TARJOUSPYYNTÖ VIITASAAREN KAUPUNKI SUUN TERVEYDENHUOLLON PALVELUJEN HANKINTA / PIHTIPUTAAN KUNNAN YKSIKKÖ JOHDANTO Viitasaaren kaupunki pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjouksia Pihtiputaan väestön tarvitsemien suun terveydenhuollon palveluja koskien. Hankinta käsittää terveyskeskuksen hammashoitolan toiminnan ja koululaisten hammashoidon järjestämisen. Hankinnassa painotetaan hammashoidon toiminnan järjestämistä, mutta tarkoituksena on myös hammashuollon toiminnan kehittämisellä ja seurannalla vaikuttaa hammashoidon käyttöön ja kustannuksiin. Hankinnan tavoitteena on kehittää ja ylläpitää Pihtiputaan kunnan suun terveydenhuoltoa asukkaille laadukkaana, ja samalla kustannustehokkaana. Tarjoajilta odotetaan näkemystä kunnan suun terveydenhuoltojärjestelmän kehittämisestä ja hallinnasta. Kyseessä on kilpailutus, jossa tarjousvertailu tehdään sekä hintavertailun että laatukriteerien perusteella liitteen 2 mukaisesti. 1. HANKINNAN KOHDE Tämä tarjouspyyntö koskee alla esitettyä suunterveydenhuollon palvelukokonaisuutta. Tarkempi toiminnan sisältökuvaus on liitteessä 1. Tuottajan on järjestettävä väestölle suun terveydenhuollon palvelut siinä laajuudessa ja sen sisältöisenä kuin niistä on säädetty terveydenhuoltolain (30.12.2010/1326) 26 :ssä ja valtioneuvoston asetuksessa suun terveydenhuollosta (338/2011). Hoidon jaksottaiselle toteutukselle on oltava hammaslääketieteelliset perusteet. Suun terveydenhuollon palveluihin sisältyvät: 1) väestön suun terveyden edistäminen ja seuranta; 2) terveysneuvonta ja terveystarkastukset; 3) suun sairauksien tutkimus ja ehkäisy sekä hoito; 4) potilaan erityisen tuen ja tutkimusten tarpeen varhainen tunnistaminen sekä potilaan hoito ja tarvittaessa jatkotutkimuksiin ja -hoitoon ohjaaminen. Kunnan perusterveydenhuollon on suun terveydenhuoltoa järjestäessään toimittava yhteistyössä erikoissairaanhoidon, muun terveydenhuollon sekä sosiaalihuollon henkilöstön kanssa.
Hankittavan palvelun tulee olla yksityisestä terveydenhuollosta annetun lain (9.2.1990/152) mukaista terveydenhuollon palvelua, johon tuottajalla tulee olla kyseisen lain 4 :n mukainen lupa (myöhemmin "toimilupa") sekä 5 :n mukainen vastaava johtaja. 1.1. Sopimuksen kesto Sopimus on määräaikainen ja koskee palvelujen tuottamista ajalla 1.9.2016 31.12.2018 ja optiona 1 vuosi, mikäli sosiaali- ja terveydenhuollon lakiuudistukseen liittyvät itsehallintoalueet eivät ole aloittaneet vielä toimintaansa. 1.2. Hoitoon pääsy Tuottajan tulee vähimmillään mahdollistaa potilaan valinnanvapaus siten kuin siitä on säädetty terveydenhuoltolain (30.12.2010/1326) 47-49 :ssä. Suun terveydenhuollon hoidon tarpeen arviointi ja hoitoon pääsy on vähimmillään järjestettävä siten, että se täyttää terveydenhuoltolain (30.12.2010/1326) 50 :n asettamat vaatimukset, ja liitteessä 2 esitetyt tiukennetut vähimmäisvaatimukset. Tämän lisäksi tarjoaja voi tarjouksessaan sitoutua järjestämään potilaan hoidon tarpeen arvioinnin ja hoitoon pääsyn liitteessä 2 esitetyin tiukemmin kriteerein. Potilaan hoitoon pääsyn aikarajoja käytetään eräänä tarjousten vertailuperusteena. Palvelun tuottaja vastaa tämän sopimuksen mukaisista kustannuksista siltä osin, kun palveluista vastaa palvelun tuottajan sijasta kolmas osapuoli. 1.3. Toimitilat Palvelut tulee tuottaa tilaajan osoittamissa toimitiloissa Pihtiputaan kunnassa, joiden käyttöoikeuden tilaaja luovuttaa tuottajalle vuokrasummaa vastaan kauden 2016-2017 ajaksi. Vuokrasummaa tarkistetaan vuodesta 2018 lähtien kuluttajahintaindeksin mukaisesti. Käyttöoikeuden piiriin kuuluvat myös toimitilojen kalusteet, lääkintälaitteet, koneet ja muu irtaimisto. Tarkempi jaottelu toimitilojen ja välineiden vastuista ja oikeuksista on esitetty liitteenä 3 olevassa vastuunjakotaulukossa. Palvelun tuottaja vastaa kustannuksellaan kiinteistöhuollosta, tilojen siivouksesta ja vartioinnista ja irtaimiston vakuutuksista sekä käyttöoikeuden piiriin kuuluvien koneiden, laitteiden ja huonekalujen huollosta ja uusimisesta tarvittaessa. Palveluntuottaja on vapaa järjestämään hammashuollon palveluihin liittyvät em. toiminnot kustannuksellaan parhaaksi katsomallaan tavalla tai hankkimalla ne ja muut tarpeelliseksi katsomansa palvelut Pihtiputaan kunnan tekniseltä toimelta omakustannushintaan. Palvelun tuottajalle kuuluvat vuokrasummaan kiinteistönhuoltopalvelut Pihtiputaan kunnalta. Palvelun tuottajalle kuuluvat vuokrasummaan kustannukset myös muun muassa vedestä, sähköstä yms. kustannuksista liitteenä 3 olevan vastuunjakotaulukon mukaan. Toimitiloja esitellään tarjoajille pyynnöstä, esittelyajan voi sopia numerosta 014-4596733. Palvelun tuottajan edellytetään tutustuvan tiloihin ja irtaimistoon ja esittävän mahdolliset niitä koskevat
huomautukset viimeistään viimeisen neuvottelun kuluessa. Ellei kirjallisia huomautuksia ole esitetty, palvelun tuottajan katsotaan hyväksyneen tilat sellaisenaan. Tuottaja on velvollinen huolehtimaan käyttöoikeusomaisuudesta ja -tiloista huolellisesti, sekä korvaamaan tahallisesti taikka laiminlyönnillään tai muulla huolimattomuudellaan aiheuttamansa vahingot. Palvelun tuottajan mahdollisesti haluamat toimitilamuutokset ovat mahdollisia yhteisellä sopimuksella ja palvelun tuottajan kustannuksella. Ennen toiminnan aloitusta osapuolet tarkastavat toimitilat, irtaimisto inventoidaan ja niistä laaditaan erillinen kirjallinen käyttöoikeussopimus. 1.4. Siirtyvä henkilöstö Palvelun tuottajalle ei siirry henkilöstöä vaan edellytetään, että palveluntuottaja vuokraa tilaajan henkilöstön, josta erillinen liite (7). 1.5. Palvelun kieli ja käytettävä henkilöstö Palvelu tulee antaa väestölle hyvällä suullisella ja kirjallisella suomen kielellä. Tuottajan tulee lisäksi noudattaa mitä laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (17.8.1992/785) säädetään potilaan oikeudesta käyttää ruotsin kieltä. Jos henkilöstön äidinkieli ei ole suomi niin hyvästä kielitaidosta on toimitettava virallinen kielitodistustodistus. Tuottajalla tulee olla palveluksessaan riittävä määrä terveydenhuollon ammattihenkilöitä ja muuta henkilökuntaa. Tuottaja vastaa, että sen palveluksessa työskentelevät terveydenhuollon ammattihenkilöt täyttävät lain, asetusten ja viranomaismääräysten kullekin ammattiryhmälle asettamat vaatimukset. 1.6. Hankinnassa noudatettavat muut ehdot Valtionvarainministeriön julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) tulevat osaksi sopimusta. Tarjous tulee antaa huomioiden nykyinen vallitseva terveydenhuoltotoimintaa sekä soveltuvin osin sosiaalihuoltoa koskeva lainsäädäntö ja tulkintakäytäntö. Mikäli sopimuskauden järjestämisvastuut tai velvoitteet muuttuvat olennaisesti, neuvotellaan niiden korvaamisesta palvelun tuottajalle tai Viitasaaren kaupungille erikseen. Lähtökohtana neuvottelulle on palvelujen tuottamisen kustannustason nousun (muuttumisen) korvaaminen omakustannushinnoitteluun perustuen. Mikäli lainsäädännöstä johtuvien muutosten vuoksi ulkopaikkakuntalaisten palvelujen käyttäjien määrä nousee olennaisesti, on palvelujen tuottaja oikeutettu saamaan omakustannushintaan perustuvan käyntikohtaisen maksun palvelun käytöstä. Viitasaaren kaupunki puolestaan veloittaa käynneistä palvelun käyttäjän kotikuntaa.
2. HANKINTAHINTA Palvelu tuotetaan arvonlisäverottomana terveyden- ja sairaanhoidon palveluna. Palvelun arvonlisäveroton (ALV 0 %) enimmäishinta on 620 000 (kuusisataakaksikymmentätuhatta) euroa vuodessa vuoden 2016 hintaperustein. Hinta on kiinteä 31.12.2017 saakka. Hinnan tarkistus tehdään 1.1.2018 kuluttajahintaindeksin 1.9.2016 mukaisesti. Tarjoaja voi esittää enimmäishinnan suuruisen tai tätä pienemmän tarjouksen. Kokonaisvuosihinta ei saa olla yli enimmäishinnan eikä alle liitteessä 2 esitetyn minimihinnan. Tarjousvertailussa hinnan osuus on 40 % ja laatukriteereiden osuus 60 % liitteen 2 mukaisesti. Palvelun ostaja haluaa erityisesti korostaa seuraavia ehtoja ja niiden merkitystä: Palveluntuottaja vastaa myös kolmansien osapuolten kanssa tehtyjen sopimusten siirtämisestä itselleen ja myös näistä sopimuksista aiheutuvien kustannusten maksamisesta. Niiden aiheuttamien kustannusten kokonaismäärä sisältyy sopimushintaan. Edellä sanotut kustannukset on ilmoitettu sitoumuksetta ja niiden määrä voi vaihdella vuosittain. Pääsääntöisesti mainituissa sopimuksessa ei ole merkintää velvoitteesta hankkia palveluita sopimuskumppanilta tiettyä kappale- tai euromäärää. 3. HANKINTAMENETTELY JA HANKINTAEHDOT Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA) www.hankintailmoitukset.fi. Kyseessä on EU -kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjottavien palvelujen tulee olla tarjouspyynnön asiakirjojen sisällön mukaisia. Vaihtoehtoisia tarjouksia tai osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Viitasaaren kaupungilla on oikeus olla hyväksymättä mitään tarjousta ja Viitasaaren kaupungilla on oikeus neuvotella tarjouksen sisällöstä. Viitasaaren kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 4. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS SEKÄ TARJOUSTEN VERTAILU 4.1. Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Samoin enimmäishinnan ylittävä tarjous hylätään. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja / tai kaikkia liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä, jotka on esitetty liitteessä 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot osaksi myöhemmin laadittavaa sopimusta. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan arviointiryhmän toimesta kolmessa vaiheessa:
- Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten vertailu 4.2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan tässä tarjouspyynnössä ja erityisesti liitteessä 4 ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Hankintalain mukaisesti tarjouskilpailusta tulee sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Nämä edellytykset on esitetty liitteessä 4, joka jokaisen tarjoajan on täytettävä ja palautettava osana tarjousta vakuutena siitä, että kyseiset edellytykset täyttyvät. Koska tarjouspyynnön kohteena on tilaajan järjestämisvastuulla oleva lakisääteinen peruspalvelu, jonka häiriötön toiminta on väestön kannalta erityisen tärkeää, asetetaan tarjoajille seuraavat edellytykset: Tarjoajalla tulee olla esittää ao. palvelun referenssikohde. Referenssin tulee olla tarjoajan omana toimintana toteutettua suun terveydenhuollon palvelua edellisen kolmen vuoden aikana vähintään puolen vuoden ajan siten, että tarjoajan hammashoitolan väestöpohja on vähintään 1000 asukasta tai useammasta kohteesta koostuvana vähintään 2000 asukasta. Pelkkä työvoiman vuokralle tarjoaminen ei ole kelpoinen referenssiksi. Pakollisesta referenssistä on esitettävä selvitys. Esitetyn referenssin on oltava tilaajan tarkistettavissa ja kohteista tulee ilmoittaa kohteen yhteyshenkilön yhteystiedot. Yksilöimättömiä referenssejä ei hyväksytä. Referenssikohteista on esitettävä seuraavat tiedot: palvelusopimuksen sisältö, väestöpohja, toimitusajankohta, vastaanottajatiedot (tilaaja, tilaajan yhteyshenkilö ja puhelinnumero). Tarjoajalla tulee olla käytössään yleisesti tunnustettuun kansainväliseen tai kansalliseen standardiin (ISO 9001 tai vastaava) perustuva laadunhallintajärjestelmä tai muu systemaattinen laadunvarmistusmenetelmä. Selvitys tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmästä sekä potilasturvallisuuden varmistamismenetelmistä on liitettävä tarjoukseen. Tarjoajan tulee toimittaa tarjoajan kelpoisuuden arviointia varten täytettynä tämän tarjouspyynnön liite 4, sekä kaikki siinä vaaditut todistukset ja selvitykset, mm. tarjoajan teknisten, laadunhallinnallisten, taloudellisten ja ammatillisten edellytysten arvioimiseksi. 4.3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Hankintamenettelyn toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja siinä mainittuja vaatimuksia. 4.4. Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailuvaiheeseen pääsevät tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjottavalle palvelulle ja tarjouksen muodolle asetetut kelpoisuusehdot. Tarjousvertailu tehdään sopimuskauden vuosittaisen hinnan ja laatukriteerien mukaisesti siten, että hinnasta annettavien pisteiden osuus on 40 % ja laadun osuus 60 %. Suurimman yhteispistemäärän saanut tarjous valitaan. Palvelun arvonlisäveroton enimmäishinta sopimuskaudelle 1.9.2016-31.12.2017 on 620 000 (kuusisataakaksikymmentätuhatta) euroa 12/12 vuodessa. Hinta on kiinteä 31.12.2017 saakka. Hinnan tarkistus tehdään 1.1.2018 kuluttajahintaindeksin 09.2016 mukaisesti verrattuna 12/2017 kuluttajahintaindeksiin. Tarjoaja voi tarjota matalampaa vuosittaista palvelun hintaa. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sitova vuosittainen hinta tarjottavalle palvelulle. Hinnan perusteella tarjoaja voi saada enimmillään 40 vertailupistettä. Hinnan perusteella annettavat pisteet lasketaan alla olevan taulukon mukaisesti. Esimerkki. Tarjoajan tarjouksessaan esittämä palvelun vuosittainen hinta on 601 000. Tarjous sijoittuu tuolloin taulukossa välille 600 000 604 000 (alle 604 000 euroa, mutta yli 600 000 euroa). Hintapisteitä tarjous saa tuolloin 6 kpl. Tarjottu hinta Hintapisteet 615 000-620 000 0 610 000-614 000 2 605 000-609 000 4 600 000-604 000 6 595 000-599 000 10 590 000-594 000 12 585 000-589 000 14 580 000-584 000 16 575 000 579 000 18 570 000-574 000 20 565 000-569 000 22 560 000-564 000 24 555 000-559 000 26 550 000-554 000 28 545 000-549 000 30 540 000-544 000 32 535 000-539 000 34 530 000-534 000 36 525 000-529 000 38 Minimihinta 520 000 40 MAX 40 Laatuvertailu tehdään tarjoukseen liitettävän vapaamuotoisen toimintasuunnitelman sekä tämän tarjouspyynnön liitteessä 2 esitetyn laatukriteeristön perusteella. Laadun perusteella tarjoaja voi saada enimmillään 60 vertailupistettä. Tarjoajan on täytettävä liite 2 sen sisältämien ohjeiden mukaisesti ja palautettava täytetty lomake osana tarjousta. Laatukriteeristö sisältää sekä pakollisia
vaatimuksia, joiden on välttämättä täytyttävä, että pisteytyksen perusteena olevia kriteereitä. Vapaamuotoinen toimintasuunnitelma pisteytetään Viitasaaren kaupungin toimesta. Laatua koskevat pisteytykset tehdään kohdassa 14 ja liitteessä 2 kuvattujen kriteerien perusteella. Pisteytys on kuvattu tarkemmin liitteessä 2. 5. ASIAKASMAKSUT JA LASKUTUS Kaikki sopimukseen liittyvät maksut ja tulot kuuluvat Viitasaaren kaupungille eikä palvelun tuottaja saa periä mitään asiakasmaksuja tai muitakaan maksuja itselleen. Myös todistuksista ja oikeuslääketieteellisistä tutkimuksista saadut korvaukset kuuluvat Viitasaaren kaupungille. Palvelun tuottajalla on velvollisuus hoitaa kaikkea laskutusta varten tarvittava tiedonkeruu sekä asiakaslaskutus tilaajan ohjeiden mukaan. Kaupunki hoitaa ulkokuntalaisten ja ulkomaalaisten potilaiden hoitoon liittyvän laskutuksen ja asiakasmaksujen keruun. 6. ALIHANKKIJAT Mikäli palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Alihankkijoita koskevat samat kelpoisuusehdot ja palvelua koskevat laatuvaatimukset kuin tässä tarjouspyynnössä on palveluntuottajalta edellytetty. Palveluntarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan palvelutoiminnassaan käyttämänsä alihankkijat. Palveluntarjoajan on myös jatkossa hyväksytettävä Viitasaaren kaupungilla käyttämänsä alihankkijat. Alihankkijan oikeudesta asiakastietojen käsittelyyn päättää tilaaja. 7. HANKINTASOPIMUS Viitasaaren kaupungin tehtyä hankintapäätöksensä, osapuolten välille tehdään määräaikainen sopimus, joka on voimassa 31.12.2018 asti. Hankinta vahvistetaan valitun tarjoajan kanssa allekirjoittamalla hankintasopimus. Hankinta-asiakirjat sekä vakioehdot tulevat osaksi sopimusta ja asiakirjojen keskinainen pätevyysjärjestys on seuraava: 1. Hankintasopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. JYSE 2014 PALVELUT 4. Tarjous
Kaikki muutokset sopimukseen tehdään kirjallisesti. Sopimusta ei siis voi muuttaa suullisella sopimuksella tai tosiasiallisesti noudatettuun käytäntöön vetoamalla. Sopimus on kummankin osapuolen allekirjoitettava 27.6.2016 mennessä. Mikäli tarjouskilpailun voittanut toimittaja ei allekirjoita sopimusta edellä mainittuun päivämäärään mennessä, kaupunki varaa oikeuden tehdä sopimuksen tarjouskilpailussa voittaneen toimittajan sijaan tarjouskilpailussa toiseksi tulleen toimittajan kanssa ja kaupungilla on oikeus saada tarjouskilpailun voittaneelta toimittajalta sakkoa 10 % tarjoamastaan vuosihinnasta sopimuksen viivästymisen vuoksi. Kuitenkin hankintalain mukaan hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Kaupungin ja palveluntuottajan välinen sopimus tulee osapuolia sitovaksi, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. 8. SOPIMUSEHDOT Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti tarjouspyynnön liitteenä olevaan sopimusluonnokseen, tähän tarjouspyyntöön liitteineen sekä sovellettaviin yleisiin sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin taloudellisesti merkityksellisiä tai tarjoajien vertailuun vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Tarjoajalta vaaditaan sitova vastaus vertailuperusteiden liitteissä 2 ja 4 esitettyihin tekijöihin. Jättämällä tarjouksen tarjoaja sitoutuu tuottamaan palvelua koko sopimuskauden ajan tarjouksensa mukaisessa laajuudessa ja laatutasossa. Palveluntarjoajan on toimitettava liitteet 2 ja 4 näissä esitetyllä tavalla täytettynä, ja siten, että yksiselitteisesti käy ilmi, minkä tasoiseen palveluun tarjoaja sitoutuu. Tarjouksessa esitetty palvelun sisältö muodostaa hankintasopimuksen pääsuoritusvelvoitteen. 9. REKISTERINPITOON LIITTYVÄT OSAPUOLTEN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Tilaaja on henkilötietolain tarkoittama rekisterinpitäjä, jonka käyttöä varten rekisteri on perustettu ja jolla on asiakasrekisteritietoja koskeva määräysvalta. Tilaaja vastaa henkilörekisterien käyttötarkoituksen määrittelystä sekä sen muodostavien potilasasiakirjojen säilyttämisestä. Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun. Toiminnassa syntyneisiin asiakirjoihin sekä niiden käyttöön ja luovutukseen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, henkilötietolakia, arkistolakia, lakia potilaan asemasta ja oikeuksista, lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä, lakia terveydenhuollon ammattihenkilöistä, muita henkilötietojenkäsittelyä koskevia säädöksiä sekä tilaajan yhteyshenkilöiden antamia ohjeita. Valittavalla palveluntuottajalla on oltava seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Palvelun tilaajan tulee antaa ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista
menettelytavoista. Palveluntuottajan vastaavan johtajan tulee huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä. Kaupungin potilasrekisterin tietosuojaseloste on käytössä myös yksityisellä palveluntuottajalla. Kaupunki rekisterinpitäjänä päättää kaupunkia koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat Viitasaaren kaupunki ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottajan henkilökunnan tulee allekirjoittaa tietosuoja- ja tietoturvasitoumukset. Palveluntuottajan tulee omalta osaltaan täyttää KanTa (Kansallinen terveysarkisto) -palveluihin Sosiaali- ja terveysministeriön asettamat kriteerit. Palveluntuottaja kouluttaa oman henkilökuntansa ereseptin ja WinHit-ohjelman käyttöön. Sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden potilastiedot kirjataan palvelun tilaajan rekisteriin. Tiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja kouluttaa oman henkilökuntansa myös muihin potilastietojärjestelmässä mahdollisesti tapahtuviin muutoksiin. 10. VIRKAVELVOLLISUUTTA VAATIVIEN TEHTÄVIEN HOITO Tehtäviä, joihin liittyy julkisen vallan käyttöä, voi suorittaa ainoastaan virkasuhteessa toimiva henkilö. Virkavastuuta edellyttävistä tehtävistä vastaa Viitasaaren kaupungin osoittama virkasuhteinen henkilö. 11. VAKUUTUKSET JA VAKUUDET Palveluntuottajalla tulee olla potilasvakuutus. Vakuutusyhtiön todistus potilasvakuutuksesta tulee toimittaa tilaajalle viimeistään ennen sopimuksen allekirjoitusta. Palveluntuottajalla on oltava voimassa oleva riittävä toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa kaikki palvelun tuottamisessa asiakkaalle, tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai näiden omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Todistus vastuuvakuutuksesta on toimitettava tilaajalle viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Palvelun tuottaja asettaa tämän sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi 25.000 suuruisen pankkitakauksen tai muun vakuuden. Vakuutta voidaan käyttää sopimukseen liittyvien vastuiden, kuten sopimussakkojen ja vahingonkorvausten kattamiseen. Lisäksi palveluntuottajalla on oltava lakisääteiset tapaturma- ja vahinkovakuutukset. 12. AMMATTIHENKILÖSTÖN TOIMINNAN SEURANTA, VASTUUT JA REKLAMAATIOT
Sopimushammaslääkärien ja suuhygienistien/hammashoitajien toimintaan liittyvät mahdolliset muistutukset, valitukset, kantelut, potilasvahinkoilmoitukset, korvausvaatimukset ja muut vastaavat vaatimukset ohjataan palveluntuottajan vastuuhammaslääkärille. Palveluntuottajan vastaavan hammaslääkärin toimesta selvitetään tilanteeseen johtaneet syyt asiakkaan ja asiakasta hoitaneen palveluntuottajan työntekijän/työntekijöiden kanssa. Tarvittaessa annetaan kirjallinen vastine, josta toimitetaan kopio tilaajan vastaavalle lääkärille tai vastaanottotoiminnan johtavalle ylilääkärille, joka tekee tarvittaessa vastineen tilaajan puolesta. Potilasasiamiehenä toimii tilaajan oma nimetty potilasasiamies. Mikäli yksittäinen palveluun osallistuva sopimushammaslääkäri tai suuhygienisti/hammashoitaja saa negatiivista palautetta esimerkiksi lääketieteellisen/hoitotyön osaamisen tai asiakaspalvelukykyjensä vuoksi, tilaaja informoi tästä palveluntuottajan nimettyä yhteyshenkilöä. Mikäli sopimushammaslääkäri tai suuhygienisti/hammashoitaja toiminta ei palautteesta huolimatta korjaannu tilaajaa tyydyttäväksi yhden (1) kuukauden kuluessa tilaajan informoinnista, palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimushammaslääkäri tai suuhygienisti/hammashoitaja korvataan toisella tarjouksen mukaisella henkilöllä. 13. SOPIMUSRIKKOMUKSET, RIKKOMUSTEN TODENTAMINEN JA SEURAAMUKSET Palveluiden tuottaja on velvollinen maksamaan sopimussakkoa mahdollisen olennaisen laadullisen poikkeaman johdosta. Laadullinen poikkeama määritellään muun muassa toiminnan poikkeamana tarjoajan tarjouksessaan esittämästä toteuttamissuunnitelmasta ja niistä laadullisista kriteereistä, joiden täyttämiseen tarjoaja on tarjouksessaan sitoutunut (liite 2). Lisäksi alla on esitetty palvelujärjestelmään ja henkilöstön vaihtuvuuteen liittyviä reunaehtoja, jotka oikeuttavat tilaajan sopimussakkoon, jos palvelutaso poikkeaa alla määritellystä. Erikseen nimettävä, Viitasaaren kaupungin edustajista koottava seurantaryhmä käsittelee mahdolliset laadulliset poikkeamat ennen sopimussakkoa koskevan vaatimuksen esittämistä. Seurantaryhmän tätä asiaa käsittelevään kokoukseen kutsutaan tarvittaessa kuultavaksi palveluiden tuottajan edustaja. Seurantaryhmää johtaa Viitasaaren kaupungin perusturvajohtaja. Sopimusrikkomukseksi katsotaan ensinnäkin hoitoon pääsyn toteutumatta jääminen vastoin palvelusopimusta. Tähän kuuluu asianmukainen hoidon, hoidon tarpeen arvioinnin tai hoitoon pääsyn viivästyminen lain velvoittamasta tai siitä ajasta, johon palvelun tuottaja on tarjouksessaan sitoutunut. Näistä sopimusrikkomuksista maksettava sopimussakko on 1 000 euroa/ sopimusrikkomus. Samoin sopimusrikkomukseksi katsotaan tarjouksessa esitettyyn nähden havaittu poikkeama henkilökunnan pätevyydessä taikka henkilöstön olennainen vaihtuvuus. Pätevyysvaatimuksen toteutumatta jäämisestä tarjouksessa esitetystä seuraa kultakin päivältä 1000 euron sopimussakko. Mikäli henkilökunnan vaihtuvuus ilman hyväksyttävää syytä (esimerkiksi sairaus- tai äitiysloma taikka eläke) on yli neljäkymmentä (40) % kahdentoista (12) kuukauden aikana, palveluntuottaja maksaa sopimussakkona kymmenentuhatta (10 000) euroa. Toiminnan poiketessa palvelun tuottajan tarjouksessaan (liitteessä 2) esittämistä muista kuin yllä mainituista vähimmäisvaatimuksia ja palvelutasoa koskevista sitoumuksista, on kyseessä
sopimusrikkomus. Tällöin sopimusrikkomuksista maksettava sopimussakko on 10 000 sopimusrikkomusta kohti. Olennaiseksi laadulliseksi poikkeamaksi, ja siten sopimusrikkomuksen ja -sanktion perusteeksi, katsotaan näissä tapauksissa palvelutason poikkeama, joka on jatkunut yhden viikon ajan, paitsi asiakastyytyväisyysselvitysten laatimista koskien, jossa palvelutason poikkeama todennetaan, jos asiakastyytyväisyyskyselyjä ei ole tehty vuoden aikana sovittua määrää. Mikäli poikkeama johtaa laatukriteereiden täyttymättä jäämiseen, tulee palveluntuottajan ilmoittaa asiasta välittömästi seurantaryhmälle. Maksimisopimussakko on yhteensä vuodessa enintään 25 % sopimuksen kokonaisvuosiarviosta. Mikäli palveluntuottaja ei kykene tuottamaan pääosaa sovitusta palvelusta tai potilasturvallisuus vaarantuu, on tilaajalla oikeus sopimuksen purkamiseen välittömästi ja palveluntuottaja on korvausvelvollinen järjestelyn aiheuttamista ylimääräisistä kustannuksista. Palveluntuottajalla pitää olla resurssit toiminnan aloittamiseksi 1.9.2016. Mikäli palvelun aloittaminen viivästyy, kaupungilla on oikeus sopimussakkoon 5 000 euroa/ päivä. 14. TOIMINTASUUNNITELMA, LAATUKRITEERIT JA TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen vapaamuotoinen toimintasuunnitelma, josta ilmenee hankinnan kohteena olevien palveluiden aiottu toteuttamistapa, henkilöstöresursoinnit, muut palveluntuottajan käyttämät resurssit, ja muut tarjoajan ehdottaman tulevan toimintamallin arvioimiseksi tarvittavat relevantit tiedot. Vapaamuotoisen toimintasuunnitelman maksimikoko on kahdeksan (8) A4-sivua. Toimintasuunnitelman on sisällettävä tarjoajan suunnitelma koskien tämän tarjouspyynnön kohdassa 1 mainittujen hankinnan kohteiden palvelutuotantoa. Toimintasuunnitelmalta odotetaan erityisesti selkeyttä toteuttaa suun terveydenhuollon palvelutuotanto mielekkäällä ja asukasta parhaiten palvelevalla tavalla. Käytännön ehdotukset toiminnan kehittämiseksi ja uusiksi palvelumuodoiksi ovat erittäin tervetulleita. Toimintasuunnitelman kokonaisuus, asukas- ja asiakaslähtöisyys sekä ehdotettujen kehittämisideoiden toteutettavuus ja innovatiivisuus arvioidaan osana tarjouksen laatupisteytystä. Tarjoajan toimintasuunnitelmaa rajaavat liitteessä 2 esitetyt toiminnan vähimmäisvaatimukset hankinnan kohteena olevaa palvelua koskien. Tarjoajan edellytetään myös täyttävän liitteen ja siten ilmoittavan, mihin palvelutasoon tarjoaja sitoutuu vähimmäisvaatimusten lisäksi. Liitettä 2 käytetään tarjousten vertailun perusteena rinnan toimintasuunnitelman vapaamuotoisen osan arvioinnin kanssa. Vapaamuotoinen toimintasuunnitelma ei saa olla sisällöltään ristiriidassa liitteeseen 2 merkittävien vastausten kanssa. Palveluiden järjestämisen nykytilanne on kuvattu sisältökuvauksessa liitteessä 1. Palvelutuotannon nykytilannekuvaus ei sido palveluntuottajaa muutoin kuin niiltä osin kuin laissa on palvelutuotannosta säädetty. Henkilöstön aseman osalta noudatetaan henkilöstönvuokrausta koskevaa säännöstöä ja ehtoja. 15. LAADUNVALVONTA JA RAPORTOINTI
Tilaajan seurantaryhmä tulee seuraamaan palveluntuottajan toimintaa niin asiakkaiden hoidon ja palvelun kuin myös laskutuksen oikeellisuuden osalta. Pääasiallisina seurantakohteina ovat liitteessä 2 esitetyt laatukriteerit sekä yllä esitetyt mahdollisiin sopimussakkoihin oikeuttavat mittarit. Lisäksi voidaan yhdessä tilaajan ja valitun tuottajan kesken sopia palvelukohtaisista laadunseurantamittareista ja -menetelmistä, jotka eivät johda sopimussakkoon, mutta joita seurataan toiminnan kehittämisen kannalta. Tilaaja edellyttää, että palvelun tuottaja tuottaa laatukriteereiden toteutumisen seurantaan tarvittavat tiedot seurantaryhmän kokouksissa käsiteltäviksi. Tilaajan tietojärjestelmistä voidaan kerätä valtaosa tarvittavista tiedoista. 16. YHTEYDENPITO Palveluntuottajan tulee sitoutua nimeämään yhteyshenkilö, joka palveluntuottajan puolesta vastaa yhteistyöstä tilaajan kanssa sekä toiminnan käytännön järjestelyistä. Yhteyshenkilön tai hänen varahenkilönsä on oltava tavoitettavissa jokaisena arkipäivänä kello 8 16 välisenä aikana. 17. POIKKEUSOLOJEN VALMIUS Palveluiden tuottaja sitoutuu noudattamaan valmiussuunnitelmaa sekä ohjeistamaan henkilökuntansa näiden varalle. Palveluiden tuottaja laskuttaa tilaajaa erikseen normaaliolojen erityistilanteissa tai poikkeusoloissa suoritetusta ylimääräisestä työstä aiheutuneista kustannuksista. 18. MUUT EHDOT Mikäli tuottaja ostaa palveluja tai tavaroita tilaajalta, noudatetaan hinnoittelussa aina omakustannusperiaatetta. Mikäli tilaaja tekee tämän sopimuksen täyttämiseen liittyvän lisätilauksen, noudatetaan hinnoittelussa omakustannusperiaatetta. 19. TARJOUS JA SEN JÄTTÄMINEN Sitova allekirjoitettu suomenkielinen kirjallinen tarjous liitteineen on toimitettava kolmena (3) samansisältöisenä kappaleena ja tiedostoversiona yhtenä (1) kappaleena (CD-levyllä, DVD-levyllä tai USB-tikulla) suljetussa kirjekuoressa Viitasaaren kaupungin alla olevaan osoitteeseen 4.5.2016 klo 15:00 mennessä. Tarjousten palautusosoite: Viitasaaren kaupunki / Perusturva keskitie 10 44500 Viitasaari Tarjouskuoren päällä on oltava merkintä: "TARJOUS SUUN TERVEYDENHUOLLON PALVELUISTA". Lisäksi kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi.
Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Tarjous sisältää vähintään seuraavat palvelua koskevat asiakirjat/tiedot: - Toimintasuunnitelman - Sitovan ilmoituksen vuosittaisesta arvonlisäverottomasta hinnasta, jolla palveluntarjoaja tarjoaa palveluita sopimuskaudelle - Tämän tarjouksen liitteen 2 täytettynä liitteessä esitetyllä tavalla - Tämän tarjouksen liitteen 4 täytettynä liitteessä esitetyllä tavalla - Tämän tarjouksen liitteessä 4 pyydettävät selvitykset ja todistukset - Tulevan toiminnan alustavan henkilöstöluettelon, jossa yksilöitynä jokaisen työntekijän kohdalla liitteessä 2 vaaditut tiedot (koulutus- ja kokemustiedot). Hammaslääkärien osalta tilaaja velvoittaa tarjoajaa ilmoittamaan nimet ja yhteystiedot em. luettelossa. - Selvityksen palveluntuottajan omasta laadunseurantakriteeristöstä ja sen seurannasta sekä tiedonkeruusta JA/TAI selvityksen auditoidusta laatujärjestelmästä - Selvityksen palveluntuottajan potilasturvallisuuden seurannan järjestelmästä / menetelmistä Tarjoajan tulee antaa sähköpostiosoite hankintapäätöksen tiedoksiantoa varten. Sitovien tarjousten on oltava voimassa 31.8.2016 saakka. Myöhästyneitä, ilman vaadittuja liitteitä toimitettuja tai allekirjoittamattomia tarjouksia ei käsitellä. Tarjouskirjeeseen saa sisällyttää vain ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen Word-tiedostoon ja lähetettävä 10.3.2016 klo 14:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: marja.laurila@viitasari.fi Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä. Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. Tarjouspyynnön liitteet: 1. Toiminnan sisältökuvaus 2. Tarjousten vertailuperusteet 3. Vastuunjakotaulukko 4. Tarjoajaa koskevat vaatimukset 5. Luettelo suunterveydenhuoltoa koskevista terveyskeskussopimuksista 6. Sopimusmalli 7. Luettelo tuottajan palvelukseen vuokrattavasta henkilöstöstä 1.2.2016
8. Tarjouslomake 9. Henkilöstön vuokraamisen periaatteet