Euron käyttöönotto. Tilivirastoille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille VALTIOKONTTORI

Euron käyttöönotto Tilivirastoille ja talousarvion ulkopuolella oleville valtion rahastoille VALTIOKONTTORI

Sisällysluettelo: 1 Yleistä... 1 1.1 Johdanto... 1 1.2 Rahayksikön muunnot... 1 1.3 Valuuttakurssit... 2 1.4 Tiliviraston siirtymäsuunnitelma... 2 1.5 Tietojärjestelmät... 3 2 Maksuliike... 3 2.1 Pankkitilit... 3 2.2 Menojen käsitteleminen... 4 2.3 Tulojen käsitteleminen... 4 2.4 Käteissuoritukset... 5 3 Kirjanpito... 6 3.1 Loppusaldot ja alkusaldot... 6 3.2 Pyöristyserot kirjanpidossa... 6 3.3 Kurssierot kirjanpidossa... 7 3.4 Taloushallinnon järjestelmät... 7 3.5 Valtuuksien seuranta... 8 4 Palkka- ja henkilöstöhallinto... 9 4.1 Palkanlaskenta... 9 4.2 Palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät... 10 5 Lisätietoja / linkkejä... 11 Liitteet: Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Eurooppa-neuvoston vahvistamat viralliset muuntokertoimet euron ja euroalueen kansallisten rahayksiköiden välillä Esimerkkejä muunnoksista aiheutuvista pyöristyseroista Esimerkkejä muuntokertoimien ja valuuttakurssien käyttämisestä Esimerkki keskuskirjanpidon ja tiliviraston välisen mahdollisen alkusaldoeron syntymisestä Esimerkki pyöristyseron syntymisestä ja kirjaamisesta Esimerkki siirtymäsuunnitelman tarkentamisesta

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori 1 Yleistä Tässä ohjeessa käsitellään rahayksikön muuntoon, maksuliikkeeseen, kirjanpitoon ja tietojärjestelmien eurovalmiuksiin liittyviä asioita sekä siirtymäkaudella että euron käytön alkuvaiheessa. Ohje korvaa samasta asiasta 10.1.2000 annetun ohjeen. 1.1 Johdanto Euroopan Unionin talous- ja rahaliiton kolmas vaihe alkoi 1.1.1999 Belgian, Espanjan, Hollannin, Irlannin, Italian, Itävallan, Luxemburgin, Portugalin, Ranskan, Saksan ja Suomen muodostamana liittona. Kreikka tuli mukaan euroalueeseen 1.1.2001. Liitteessä 1 on esitetty Eurooppa-neuvoston vahvistamat viralliset muuntokertoimet euron ja euroalueen kansallisten rahayksiköiden välillä. Siirtymäkauden 1.1.1999-31.12.2001 aikana euroalueen kansalliset rahayksiköt ovat euron ilmenemismuotoja. Siirtymäkauden aikana euro, joka jakaantuu sataan senttiin, on Suomen laillinen maksuväline. Myös markka on laillinen maksuväline ja euroa käytetään ainoastaan tilirahana. Euro-setelit ja -kolikot lasketaan liikkeeseen vasta siirtymäkauden loputtua eli 1.1.2002. Siirtymäkauden jälkeisestä ajasta 1.1.2002-28.2.2002 käytetään nimeä rahanvaihtokausi. Markkamääräiset setelit ja kolikot lakkaavat olemasta laillisia maksuvälineitä maaliskuun 2002 alusta. Valtion budjetoinnissa, kirjanpidossa ja maksuliikkeessä siirrytään euron käyttöön vuoden 2002 alusta lukien. Tarkoituksenmukaisen siirtymisen varmistaminen edellyttää huolellista suunnittelua niin viraston palveluiden kuin sen käyttämien tietojärjestelmienkin sopeuttamiseksi muuttuvaan ympäristöön. Järjestelmien käyttäjille muutos merkitsee kouluttautumista saman valuutan kahden ilmenemismuodon ja siitä aiheutuvien riskien hallintaan. Euron käyttöönotto vaikuttaa laaja-alaisesti kaikkeen toimintaan, jossa on kysymys rahamääräisistä tiedoista. Siksi euron käyttöönotto ei ole pelkästään talous- tai henkilöstöhallinnon hoidettavaksi jätettävä asia. Rahayksikön vaihtuminen on huomioitava mm. sopimuksissa, hinnoittelussa, rekistereissä, lomakkeissa, tulosteissa, aikasarjoissa ja vertailuissa sekä päätöksenteossa ja toimintaohjeissa. Euron käyttöönotossa ei ole kysymys myöskään pelkästään tietotekniikkaan liittyvistä muutoksista, vaan pikemminkin tietojärjestelmiin joudutaan tekemään muutoksia, jotka aiheutuvat toiminnassa tapahtuvista muutoksista. 1.2 Rahayksikön muunnot Muunnettaessa euroyksiköitä kansallisiksi rahayksiköiksi ja päinvastoin käytetään muuntokerrointa. Muuntokerroin ilmaisee, kuinka monta kansallista rahayksikköä on yksi euro ja se ilmaistaan kuuden merkitsevän numeron tark- Euron käyttöönotto 1

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus kuudella, esimerkiksi 1 euro = 5,94573 markkaa. Muuntokerrointa ei saa katkaista eikä pyöristää. Muuntokertoimesta johdettua käänteistä kerrointa ei saa käyttää, vaan muuntaminen kansallisesta rahayksiköstä euroiksi tehdään jakamalla kansallisessa rahayksikössä oleva rahamäärä muuntokertoimella. Rahamäärät, jotka maksetaan tai tilitetään euroyksiköiksi muuntamisen jälkeen, pyöristetään ylös- tai alaspäin lähimpään senttiin. Pyöristystä tehtäessä käytetään normaalia pyöristyssääntöä eli jos seuraava desimaali on 5 tai sitä suurempi, luku pyöristetään ylöspäin, jos taas 4 tai pienempi niin luku pyöristetään alaspäin. Siirtymävaiheen aikana tehdyt rahayksikön muunnokset saattavat aiheuttaa ongelmia esim. yhteenlaskuissa (tai vähennyslaskuissa), jolloin muunnettujen yhteenlaskettavien rahamäärien summa voi erota kokonaissumman muunnoksesta. Sama tilanne ilmenee kertolaskuissa (tai jakolaskuissa), jolloin kertolaskun muunnos voi erota muunnettujen rahamäärien kertolaskun tuloksesta (esimerkki liitteessä 2). Ei ole yleistä ohjetta siitä, muunnetaanko jokainen yhteenlaskettava erä vai ainoastaan kokonaissumma. Asia ratkaistaan tapauskohtaisesti ottaen huomioon kustannusneutraalisuus ja oikeuksien ja velvollisuuksien muuttumattomuus. Euroalueen sisällä kansallisten rahayksikköjen ja euron väliset muuntokertoimet ovat kiinteät. Muuntaminen tehdään aina euron muuntokertoimen kautta, eli esimerkiksi muunnettaessa Saksan markkoja Suomen markoiksi muunnetaan ensin DEM euroiksi. Tämän jälkeen tehdään muunto euroista Suomen markoiksi. Esimerkki on liitteessä 3. 1.3 Valuuttakurssit Valuuttamarkkinoilla on vuoden 1999 alusta noteerattu euron kurssi suhteessa euroalueen ulkopuolisten maiden valuuttoihin. Euroalueen ulkopuolisten valuuttojen kurssit noteerataan päivittäin ilmoittamalla, kuinka paljon yksi euro on kussakin valuutassa. Euro on perusvaluutta, johon nähden muut kurssit ilmoitetaan. Euroalueen kansallisia valuuttoja ei enää noteerata virallisesti. Euroalueen ulkopuolisten maiden valuuttojen muuntamisessa euroalueen kansalliseen rahayksikköön käytetään aina euron muuntokerrointa. Täten esimerkiksi Yhdysvaltain dollari muunnetaan ensin euroiksi ja tämän jälkeen euroista markoiksi. Liitteessä 3 on esitetty esimerkkejä muuntokertoimien ja valuuttakurssien käyttämisestä. 1.4 Tiliviraston siirtymäsuunnitelma Valtiokonttori antoi tammikuussa 1998 ohjeen tiliviraston siirtymäsuunnitelman laatimisesta. Tarkoituksena oli, että kukin tilivirasto laatii oman siirtymäsuunnitelmansa, jonka mukaisesti euron käyttöönotto toteutetaan. Euron käyttöönotossa suositeltiin käytettäväksi normaaleja projektinhallinnan menetelmiä. Tämä tarkoittaa, että kokonaisuus jaetaan riittävän pieniin aikataulutettuihin osiin. Osille nimetään vastuuhenkilöt ja varataan tarvittavat resurssit. Tämän jälkeen sekä näiden osien että kokonaissuunnitelman etenemistä seurataan määrämuotoisesti. 2 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori Siirtymäsuunnitelmien laadinnassa ja euroon valmistautumisessa on painottunut kaksi asiaa. Ensimmäinen on jo vuoden 1999 alussa tarvitut muutokset, jotka ovat luonnollisesti priorisoituneet valmisteluissa. Toinen on suurten tietotekniikkaprojektien ja muiden pitkäaikaista valmistautumista vaativien hankkeiden käynnistäminen, jotta ne voidaan saada päätökseen hyvissä ajoin ennen euron varsinaista käyttöönottoa. Monessa tapauksessa muu euroon valmistautuminen on jäänyt vähäiselle huomiolle. Mikäli näin on käynyt, tulisi alkuperäinen siirtymäsuunnitelma päivittää ja tarkentaa erityisesti siirtymäkauden loppuosaa ja rahanvaihtokautta varten. Siirtymäsuunnitelman tarkentamisessa voidaan käyttää apuna liitteessä 6 esitettyä esimerkinomaista taulukkoa huomioon otettavista asioista ja niiden aikatauluttamisesta. 1.5 Tietojärjestelmät Virastojen tulisi läpikäydä ja analysoida yksityiskohtaisesti kaikki tietojärjestelmänsä sekä järjestelmien ulkoiset ja sisäiset liittymät. Ohjelmistotoimittajien kanssa on syytä kartoittaa nykyisten järjestelmien eurovalmiudet, niistä aiheutuvat ongelmat sekä mahdolliset muutos- ja päivitystarpeet. Lisäksi maksuliikeohjelmien euromuutosten yhteydessä on tärkeää ottaa huomioon varmuusja turvanäkökohdat. Siirtymäaikana ja sen jälkeenkin sekä tietojen tallentamisessa että raportoinnissa on erotettava ja selkeästi ilmaistava kummasta rahayksiköstä on kyse. 2 Maksuliike 2.1 Pankkitilit Vuoden 2001 viimeinen pankkipäivä on 28.12.2001, sillä pankkien maksujärjestelmät ovat suljettuina 31.12.2001. Vuoden 2001 viimeiseen pankkipäivään saakka voidaan pankkeihin toimittaa markkamääräistä aineistoa siitäkin huolimatta, että eräpäivä on vuoden 2002 puolella. Pankki muuntaa aineiston euroiksi ja kirjaa suoritukset saajalle euroina sekä veloittaa asiakkaan tiliä vuoden 2002 puolella euroina. Vuoden 2002 puolella pankkeihin toimitettavan aineiston on oltava euromääräistä. Tilivirastojen maksuliiketilit ovat 31.12.2001 saakka markkatilejä. Koska tileiltä voidaan kotimaan maksuliikkeessä yleisesti antaa sekä euro- että markkamääräisiä toimeksiantoja, maksuaineistoon on merkittävä rahayksikön koodi. Koodin antaminen oikein on Suomen Pankkiyhdistyksen ohjeen (21.9.2000) mukaan asiakkaan vastuulla. Myös pankin palauteaineistoon sisältyy rahayksikön ilmaiseva koodi. Valtiokonttori on sopinut Leonia Pankin kanssa konsernitilijärjestelmän piiriin kuuluvien markkamääräisten pankkitilien muuttamisesta euromääräisiksi heti vuoden 2002 alusta. Euron käyttöönotto 3

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus Muiden Euroopan Unionin talous- ja rahaliiton kolmanteen vaiheeseen liittyneiden maiden valuutoissa olevat tilivirastojen pankkitilit muutetaan viimeistään vuoden 2002 alussa euromääräisiksi. Muut valuuttatilit jäävät entiselleen myös vuoden 2002 alun jälkeen. 2.2 Menojen käsitteleminen Ostolaskut ovat voineet olla heti siirtymäkauden alettua myös euromääräisiä. Kotimaisissa lähtevissä maksuissa tulee aineiston kuitenkin olla markkamääräistä koko siirtymäkauden ajan. Tämän vuoksi euromääräiset laskut on muunnettava kotivaluutan mukaisiksi eli markoiksi. Tiliviraston tulee hakea muuntamiseen mahdollisimman yksinkertainen ja taloudellinen ratkaisu. Vasta kun kirjanpidon kotivaluutta vaihtuu vuoden 2002 alusta euroksi, ei markaksi muuntoja enää käytetä. Kotimaan ostolaskut Kotimaisten eurolaskujen käsittelyssä on siirtymäkauden aikana kaksi päävaihtoehtoa. Ensimmäinen vaihtoehto, joka tulee kysymykseen silloin kun eurolaskuja on vähän, on se, että laskut muunnetaan markkamääräisiksi manuaalisesti ja viedään sen jälkeen ostoreskontraan, josta maksu tapahtuu kuten tähänkin asti. Toinen vaihtoehto edellyttää reskontraohjelman päivittämistä ns. euroversiolla, joka mahdollistaa laskun syöttämiseen reskontraan euromääräisenä ja sen viemisen samalla tietokantaan markkamääräisenä. Ostoreskontraohjelmiston euroversio otetaan käyttöön tiliviraston harkinnan mukaan, ottaen huomioon mm. euromääräisten laskujen lukumäärän. Euroversion käyttöönottoon saakka muunnot tehdään manuaalisesti. Ulkomaan ostolaskut Ulkomaan ostolaskujen käsittelyyn vaikuttaa kohdassa 1.3 esitetty valuuttakurssien noteeraustapa. Ulkomaiset eurolaskut maksetaan muiden valuuttalaskujen tavoin pankkien ulkomaan maksuliikkeessä käyttämien menettelytapojen mukaan. 2.3 Tulojen käsitteleminen Tilivirastot voivat hoitaa kotimaan laskutuksen siirtymäaikana markkamääräisenä tai euromääräisenä. Pankin tiliotteella näkyy tieto siitä, onko suoritus tapahtunut euroina vai markkoina. Jos markkamääräinen lasku on maksettu euroina, saattaa syntyä pyöristyseroa. Ero käsitellään kirjanpidossa kuten myöhemmin kohdassa 3.3 esitetään. 4 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori Kotimaan myyntilaskut ja muiden saatavien perintä Maksullisen toiminnan laskutus ja muiden saatavien perintä tapahtuu pääasiassa markkoina koko siirtymäkauden ajan. Vuoden 2002 puolella erääntyvien laskujen loppusumma laskuttamisajankohdasta riippumatta tulee ilmoittaa euroissa. Asiakkaan maksaessa viraston markkalaskun euroina on pyöristysero (maks. +/- 3 penniä) mahdollinen. Eurolaskun maksaminen markkoina ei puolestaan aiheuta eroa lukuun ottamatta normaaleja käteismaksun 10-pennipyöristyksiä. Suomen Pankkiyhdistys on julkaissut tilisiirto-oppaan 2.5.2000, josta ilmenevät siirtymäkauden tilisiirtolomakkeiden mallit. Oppaassa suositellaan lisättäväksi viivakoodin käyttöä laskutus- ja perintäsovelluksissa virhemahdollisuuksien pienentämiseksi. Tilisiirtolomakkeen viivakoodi sisältää muun ohella rahayksikön koodin, jolloin varmistetaan, että maksu tapahtuu tarkoitetulla tavalla. Oppaassa pyydetään luopumaan sellaisten laskutuslomakkeiden käytöstä, joihin liittyy vanhentunut tilisiirtolomakkeen malli tai esimerkiksi vanhentuneita pankkien nimitietoja. Ulkomaan myyntilaskut Laskutus euroalueelle voi siirtymäkauden aikana tapahtua entiseen tapaan. Tilivirasto voi myös harkintansa mukaan ottaa euron laskutusvaluutaksi euroalueen kansallisten valuuttojen tilalle. Euroalueen ulkopuoliset maat noteeraavat 1.1.1999 alkaen oman valuuttansa suhteessa euroon eikä markkaan. Jos euroalueen ulkopuoliselle valuuttaalueelle lähetetään tämän jälkeen markkalasku, muuntaa asiakas ensin markkamäärän muuntokertoimella euroiksi ja tämän jälkeen valuuttakurssilla euroista omaan valuuttaansa. Suoritukset tiliviraston ulkomaanvaluuttamääräisistä laskuista tulevat tiliviraston maksuliiketilille pankin markoiksi muuntamina. Valuuttakursseja käyttäviin ja vasta-arvoja laskeviin reskontraohjelmiin joudutaan tekemään edellä kuvatusta kaksivaiheisesta valuuttamuunnon käsittelystä aiheutuvat muutokset. 2.4 Käteissuoritukset Siirtymäkauden aikana 1.1.1999-31.12.2001 käteiskassatoiminnot tapahtuvat ainoastaan markkamääräisenä. Sen sijaan rahanvaihtokauden aikana käteissuoritukset kassoilla voivat olla sekä markka- että euromääräisiä. Kahden rahayksikön rinnakkaiskäyttöön on löydettävä mahdollisimman yksinkertainen ratkaisu. Virastojen mahdollisten kassaohjelmistojen tulee joka tapauksessa pystyä käsittelemään euroja rahanvaihtokauden päätyttyä. Se, kannattaako viraston investoida kahta valuuttaa käsittelevään kassalaitteeseen sen vuoksi, että asiakkaat voivat maksaa laskunsa myös markoissa ns. rahanvaihtokauden aikana, riippuu kassapisteen rahavirtojen suuruudesta. Jokainen virasto päättää itse menettelytavan. Pääasia on, että virasto on kehittänyt toiminnan huomioon ottaen taloudellisesti järkevän ratkaisun kahden rahayksikön rinnakkaiskäyttöön ns. rahanvaihtokauden aikana. Euron käyttöönotto 5

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus 3 Kirjanpito Valtion talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelmat laaditaan siirtymäajalle markkamääräisinä. Vuodesta 2002 lähtien talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelmat laaditaan euromääräisinä. Virastojen maksupäätökset ja - asetukset muutetaan vuoden 2002 alusta lukien euromääräisiksi. Valtiovarainministeriö on antanut maksupäätösten ja -asetusten muuttamisesta ohjeet ministeriöille 6.9.2000. Valtion kirjanpito, johon kuuluu virastojen ja laitosten kirjanpito, talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpito ja keskuskirjanpito, noudattaa samaa rahayksikköä kuin valtion talousarvio. Kirjanpito on siten markkamääräistä tilikauden 2001 loppuun. Tilinpäätös ja muut viralliset raportit tilikaudelta 2001 ovat markkamääräisiä, vaikka ne laaditaankin vasta vuoden 2002 puolella. Valtion kirjanpito on euromääräistä tilikauden 2002 alusta lähtien. 3.1 Loppusaldot ja alkusaldot Tilivirastossa tulee muuntaa tilikauden 2001 markkamääräiset liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon loppusaldot euromääräisiksi alkusaldoiksi tilikaudelle 2002 kiinteän muuntokertoimen avulla. Valtiokonttorissa muunnetaan keskuskirjanpidossa olevat markkamääräiset loppusaldot euromääräisiksi alkusaldoiksi. Keskuskirjanpidosta toimitetaan tilivirastoille aina tilikauden vaihtuessa loppusaldo- ja alkusaldoluettelot. Näiden avulla varmistetaan, että keskuskirjanpito ja tiliviraston kirjanpito vastaavat toisiaan. Tilikauden 2001 loppusaldoluettelot ovat markkamääräisiä ja tilikauden 2002 alkusaldoluettelot euromääräisiä. Markkamääräisten loppusaldojen muuntaminen euromääräisiksi alkusaldoiksi voi aiheuttaa eroja keskuskirjanpidon ja tiliviraston kirjanpidon välillä. Ero voi syntyä silloin, kun tilivirastossa on jaoteltu kirjanpidon tilit keskuskirjanpidon seurantatarkkuutta tarkemmiksi. Tällöin muuntaminen tapahtuu eri tasoilla. Esimerkki keskuskirjanpidon ja tiliviraston välisen mahdollisen alkusaldoeron syntymisestä on esitetty liitteessä 4. Nämä mahdolliset erot selvitetään ja korjataan välittömästi. Korjauksen tekemisestä sovitaan keskuskirjanpidon ja tiliviraston kesken ja se tehdään aina tositteeseen perustuen joko keskuskirjanpidossa tai tilivirastossa. Sekä keskuskirjanpidossa että tilivirastossa tulostetaan korjaamisen jälkeen uudet tulosteet, joista voidaan varmistaa keskuskirjanpidon ja tiliviraston kirjanpidon yhtenäisyys. Valtiokonttori antaa myöhemmin asiasta erillisen ohjeen. 3.2 Pyöristyserot kirjanpidossa Rahayksikkömuuntojen desimaalikäsittely aiheuttaa pyöristyseroja. Kirjanpitoja muissa järjestelmissä on varauduttava erojen käsittelyyn. Pyöristyseroja voi syntyä esimerkiksi seuraavista osajärjestelmistä: 6 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori 1) Ostoreskontra - ostovelat (avoimien laskujen summa poikkeaa ostovelkatilin saldosta) 2) Myyntireskontra - myyntisaamiset (avoimien laskujen summa poikkeaa myyntisaamistentilin saldosta) 3) Käyttöomaisuuskirjanpito - käyttöomaisuustilin saldo (esineiden jäännösarvojen summa poikkeaa käyttöomaisuustilin saldosta) 4) Kaikki muut osakirjanpidot, jotka jakavat tasetilin saldon pienempiin osiin, esim. - ennakkomaksut - matkaennakot yhteensä (henkilöille annettujen ennakoiden summa poikkeaa matkaennakoiden summasta) - edelleen tilitettävät erät - jäsenmaksuvelka yhteensä 5) Palkkajärjestelmä - tammikuussa maksetaan joulukuulle kohdistettavia palkkoja (esim. tuntipalkkaan perustuvia lisiä tai palkankorjauksia) 6) Muut esijärjestelmät - jos siirtotiedostossa on viennit eri rahayksikössä kuin kirjanpidossa Pyöristysero kirjataan liikekirjanpidossa asianomaisen laskun meno- tai tulotilille ja talousarviokirjanpidossa asianomaiselle talousarviokirjanpidon tilille. Ellei tämä ole mahdollista, pyöristysero kirjataan liikekirjanpidossa tilille 4599 Muut kulut ja talousarviokirjanpidossa asianomaiselle talousarviokirjanpidon tilille. Esimerkki pyöristyseron syntymisestä ja kirjaamisesta on esitetty liitteessä 5. 3.3 Kurssierot kirjanpidossa Euroalueen kansalliset rahayksiköt on 1.1.1999 kiinnitetty euroon kiinteällä muuntokertoimella, joten markan ja muiden rahaliittoon osallistuvien jäsenmaiden kansallisten rahayksiköiden välillä ei ole enää kurssieroja. Näiden maiden osalta kurssierot realisoituivat vuoden 1998 tilinpäätöksessä. Sen sijaan euroalueen ulkopuolisten maiden valuuttojen käsittelystä voi syntyä edelleen kurssieroja. Kurssierojen kirjanpidollinen käsittely on esitetty valtion kirjanpidon käsikirjassa kohdassa 2.21. 3.4 Taloushallinnon järjestelmät Tilivirastojen kolmesta eniten käyttämästä taloushallinto-ohjelmistosta (Meritt Eco+, AdeEko+, Raindance) on käytössä sellaiset ohjelmaversiot, jotka sisältävät europiirteet. Ohjelmistolla tarkoitetaan tässä saatava- ja velkareskontrien, kirjanpidon sekä laskutuksen käsittävää kokonaisuutta. Myös maksuliikeohjelmista on käytettävissä uudet euroversiot. Tilivirastojen tulee suunnitella hyvissä ajoin ennen vuoden 2002 alkua tietokantojen konvertoinnin ajankohta ja laajuus. Järjestelmätoimittajat suosittelevat, että ainakin osalle talousjärjes- Euron käyttöönotto 7

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus telmien toiminnoista (ainakin velka- ja saatavareskontrat, mahdollisesti koko talousjärjestelmä) rakennetaan erilliset markka- ja euroympäristöt. Vuoden 2001 tilinpäätösaikana saatavareskontrat voivat periaatteessa perustua neljään erilaiseen vaihtoehtoon; markkareskontra, euroreskontra, monivaluuttareskontra tai ratkaisuun, jossa on erillinen markkareskontra vuodelle 2001 ja euroreskontra vuodelle 2002. Pyöristyseroja syntyy muuntoketjusta markka-euro-markka. Rinnakkaisissa markka- ja euroreskontrissa suoritusten päivitys on ongelma, koska suoritus ei löydä vastaavaa saatavaa sen ollessa toisessa reskontrassa. Samoin saatavien perintä muodostuu ongelmaksi, kun suoritukset kirjataan eri reskontraan kuin saatava. Vähiten ongelmia aiheutunee ratkaisusta, jossa vuoden 2001 laskut ja vuoden 2001 aikana maksetut (mk-)suoritukset käsitellään vuoden 2002 alkupäivinä markkoina, jonka jälkeen reskontra suljetaan vuoden 2001 tapahtumilta eli ajetaan siirto vuoden 2001 kirjanpitoon ja saatavaerittely. Tämän jälkeen konvertoidaan avoimet saatavat markoista euroiksi ja aletaan päivittää vuoden 2002 puolella tulleita suorituksia ja vuoteen 2002 kohdistuvia laskuja. Kaikki reskontran kirjanpito on tästä lähtien vuoden 2002 euromääräistä kirjanpitoa. Jollei edellä oleva ole käytännössä mahdollista, on järkevintä perustaa rinnakkaisympäristöt vuoden 2001 markkakirjanpidolle ja vuoden 2002 eurokirjanpidolle. Myös velkareskontrat voivat perustua neljään eri vaihtoehtoon; markkareskontra, euroreskontra, monivaluuttareskontra tai ratkaisuun, jossa on erillinen markkareskontra vuodelle 2001 ja euroreskontra vuodelle 2002. Pyöristyseroja syntyy muuntoketjusta markka-euro-markka. Erillisistä reskontrista maksettujen suoritusten kuittaus oikeaan reskontraan on ratkaistava erikseen. Tällä hetkellä maksujen poimintaohjelmat eivätkä pankkiyhteysohjelmat muunna markkamaksuja euroiksi. Tilanne saattaa muuttua vuoden 2001 aikana. Ilmeisesti pienimmillä ongelmilla päästään, kun reskontra muunnetaan mahdollisimman varhain euroreskontraksi (kotivaluutaksi euro). Muutoksen optimaalinen ajankohta olisi vuoden 2002 ensimmäiset työpäivät, kun viimeiset vuoden 2001 laskut on syötetty (näitä kuitenkin saattaa tulla vielä aika pitkäänkin) ja ennen kuin on välttämätöntä tarvetta suoritusten maksamiseen ja vuoden 2002 laskujen syöttöön. Tällöin voidaan sulkea vuosi 2001 reskontrassa, ajaa velkaerittely sekä avointen velkojen muunto. Tämän jälkeen voidaan maksaa maksuja ja syöttää vuoden 2002 laskuja. Kaikki reskontran kirjanpito on tästä lähtien vuoden 2002 euromääräistä kirjanpitoa. Jollei edellä kuvattu malli ole mahdollinen, niin on järkevintä perustaa rinnakkaisympäristöt vuoden 2001 markkakirjanpidolle ja vuoden 2002 eurokirjanpidolle. Järjestelmätoimittajien mahdollisuus suorittaa ohjelmapäivityksiä ja palvelukeskusten mahdollisuus suorittaa tietokantojen konversioita tilivirastojen haluamina aikoina on rajallinen, mikä on otettava huomioon siirtymä- ja käyttöönottosuunnitelmia tehtäessä. 3.5 Valtuuksien seuranta Valtuuksien seuranta tapahtuu Suomen rahan määräisenä. Tilivirastojen tulee huolehtia siitä, että valtuuksia seurataan ja Valtiokonttorin keskitettyyn seuran- 8 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori taan valtuuksia koskevat tiedot ilmoitetaan markoissa varainhoitovuodelta 2001. Varainhoitovuodesta 2002 alkaen valtuuksien seuranta hoidetaan ja Valtiokonttorin keskitettyyn seurantaan tiedot ilmoitetaan euroina. 4 Palkka- ja henkilöstöhallinto Keskustason virka- ja työehtosopimuksessa sopimuskaudelle 1.2.2001-31.1.2003 on sovittu siitä, että keskustason osapuolet laativat 31.3.2001 mennessä valtionhallinnon palkkojen ja eräiden muiden suoritteiden muuntamisesta euromääräiseksi laadittuja periaatteita noudattaen täsmennykset ja ohjeet siitä, kuinka työnantajapäätöksin suoritetaan muuntaminen ja vahvistetaan muuntotarkkuus keskus- ja virastotason virka- ja työehtosopimusten osalta. 4.1 Palkanlaskenta Palkat lasketaan ja maksetaan markkoina 31.12.2001 saakka ja euroina 1.1.2002 alkaen. Vuoden 2001 viimeinen palkanmaksupäivä on 28.12.2001, koska 31.12.2001 ovat pankkien maksujärjestelmät kiinni. Tämän viimeisen markkamääräisen maksupäivän aineisto on hyvä olla valmiina palkkajärjestelmässä mahdollisimman aikaisin. Vuodelle 2001 kuuluvat takautuvat erät (takautuvat palkat, korjaukset, jaksotyöt, ylityöt, toimeksiannot, työkorvaukset, jne.) maksetaan tammikuussa 2002 maksupäiväperiaatteen mukaisesti euroissa. Vanhan vuoden (2001) tileille takautuvat erät viedään markkamääräisinä niin kauan kun viraston kirjanpito on auki. Palkanlaskennan tuottama edelliselle vuodelle kuuluva kirjanpitoaineisto (ns. SE-viennit), joka on euromääräistä, muunnetaan markoiksi silloin, kun se siirretään kirjanpitojärjestelmään. Vuodelle 2002 siirtyvät palkansaajakohtaiset kumulatiiviset tiedot, jotka eivät noudata kalenterivuosirytmitystä (esim. lomalisäkertymä), konvertoidaan tietojärjestelmissä euroiksi muuntokerrointa käyttäen. Palkkalaskelma, palkkaluettelo, tilierittelyt ja muut palkanlaskennan tulosteet, samoin kuin siirrot sidosryhmille tapahtuvat 31.12.2001 saakka markoissa ja 1.1.2002 alkaen euroissa. Ennen konversiota on otettava riittävät täsmäytyslistaukset. Nämä täsmäytyslistaukset ajetaan vuoden 2001 viimeisen palkanmaksun jälkeen ennen konversiota ja uudelleen heti konversion jälkeen. Täsmäytyksiin sopivia listauksia voivat olla esim. vuosiilmoitus, palkkaluettelo, palkkakortti. Valtion työmarkkinalaitos ja Valtiokonttori ovat suositelleet palkkatietojen ja muiden säännöllisiä tuloja koskevien tietojen merkitsemistä myös euromääräisinä saajien tulotositteisiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tämän johdosta on nettopalkka esitetty palkansaajalle palkkalaskelmassa jo siirtymäkautena markkojen ohella euroissa. Palkanlaskennan perusteissa on nykyisissä keskustason ja virastokohtaisissa virka- ja työehtosopimuksissa paljon markkoina ja penneinä sovittuja suorite- Euron käyttöönotto 9

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus perusteisia palkaneriä. Niistä osa on niin pieniä (pennimääräisiä), että ne euroiksi muutettuina häviäisivät kokonaan. Pienen palkanerän arvo voi jäädä virallisen muunnon ja pyöristyksen jälkeen nykyistä arvoa pienemmäksi, esim. muunnettaessa 8 penniä euroiksi, yhden yksikön arvo tulee -25% nykyistä pienemmmäksi, mutta käytettäessä vähintään sataa yksikköä lopputulos on lähes virheetön. Muuntoero-ongelmaa ei synny, jos palkanerästä on sovittu euromääräinen hinta, jota käytetään vuoden 2002 alusta lukien. Valtionhallinnon palkkojen ja muiden suoritteiden euromääräiseksi muuntamisen tulee tapahtua kustannusneutraalisti. Tämä edellyttää yleensä sentin tarkkuutta eri palkanerien suuruudeksi. Palkkojen perusteet muunnetaan euromääräisiksi vuoden 2002 alusta ja jos muuta ei sovita, noudatetaan euron käyttöön ottamiseen liittyvistä säännöksistä annetun neuvoston asetuksen säännöksiä. Sen mukaan tulisi käyttää yhden sentin tarkkuudella määräytyviä euromääriä. Desimaalien käyttöönottaminen palkanerissä voi vaatia järjestelmissä muutoksia kenttien pituuteen ja lisätä osaltaan kustannuksia. Virastokohtaisia sopimuksia tehtäessä tulee arvioida kokonaiskustannuksia, sisältäen järjestelmämuutokset, kustannusneutraaliuden periaatetta ajatellen. Järjestelmämuutoksia aiheuttaa myös palkkojen ennakonpidätyksen, lähdeverojen ja sosiaaliturvamaksun laskeminen senteissä. 4.2 Palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät Palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmillä on paitsi viraston sisäisiä myöskin ulkoisia yhteyksiä, mm. verohallinnon, ammattijärjestöjen, työvoimahallinnon ja Tilastokeskuksen järjestelmät, pankkien järjestelmät, Valtiokonttorin hoitamat rekisterit: Valtion henkilörekisteri (VHR), Valtion vuositason henkilörekisteri (VHR-V), Palvelussuhderekisteri (PSR) sekä muiden eläkelaitosten järjestelmät. Sidosryhmät tiedottavat omista siirtymäsuunnitelmistaan erikseen. Siirtymäsuunnitelmaa varten viraston tulee selvittää järjestelmätoimittajan/järjestelmätoimittajiensa kanssa tietojärjestelmiinsä tarvittavien muutosten vaihtoehdot, yhteensovitus, ajoitus ja muutoksista aiheutuvat kustannukset. Silloin, kun virastolla on omat järjestelmät sekä henkilöstöhallinnon hoitoa että palkanlaskentaa varten, on erityisen tärkeää suunnitella tarkkaan mitä tietoja, miten ja milloin siirretään järjestelmästä toiseen Järjestelmämuutoksissa on otettava huomioon päivittäisen henkilöstöhallinnon hoidon, palkanlaskennan ja maksatuksen sekä raportoinnin lisäksi myös takautuvien erien käsittely ja henkilöstöhallinnon historiatietojen hyväksikäyttö euroon siirtymisen jälkeen. Palkanlaskentajärjestelmissä tulee muutoksia mm. palkkatekijöiden yksikköarvoihin, laskentasääntöihin, siirtosääntöihin, tietuekuvauksiin, palkkatulosteisiin ja listauksiin. Valtiokonttorin hoitamien henkilörekistereiden tiedot vuodelta 2001 kerätään euroissa. Tiedot toimitetaan Valtiokonttoriin heti vuodenvaihteen 2001/2002 jälkeen, kun viraston omat tietokannat on ensin muunnettu euroiksi. 10 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori 5 Lisätietoja / linkkejä - www.euro.fi Euro uusi raha internet-palvelu Valtiovarainministeriö / Euroopan komission Suomen edustusto - www.vero.fi/euro Verohallinnon eurosivut - www.tulli.fi/esite/euro.html Tullihallituksen tiedotussivut euron käyttöönotosta - www.keskuskauppakamari.fi/euro Yritysten valmistautuminen Emuun ja euroon Keskuskauppakamari - www.kaupankl.fi/euro Kaupan Euro-Käsikirja Kaupan keskusliitto - www.bof.fi/env/fin/kasi/eurofi.stm Euro Yhteinen raha Suomen Pankki - www.europa.eu.int/euro Euroopan komissio - www.pankkiyhdistys.fi/emu_fs.html Suomen Pankkiyhdistys - Euron käyttöönotto 11

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori LIITE 1 Eurooppa-neuvoston vahvistamat viralliset muuntokertoimet euron ja euroalueen kansallisten rahayksiköiden välillä Belgian frangi BEF 40,3399 Saksan markka DEM 1,95583 Espanjan peseta ESP 166,386 Ranskan frangi FRF 6,55957 Irlannin punta IEP 0,787564 Italian liira ITL 1936,27 Luxemburgin frangi LUF 40,3399 Alankomaiden guldeni NLG 2,20371 Itävallan shillinki ATS 13,7603 Portugalin escudo PTE 200,482 Suomen markka FIM 5,94573 Kreikan drakma GRD 340,750 Euron käyttöönotto

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus LIITE 2 Esimerkkejä muunnoksista johtuvista pyöristyseroista Esimerkeissä käytetyt muuntokertoimet (kiinteät): EUR = FIM 5,94573 EUR = FRF 6,55957 Esimerkeissä käytetyt valuuttakurssit (vaihtuvat): EUR = SEK 8,8570 1. Muunnetaan 500 euroa Suomen markoiksi. 500 EUR x 5,94573 = 2972,86500 mk = 2972,87 mk 2. Muunnetaan 2000 Suomen markkaa euroiksi. 2000 FIM./. 5,94573 = 336,37585 EUR = 336,38 EUR 3. Muunnetaan 300 Ruotsin kruunua (SEK) Suomen markoiksi. 300 SEK./. 8,8570 = 33,87151 EUR 33,872 x 5,94573 = 201,39376 mk = 201,39 mk 4. Muunnetaan 200 Ranskan frangia (FRF) Suomen markoiksi. 200 FRF./. 6,55957 = 30,48980 EUR 30,490 x 5,94573 = 181,28530 mk = 181,29 mk Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori LIITE 3 Esimerkkejä muuntokertoimien ja valuuttakurssien käyttämisestä Esimerkki 1 Yhteenlaskettavien muuntaminen määrä 1 EUR 156,16 muunnos FIM 928,49 määrä 2 EUR 346,61 muunnos FIM 2 060,85 Yhteensä EUR 502,77 2 989,34 Summan muuntaminen 502,77*5,94573 = FIM 2 989,33 Ero yhteenlaskettavien muuntamiseen verrattuna 1 penni. Esimerkki 2 Yksikköhinnan muuntaminen 1 500 kpl a-hinta EUR 7,48 1 500 * (7,48 * 5,94573) = 1500 * 44,4740604 Pyöristettynä 1 500 * 44,474 = FIM 66 711,00 Lopputuloksen muuntaminen (1 500 * 7,48) * 5,94573 = 11 220 * 5,94573 = 66 711,0906 Pyöristettynä FIM 66 711,09 Ero yksikköhintojen muuntamiseen verrattuna FIM 0,09 Euron käyttöönotto

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus LIITE 4 Esimerkki keskuskirjanpidon ja tiliviraston välisen mahdollisen alkusaldoeron syntymisestä Tilivirasto on alajaotellut tilin 1749 Muut lyhytaikaiset saamiset seuraavasti: Loppusaldo mk Loppusaldo euroa Alkusaldo euroa 1749xx1 Saatavatili 1 346,78 58,32421 58,32 1749xx2 Saatavatili 2 1271,87 213,91320 213,91 1749xx3 Saatavatili 3 875,39 147,23000 147,23 1749xx4 Saatavatili 4 118,24 19,88654 19,89 1749xx5 Saatavatili 5 961,21 161,66390 161,66 1749xx6 Saatavatili 6 738,45 124,19840 124,20 1749xx7 Saatavatili 7 634,97 106,79430 106,79 1749xx8 Saatavatili 8 285,77 48,06306 48,06 1749xx9 Saatavatili 9 328,62 55,26992 55,27 1749x10 Saatavatili 10 384,43 64,65648 64,66 1749 Yhteensä 5945,73 1000,00000 999,99 Tilivirastossa tilin/summatason 1749 alkusaldo muodostuu alajaoteltujen tilien yhteenlasketuista muunnetuista alkusaldoista, ja on 999,99 euroa. Keskuskirjanpidon muuntama tilin 1749 alkusaldo on 1000,00 euroa. Koska keskuskirjanpidon ja tiliviraston kirjanpidon täytyy vastata toisiaan, ero korjataan alkusaldomuutoksena tapauksesta riippuen joko tiliviraston kirjanpidossa tai keskuskirjanpidossa. Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori LIITE 5 Esimerkki pyöristyseron syntymisestä ja kirjaamisesta Pyöristyseron syntyminen Tilivirastolla on markkamääräinen ostoreskontra. Reskontran avoimet laskut konvertoidaan euroiksi. Laskujen yhteissumma on 5945,73 markkaa, joka on samalla ostovelkatilin (2570) saldo. Laskut konvertoidaan lasku laskulta euroiksi. Reskontrassa sentin tarkkuudella olevien konvertoitujen laskujen yhteissumma (999,99 euroa) poikkeaa yhdellä sentillä ostovelkatilin konvertoidusta saldosta (1000,00 euroa). Reskontra mk Reskontra euroa Reskontra euroa Lasku 1 346,78 58,32421 58,32 Lasku 2 1271,87 213,91320 213,91 Lasku 3 875,39 147,23000 147,23 Lasku 4 118,24 19,88654 19,89 Lasku 5 961,21 161,66390 161,66 Lasku 6 738,45 124,19840 124,20 Lasku 7 634,97 106,79430 106,79 Lasku 8 285,77 48,06306 48,06 Lasku 9 328,62 55,26992 55,27 Lasku 10 384,43 64,65648 64,66 Yhteensä 5945,73 1000,00000 999,99 Pyöristyseron kirjaaminen Syntynyt pyöristysero kirjataan pääkirjanpitoon pyöristyserokirjauksena. Pyöristysero kirjataan sekä liike- että talousarviokirjanpidossa ensisijaisesti ao. laskun meno- tai tulotilille. Jos tämä ei ole mahdollista, ero kirjataan liikekirjanpidossa tilille 4599 Muut kulut ja talousarviokirjanpidossa asianomaiselle talousarviokirjanpidon tilille. Esimerkissä syntynyttä pyöristyseroa (0,01 euroa) ei ole mahdollista kirjata alkuperäiselle menotilille, jolloin se kirjataan muihin kuluihin seuraavasti: Lkp TaKP Debet Kredit 4599 Muut Kulut xx.xx.21 0,01 2570 Ostovelat (T) 0,01 Euron käyttöönotto

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus LIITE 6 Esimerkki siirtymäsuunnitelman tarkentamisesta Osa-alue ja sen vaiheet Suunnitelma valmis Vastuuhenkilö Toteutus alkaa Toteutus valmis Huom Viraston eurosuunnitelma NN 01.02.2001 28.02.2001 vastuuhenkilöiden nimeäminen NN 01.02. 2001 08.02.2001 vastuuhenkilöiden valmennus NN 13.02.2001 13.02.2001 järjes- seurannan täminen toimenpi- luettelo teistä NN 14.02.2001 24.02.2001 tiedotus henkilöstölle NN 21.02.2001 28.02.2002 järjestelmäkartoitus NN 21.02.2001 28.02.2002 Säädökset ja toimintaohjeet Luettelo muutoksista 31.10.2000 NN 01.11.2000 30.11.2000 OK Laki 28.02.2001 NN 01.03.2001 31.10.2001 Asetus 28.02.2001 NN 31.08.2001 30.11.2001 Taloussääntö 30.04.2001 NN 31.08.2001 31.10.2001 Työjärjestys 30.04.2001 NN 31.08.2001 31.10.2001 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori Taloussuunnittelu sisäinen ohje 30.09.2000 NN 01.10.2000 31.10.2000 OK TAE 2002 31.10.2000 NN 01.11.2000 30.11.2000 OK TTS 31.10.2000 NN 01.12.2001 30.04.2001 sisäinen 2002 budjetti 30.4.2001 NN 01.09.2001 30.11.2001 Hinnoittelu muutostarpeiden kartoitus 28.02.2001 NN 01.03.2001 30.04.2001 kustannuslaskelmat 2002 30.04.2001 NN 01.05.2001 30.06.2001 30.04.2001 NN 01.08.2001 30.09.2001 hinnastot 2002 30.6.2001 NN 01.10.2001 30.11.2001 Taloushallinto sisäinen ohjeistus 30.04.2001 NN 01.05.2001 30.06.2001 tarkistuslistausten tulostus 31.08.2001 NN 27.12.2001 27.12.2001 31.08.2001 NN 27.12.2001 27.12.2001 31.08.2001 NN 28.12.2001 28.12.2001 päivi- manuaaliset tykset maksupäätösten ja asetusten valmistelu järjestelmävarmistukset järjestelmäkonversio 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 täsmäytykset 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 testaukset 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 Euron käyttöönotto

Valtiokonttori Hallinnon ohjaus Ostoreskontra Myyntireskontra Maksuliike Palkanlaskenta sisäinen ohjeistus 30.04.2001 NN 01.05.2001 30.06.2001 tarkistuslistausten tulostus 31.08.2001 NN 27.12.2001 27.12.2001 31.08.2001 NN 27.12.2001 27.12.2001 31.08.2001 NN 28.12.2001 28.12.2001 päivi- manuaaliset tykset Käyttöomaisuuskirjanpito järjestelmävarmistukset järjestelmäkonversio 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 täsmäytykset 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 testaukset 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 Henkilöstöhallinto sisäinen ohjeistus 30.04.2001 NN 01.05.2001 30.06.2001 tarkistuslistausten tulostus 31.08.2001 NN 27.12.2001 27.12.2001 Euron käyttöönotto

Hallinnon ohjaus Valtiokonttori 31.08.2001 NN 27.12.2001 27.12.2001 31.08.2001 NN 28.12.2001 28.12.2001 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 täsmäytykset 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 testaukset 31.08.2001 NN 29.12.2001 31.12.2001 Muut järjestelmät valmisohjelmisto 1 31.10.1997 NN 01.11.1997 30.09.1998 OK valmisohjelmisto 2 31.10.1997 NN 01.01.1998 30.11.1998 OK järjestel- räätälöity mä 1 järjestelmävarmistukset järjestelmäkonversio päivi- manuaaliset tykset 31.10.1997 NN 01.03.1998 30.11.1998 OK järjestel- räätälöity mä 2 31.08.2000 NN 01.09.2000 31.10.2001 järjestel- räätälöity mä 3 31.08.2000 NN 01.09.2000 31.10.2001 Koulutus henkilöstöryhmä 1 30.04.2001 NN 01.09.2001 31.10.2001 henkilöstöryhmä 2 30.04.2001 NN 01.09.2001 31.10.2001 Tiedotus asiakasryhmä 1 30.04.2001 NN 01.09.2001 30.11.2001 asiakasryhmä 2 30.04.2001 NN 01.09.2001 30.11.2001 Euron käyttöönotto