1 HANKINTASOPIMUSLUONNOS / TUOREET LEIPOMOTUOTTEET 1. SOPIJAOSAPUOLET Asiakas / tilaaja: Urjalan kunta y-tunnus: 0157323-0, osoite: PL 33, 31761 Urjala Toimittaja: 2. SOPIMUKSEN KOHDE JA TARKOITUS Tämä sopimus on hankintalain 5 :n 1 kohdan tarkoittama hankintasopimus, jolla vahvistetaan tarjouspyynnössä edellytetyt ja hankintapäätöksessä hyväksytyssä tarjouksessa tarjotut hankintaan liittyvät ehdot ja mahdolliset muut ehdot, joista on sovittu jäljempänä ilmenevällä tavalla. Hankinta koskee Urjalan kunnan tuoreita leipomotuotteita ja niiden kuljetusta toimituskohteeseen. Toimituskohteiden määrä voi muuttua sopimuskauden aikana. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa 1.9.2015. tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu, ja päättyy viimeistään 31.8.2017. Sopimusta voidaan jatkaa tilaajan ja toimittajan yhteisellä sopimuksella yhdellä + yhdellä optiovuodella 31.8.2019 saakka. 4. TOIMITETTAVIEN TUOTTEIDEN MÄÄRITTELY Toimitettavat tuotteet käyvät ilmi hankintapäätöksestä ja tarjouksesta. Tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan laadukkaita, tarjouspyynnössä esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. 5. SOPIJAPUOLTEN VASTUUT Asiakas vastaa siitä, että - toimittajalla on tarpeelliset tiedot tilaavista asiakkaan yksiköistä. - tilaukset tehdään sovitusti ja tilauksissa annetaan toimittamisen kannalta kaikki oleelliset tiedot. - laskut maksetaan sovitusti ja mahdollisista virheellisistä laskuista reklamoidaan viipymättä. - toimitusvirheistä reklamoidaan viipymättä.
2 Toimittaja vastaa siitä, että - toimitettavien tuotteiden ominaisuudet vastaavat niitä tietoja, joiden perusteella asiakas on valinnut tuotteen käyttöönsä. - toimittaja tai sen käyttämä alihankkija noudattaa hankinnan kohteeseen liittyvää lainsäädäntöä ja määräyksiä (muun muassa elintarviketurvallisuus, elintarvikkeiden varastointi ja kuljettaminen). 6. TUOTTEIDEN TILAAMINEN 7. TUOTETAKUU 8. TOIMITUS Tilaajatoimipisteet tilaavat tuotteita tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin sopimuskauden aikana. Toimittajalla on suomenkielinen (kuntakohtaisesti) nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta tilaajan edustajat asioivat toimittajan kanssa. Tuotteilla on tuotetakuu, jonka perusteella toimittaja huolehtii viallisten tuotteiden vaihtamisen tai korvaamisen. Tuotteita toimitetaan tilausten mukaan. Keskimääräinen toimitustiheys on noin kaksi kertaa viikossa. Toimitukset tapahtuvat arkipäivisin (maanantai-perjantai) sekä lauantaina kokopäivähoitolaitoksen keittiölle (myös kesällä) tilaajan kanssa sovittuina aikoina. Tilattuja tuotteita ei saa jättää lastauslaiturille tms., vaan vastaanottajan on kuitattava tilaus vastaanotetuksi. Tilatut tuotteet on pakattava toimituskohteittain (jos tilataan keskitetysti useampaan kohteeseen tuotteita kerralla). Toimituspiste on se kunnan toimipiste, johon tuotteet tilataan. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. 9. TOIMITUSVARMUUS JA SANKTIOT Toimitukset tapahtuvat sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotetaan tilaajalle välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. Epäkurantti tuote Mikäli tuotteen käyttöaika ei ole sovitun mukainen tai tuotteen laatu on epäkurantti, toimittajalla on velvollisuus vaihtaa kyseinen tuote pyydettäessä vastaavaan pidemmällä käyttöajalla varustettuun tai priimaan tuotteeseen veloituksetta välittömästi. Mikäli tuote on käyttökelvoton, toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa tuotteesta / tuotteista.
3 10. VAKUUTUKSET JA VAARANVASTUUN SIIRTYMINEN 11. HINNAT Tarvittaessa toimittaja vakuuttaa kustannuksellaan toimitettavan tavaran. Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle sen jälkeen, kun tavara on toimitettu perille ja toimitus on vastaanotettu (kuitattu vastaanotetuksi). Hinnat ovat arvonlisäverottomia nettohintoja. Hinnat ovat kiinteät koko sopimusvuoden ajan. 12. MAKSUAIKA JA EHTO Maksuaika on 30 päivää netto. Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. 13. LASKUTUS, LASKUTUSLISÄT, TOIMITUS- JA KÄSITTELYMAKSUT YMS. LISÄT Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta ja toissijaisesti paperilaskua jos sähköiseen ei ole mahdollisuutta. Laskut toimitetaan annettavien ohjeiden mukaisesti Urjalan kuntaan. Laskussa on eriteltävä selvästi eri toimituskerrat ja toimituskohteet. Laskutuslisiä, rahti-, toimitus- ja käsittelymaksuja yms. lisiä ei peritä. Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa laskussa eriteltynä. Laskujen viivästyskorko on korkolain mukainen. 14. SOPIMUKSEN VALVONTA, REKLAMAATIOT, PALAUTUKSET, VAIHDOT Sopijaosapuolet valvovat omalta osaltaan sopimuksen noudattamista. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Tilaaja reklamoi jos toimitettavaa tavaraa ei toimiteta tai toimitetaan virheellisiä tuotteita myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheen havaittuaan tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisen toimituksen vastaanottamisesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Kiireellisissä tapauksissa reklamointi voidaan hoitaa puhelimitse, jolloin toimittaja kirjaa reklamoinnin ylös. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa toimittajalle rahtivapaasti siten kun toimittajan kanssa sovitaan. Toimittaja korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Toimittaja ei laskuta tilaajaa virheellisestä ja palautetusta tuotteesta tai hyvittää tilaajan jo maksaman laskun tai vaihtaa tuotteen oikeaan.
4 Tilaaja ilmoittaa virheellisestä tilauksesta välittömästi virheen havaittuaan ja sopii menettelytavoista virheellisen tilauksen korjaamiseksi. Virheellisesti tilatut tuotteet voidaan palauttaa sopimuksen mukaan toimittajalle. Tällöin tilaaja maksaa rahdin. 15. SOPIMUKSEN TÄYDENTÄMINEN TAI MUUTTAMINEN JA SOPIMUKSEN SIIRTO KOL- MANNELLE OSAPUOLELLE Sopimusta koskevia vähäisiä yksityiskohtia, joista ei ole etukäteen erikseen sovittu tai tarjouspyynnössä tai tarjouksessa mitään todettu, voidaan sopia erikseen sillä edellytyksellä, että se ei luo osapuolille uusia velvollisuuksia tai aiheuta lisäkustannuksia. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, jos molemmat sopimusosapuolet sen hyväksyvät. 19. ALIHANKINTYÖN JA TILAAJAVASTUULAIN MUKAISET SELVITYKSET Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja velvoitteita. Toimittajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos käyttää tai alkaa käyttämään sopimuskauden aikana tilaajavastuulain tarkoittamaa alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa siten, että tilaajavastuulain tarkoittama selvitysvelvollisuus tilaajalle konkretisoituu. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset toimitetaan Urjalan kuntaan ennen alihankintatyön käyttöönottoa. Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat tarjouspyynnössä mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 20. SALASSAPITO, TIETOJEN ANTAMINEN JA ARKISTOINTI Tähän sopimukseen liittyvien asiakirjojen julkisuuteen, niistä tietojen antamiseen kolmannelle osapuolelle ja arkistointiin sovelletaan hankintalakia, viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä kuntalakia. 21. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Jos jompikumpi sopijapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kuusi kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 22. SOPIMUKSEN PURKAMINEN JA PURKUPERUSTEET
5 Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana. Sopimuksen purkuperusteeksi katsotaan mm. se, että toimittaja jättää toistuvasti toimittamatta tilattuja tuotteita. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi olut tilaajan tiedossa sopimuksentekohetkellä. Tällöin toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä toimitetuista tavaroista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen purkamisen johdosta. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. 23. YLIVOIMAINEN ESTE Ylivoimainen este on sopimuksen solmimisen jälkeen tapahtunut sellainen ennalta arvaamaton seikka, joka ei ollut osapuolten tiedossa sopimushetkellä ja joka estää tai tekee kohtuuttomaksi sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämisen. Tällaisia ovat mm. tulipalo, luonnonmullistus, liikekannallepano, sota, kapina, takavarikko, muuttuneet uudet lainsäännökset tai viranomaismääräykset, vientilisenssien epääminen, käyttövoiman rajoitukset, valtakunnallinen lakko tai työsulku tai näihin rinnastettava tekijä. Osapuoli ei voi vedota ylivoimaiseen tekijään, ellei hän ole antanut kirjallista ilmoitusta viipymättä siitä tiedon saatuaan ja viimeistään viikon kuluessa sen alkamisesta. 24. SOPIMUSERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN JA OIKEUSPAIKKA 25. MUUT EHDOT Sopimuserimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos neuvottelemalla ei päästä yhteisymmärrykseen, ratkaistaan asia Pirkanmaan käräjäoikeudessa. Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa
6 5. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin Tästä sopimuksesta on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin sopijapuolelle. Päiväys ja allekirjoitukset: Paikka ja aika Urjalassa xx.x.2015 Urjalan kunta Hannu Maijala kunnanjohtaja Joonas Yliluoma hallinto- ja talousjohtaja Sopimuksen liitteet: - Tarjouspyyntö liitteineen - Tarjous liitteineen