TIETOPYYNTÖ / LIITE 1 1 (6) Sähköisen asiointialustan ylläpito ja kehittäminen 1. Hankinnan kohde ja kuvaus 1.1 Taustatiedot 1.2 Tarjouksen sisältö Espoon kaupunki pyytää tarjousta sähköisen asiointialustan ylläpidosta ja kehittämisestä. Espoon sähköisen asioinnin hanke käynnistettiin kesällä 2010. Hankkeessa otettiin käyttöön uusi julkaisujärjestelmä ja uusittiin Espoon kaupungin sisäiset ja ulkoiset verkkosivut vuonna 2012. Julkaisujärjestelmän hankinta oli ensimmäinen askel uuden sähköisen asioinnin kokonaisuuden toteutuksessa. Olemassa olevat sähköiset asiointipalvelut liitettiin uusille verkkosivuille. Hankkeessa otettiin käyttöön SOA-pohjainen sähköisen asioinnin alusta ja rakennettiin sille ensimmäinen sähköinen asiointipalvelu. Hankkeessa kehitettiin myös uusia tapoja työskennellä. Sähköisten palveluiden kehittämisessä painopiste tulee olemaan asiointiprosessien sähköistämisessä ja palveluissa, joilla on suuret käyttäjämäärät. Uuden asiointipalvelun kehittäminen alustan varaan kasvattaa alustan palveluiden määrää. Asiointialustan yleiskäyttöisiä palveluita ja komponentteja voi kehittää sekä asiointialustan ylläpitäjä että asiointipalvelun toteuttaja. Tapauskohtaisesti sovitaan asiasta. Mikäli kehitystyötä tekee asiointipalvelun toteuttaja, työ tehdään ylläpitäjän konsultoinnin ja ohjeiden mukaan. Espoo hankkii palvelin- ja tietoliikenne ympäristön ja lisenssit erikseen, joten ne eivät kuulu tämän hankinnan piiriin. Sähköisen asiointialustan ylläpidon ja kehittämisen nyky- ja tavoitetila on kuvattu LIITTEESSÄ 2. Sähköisen asioinnin linjaukset ja arkkitehtuuri on kuvattu LIITTEESSÄ 3. Sähköisen asiointialustan ratkaisukuvaus on LIITTEESSÄ 4. Tarjouksen tulee sisältää - Käynnistysprojektin kiinteä hinta, peruspalvelun kuukausihinta, peruspalvelun hinnoitteluperiaate sekä asiantuntijoiden päivähinnat - Toimittajan vastaavat referenssitoteutukset, 2 kappaletta - Tehtävään tarjottujen henkilöiden CV:t, joista käy ilmi tarvittava työkokemus ja osaaminen - Käynnistysprojektin projektisuunnitelma 1.3 Tarjousten kelpoisuusehdot Tarjoajalla on oltava riittävästi kokemusta vastaavien Microsoft-teknologialla toteutettujen laajojen sähköisten asiointiympäristöjen tai laajojen tietojärjestelmäratkaisujen ylläpidosta ja kehittämisestä. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään 2 kpl referenssejä viimeisen 3 vuoden ajalta toimituksista, joiden arvo on yli 150 000 ja joissa käyttäjien määrä on yli
TIETOPYYNTÖ / LIITE 1 2 (6) 2. Sopimuskausi 3. Hankintapäätös 4. Hankintasopimus 5. Hankintamenettely 6. Tarjouksen jättäminen 1 000 kpl. Toimituksen arvossa ei ole mukana jatkuvan palvelun arvoa ylläpitoineen. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kilpailutuksen perusteella solmitaan sopimus yhden palveluntuottajan kanssa. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Palvelun ylläpitoa koskeva sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjousten jättöaika päättyy pp.kk.2013 kello 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Sähköisen asiointialustan ylläpito ja kehittäminen. Tarjous on jätettävä myös sähköisenä muistitikulla tai CD-levyllä kirjaamoon. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimisto-ohjelmiston (versio Office 2003 tai Office 2007 tiedostomuotoja) tai Adobe Acrobatin PDFtiedostomuotoja. Excel-muodossa pyydetyt lomakkeet on toimitettava täytettynä sähköisesti Excel-muodossa.
TIETOPYYNTÖ / LIITE 1 3 (6) Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. 7. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset 8. Tarjouksen voimassaolo 9. Tarjouksen hylkääminen 10. Tarjousten käsittely Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa pp.kk. 2013 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: - kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu 11. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. 12. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 13. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 14. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot 15. Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle X [täydennetään lopulliseen tarjouspyyntöön]. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön LIITTEELLE 5. Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa pp.kk.vvvv asti.
TIETOPYYNTÖ / LIITE 1 4 (6) 16. Tarjousten vertailu 16.1 Hinta 40 % 16.2 Laatu 60 % Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset - muu kuin kiinteä hinta, esimerkiksi ehdollinen tarjoushinta, johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus seuraavasti. Toimittaja ilmoittaa tarjouksessaan alustan jatkuvan palvelun kiinteän kuukausihinnan arvonlisäverottomana. Toimittaja ilmoittaa millä periaatteella hinta määräytyy kun asiointialustan palveluiden ja komponenttien määrä kasvaa. Toimittaja ilmoittaa käytettävissä olevien asiantuntijoiden tuntihinnan arvonlisäverottomana. Laskentaperusteet on tarkemmin kuvattu LIITTEESSÄ 5 Vertailuperusteet. Tarjouspyynnön LIITTEESSÄ 5 Vertailuperusteet esitetyt kehittämisen volyymit eivät sido asiakasta. Niitä käytetään vain vertailuhintoja laskettaessa. Hintavertailu suoritetaan tarjoajien LIITTEESSÄ 5 antamien hintojen perusteella. Vertailuhinta muodostuu seuraavien tekijöiden perusteella: - Käynnistysprojektin toteutushinta - Jatkuvan palvelun kuukausihinta - Kehittämisen ja muutosten vaikutukset jatkuvan palvelun hintaan - Kehittämisen hinta Eniten pisteitä hinnasta saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 40 vertailupistettä, johon muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan. Tarjouksen pistemäärä tämän arviointialueen osalta lopulliseen vertailuun saadaan siten, että halvimman tarjouksen hinta jaetaan vertailtavan tarjouksen hinnalla ja kerrotaan 40 pisteellä. Laatutekijänä arvioidaan tehtävään tarjottujen henkilöiden osaaminen ja käynnistysprojektin projektisuunnitelma. sekä asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset. Laatutekijät on painotettu seuraavasti: - Tarjotut asiantuntijat ja heidän osaaminen 45 % - Käynnistysprojektin projektisuunnitelma 20 % - Asiakastyytyväisyyskysely 35 % Osaamista arvioidaan työkokemuksen perusteella, jonka tulee käydä ilmi tarjouksen liitteenä toimitettavista CV:istä. Arvostamme erityisesti tarjouksessa nimettyjen henkilöiden kokemusta palvelupäällikön, projektipäällikön, ratkaisuarkkitehdin ja sovellusasiantuntijan tehtävistä. Ratkaisuarkkitehdin ja sovellusasiantuntijan osalta arvostamme erityisesti Microsoft-teknologian osaamista. Asiantuntijoiden CV:istä tulee ilmetä missä vastaavissa tehtävissä asiantuntija on ollut mukana.
TIETOPYYNTÖ / LIITE 1 5 (6) 17. Tilaaminen 18. Verkkolasku 19. Sopimusehdot 20. Muut ehdot 21. Asiakirjojen julkisuus Käynnistysprojektin projektisuunnitelman sisältöä arvioidaan mm. tehtäväkokonaisuuksien, aikataulun ja tarvittavien asiakkaan resurssien perusteella. Asiakastyytyväisyyskysely lähetetään kahdelle toimittajan ilmoittamalle referenssille. Eniten kokonaispisteitä laadusta saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 60 vertailupistettä, johon muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan. Tarjouksen pistemäärä tämän arviointialueen osalta lopulliseen vertailuun saadaan siten, että vertailtavan tarjouksen laatupisteet jaetaan parhaat laatupisteet saaneen tarjouksen pisteillä ja kerrotaan 60 pisteellä. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 5. [Täydennetään lopulliseen tarjouspyyntöön.] Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDFmuotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo Finland Oy muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen X sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. [Liite X oheistetaan lopulliseen tarjouspyyntöön.] Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osilta. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä sekä Espoon kaupungin menettelytapaohjeita. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
TIETOPYYNTÖ / LIITE 1 6 (6) 22. Lisätiedot Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedostot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esimerkiksi liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä pp.kk.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.ict@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään pp.kk.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa päiväys Viranhaltija LIITTEET 1. Tarjouspyyntö - luonnos 2. Nyky- ja tavoitetilan kuvaukset - luonnos 3. Sähköisen asioinnin linjaukset ja arkkitehtuuri 4. Sähköisen asiointialustan ratkaisukuvaus 5. Vertailuperusteet - luonnos