Kaupunginhallitus, b-lista 15 09.11.2015 Kaupunginhallitus 466 16.11.2015 Keskitetyn henkilöstökoulutuksen hankinta vuosille 2016-2018 1264/02.08.00.07/2015 KHSAL 15 Valmistelija/lisätiedot: Henkilöstöjohtaja Päivi Savilampi, puh. 040 577 9235 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Henkilöstöjohtaja Päivi Savilammen kirje 4.11.2015: "Taustatiedot Lappeenrannan hankintapalvelut on kilpailuttanut henkilöstötiimin pyynnöstä Lappeenrannan kaupungin toimialoille keskitetysti hankittavan henkilöstökoulutuksen. Koulutusmodulin toteuttamiseen on varattu viime vuosina 100 000 euroa kutakin kalenterivuotta kohden. Sama määrärahavaraus on vuoden 2016 talousarvioehdotuksessa. Koulutus on sisältänyt ensisijaisesti eri alojen ammatillista täydennyskoulutusta. Painopistealue on ollut kasvatus- ja opetustoimessa, jossa on myös kaupungin suurin henkilöstövolyymi. Koulutukseen on aika ajoin sisältynyt myös konsultatiivisia elementtejä, kuten esimiesvalmennusta sekä ensiapukursseja. Keskitetysti hankittavat koulutuspalvelut suunnitellaan yhteistyössä toimialojen kanssa kaupungin strategisten linjausten pohjalta. Valittu koulutuksen järjestäjä hoitaa kaikki koulutuksiin liittyvät käytännön järjestelyt. Yhteistyötahona kouluttajaorganisaation suuntaan toimii henkilöstiimi. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi Hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungin henkilöstökoulutus. Hankinnan tunnistenumero on A 15/2015. Hankinnan sopimuskausi on 1.1.2016-31.12.2018. Kyseessä on niin sanottu puitejärjestely, jossa hankittavan palvelun yksityiskohtainen sisältö sovitaan vuosittain erikseen. Puitejärjestelyn mukaan sopimuskumppanilta voidaan ostaa tarjouspyynnössä määriteltyä palvelua, mutta se ei anna sopimuskumppanille oikeutta ennalta sovittuun määrään hankittavaa palvelua. Hankittavan palvelun määrään vaikuttaa kunkin vuoden talousarviossa vahvistetut määrärahavaraukset.
Hankittavien koulutuspalvelujen kokonaishinnan arvioidaan sopimuskauden aikana olevan 100 000 euroa (alv 0) talousarviovuotta kohden. Hankinnan ennakoitu arvo koko sopimuskaudelta on näin ollen noin 300 000 euroa (alv 0). Hankintamenettely ja tarjouspyyntö Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä. Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin www.hankintailmoitukset.fi -ilmoituskanavassa 11.9.2015. Hankintaa koskevat tarjoukset tuli jättää 22.10.2015 kello 16.15 mennessä. Tarjouspyynnön mukaan tarjousten käsittelyvaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 4. Tarjousten vertailu ja hankintapäätöksen tekeminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen. Saadut tarjoukset Määräaikaan mennessä saapui yhteensä viisi tarjousta. Tarjoukset on avattu 23.10.2015. Tarjouksen jättivät seuraavat palveluntuottajat: - Etelä-Karjalan kesäyliopisto - FCG Koulutus Oy - Saimaan ammattikorkeakoulu - Spring House Oy sekä - Tamora Oy. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Kaikki tarjousten jättäjät täyttivät tarjouspyynnössä edellytetyt tilaajavastuulain mukaiset soveltuvuuskriteerit. Muita tarjouspyynnössä ilmoitettuja soveltuvuuskriteerejä olivat tarjoajan vakuutukset, taloudellinen toimintakyky, referenssit, henkilökunta, asiakaspalautejärjestelmä, raportointi ja verkkokurssit. Tarjousten tarkastamisessa todettiin, että kaikki tarjoajat täyttivät
kriteerit, jotka koskivat vakuutuksia, taloudellista toimintakykyä, asiakaspalautejärjestelmää, raportointia ja verkkokursseja. Tarjouspyynnön mukaan tarjoajien tuli ilmoittaa referenssit toteuttamistaan vastaavista koulutuspalveluista, joilla voidaan todentaa riittävä toimintakyky tarjouspyynnössä kuvatuilla toimialoilla sekä erityisesti valmius suunnitella ja toteuttaa kyseessä olevan kokoluokan organisaatioiden koulutuskokonaisuuksia. Tarjouspyynnössä oli yksilöity Lappeenrannan kaupungin toimialat ja henkilöstöryhmät seuraavasti: varhaiskasvatuksen sekä perus- ja lukiokoulutuksen henkilöstö, teknisen toimen henkilöstö, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoimen henkilöstö sekä hallinto-, toimisto- ja asiakaspalvelutoiminnan henkilöstö. Tarjouspyynnön liitteenä oli Lappeenranta 2028 strategia, kaupungin organisaatiorakenne sekä vuoden 2014 henkilöstökertomus. Kunta-alalta Spring House Oy ilmoitti referenssinään yksittäisen Helsingin kaupungin henkilöstökeskukselle ajalla 1.1.2011-31.12.2012 toteutetun koulutuskokonaisuuden. Koulutuksen oli toteuttanut Taitoprofiilit Oy, johon Spring House Oy oli aikaisemmin ollut fuusioituneena. Toteutettu koulutuskokonaisuus koski ensisijaisesti palkkatukityöntekijöiden perehdytystä ja uravalmennusta. Varsinaisesta henkilöstökoulutuksesta ei Spring House Oy:n tarjouksessa esitetty referenssejä. Spring House Oy:n tarjouksesta käy ilmi, että tarjotut palvelut ovat ensisijaisesti ydinosaamista tukevaa sparrausta ja coachausta kuin varsinaista kunkin alan substanssiin liittyvää henkilöstökoulutusta. Spring House Oy esittäytyy nimenomaan valmennusyrityksenä. Tarjouksessa esitellyt kouluttajat ovat niin ikään valmentajia/kehittäjiä kuin eri alojen substanssiosaajia. Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin edellä kerrotuin perustein, että Spring House Oy:n tarjous ei täytä tarjouspyynnössä tarjoajille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Spring House Oy on tästä syystä suljettu tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus Henkilöstökoulutusta koskevassa tarjouspyynnössä oli selvitetty, miten tarjoukset on jätettävä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin tarjouslomakkeiden kysymyksiin sekä liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi. Kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttäneet tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja ne hyväksyttiin mukaan tarjousvertailuun.
Tarjousvertailu tehtiin näin ollen seuraavien tarjoajien kesken: - Etelä-Karjalan kesäyliopisto - FCG Koulutus Oy - Saimaan ammattikorkeakoulu Oy - Tamora Oy. Tarjousten vertailu Hankinnan valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan painoarvo on ollut 30 % ja laadun 70 %. Tarjouksia on pyydetty seuraavista koulutusmoduleista: massakoulutus, pienryhmäkoulutus, verkkokoulutus ja muu tarjoajan erikseen määrittelemä koulutus. Hinnat on pyydetty sekä niin, että koulutus toteutetaan kouluttajan omissa tiloissa että niin, että koulutuksessa käytetään kaupungin tiloja. Koulutuksiin tulee sisältyä myös koulutuskahvit kahvileivän kera. Hintavertailu on toteutettu niin, että tarjoajat ovat merkinneet palvelujensa hinnat sähköisessä Cloudia- järjestelmässä olevaan taulukkoon, jonka pohjalta hinnoille on voitu laskea pisteet. Laadulliset seikat on arvioitu niin, että toteuttamisvaihtoehtojen monipuolisuudesta on voinut saada 0-50 pistettä. Toimittajan verkostot ja yhteistyökumppanit-osiosta on puolestaan voinut saada 0-20 pistettä. Toteuttamisvaihtoehtojen monipuolisuus -osiossa pisteytyksessä on otettu huomioon, millä kaikilla koulutusmuodoilla ja missä suhteessa tarjoaja ilmoittaa koulutukset hoitavansa. Eniten pisteitä on saanut tarjoamalla asiayhteyksiin sopivimpia koulutusmuotomalleja vuosibudjetin puitteissa. Esimerksi tarjoamalla määrällisesti eniten koulutuksia vuodessa ei ole saanut parhaita pisteitä, jos kaikki kurssit ovat olleet verkkokursseja. Kaikki tarjousvertailuun hyväksytyt tarjoajat ilmoittivat, että nämä voivat järjestää koulutusta kaikille tarjouspyynnössä mainituille toimialoille ja ammattiryhmille. Etelä-Karjalan kesäyliopistoa lukuun ottamatta tarjoajat ilmoittavat, että heillä on mahdollisuus toteuttaa myös muuta kuin massa-, pienryhmä- ja verkkokoulutusta. FCG Koulutus Oy ilmoitti mahdollisuudesta striimauskoulutuksiin eli koulutukseen osallistumiseen live-lähetyksen avulla. Etelä-Saimaan ammattikorkeakoulu Oy:llä on käytössä simulaatiotilat. Tamora Oy:n tarjouksessa muiksi koulutusmetodeiksi oli ilmoitettu kehittäjäkahvila, koulutuksen järjestäminen ulkona ja Tahdon coahingia nappi, jonka avulla tarjoajan valmentajat ovat virtuaalisesti käytettävissä.
Striimaus-mallia voidaan hyödyntää Lappeenrannan kaupungin henkilöstökoulutuksessa. Simulaatiotilojen käyttömahdollisuus on eduksi, mutta niiden käytettävyys juuri tarjouspynnössä selvitettyjen ammattiryhmien koulutuksessa on vähäinen. Tamora Oy:n esittelemät muut vaihtoehdot ovat enemmänkin henkilökohtaiseen valmennukseen ja työohjaukselliseen tukeen kuin henkilöstökoulutukseen liittyviä toimintamalleja. Näillä perusteilla FCG Koulutus Oy:lle annettiin toteuttamisvaihtoehto-osiosta 40 pistettä, Etelä-Saimaan ammattikorkeakoulu Oy:lle 30 pistettä ja Etelä-Karjalan kesäyliopistolle ja Tamora Oy:lle kummallekin 25 pistettä. Toimittajan verkostot ja yhteiskumppanit-osio arvioitiin tarjouksissa esitettyjen referenssitietojen ja kouluttajakuvausten perusteella. Tarjoajista Etelä-Karjalan kesäyliopistolla ja FCG Koulutus Oy:llä on käytettävissään huomattavat valtakunnalliset yhteistyö- ja osaajaverkostot. Näistä FCG Koulutus Oy:n verkostoja voidaan referenssitietojen mukaan pitää kattavampana. Etelä-Saimaan ammattikorkeakoulu Oy:n kouluttajat ovat ensisijaisesti koulun omia opettajia. Tamora Oy ilmoitti tarjouksessaan lukuisia referenssejä myös kunta-alalta. Referenssiluettelo osoittaa kuitenkin, että kyseessä on useimmiten ollut enemmän valmennus- ja kehittämistoiminta kuin koulutusyhteistyö. Tamora Oy ilmoittaa käyttävänsä kouluttajina omaa henkilöstöään sekä toimeksiantokohtaisesti muita asiantuntijoita. Muiden asiantuntijoiden osaamisalueita ei sen kummemmin avata. Tamora Oy:n palveluksessa oleva henkilöstö on lähinnä asiakkuuksien, johtamisen ja esimiestyön, liiketoimintojen, myynnin ja markkinoinnin, palvelurakenteiden, prosessien sekä muotoilun ja elämysten ammattilaisia. Tarjouksessa esitellyn henkilöstön joukossa ei käytännössä ole tarjouspyynnössä selvitettyjen toimialojen eikä henkilöstöryhmien substanssiosaajia. Ehdotetun palvelukokonaisuuden sisältö viittaa enemmänkin toimintatapojen muutosprojektiin kuin henkilöstön osaamista lisäävään koulutukseen. Tamora Oy:n osaaminen on tarjouksen mukaan toisaalla kuin sillä alueella, jota kaupungin henkilöstökoulutusta koskevassa tarjouspyynnössä ja sen liiteasiakirjoissa on tarkoitettu. Edellä kerrotuin perustein toimittajan verkostot ja yhteistyökumppanit -osiosta annettiin FCG Koulutus Oy:lle 18 pistettä, Etelä-Karjalan kesäyliopistolle 15 pistettä, Saimaan ammattikorkeakoulu Oy:lle 10
pistettä ja Tamora Oy:lle 5 pistettä. Yhteenveto Tarjousvertailuun hyväksytyt tarjoukset sijoittuivat paremmuusjärjestyksessä seuraavasti: 1. FCG Koulutus Oy 64,509 2. Tamora Oy 60,00 3. Saimaan ammattikorkeakoulu Oy 54,869 4. Etelä-Karjalan kesäyliopisto 49,472. Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä. Lappeenrannan kaupungin henkilöstökoulutusta koskevan tarjouskilpailun on näin ollen voittanut FCG Koulutus Oy. Hankintasopimus Etelä-Karjalan hankintapalvelut tekee valitun yhteistyökumppanin kanssa hankintasopimuksen, kun hankintaa koskeva päätös on saanut lainvoiman." Esityslistan liitteenä seuraa tarjousten vertailutaulukko. Hankintapäätös saatetaan asianosaisille tiedoksi heti päätöksenteon jälkeen. Asia on julkinen, kun hankintaa koskeva sopimus tehty. (JW) Kj Kh Kaupunginhallitus päättää, että Lappeenrannan kaupungin keskitetty henkilöstökoulutus ajalle 1.1.2016-31.12.2018 hankitaan FCG Koulutus Oy:ltä. Asia jätettiin pöydälle. KH 466 Esteellisyydet: Jyri Hänninen, hallintolaki 28 3. kohta (intressijäävi). Kj Kh Kaupunginhallitus päättää, että Lappeenrannan kaupungin keskitetty henkilöstökoulutus ajalle 1.1.2016-31.12.2018 hankitaan FCG Koulutus Oy:ltä. Hyväksyttiin. Esteellisyydet: Jyri Hänninen, hallintolaki 28 3. kohta (intressijäävi).
Merkittiin, että henkilöstöjohtaja Päivi Savilampi oli esittelemässä asiaa kokouksen alussa.