrganisaatiiden vimassa levissa yhteistyöspimuksissa n svittu asiakirjjen sujaamisesta, säilyttämisestä ja arkistinnista nk vimassa leviin yhteistyöspimuksiin kirjattu asiakirjjen sujaamiseen, käsittelyyn ja tietjen antamiseen liittyvät vastuut 12 nk selkeästi svittu kenellä n ikeus päättää asiakirjan antamisesta? nk svittu siitä, miten päätösvalta jakaantuu timeksisaajan ja timeksiantajan välillä? nk spimuksessa maininta salassapit- ja vaitilvelvllisuudesta, kun stpalveluspimuksella n stettu yksilön ssiaalihultn tai terveydenhultn liittyviä palveluja tai se sisältää muutin salassa pidettäviä seikkja 13 nk hulehdittu siitä, että aineistn laadinta ja säilytys tapahtuu arkistkelpisin menetelmin ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään arkistkelpiseen tilaan nk selkeästi svittu siitä, millin siirretään asiakirjat timeksiantajan arkistn (esimerkiksi timinnan lpetus, asiakassuhteen päättyminen jne.). 10 Julkisuuslain mukaisen tietjärjestelmäselsteen laatiminen, Kuntaliitn yleiskirje 23/80/2000 11 Tietsujavaltuutetun timistn hjeet lmakkeineen www.tietsuja.fi 12 Kuntaliitn julkaisu Julkisuuslainsäädäntö, Julkisuus ja salassapit kunnassa, Taist Ahvenainen, Tapi Räty, 1999 Art Ylipartanen, Tietsuja terveydenhullssa, Ptilaan asema ja ikeudet henkilötietjen käsittelyssä, 3. uudistettu pains, Tietsanma Oy 2010 13 Laki viranmaisen timinnan julkisuudesta 621/1999, 22 24, Henkilötietlaki 523/1999, 33 10
5 Uudelle palveluntuttajalle siirtyvien asiakirjjen arviinti, luvutus ja vastaantt 5.1 Yleiset periaatteet Organisaatin muuts jhtaa yleensä asiakirja-aineistjen luvuttamiseen tai lainaamiseen uudelle palvelun tuttajalle. Uuden rganisaatin tarvitsema aineist määritellään rganisaatin tehtäväkhtaisten tarpeiden mukaisesti ja etukäteen suunnitellen. Asiakirja-aineistja luvutettaessa tai lainattaessa n tettava humin tietsujaa kskevat säännökset. Arkistlain mukaan asiakirjja vidaan lainata ja luvuttaa pääsääntöisesti vain julkisen hallinnn piirissä leville rganisaatiille 14. Arkistnmudstajan asiakirjat säilytetään siinä keskinäisessä järjestyksessä, jhn ne arkistkaavan /arkistintisuunnitelman /arkistnmudstussuunnitelman hjeiden mukaan sijitettu sen jälkeen, kun niiden sisältämä asia n käsitelty. Kun rganisaatin kunta/kuntayhtymä, timielin, laits timinta lakkaa, ei sen arkista yhdistetä timintaa jatkavan rganisaatin arkistn. 15 Timinnan jakaminen usealle rganisaatille ja asiakirjjen käyttötarpeen määrittäminen eri rganisaatiille n haasteellista. Arkistn säilyttäminen kknaisuutena ei nnistu vaan sia siitä lainataan tai luvutetaan asiakirjja tarvitsevien timintaa jatkavien käyttöön. Asiakirja-aineistjen lunne ja käyttötarve ratkaisevat sen vidaank asiakirjat luvututtaa vai lainata. Luvutukseen ja lainaukseen tarvitaan aina erityiset perusteet, asiakirjja ei siirretä tiselle rganisaatille autmaattisesti tehtävien hidn mukana. Ensisijaisesti n pyrittävä siihen, että asiakirjat säilytetään sen rganisaatin arkistssa, jnka timinnan yhteydessä ne vat syntyneet. 16 Asiakirjjen lainaus tai luvutus timintaa jatkavalle rganisaatille dkumentidaan siten, että asiakirjat pystytään yksilöimään. Asiakirjjen siirrt merkitään kaikkien asiansaisten rganisaatiiden diaareihin, rekistereihin, arkistnmudstussuunnitelmiin ja arkistluettelihin. Merkinnöistä tulee käydä ilmi, mitä aineistja n siirretty, minne ja miksi. 17 Lainista laaditaan kaikille sapulille lainaluettel ja siihen merkitään myös palautusehdt ja muut mahdllisesti svitut käsittelymenettelyt ja vastuuhenkilöt. Lainatut asiakirjat säilytetään timintaa jatkavan rganisaatin arkistssa erillisenä kknaisuutena, jllin palauttaminen käy helpsti laina-ajan päätyttyä. Uuden palvelun tuttajan kanssa vidaan spia, että määräaikaisia asiakirjja ei tarvitse palauttaa vaan ne hävitetään lainanneen rganisaatin timesta arkistnmudstussuunnitelmiin merkittyjen säilytysaikjen mukaisesti. Pysyvästi säilytettävät aineistt palautetaan laina-ajan päätyttyä. 18 14 Arkistlaki 831/1994, 15 15 Arkistlaits 1996, Kunnallisen arkisttimen pas 16 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 17 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 18 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 11
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa Aineistjen jäljentäminen (kpiinti, digitinti, siirt sähköisinä tiedstina) Organisaatimuutstilanteessa, jssa n useampi jatkajarganisaati ja samja asiakirjja tarvitaan timinnassa sekä edeltäjä(t) että jatkaja(t), n jäljentäminen aina vaihteht varmistaa asiakirjjen käytettävyys kaikissa a. rganisaatiissa. Tässä tapauksessa alkuperäisten asiakirjjen luvuttamisen sijasta vidaan päätyä asiakirjjen jäljentämiseen. Tällöin alkuperäiset asiakirjat jäävät vanhan rganisaatin arkistn, mutta niiden tietsisältö n uuden rganisaatin käytössä ilman että asiakirjjen alkuperäistä järjestystä n lähdetty purkamaan. 19 Asiakirjjen kpiimisesta ja digitinnista n svittava yhtä suunnitelmallisesti kuin lainista ja luvutuksista. Selvitettäviä kysymyksiä vat esimerkiksi: kuka vastaa jäljentämisprsessin suunnittelusta, tteuttamisesta ja kustannuksista miten jäljentämisprsessin laadunvarmistus määritellään ja tteutetaan kuka vastaa jäljenteiden säilyttämisestä millä rganisaatilla n jäljenteiden käyttöikeus. Kpit n merkittävä selkeästi, jtta ne eivät aiheuta myöhemmin sekaannusta. 20 Asiakkaiden infrminti rekisterinpitäjän vaihtuessa Henkilötietlain 21 mukaan rekisterinpitäjän tulee henkilötietja kerätessään infrmida asiakkaita ja ptilaita heidän henkilötietjensa käsittelystä ja käsittelyssä tapahtuvista muutksista, mm. kuka n rekisterinpitäjä ja miten tietpalvelu hidetaan. Asiakkaiden infrmintia kskevia säännöksiä saattaa lla myös eri tehtäväkhtaisissa säännöksissä 22. Infrminti rganisaatimuutstilanteissa käy yleensä luntevasti samassa yhteydessä kun esimerkiksi asiakkaille, ptilaille ja piskelijille muutinkin kerrtaan timinnan uudelleen järjestelyistä. Lisätietja Tietsujavaltuutetun timist: Rekisterinpitäjän yleinen infrmintivelvllisuus, päivitetty 15.9.2010 Malli ssiaalihulln asiakkaiden infrminnista, päivitetty 27.7.2010 Malli julkisen terveydenhulln ptilaiden infrminnista, päivitetty 15.9.20010 5.2 Hallinnlliset aineistt Timintaa jatkavalle luvutetaan keskeneräisiin asiihin liittyvät asiakirjat, jiden käsittely jatkuu uuden palveluntuttajan alaisuudessa. Nämä asiakirjat jäävät pysyvästi timintaa jatkavan arkistn. Esimerkiksi 19 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 20 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 21 Henkilötietlaki 523/1999, 24 22 Esimerkiksi Ssiaalihulln asiakkaan asemaa ja ikeuksia kskevassa laissa 812/2000, 13 ja 21 12
Henkilöstöä kskevien timinnan kannalta leellisia virka- ja työsuhdetietja sisältävät asiakirjjen siirrn pääsääntönä n llut, että henkilötietja vidaan siirtää tai luvuttaa vain asianmaisten henkilöiden nimenmaisella sustumuksella. Palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä esimerkiksi isäntäkunnalle, n myös kuntien kyseisiä palveluja hitanut henkilökunta siirretty isäntäkunnan palvelukseen. Tällöin henkilökunta jatkaa isäntäkunnan palveluksessa ns. vanhina työntekijöinä, jllin n lemassa peruste myös heitä kskevien tietjen siirtn. Sillin kun henkilökunta ei siirry uuden rganisaatin palvelukseen, ei myöskään le mitään tarvetta tai perustetta heitä kskevien tietjen siirtämiseen 23. Henkilöstön työterveyshulln tietjen luvutus Työterveyshulln ptilastietjen rekisterinpitäjä n aina työterveyshulln palveluntuttaja. Työnantaja kunta eikä mikään muukaan työnantaja ei le rekisterinpitäjä, eikä sillä le ikeutta saada ptilastietja muutin kuin työntekijän kirjallisella sustumuksella. Talusasiakirjista luvutetaan ne asiakirjat, jita tarvitaan uuden rganisaatin talushallinnssa. Rakennuksia ja kiinteistöjä luvutettaessa tulee näitä kskevien asiakirjjen käyttötarve ja säilytyspaikka arviida, sillä mm. rakennus- ja lvi-piirustuksia tarvitaan kiinteistöjen saneerauksessa ja ylläpidssa sekä valmiussuunnittelussa. 5.3 Timialakhtaiset aineistt Kaikkien muiden kunnallisen rganisaatin timinnassa tarvittavien asiakirjjen käsittely ja luvutus arviidaan timiala- ja palvelutehtäväkhtaisesti. Arviinnissa tetaan humin mahdlliset asiakirjjen käsittelyä kskevat ala- ja tehtäväkhtaiset säännökset, määräykset ja hjeet sekä arkistlain perusteella annetut arkistlaitksen hjeet, julkisuuslain salassapitn ja henkilötietlain tietsujaa kskevat säännökset. Timinnan jatkajalle luvutetaan yleensä sellaiset asiakirjat, jtka vat sisällöltään kasvavia kknaisuuksia ja jita ei vi katkaista vaarantamatta timinnan jatkuvuutta. Näitä asiakirjja vat mm. kulujen ja ppilaitsten ppilas- ja piskelija-asiakirjat, viranmaisvalvntaan liittyvät asiakirjat kuten rakennusvalvntaan ja ympäristövalvntaan liittyvät asiakirjat (lupa-asiakirjat). Erityisesti ssiaali- ja terveydenhulln asiakas- ja ptilasasiakirjja luvutettaessa n tettava humin tietjen siirtn ikeuttavan lainsäädännön puuttuminen ja asian tulkinnanvaraisuus. Tietja vidaan aina siirtää tai luvuttaa asianmaisen nimenmaisella sustumuksella. Luvutuksen muita edellytyksiä arviitaessa n tällä hetkellä apuna tietsujavaltuutetun kannantta timinnan järjestämisvastuun siirtymisen yhteydessä tarvittavien asiakas- ja ptilastietjen siirrsta timintaa jatkavalle 24. Viranmaistiminnassa tarvittavat tarpeelliset asiakirjat luvutetaan a. uudelle kunnalliselle palveluntuttajalle ja merkinnät näistä luvutuksista tehdään kaikkien asiansaisten rganisaatiiden diaareihin, rekistereihin, arkistnmudstussuunnitelmiin ja arkistluettelihin. Muilta sin arkistt päätetään ja luettelidaan. 23 Isäntäkuntamalli ja rekisterinpitäjä sekä asiakastietjen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä http://www.tietsuja.fi/tulstus/38564.htm 24 Isäntäkuntamalli ja rekisterinpitäjä sekä asiakastietjen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä http://www.tietsuja.fi/tulstus/38564.htm 13
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa 5.4 Tietjärjestelmien asiakirjalliset aineistt Viranmaistiminnassa käytettävät tietjärjestelmät sisältävät lähtökhtaisesti arkistlain asiakirjaksi määrittelemiä tietja. Tietjärjestelmän sisältävää asiakirjallista tieta käsitellään samilla periaatteilla kuin paperiasiakirjja. Tietjärjestelmien asiakirjallista tietsisältöä ei saa hävittää ilman arkistlaitksen lupaa ja niitä kskevat samat vastuukysymykset kuin paperisiakin asiakirjja. Lakkautettavan tai timivan tietjärjestelmän tiedt vidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä mudssa tai mikrfilmille tulstettuna, mikäli arkistlaits n siihen erityisesti luvan antanut. Muussa tapauksessa pysyvästi säilytettävät tiedt tulstetaan paperille pysyvää säilytystä varten. 25 Organisaatimuutksen yhteydessä n tärkeää selvittää, mitkä tietjärjestelmät siirretään uuden rganisaatin käyttöön, minkä tietjärjestelmien peratiivinen käyttö päättyy ja mitkä tiedt siirretään tai knvertidaan järjestelmästä tiseen ja miten. Käytöstä pistettaville tietjärjestelmille laaditaan lpettamissuunnitelma ja samalla selvitetään kuka pistaa tarpeettmat tiedt järjestelmästä ennen timinnassa tarvittavien tietjen siirta. Käytöstä pistettavan tietjärjestelmän lpettamissuunnitelman tulee sisältää mm. seuraavat tiedt järjestelmän käyttöaika, vastuuhenkilö tietjen saatavuuden ja käytettävyyden ylläpidn turvaamiseksi tarpeettmien tietjen pistsuunnitelma (säilytysaikapäätösten mukaisesti). Timintaa jatkavan rganisaatin asiankäsittelyjärjestelmään tai asiakirjarekisteriin siirretään tai knvertidaan asiankäsittelyjärjestelmistä ja asiankäsittelyrekistereistä keskeneräiset asiat ja niihin mahdllisesti liittyvät sähköiset asiakirjat. Samalla päätetään vanhan asiankäsittelyjärjestelmän tai asiakirjarekisterin ylläpitajasta. Mikäli substanssitehtäviin liittyviä tietja käytetään vanhassa tietjärjestelmässä (kuten esimerkiksi diaaritietja) n tietjärjestelmän varmuuskpiinnista hulehdittava sen timinnan ajan (tietjen saatavuus, säilyvyys, käytettävyys). Lisäksi n hulehdittava arkistlaitksen määräyksen 26 mainittujen arkisttulsteiden ttamisesta. Tulsteet tulee ttaa sen jälkeen, kun keskeneräiset asiat n siirretty tai knvertitu uuteen järjestelmään ja kun ristiviittaukset uuden ja vanhan asianumern välille n tehty. 27 Substanssitehtäviin liittyviä tietjärjestelmiä käytetään yleensä myös uudessa rganisaatissa. Mahdlliset arkisttulsteet n tettava ennen rganisaatimuutsta ja ne kuuluvat lakkautettavan rganisaatin arkistn. Js arkistnmudstus ei katkea, arkisttulsteita ei tarvitse ttaa pelkästään rganisaatimuutksen takia, vaan ne tetaan arkistnmudstussuunnitelmassa määritellyllä tavalla. Js substanssitehtäviin liittyvän tietjärjestelmän peratiivinen käyttö päättyy rganisaatimuutksessa, tetaan tietjärjestelmän tietsisällöstä tarvittavat arkisttulsteet, siirretään tai knvertidaan tarvittavat tiedt mahdlliseen uuteen tai lemassa levaan tietjärjestelmään ja päätetään lakkautettavan tietjärjestelmän ylläpittarpeesta. Siirtäminen tarkittaa sitä, että metatiedt ja asiakirjatiedstt tallenne- 25 Arkistlaki 831/1994 26 Asiakirjjen ja tietjen rekisteröinti asiankäsittelyjärjestelmissä tai asiakirjarekisterissä Arkistlaits, määräys ja hje 10.6.2003, KA 195/40/2003 27 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 14
taan käsin uuteen järjestelmään. Knvertinnissa metatiedt tallentuvat autmaattisesti uuteen järjestelmään. 28 Lisätietja Sähköisten asiakirjallisten tietjen käsittely, hallinta ja säilyttäminen (SÄHKE2). Arkistlaits määräys 19.12.2008, AL 9815/07.01.01.00/2008. Pysyvästi säilytettävien asiakirjjen ja sähköisten tietaineistjen krvaaminen mikrfilmillä. Määräys 1.1.2011 (AL/13157/07.01.01.00/2010). Helsinki 2010 Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietjen säilyttäminen yksinmaan sähköisessä mudssa (SÄHKE1). Arkistlaitksen mää räys 20.12.2005 (KA 1486/40/2005) 5.5 Arkistjen päättäminen ja asiakirja-aineistjen järjestäminen Arkistt luvutetaan uudelle rganisaatille säilytykseen mana kknaisuutenaan yleensä seulttuna, järjestettynä ja luettelituna. Arkistn päättäminen tapahtuu siten kuin luvussa 6. Asiakirjallisen tiedn käsittely eri muutstilanteissa n esitetty. Mikäli arkist n järjestämättä vastaa uusi kunta siitä, että arkist järjestetään, seultaan, luettelidaan ja määräaikaiset asiakirjat hävitetään tietturvallisesti. Uusi kunta vastaa myös arkistn tietpalvelun hidsta sekä arkistn säilyttämisestä arkistkelpisissa tilissa. Uusi timija vastaa myös sille tietpalvelua tai vastaavaa tarvetta varten jätettyjen asiakirjjen palauttamisesta edelliselle timijalle. Tällaisia vivat esimerkiksi lla kirjaamn aineistt, jita saatetaan tarvita ylimenkautena käytännön tietpalvelun hitn. Tällöin uusi timija pitää hulta siitä, että tiedn tarpeen päätyttyä asiakirjat palautetaan ja siirretään entisen timijan arkistkknaisuuteen. Vanhan aineistn järjestämisen periaatteet, käytettävät määräykset ja hjeet jkaisella aikakaudella n mat hjeensa, jnka mukaan vanha aineist järjestetään! nykyhetken aineistn järjestämisessä nudatetaan arkistlaitksen kunkin timialan/ tehtävän salta antamia pysyvästi säilyttävien asiakirjallisten tietjen päätöksiä, jtka vat saatavissa arkistlaitksen ktisivuilta, www.arkist.fi/viranmaiset/nrmit. vunna 1989 annetut arkistlaitksen päätökset a. timinnista ja tehtävistä sisältyvät sillisen valtinarkistn päätöksiin 1 5/1989. Näitä päätöksiä svelletaan vudelta 1920 ja sen jälkeiseltä ajalta leviin asiakirjihin. arkistlaitksen seulntapäätösten lisäksi vat kunnallisen keskusjärjestön arkistnjärjestäjät laatineet vanhja kaavaphjia, jita vidaan sveltaa 1980 ja sitä vanhempiin aineistihin. Näitä arkistkaavja vi tilata kuntaliitsta sähköpstitse maaret. btska@kuntaliitt.fi määräaikaisten asiakirjjen salta n Sumen Kuntaliitt antanut mat susituksensa, jihin sisältyy myös em. arkistlaitksen päätökset pysyvästi säilytettävien tietjen salta. Julkaisuja vi tilata sitteesta http://shp.kunnat.net/ 28 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 15
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa 6 Asiakirjallisen tiedn käsittely eri muutstilanteissa Kunnan tehtävien hidn ja palvelututannn tteutuksessa tapahtuneissa muutksissa asiakirjahallinnn salta n tärkeää tietää kenen vastuulla palvelun järjestäminen n jatkssa ja kuka n arkistnmudstaja muutstilanteen jälkeen. Tämä vaikuttaa lennaisesti siihen päätetäänkö arkistnmudstus vai jatkuuk arkistnmudstus siinä rganisaatissa, jka jatkaa tehtävien hita. 29 Lähtökhtaisesti arkistnmudstus yleensä päättyy kun tehtäviä yhdistetään, jaetaan, siirretään liikelaitkselle tai julkisikeudelliselle laitkselle, yhtiöitetään tai tutetaan muuna stpalveluna. Vastuut päättämiseen liittyvistä timenpiteistä n kirjattu lukuun 4. Seuraavassa n esitelty asiakirjallisen tiedn käsittelyä eri muutstilanteissa. 6.1 Timinnan muutkset man rganisaatin sisällä Oman rganisaatin sisäiset muutkset vaikuttavat aina henkilöstön ja resurssien lisäksi arkistnmudstuksen timintatapihin ja asiakirjjen käsittelyyn, hjeistukseen ja tietpalvelun hitn. Näistä esimerkkejä vat esimerkiksi asiakirjallisten tietjen rekisteröintimenettelyt, tietjärjestelmien timivuuden varmistaminen, arkistnmudstussuunnitelmien päivitys ja tehtävälukituksen päivitys. Seuraavassa n esitetty virastn, laitksen, yksikön tai yksittäisen tehtävän tai timinnan salta tapahtuvien muutsten vaikutukset arkistnmudstukseen. Muutksen tyyppi Nimenmuuts Kk timinnan lppuminen ja sulauttaminen muihin timintihin Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Tehtävien hit jatkuu ennallaan, vanha ja uusi rganisaati mudstavat yhden arkistkknaisuuden. Nimenmuuts tdetaan AMS:ssa, arkistluettelissa ja muissa rekistereissä. Lakkaavan timinnan salta arkist päätetään ja siirretään kunnan keskusarkistn. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle tietsuja humiiden. Arkistnmudstus jatkuu katkeamatta rganisaatilla, jka ttaa hitaakseen tisen rganisaatin tehtävät. Timintaa jatkava täydentää AMS:aa. Kats khta 6.2 Timinnan siirtäminen muille palveluntuttajille, Kunnalliset liikelaitkset. Yksittäisen timinnan/tehtävän hidn siirtyminen tiselle timijalle Lakkaavan timinnan/tehtävän salta arkist päätetään. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle tietsuja humiiden. Arkistnmudstus jatkuu katkeamatta rganisaatilla, jka ttaa hitaakseen tisen rganisaatin tehtävät Timintaa jatkava täydentää AMS:aa. 29 Asiakirjahallinnn pas valtinhallinnn rganisaatimuutstilanteisiin, Arkistlaits 2009 16
Mikäli kyseessä n kknaan uusi rganisaati, n tällöin kyse uudesta arkistnmudstajasta. Vanha arkist päätetään ja arkist jää vanhalle rganisaatille. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle tietsuja humiiden. Uusi rganisaati laatii uuden AMS:n. Kats khta 6.2 Timinnan siirtäminen muille palveluntuttajille, Kunnalliset liikelaitkset. Muutksen tyyppi Kahden tai useamman timinnan yhdistyminen Timinnan hajautuminen useille jatkajille Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Timintansa lpettavien salta arkistt päätetään ja uusi rganisaati alitta uuden arkistnmudstuksen. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle tietsuja humiiden. Uusi rganisaati laatii uuden AMS:n. Organisaatin timinnan hajautuessa useiksi uusiksi rganisaatiiksi ja vanhalla rganisaatilla le suranaista jatkajaa, niin vanha rganisaatin arkist päätetään ja uudet rganisaatit alittavat man arkistnmudstuksensa. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle tietsuja humiiden. Uudet rganisaatit laativat uudet AMS:t. Kats khta 6.2 Timinnan siirtäminen muille palveluntuttajille, Kunnalliset liikelaitkset. Epävirallinen yhteistiminta Asiakirjjen käsittelystä ja alkuperäisten asiakirjjen säilytyksestä tulee Yhteistyö vi perustua myös sellaisiin spia j yhteistyön alussa. Alkuperäiset asiakirjat tulisi kerätä yhteen yhteistyömutihin, jista ei le kuntaan mm. epäviralliset yhteistyökkukset, kehittämiskkukset jne. laadittu virallisia spimuksia. Yhteistyötä kskevat asiakirjat merkitään jkaisen yhteistyötahn AMS:aan. 6.2 Timinnan siirtäminen muille palveluntuttajille Tehtävien siirt kunnilta valtille tai valtilta kunnille Kunnilta valtille tai valtilta kunnille siirrettävistä tehtävistä säädetään lailla. Esimerkiksi kunnilta valtille siirrettävistä tehtävistä kuten kuluttajaneuvnnan järjestämisestä, elatustuen timeenpann liittyvistä tehtävistä, hlhustimen edunvalvntapaleluiden järjestämisestä säädettiin laissa kunta- ja palvelurakenneuudistuksesta sekä niitä kskevissa tehtäväkhtaisissa säännöksissä. 30 Yleensä tehtäviä hallinnivat ja vastaanttavat taht kuten näissä esimerkkitapauksissa kuluttajavirast, ja maistraatti, kansaneläkelaits, ikeusministeriö ja ikeusaputimistt vat antaneet tehtävien siirtymisestä tiedtteet sekä hjanneet kunnille jäävien asiakirjjen käsittelyä ja timinnassa tarvittavien tietjen siirta timintaa jatkaville. Kuntiin jäävät arkistt ja pysyvästi säilytettävät tehtäväkhtaiset asiakirjat järjestetään ja säilytetään arkistlaitksen antamien määräysten mukaisesti. 30 Laki kunta- ja palvelurakenneuudistuksesta 169/2007, puitelaki, Laki kuluttajaneuvnnasta 800/2008, Elatustukilaki 580/2008, Laki hlhustimen edunvalvntapalveluiden järjestämisestä 575/2008 17
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa Muutksen tyyppi Tehtävien siirtäminen kunnalta valtille tai valtilta kunnalle Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Lakkautettavan tehtävän salta arkist päätetään. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle annettujen hjeiden mukaisesti tietsuja humiiden. Uusi timija jatkaa tehtävän hitamista ja arkistnmudstusta. Organisaatimuuts vaikuttaa lpettaneen timinnan salta arkistn sijitukseen siten, että kunnallisen timinnan aikainen arkist siirretään kunnan keskusarkistn ja valtin timinnan aikainen arkist siirretään arkistlaitkseen sen antamien hjeiden mukaisesti. Timintaa jatkava täydentää AMS:aa. Kuntaliitkset Kunta- ja palvelurakenneuudistuksen tavitteena n llut taata kuntien elinvimaisuus ja timintakykyisyys. Keskeisinä keinina tavitteiden saavuttamiseksi vat kuntien yhdistyminen ja yhteistiminta-alueiden mudstaminen 31. Vanhan kuntajaklain 32 mukaan kuntien yhdistäminen n vitu tteuttaa kahdella eri tavalla, eli lakkauttamalla yhdistyvät kunnat ja perustamalla uusi kunta tai liittämällä kunta tiseen. Yhteistiminta-alueen mudstamisen tavitteena n llut luda vahvempi phja palvelujen järjestämiselle ja tuttamiselle. Tavitteena n llut yleensä tehtävien siirt laajemmille harteille. Tämä n tarkittanut asiakirjahallinnn salta sitä, että liittyneiden kuntien salta n tteutettu niitä arkisttimen timenpiteitä, jista n hjattu khdassa Kuntaliitksissa yksi kunnista jatkaa timintaansa. Uuden kuntajaklain vimaan tuln 33 jälkeen kuntien yhdistymisen tulksena syntynyttä kuntaa kutsutaan uudeksi kunnaksi. Tämä n yleisnimike kuntien yhdistymiselle. Nykyisin Kuntien yhdistymisellä tarkitetaan kuntajan muuttamista, jssa 1. yksi tai useampi kunta lakkaa ja yhdistyy lemassa levaan kuntaan 2. kunnat lakkaavat ja ne yhdistetään perustamalla uusi kunta, tai 3. kunnan alue jaetaan kahden tai useamman kunnan kesken siten, että jaettava kunta lakkaa. Asiakirjahallinnssa timitaan edelleen siten, että khdissa 2 ja 3 mainituissa tapauksissa lakkaavien kuntien arkistt päätetään ja säilytetään mana kknaisuutenaan. Uusi kunta alittaa man arkistnmudstuksensa ja laatii uuden AMS:n. Mikäli n kyseessä khdan 1 kuntaliits, jssa yksi tai useampi kunta yhdistyy siten, että yksi kunta jatkaa timintaansa, timitaan khdan Kuntaliitksissa yksi kunnista jatkaa timintaansa mukaisesti. Puitelaissa 34 n määritelty myös kunnilta valtille siirrettävät tehtävät kuten kuluttajaneuvnnan järjestäminen, elatustuen timeenpann liittyvät tehtävät, hlhustimen edunvalvntapalvelut. Asiakirjahallinnn näkökulmasta kuntien yhdistymisestä kuntajaklain mukaisesti syn- 31 Laki kunta ja palvelurakenneuudistuksesta 169/2007, puitelaki 32 Kuntajaklaki 1196/1997 33 Kuntajaklaki 1698/2009, vimaan 1.1.2010 34 Laki kunta ja palvelurakenneuudistuksesta 169/2007, puitelaki 8 18
tyy yhdistymisen vireille tuln, valmistelun ja päätöksenten sekä tteuttamisen timeenpanvaiheen dkumentaatita. Syntyneen asiakirjatietjen käsittelyvaiheet ja asiakirjat tulee kunkin kunnan virallisen päätöksenten kautta arkistida siten, kuin arkistlaits n päättänyt ja määrännyt kuntien lakkauttamista ja perustamista kskevien asiakirjjen pysyvästi säilyttämisestä. Tämä tteutusprsessi tulee näkyä myös jkaisen kunnan ja kuntayhtymän arkistnmudstussuunnitelmissa. 35 Kuntien arkistjen päätättäminen tarkittaa sitä, että arkistt seultaan, järjestetään ja luettelidaan. Kuntaliitksissa lakkautetun kunnan arkist säilytetään mana kknaisuutenaan ja uusi tai jatkava kunta säilyttää arkistt arkistlaitksen määräysten mukaisissa arkistkelpisissa arkisttilissa. Yhteen liitetyt kunnat suunnittelevat yhteisen kunnan asiakirjatietjen käsittelykäytännöt siten, että erilaiset timintatavat vidaan svittaa yhteen. Yhteisesti svituista käsittelykäytännöistä laaditaan jk kunnan uusi arkistnmudstussuunnitelma (uusi kunta) tai arkistnmudstussuunnitelma päivitetään vastaamaan muuttunutta timintaa (jatkava kunta). Lisätietja Isäntäkuntamalli ja rekisterinpitäjä sekä asiakastietjen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä, Tietsujavaltuutetun kannantt 22.2.2007, 150/49/2007 (Nämä linjaukset pätevät sin myös kuntaliitksissa.) Muutksen tyyppi Kuntaliitksessa edeltäjäkunnat lakkaavat ja syntyy uusi kunta Kuntaliitksissa yksi kunnista jatkaa timintaansa Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Lakkaavien kuntien arkistt päätetään ja säilytetään mana kknaisuutenaan. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle kunnalle tietsuja humiiden. Edeltäjäkuntien päätettyjen arkistjen säilyttämisestä vastaa uusi kunta. Uusi kunta laatii uuden AMS:n. Lakkaavan kunnan arkist päätetään ja säilytetään mana kknaisuutenaan. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan timintaa jatkavalle kunnalle tietsuja humiiden. Edeltäjäkunnan päätetyn arkistn säilyttämisestä vastaa jatkava kunta. Timintaa jatkavan kunnan AMS päivitetään kattamaan kk laajentuneen kunnan timinnt. Kuntayhtymät ja kunnalliset liikelaitkset Kuntayhtymästä n säädetty kuntalaissa 36. Kuntayhtymä n erillinen ikeushenkilö, jnka kunnat perustavat perusspimuksella. Kuntayhtymä hitaa itsenäisesti julkisikeudellisia ja muita tehtäviä. Arkistlaki rinnastaa kuntayhtymän kuntaan mm. arkisttimen järjestämisessä 37. Kunnallisesta liikelaitksesta ja sen tehtävistä n säädetty kuntalaissa 38. Kunta tai kuntayhtymä vi perustaa kunnallisen liikelaitksen liiketimintaa tai liiketaludellisten periaattei- 35 Ylitarkastaja Pirkk Haarin muisti 17.12.2007 (Turun maakunta-arkist). 36 Kuntalaki 365/1995, 78 86 37 Arkistlaki 831/1994, 9.2 38 Kuntalaki 365/1995,87 a-m 19
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa den mukaan hidettavaa tehtävää varten. Liikelaitksen perustaminen edellyttää erikseen tehtävää päätöstä. Kunnalliset liikelaitkset vat sa kunnan hallinta ja ne kuuluvat arkistlain sveltamisen piiriin 39. Kunnan perustamasta liikelaitksesta käytetään nimitystä kunnan liikelaits ja kuntayhtymän perustamasta kuntayhtymän liikelaits. Liikelaitksen nimessä tulee lla sana liikelaits. Kuntien ja kuntayhtymien yhdessä perustamasta kuntayhtymästä, jnka tehtävänä n kunnallisen liikelaitksen ylläpitäminen, käytetään nimitystä liikelaitskuntayhtymä. Tällaisen liikelaitksen nimessä tulee lla sana liikelaitskuntayhtymä. Kuntayhtymien ja kunnallisten liikelaitsten arkisttimen hitamisen vastuut vat samat kuin muillakin kunnallisilla arkistnmudstajilla ja kunnallisia palvelutehtäviä hitavilla. Kuntayhtymän hallituksen n määrättävä arkistlain 40 mukainen arkisttinta jhtava viran- tai timenhaltija sekä sen eri timialueiden palvelutehtäville arkistvastuuhenkilöt. Kunnalliset liikelaitkset määräävät arkistvastuuhenkilöt, jtka timivat yhteistyössä kunnan tai kuntayhtymän arkisttinta jhtavan kanssa. Kuntayhtymät ja kunnalliset liikelaitkset pitävät yllä arkistnmudstussuunnitelmaa ja laativat tarvittaessa myös muita asiakirjahallintaan liittyviä käytännön hjeita ja valvvat niiden käyttöä. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat n säilytettävä sellaisin arkistkelpisin materiaalein ja välinein kun arkistlaits n erikseen määrännyt. Kuntayhtymän pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistidaan kuntayhtymässä arkistlaitksen arkisttilahjeiden vaatimukset täyttävään arkisttilaan 41. Kunnan liikelaitksen pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistidaan yleensä kunnan keskusarkistn. Muutksen tyyppi Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Timinnan siirtäminen kuntayhtymälle Lakkaavan timinnan salta arkist päätetään. Vanha arkist siirretään tai kunnallisille liikelaitksille kunnan keskusarkistn. Timinnan kannalta tarpeelliset asiakirjatiedt siirretään tai lainataan uudelle timijalle tietsuja humiiden. Perustettu uusi kuntayhtymä tai kunnallinen liikelaits alittaa uuden arkistnmudstuksen. Uusi kuntayhtymä tai kunnallinen liikelaits laatii uuden AMS:n. J timinnassa leva kuntayhtymä tai kunnallinen liikelaits päivittää AMS:n kattamaan laajentuneen kuntayhtymän tai kunnallisen liikelaitksen timinnt. Kuntayhtymän purkautuminen kuntaliitksen yhteydessä Kuntayhtymän arkistn päätättäminen tarkittaa sitä, että arkistn asiakirjat seultaan, järjestetään ja luettelidaan. Pysyvästi säilytettävät tkset arkistlaitksen päätöksen mukaisesti 42 esimerkiksi ptilas- ja asiakasasiakirjista tai ppilasarviintitiedista kuuluvat lakkautetun kuntayhtymän arkistn. Lakkautetun kuntayhtymän arkist säilytetään mana kknaisuutenaan ja timintaa jatkava kunta säilyttää arkistt arkistlaitksen määräysten mukaisissa arkistkelpisissa arkisttilissa. 39 Arkistlaki 831/1994, 1 40 Arkistlaki 831/1994, 9 41 Arkistlaitksen Määräys ja hjeet arkisttilista 2007.Määräys 21.8.2007 (KA 1386/40/2007) 42 Arkistlaitksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjista www.arkist.fi/nrmit 20
Timintaa jatkava kunta suunnittelee asiakirjatietjen käsittelykäytännöt siten, että erilaiset timintatavat vidaan svittaa yhteen. Yhteisesti svituista käsittelykäytännöistä laaditaan jk kunnan uusi arkistnmudstussuunnitelma (uusi kunta) tai arkistnmudstussuunnitelma päivitetään vastaamaan muuttunutta timintaa (jatkava kunta). Muutksen tyyppi Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Kuntayhtymän purkautuminen kunta- Lakkaavan kuntayhtymän arkist päätetään ja säilytetään mana liitsten yhteydessä tai kuntayhtymän kknaisuutenaan. Arkistn säilytyspaikka n kuntayhtymän sijainti timinnan lppuminen kunnan arkist (kuntayhtymä lakkautetaan) tai sitten timintaa jatkavan uuden kunnan arkist (kuntaliitksen yhteydessä). Timinnassa tarvittavat asiakas- ja ptilastiedt vidaan siirtää valtineuvstn tai ministeriön kuntajakpäätöksen tekemisen jälkeen sille kunnalle tai muulle tahlle, jlle kyseisten palvelujen järjestämisvastuukin siirtyy. Tietsujavaltuutetun kannantt mm. 21.4.2008 Dnr 617/41/2008, www.tietsuja.fi Kskee sekä uutta kuntaa että kuntayhtymän palvelujen antamisessa tarvittavia asiakas- ja ptilastietja. Uusi kunta laatii uuden AMS:n. Timintaa jatkava kunta päivittää AMS:n kattamaan laajentuneen kunnan timinnt. Kuntayhtymän jäsenkunnan eraminen tai lakkauttaminen Lakkaavan tai ernneen kunnan tehtävien hidn siirtyessä kuntayhtymältä uudelle palvelun tuttajalle kunnan asiakirjasarjat päätetään. Kuntayhtymään kuuluvien kuntien palvelun antamisessa tarvittavat asiakastiedt n vitu tallettaa yhteen tietjärjestelmään ja siellä käyttötarkituksen mukaan eri rekistereihin. Asiakassuhteen hitamiseksi tarvittavat tiedt vidaan siirtää sille kunnalle tai muulle tahlle, jlle kyseisten palvelujen järjestämisvastuukin siirtyy. Tietsujavaltuutetun kannantt 21.4.2008 Dnr 617/49/2007, www.tietsuja.fi Timintaa jatkava palveluntuttaja täydentää AMS:aa tai laatii uuden AMS:n. Lisätietja Isäntäkuntamalli ja rekisterinpitäjä sekä asiakastietjen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä, Tietsujavaltuutetun kannantt 22.2.2007, 150/49/2007 Henkilötietjen siirtäminen palvelujen järjestämisvastuun siirtyessä esimerkiksi uudelle kunnalle, Tietsujavaltuutetun kannantt 21.04.2008, Dnr 617/41/2008 Kuntien tai kunnan mistama sakeyhtiö Osakeyhtiö n yksityisikeudellinen ikeushenkilö ja sen sakekannan vi mistaa jk kunta yksin tai yhdessä muiden spimuskuntien kanssa (sakeyhtiöillä vi lla muitakin mistajia kuin kuntia). Kunnalliset sakeyhtiöt timivat sakeyhtiölain säädösten mukaisesti, eivätkä ne kuulu arkistlain sveltamisen piiriin, ellei niillä le julkista tehtävää. Myöskään julkisuuslainsäädäntö ei pääsääntöisesti kske kunnallisia sakeyhtiöitä (humiitava 21
Asiakirjahallint ja asiakirjatiedn turvaaminen kunnallisten rganisaatiiden muutstilanteissa n kuitenkin julkisen vallan käyttöä ja timeksianta kskevat tehtävät sekä hankintihin liittyvä pikkeus asiansaisen tiedksisaantiikeuteen liittyen). Arkistlaki kskee yhtiön hitamien julkisikeudellisten tehtävien yhteydessä kertyviä asiakirjja, jilta edellytetään virallisesti vahvistettua arkistnmudstussuunnitelmaa sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjjen salta arkistkelpisuutta. Arkistkelpisuutta edellytetään asiakirjjen säilytysmateriaaleilta ja -menetelmiltä sekä arkisttililta. Tilavaatimusten salta nudatetaan arkistlaitksen määräyksiä ja hjeita arkisttilista. 43 Kuntaliitt n susitellut yleiskirjeellään 44, että kunta tai kunnat pyrkivät vaikuttamaan yhdessä mistamansa sakeyhtiön arkisttimen hitn spimalla asiasta muiden timijiden kanssa. Erityisesti pysyvästi säilytettävien asiakirjjen lpullisesta arkistinnista ja arkistinnin kustannusten jasta tulisi myös spia. Asiakirjallisen tiedn säilytyspaikasta tulisi spia siten (useita mistajia), että arkist visi lla sen kunnan keskusarkist, jssa yhtiön päätimipaikka sijaitsee. Rekisterinpitäjää kskevat velvitteet kskevat aina kaikkia henkilötietja käsitteleviä rganisaatiita vaikka ne eivät arkistlain piiriin kuuluisikaan 45. Humiitava n että tietsujan ja tietturvallisuuden valvnta kuulu viranmaiselle sillin kun palveluita stetaan yksityisiltä yrittäjiltä, tämä asia tulee hitaa spimuksen ten yhteydessä. Muutksen tyyppi Timinnan siirtäminen kunnalliselle sakeyhtiölle Arkistnmudstuksen tteutus ja arkistnmudstussuunnitelman (AMS) laadinta Kunnan hitaman tehtävän siirtyessä kunnalliselle sakeyhtiölle arkist päätetään ja yhtiö alittaa uuden arkistn mudstamisen. Kunnallisen timinnan aikana syntynyt arkist siirretään kunnan arkistn. Uudelle timijalle vidaan tarvittaessa lainata vain sellaisia timinnan kannalta tarpeellisia asiakirjja, jihin ei sisälly salassa pidettäviä tietja. Yrityksen tai yhtiön n pidettävä lainaamansa asiakirjat erillään masta mudstuvasta arkiststaan vidakseen myöhemmin palauttaa ne alkuperäiseen yhteyteensä kunnan arkistn. Osakeyhtiö laatii man AMS:n. 6.3 Palvelujen staminen timeksiantspimuksella tai muunlaisella stpalveluspimuksella Timeksiantspimuksella stetut palvelut Kunta vi spia palvelujen stamisesta timeksiantspimuksen perusteella siten, että palvelujen järjestämisvastuu edelleen säilyy kunnalla itsellään. Yksityiset henkilöt, yritykset ja yhteisöt vivat tuttaa stpalveluita. Näissä tapauksissa kunta itse, sen lautakunta tai rganisaati säilyy edelleen rekisterinpitäjänä. Isäntäkunta, jlla n esimerkiksi a. timialapalvelujen järjestämisvastuu, vi staa palvelujen tuttajalta timeksiantspimuksen perusteella isäntäkunnan lukuun. Tällöin rekisterinpitäjänä säilyy esimerkiksi isäntäkunnan a. lautakunta tai timintayksikkö. 46 Kunnallisen rganisaatin timeksiantspimuksella stetut palvelut tutetaan timeksiantajan lukuun. Tämä tarkittaa myös sitä, että timeksiantajalla eli viranmaisella n 43 Arkistlaitksen Määräys ja hjeet arkisttilista 2007. Määräys 21.8.2007 (KA 1386/40/2007). 44 Kuntaliitn yleiskirje, Kuntien mistamien yhtiöiden pysyvästi säilytettävät asiakirjat, 4.12.1999 45 Henkilötietlaki 523/1999 ja tietsujavaltuutetun hjeet, www.tietsuja.fi 46 Henkilötietlaki 523/1999, 3 22