Viestintä Tarjouspyyntö 1 (7) Tarjouspyyntö: Visuaalinen suunnittelu ja mainostoimistopalvelut Itä-Suomen yliopisto pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjousta yliopiston visuaalisen ilmeen suunnittelutöistä, jotka koskevat yliopiston ilmeen uudistamista printtimediassa ja verkkoympäristöissä sekä strategisen tiedon visualisointia. Työt sisältävät suunnittelutyön ja toteuttamisen valmiiksi aineistoksi sekä mallipohjaksi myöhempää käyttöä varten. Itä-Suomen yliopisto hakee osaavaa, uutta luovaa, yliopiston tarpeet tunnistavaa yhteistyökumppania, joka tarjoaa visuaalisen suunnittelun palveluja ja myös muita mainostoimistopalveluja toimeksiantojen pohjalta. Tavoitteena on yliopiston visuaalisen ilmeen uudistaminen. Haluamme yhteistyökumppanin tukevan Itä-Suomen yliopiston brändin kehittämistä ja yliopiston toiminnan tunnettuuden lisäämistä visuaalisen viestinnän keinoin. Itä-Suomen yliopiston visuaalinen ilme valmistui loppuvuodesta 2009, ja se otettiin käyttöön vuoden 2010 alussa, kun yliopiston toiminta käynnistyi. Visuaalinen identiteetti muodostuu yliopiston tunnuksesta, väreistä ja typografiasta. Visuaalinen uudistamistyö perustuu em. tunnuksen, värien ja typografian ohjeistukselle. Yliopisto on mahdollisuus valita palvelujen toteuttajaksi 1-3 toimittajaa, joiden palveluja käytetään erilaisissa suunnittelutöissä. Osatarjouksien esittäminen on mahdollista. Suunnittelutyöt toteutetaan vuosina 2014 ja 2015. Yhteistyötä on mahdollista jatkaa yhdellä optiovuodella. Yliopisto pidättää itsellään oikeuden hankkia palveluja vuosittaisen viestintä- ja markkinointisuunnitelman mukaisesti. Tilaajalla on oikeus visuaalisen ilmeen soveltamiseen ja hankkia suunnittelu- ja toteuttamispalveluja myös muilta toimijoilta. 1. HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Hankinnan kohteena ovat: A) Strategisen tiedon visualisointi Yliopiston strategian ydinsisällön jalostaminen visuaaliseksi infografiikaksi. Tavoitteena on, että vastaanottajalla on mahdollisuus hahmottaa kokonaisuus yhdellä silmäyksellä. Strategiasta toteutettavan pienimuotoisen (8-12 sivua) esitteen ilmeen suunnittelu ja toteuttaminen.
Viestintä Tarjouspyyntö 2 (7) Yliopiston strategia vuosille 2015 2020 valmistuu alkuvuodesta 2014. Suunnittelutyö ajoittuu helmi-maaliskuulle 2014. B) Verkkosivustojen ilmeen uudistaminen pääsivustojen osalta Tehtävänä on yliopiston pääsivustojen ilmeen uudistaminen pääsivustojen osalta. Suunnittelutyön lähtökohtana on responsiiviset verkkosivut. Yliopiston verkkosivut ovat osoitteessa www.uef.fi ja pääsivustot muodostuvat seuraavista sivuistoista: Tutkimus, Opiskelu ja Palvelut Pääsivustoihin luetaan myös seuraavat täydentävät sivustot: Tutustu yliopistoon Ajassa Tiedekunnat ja yksiköt Yhteystiedot Pääsivustot ovat suomeksi ja englanniksi. Verkkosivustot on toteutettu Liferayjulkaisujärjestelmällä. C) Henkilöstörekrytoinnin ilmoitukset Tehtävänä on työpaikkailmoitusten ilmeen suunnitteleminen ja julkaisupohjan toteuttaminen InDesign-ohjelman uusimmalla versiolla. Ilmoituksia julkaistaan sanomalehdissä ja verkkomediassa. D) Koulutusmarkkinoinnin materiaalit Tehtävänä on koulutusmarkkinoinnin materiaalien suunnittelutyö ja julkaisupohjien toteuttaminen InDesign-ohjelman uusimmalla versiolla. Koulutusmarkkinoinnin keskeiset materiaalit ovat Hakuopas Koulutustarjonnan esite Lehti-ilmoitus Verkkomainonnan banneri E) Yliopiston lehtien ulkoasun uudistaminen Yliopisto julkaisee kolmea lehteä. Sidosryhmälehti Saima ilmestyy kolme kertaa vuodessa, englanninkielinen tutkimusta ja koulutusta esittelevä UEF-Bulletin kaksi kertaa vuodessa ja henkilöstölehti Oiva on jatkuvasti päivittyvä verkkolehti yliopiston intrassa. Tehtävänä on lehtien ulkoasun suunnittelu ja julkaisupohjan toteuttaminen InDesignohjelman uusimmalla versiolla ja verkkolehden ulkoasun suunnittelutyö.
Viestintä Tarjouspyyntö 3 (7) Tavoitteena on, että kaikissa kolmessa lehdessä on mahdollista käyttää yhteneväisiä ratkaisuja. F) Tarjous suunnittelutyön tuntiveloitushinnoista tai kiinteähintaisesta palvelupaketista Pyydämme lisäksi tarjousta visuaalisen suunnittelutyön ja muun mainostoimistotyön, kuten kampanjoiden suunnittelun tuntiveloitushinnoista. Tarjouksessa määritellään suunnittelutyön sisältö, jota voi täydentää erimerkillä. Vaihtoehtoisesti on mahdollista tarjota kiinteähintaista palvelupakettia, jonka sisältö on määriteltävä mahdollisimman tarkasti. Kohta A toteutetaan alkuvuodesta 2014. Kohtien B-E toteuttaminen määritellään tarkemmin sopimuksessa. 2. TAUSTAA Itä-Suomen yliopisto on yksi Suomen suurimmista tiedeyliopistoista. Yliopistossa on noin 15 000 opiskelijaa ja 15 000 aikuisopiskelijaa. Yliopisto työllistää lähes 2 800 henkilöä. Yliopistolla on kampukset Joensuussa, Kuopiossa ja Savonlinnassa. Yliopisto tarjoaa koulutusta 13 koulutusalalla ja lähes sadassa pääaineessa tai koulutusohjelmassa. Itä-Suomen yliopisto on koulutusalojen määrän mukaan Suomen monialaisin tiedeyliopisto. Yliopiston toiminnassa korostuu monitieteisyys. Yliopiston tutkimuksen vahvuusaloja ovat metsä ja ympäristö, terveys ja hyvinvointi sekä uudet teknologiat ja materiaalit. Tiedekuntia on neljä: filosofinen tiedekunta, luonnontieteiden ja metsätieteiden tiedekunta, terveystieteiden tiedekunta sekä yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta. Itä-Suomen yliopisto on kansainvälisesti tunnustettu tutkimus- ja koulutusyliopisto, jonka tavoitteena on olla kolmen merkittävimmän suomalaisen yliopiston joukossa. Maailmanlaajuisessa vertailussa se sijoittuu 300 johtavan yliopiston kärkeen. Viestintä Itä-Suomen yliopiston viestinnästä vastaa viestintäyksikkö, jonka henkilöstö toimii Joensuun ja Kuopion kampuksilla. Viestinnän palveluksessa on yhteensä 12 viestinnän ammattilaista. Viestintä on strategialähtöistä suunnitelmallista toimintaa. Viestintä toimii aktiivisesti uuden yliopiston tunnetuksi tekemisessä. Se myös luo ja kehittää välineitä ja ratkaisuja yliopiston ja sen sidosryhmien väliseen ja kampusten keskinäiseen viestintään.
Viestintä Tarjouspyyntö 4 (7) Viestintä on koko yliopistoa ja sen sidosryhmiä palveleva asiatuntijaorganisaatio. Se suunnittelee ja toteuttaa viestintää yhdessä tiedekuntien, laitosten ja yksiköiden kanssa. Viestintä toimii myös konsulttina sisäisille asiakkaille niiden viestinnällisissä haasteissa. 3. ILMOITUS- JA HANKINTAMENETTELY JA AIKATAULU Hankintailmoitus on tehty Hilma-järjestelmään 3.12.2013. Tarjouspyyntö on julkaistu osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja yliopiston verkkosivuilla www.uef.fi/uef-visu Hankintamenettely Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintapäätös Hankintapäätös tarvittavine liitteineen annetaan tiedoksi sähköisesti tarjouksen antajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus Hankintapäätöksen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Aikataulu Tarjouspyyntö julkaistaan 3.12.2013 Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset jätetään 13.12.2013 klo 12 Vastaukset julkaistaan yliopiston verkkosivuilla 18.12.2013 Tarjoukset jätetään 10.1.2014 klo 15 mennessä Hankintapäätös tehdään viimeistään 12.2.2014. Itä-Suomen yliopisto varaa oikeuden poiketa annetusta aikataulusta. 4. TARJOUKSEN TEKEMINEN Tarjoukset tehdään suomen kielellä. Tarjouksen tulee sisältää 1) Hankinnan kohteena tarjottavat palvelut. Osatarjoukset hyväksytään. Tarjouksessa on selkeästi esitettävä mitä osa-alueita (A-F) tarjous koskee 2) Tarjouksesta vastaavan yhteyshenkilön tiedot, yliopistolle osoitettavan yhteyshenkilön tiedot ja työn suorittajat sekä selvitys mahdollisista alihankkijoista. 3) Tarjouslomake täytettynä (Liite 1) 4) Tarjouksen voimassaoloaika. Sen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna.
Viestintä Tarjouspyyntö 5 (7) 5) Vaadittavat selvitykset, jotka on eritelty kohdassa 5. 5. TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnin selvitykset Tarjoukseen tulee liittää seuraavat asiakirjat: 1) Tarjoajan taloudellinen tila kaupparekisteriote tai vastaava selvitys tarjouksen tekijästä todistus verojen maksamisesta. Todistus saa olla enintään kaksi kuukautta vanha. 2) Tarjoajan tekninen ja ammatillinen pätevyys Tarjoajan esittely ja erityisosaaminen Selvitys toimeksiannon toteuttamiseen osoitettavasta henkilöstöresurssista: lukumäärä, henkilöt ja työkokemus Selvitys mahdollisista alihankkijoista sekä näiden pätevyydestä ja ansioista. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ovat samat kaikissa tarjouspyynnön osa-alueissa ja ne ilmoitetaan vain kerran. Tarjousten arvioinnin selvitykset Tarjouspyynnöt arvioidaan seuraavilla kriteereillä: 1) osaaminen ja työn laatu 2) palvelujen laatu ja 3) hinta. Arviointia varten tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat tiedot tai liitteet. Nämä tiedot esitetään kootusti tarjouslomakkeessa (liite 1). 1) Osaaminen ja työn laatu (työnäytteet) 3-5 esimerkkiä kohtien A-E mukaisista aiemmin toteutetuista visuaalisen ilmeen suunnittelutöistä. 2) Palvelujen laatu (referenssit) Tarjoajan tulee ilmoittaa vähintään kolme hankinnan kohteen mukaista asiakassuhdetta. Referensseissä ilmoitetaan toimeksiannon tehtävä ja toteutustapa. Uusien yrityksien on mahdollisuus liittää tarjoukseensa tarjouspyyntöä vastaava suunnitelma työn toteuttamisesta. 3) Hinta Tarjouksen hinnat ilmoitetaan tarjouslomakkeessa ilman arvonlisäveroa. 6. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi (1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (2)
Viestintä Tarjouspyyntö 6 (7) tarjousten vertailu (3) 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajalle on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen (vakavaraisuus, maksukykyisyys, kannattavuus, luottokelpoisuus). Taloudelliset edellytykset tarkistetaan yleisestä rekisteristä. Tarjoajana toimiva yritys on suorittanut yhteiskunnalliset maksuvelvoitteensa ja yrityksen luottotiedot ovat moitteettomat. Tarjoukseen on liitettävä todistus verojen maksamisesta. 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja mainittuja vaatimuksia. C) Tarjousten vertailu Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus. Arviointiperuste Painoarvo Arvioinnin sisältö 1. Osaaminen ja työn laatu 40 % Näytteiden laatu, tuoreus, informatiivisuus, muotokieli 2. Palvelujen laatu 30 % Kyky tuottaa hankinnan kohteen mukaisia palveluja 3. Hinta 30 % Suunnittelun ja toteutuksen hinnoittelu Tarjoukset pisteytetään asteikolla 1-10. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjous toimitetaan Itä-Suomen yliopiston kirjaamoon 10.1.2014 klo 15 mennessä osoitteella kirjaamo@uef.fi. Kirjaamon postiosoitteet ovat Itä-Suomen yliopisto Kirjaamo PL 1627, 70211 Kuopio
Viestintä Tarjouspyyntö 7 (7) tai PL 111, 80101 Joensuu Tarjouskuoreen ja tarjoukseen merkitään viitteeksi Visuaalinen suunnittelu. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 30.4.2014 saakka. 8. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella on oikeus saada tietoa em. asiakirjoista, kun päätös on tehty. Tietojen saantioikeutta ei ole liike- ja ammattisalaisuuksien piiriin kuuluvista asioista. Salassa pidettävät tiedot tulee esittää erillisinä liitteinä. Tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. 9. LISÄTIEDOT Tarjousta koskeviin kysymyksiin vastaa viestintäpäällikkö Petri Hynynen. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset lähetetään s-postilla osoitteeseen petri.hynynen@uef.fi viimeistään 13.12.2013 klo 12. Kysymysten vastaukset julkaistaan yliopiston verkkosivuilla www.uef.fi/uef-visu 18.12.2013. Hallintojohtaja Tuomo Meriläinen LIITTEET Liite 1 Tarjouslomake Liite 2 Itä-Suomen yliopiston graafinen ohje (tunnuksen käyttö, värit ja typografia)