A Muistiinpanoja Opin ovi -klinikalta 20.11.2012 Kuntatalo, Helsinki Opin ovi -klinikan materiaalit: http://www.opinovi.fi/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=372&itemid=659&lang=fi Junien myöhästymisestä johtuen koordinaatioprojektin edustajat pääsivät klinikalle vasta Timo Aron puheenvuoron jo alettua. Tämän vuoksi muistiosta puuttuu Aron puheenvuoron alku. Siitä pahoittelumme. Mikä mättää projektituotosten vakiinnuttamisessa? VTT, kehittämispäällikkö Timo Aro, Porin kaupunki Ks. Aron materiaalit: https://www.opinovi.fi/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=1757&itemid=4&la ng=fi Tuotokset ovat projektin keskeisin asia ja sen olemassaolon peruste. Laadukkaasti tehdyt tuotokset ovat niin tarkkaan kuvattuja, että kuka tahansa pystyy ottamaan ne kiinni ja halutessaan toteuttamaan ne. Projektityöt muuttuvat tuloksiksi, kun joku voi niitä hyödyntää. Hankkeiden tuotoksia ovat projektituotteet ja hyvät käytännöt. Hankkeiden rooli loppuu siinä vaiheessa, kun tuotokset ovat valmiina. Tulosten ja vaikutusten aikaansaaminen jää loppukäyttäjien harteille. Kun projektin henkilöstö on innostunutta, he pyrkivät kuitenkin huolehtimaan kaikesta, ja myös taustaorganisaatiot työntävät projekteille usein sellaista vastuuta, joka ei niille kuulu. Tämänpäiväinen luento lähtee siitä, että hyvät käytännöt on jo tunnistettu, kuvattu ja määritelty. Nyt keskitytään projektin loppuvaiheeseen ja niiden levittämiseen, vakiinnuttamiseen ja käyttöönottoon. Usein käy niin, että projektissa panostetaan sen alkuvaiheeseen, mutta levittämiseen tultaessa ulkoinen rahoitus loppuu. Projektin loppupuolikin on kuitenkin oma prosessinsa, joka vaatii osaamista ja asiantuntijuutta. Monet projektit tekevät oikeita asioita sattumalta, koska projekteihin valikoituu yleensä hyvä porukka. Käytännön tekeminen on aina tapaus/projektikohtaista. Opin ovien kehittämisohjelmalla on hyvänä puolenaan koordinaatioprojektin tarjoama koordinointituki. Projektituotosten vakiinnuttamisen vaiheet viestintä, levittäminen ja vaikuttaminen/lobbaus ovat yksi kokonaisuus, jolla on sama tavoite. Projektituotosten vakiinnuttamisen Bermudan kolmiossa on kolme kuilua. Resurssi/osaamiskuilu tarkoittaa sitä, että projektisuunnitelmassa ymmärretään vain harvoin hakea rahoitusta levittämiseen, vaikuttamiseen tai vakiinnuttamiseen. Levittämisen tueksi kannattaisi hankkia myös ulkopuolisia asiantuntijoita, sillä kehittäminen ja levittäminen perustekemisen ohella on haastava. Myös henkilövaihdokset muodostavat projektituotosten vakiinnuttamiselle riskin. Aika ja dialogikuilussa taas on kyse siitä, että vaikka erilaiset kehitetyt mallit ja tuotekortit mietittäisiin viimeisen päälle, niin niiden käyttöönottoon saattaa kulua pitkäkin aika. Esimerkiksi erään Satakunnan ELY:keskuksen 2000-luvun alussa toimineen maahanmuuttajaprojektin kehittämä sähköinen lomakkeisto on otettu ensimmäistä kertaa käyttöön vasta tänä vuonna. Tämän vuoksi huolellinen dokumentointi on kullanarvoista.
Noin yleensä ottaen perustyön puolella ei ole resursseja samalla tavalla kuin projektityössä, ja tästä toimintaympäristön viiveestä johtuen projektituotosten käyttöönotto vie yleensä neljästä viiteen vuotta. Parempien resurssien, verkostojen ja erityisosaamisen vuoksi kehittämistoiminnan osaaminen on usein parempaa kuin organisaatioiden normaalitoiminnan. Projektityössä opitaan koko ajan kehittämistyön tukena huomaamatta uusia asioita (mm. sosiaalisen median käyttö, välineellinen osaaminen) ihan eri tavalla kuin pysyvissä organisaatioissa. Normaalitoiminnassa mukana oleville projektitoiminta on lisähaitta muutenkin kiireiselle, rajallisten resurssien ja tiukkojen budjettien puitteissa tehdylle työlle. He saattavat ajatella, että Onneksi pystytään pian palaamaan arkiseen työhön ilman kehittämistyön häiriöitä. Tämä kasvattaa käytäntöön siirtämisen haastetta. Vakiinnuttamista on siis vietävä eteenpäin systemaattisena prosessina viestinnästä eteenpäin. Perustiedottamisen pelisäännöt ja tiedottamissuunnitelmat on unohdettava ja viestintää tarkasteltava uudella tavalla: Älä levitä hanketta vaan kerro sen hyödyistä. Hyödyistä on kerrottava eri kohderyhmien ja toimijoiden näkökulmasta (mm. rahoittaja, järjestelmä, koulutusorganisaatiot, käyttäjät). Projektikieltä on vältettävä, sillä projektimaailman ulkopuolella olevat ihmiset eivät tunne sen käsitteitä. Esim. päättäjätason stressinsietokyky on matala, ja tähän kieleen mentäessä asia unohtuu. Osaatko pitää minuutin hissipuheen projektistasi ilman projektijargonia, ihmisten kielellä? Olisiko sissimarkkinoinnista projektille hyötyä? Omien nettisivujen ja esitteiden lisäksi voisi yrittää kertoa hankkeesta epäsovinnaisilla tavoilla. Tarvitaan erilaisia tapoja saavuttaa myös heidät, jotka eivät heti ota käyttöön projektin sanomaa. Esim. koulutusorganisaatioissa ei kannata harjoittaa pelkästään innokasta kehumista pohjoiskorealaisen projektipäällikön tyyliin, vaan myös ongelmia, riskejä ja ratkaisuja on hyvä nostaa esille. Projektin ja projektin asiakkaiden omat tarinat osoittautuvat usein kaikkein parhaimmiksi viestintäkeinoiksi. Viestintäosuus herätti jonkin verran keskustelua. o Helena Ylisirniö totesi, että helpompaa on saada kansalaisia käyttämään kehitettyjä palveluja kuin sitouttaa organisaation johtoa. o Joku esitti kysymyksen, että onko kehittämisrahaa tässä valtakunnassa liikaa, kun organisaatiot eivät hyödynnä tehtyjä tuotoksia? o Merja Rossin mukaan organisaatiot alkavat haparoida siinä vaiheessa, kun tuote on kehitetty, asiakkaat saatu sen piiriin ja tuotteen käyttöönottoa alettu pohtia. o Jorma Sinkkosen mielestä rahaa hakiessa on ajateltu talouskasvun jatkuvan, ei ole voitu aavistaa tämän päivän leikkausten määrää tai olennaisesti kiristynyttä kilpailutilannetta. o Helena Ylisirniö näki dialogin johdon kanssa tärkeänä. Hän viittasi Timo Aron ajatukseen siitä, ettei johtokaan halua kuulla hankejargonia ja totesi, että projektitoiminnankin on pystyttävä reagoimaan muutoksiin elinkaarensa aikana projektissa ei voida tehdä vanhaa uutta tuotetta, vaan projektisuunnitelman on elettävä koko ajan. o Auli Ryhänen ihmetteli, eikö loppuvaiheessa toiminnasta perääntyvillä organisaatioilla käy mielessä, että heiltä voi mennä maine projektitoimijoina. Aulin kokemus eri projekteista oli, että tällaista vastaanpyristelyä on mukana vähiten silloin, kun ylin johto on ollut alusta asti toiminnassa mukana. o Timo Aro kertoi toivovansa, että kun uusi rahoituskausi alkaa 2014, Suomessa olisi vähemmän EU-rahoitusta käytettävissä. Tämä pakottaisi tekemään tiukempia valintoja ja saamaan enemmän tehoa irti koneesta. Levittämisen keskeisin kysymys liittyy siihen, viedäänkö luotua hyvää käytäntöä oman hankkeen tai taustaorganisaation ulkopuolelle. Oman organisaation sisällä levittäminen on projektihenkilöstölle
huomattavasti helpompaa. Valtakunnallisella tai jopa alueellisella tasolla vaaditaan aivan erityyppisiä resursseja ja toimenpiteitä. Projektilla on oltava selkeä kuva siitä tilanteesta, johon pyritään, samoin kuin siitä, kenelle vastuu tuotoksista hankkeen päätyttyä jää. Jos tämä iso kuva puuttuu taustalta, palasten yhteen sitominen on vaikeaa. Vaikka hanke olisi muuten hyvässä mallissa, muodostuu usein ongelmaksi projektituotoksen irrallisuus taustaorganisaation muusta toiminnasta. Tietopuolella hankkeen itse tehty työ ja hiljainen pääoma ovat sitä kaikkein tärkeintä tietoa. Niin sanottu kevyt levittäminen on valtakunnassa pitkälle vietyä, julkaisuja löytyy hyllymetreittäin. Vaativampi konsultatiivinen levittäminen vaatii suunnitelmallisuutta, pitkäjänteisyyttä ja resursointia aivan toisella tasolla. Yksi, mitä kannattaa harrastaa, on ristiinpölytys asiantuntijavaihdolla projektista toiseen. Tässä samantyyppiset projektit vaihtavat osaajia, vertailukehittäminen ja uusi tieto leviää toiseen projektiin ja ihmiset ovat keskiössä kaikessa tekemisessä sekä levittämisessä. Omassa organisaatiossa tietoa projektin linjauksista tai tuotoksista tulisi jakaa erityisesti innovaattoreille, ei vitkastelijoille tai myöhäiselle enemmistölle. Innovaattorien tunnistaminen on kuitenkin vaikeaa. Lobbaamisella on Suomessa huono maine, mutta se voi olla myös positiivista! Suorat kontaktit päätöksentekijöihin ovat usein kaikkein keskeisin tapa viedä omia asioita eteenpäin. Kun kontaktit ulospäin ovat projektihenkilöstölle selviä, juurruttaminen on helpompaa. Vakiinnuttamista on hyvä miettiä eri osapuolten intressien näkökulmasta. Mikä olennaisinta? Kehen keskitytään? Millä tavalla/kenelle/välineellä/aikataululla vakiinnuttamista tehdään? Projektissa on hyvä miettiä kolme tasoa viedä vakiinnuttamisprosessia eteenpäin: projektihenkilöstön, johdon sekä käyttäjien taso. Miten tunnistetaan organisaatiosta johdon lisäksi muut avainhenkilöt? Erityisen tärkeitä ovat ne organisaation avainhenkilöt, jotka kertovat työtovereilleen kasvotusten, miksi muutos on tarpeen. Opin ovi -hankkeissa kannattaa pitää mielessä koordinaatioprojekti, ja miettiä, miten koordinaatiossa pystyttäisiin tukemaan eri projektien työtä. Hyvä käytäntö arjen toiminnaksi tapauksia CASE: Etelä-Pirkanmaan Opin ovi - ja PYÖRRE -projekti sekä Ura Ovi ry Projektisuunnittelija Minna Kotilainen, Ura Ovi ry Kotilainen on toiminut puolitoista vuotta projektityöntekijänä Etelä-Pirkanmaan Opin ovessa ja Pyörteessä. Innostusta ja rohkeutta Ura Ovi ry:n perustamiseen hän sai Opinpaikka-tapahtumasta ja Uskalla innostua -valmennuksesta. Ura Ovi ry -yhdistys on vain yksi pieni tarina siitä, miten vakiinnuttaa toimintaa tai siirtää projekteista toimintoja pysyviksi ratkaisuiksi. Ura Ovi ry:n kohderyhmä on suppeampi mitä Opin ovissa ja siinä on käytössä vain yksi toimintamalli, muista malleista ja rahoituksista on joitain ideoita. Pyörteen ja Etelä-Pirkanmaan Opin Oven entinen projektipäällikkö, nykyinen Valkeakosken ammattiopiston aikuiskoulutuspäällikkö Arja Pakkala käyttää puheenvuoron taustoittaakseen Ura Ovea edeltänyttä tilannetta Etelä-Pirkanmaalla: o Opin Ovi Etelä-Pirkanmaa toimi laajalla alueella, Ura Ovi ry keskittyy Valkeakosken alueen aikuisohjauksen kehittämiseen. o Pakkala toteaa, ettei osaa erottaa Pyörrettä ja Opin ovea toisistaan. Hän tuli alun perin Pyörteeseen, mutta ESR-maailma oli hänelle sen verran uutta, että käytännössä alku oli hänelle tekemällä oppimista.
o Pyörre on naimisissa Opin oven kanssa. Yhdessä ne ovat ikään kuin kaksipäinen nuoli, Pyörre sisältää ryhmätoimintaa vähän aikaa työttömänä olleille, Opin Ovessa taas on tarjolla yksilöllisempää henkilökohtaista ohjausta. o Valkeakosken seudulla toimi alussa Opin oven neuvontapiste tarjoamassa perinteistä henkilökohtaista ohjausta. Vuoden 2011 jälkeen siirryttiin pysäkkitoimintaan, kun neuvontapisteellä ei käynyt niin paljoa asiakkaita. Pysäkkejä vietiin sinne, missä ihmiset liikkuivat. Lisäksi järjestettiin alueellisia tapahtumia ja niistä taas tehtiin tapahtumavuosikelloja. o Verkostotoiminta oli toiminnan neljäs keskeinen tukipilari ja siinä olivat mukana aktiivinen toimintatiimi, paikalliset ohjausalan toimijat, laajemmat valtakunnalliset verkostot esimerkiksi Opin ovi -klinikoiden kautta, ja Pyörteen myötä myös työelämän edustajat. Pyörre ja Etelä-Pirkanmaan Opin Ovi tukivat toisiaan. Minnalla oli aiemman projektin sisällä mahdollisuus rakentaa ulkopuolista toimintaa puoli vuotta. Määräaikaisen työsuhteen päätyttyä hän vei asiaa eteenpäin kotiäitinä. Lähtökohtana toimi alusta asti usko yhdistyksen ideaan. Opin oven ohjaustarve nähtiin alueella hyvin tärkeänä ja taustalla vaikuttivat myös Pyörteen projektityöryhmän työskentely sekä TE-toimisto. Ura Ovi ry -yhdistys perustettiin toukokuun lopussa ja rekisteröitiin syyskuussa. Rahoitus ei vielä tällöin ollut selvillä. Yhdistyksen Puheenjohtaja tuli Pyörteen projektityöryhmästä. Ura Ovi ry on työnhakijoiden, ei työttömien yhdistys. Tarkoitus on panostaa myös ennaltaehkäisyyn, ei vain kuntoutukseen ja vuoden työttöminä olleisiin. Yhdistys haluaa pilotoida aikaisen puuttumisen ja estää ihmisiä ajautumasta pitkäaikaistyöttömiksi. Tarkoitus on tarjota ELY-keskukselle uudenlainen tapa auttaa työttömiä. Ura Oven asiakkaaksi pääsevät kolme kuukautta työttömänä olleet. Jonkin verran on ollut kiinnostusta laajentaa tätä kohderyhmää. Ura Ovi tekee yhteistyötä myös päihdekuntoutujille tarkoitetun Sininauha ry:n kanssa. Yhdistyksen yksilöohjauspalvelut muuttuvat ehkä valmennuspalveluiksi, koska valmennuspalveluita ostetaan tällä hetkellä enemmän. Työhönvalmentajaksi saatetaan palkata vaikka ravitsemustyöntekijä, joka haluaa auttaa työttömiä ilman sen suurempaa pätevyyttä. Ohjauksen ammattilaisten näkemystä on nostettava ja osaamista, ammatillisuutta sekä intohimoa korostettava. Jatkossa näitä ohjaus/valmennuspalveluita on tarkoitus myydä ulkopuolisille. Ohjaus ja valmennus -käsitteiden erot ja yhtäläisyydet herättivät jonkin verran keskustelua. Muiden sidosryhmien sitouttaminen oli käynnistämisprosessin pisin vaihe. Lumipallo lähti pyörimään SAK:n ammattiosastojen puheenjohtajista, he saivat myös kaupungin ja muut keskeiset toimijat mukaan. Yhdistyksen toimintaa toteutetaan ELY:n työllisyyspoliittisella avustuksella CASE: Keski-Suomen Opin ovi ja sopimukset Projektipäällikkö Eeva Mäkinen, Keski-Suomen Opin ovi Opinpaikassa kerrottiin Keski-Suomen Opin oven ohjauspalvelun alkuvaiheista, nyt katsotaan missä ollaan tällä hetkellä menossa. Ohjauspalvelumalli pohjautuu Aikuisohjauksen strategiaan Keski-Suomessa. Strategian suunnittelussa lähdettiin liikkeelle toiminnan kautta, strategiaryhmä aloitti keväällä 2009. Tuolloin järjestettiin erilaisia ohjaustapahtumia yhdessä verkoston kanssa, pohdittiin mikä toimii Keski- Suomessa ja mikä ei. Strategiankirjoitustyöhön käytiin vasta tämän jälkeen. Lähtökohtana on asiakkaan tilanne, palveluiden tulisi löytyä helposti. On olemassa palvelut tunnistavia asiakkaita ja heitä, jotka eivät tiedä mihin ottaa yhteyttä. Ohjauspalvelumalli on tarkoitettu tälle jälkimmäiselle ryhmälle, sen lisäksi ovat oppilaitosten omat ohjauspalvelut heille, jotka osaavat niitä etsiä. Keskeisten organisaatioiden ylin johto on istunut mukana toimintaa käsittelevissä kokouksissa.
Ohjauspalvelu on virtuaalinen, sillä on yhteinen sähköposti ja puhelinnumero. Palvelu on avoinna kaikille, jotka etsivät tietoa koulutusmahdollisuuksista. Palvelulla ei ole yhteistä toimitilaa Puhelinringin kulut maksetaan hankkeen piiristä, ohjaajat kustantaa kukin organisaatio. Aikuisopiskelu.fi-sivustoa käytetään hyödyksi palvelun markkinoinnissa, samoin mukana olevien organisaatioiden verkkosivuja. Palvelun pilotointi päättyi toukokuun loppuun, kesäkuussa tehtiin johtajistokierros siitä halutaanko toimintaa jatkaa. Kaikki pilotissa olleet seitsemän toimijaa jaksoivat ja syksyllä tuli muutama lisää. Nyt toimijoita on kymmenen. Ringin ohjaajat ovat oppilaitosten ohjaajia, opoja tai aikuiskoulutuksen parissa pitkään toimineita henkilöitä. TE-keskus on ollut korvaamaton apu rahoituskysymyksissä, heiltä on mukana kaksi koulutusneuvojaa. Ohjaajille on järjestetty myös yhteistapaamisia, Erkkeri, Aikuisohjauksen koordinaatioprojekti, ja STUDIO ovat olleet mukana tätä tukemassa. Verkoston yhteiset tapaamiset jatkuvat kevääseen asti koulutuksessa, vaikka projekti päättyykin. Palvelun juurruttava sopimus ei ole jaossa, koska se on edelleen luonnosvaiheessa. Kyseessä on väljänmuotoinen sopimusmuistio, ennemminkin keskinäinen sopimus asioista, jolle ei ole tehty lakimieskierrätystä. Allekirjoitettu ja hyväksytty sopimus laitetaan yleiseen jakoon, jos kellään ei ole mitään sitä vastaan. Jyväskylän ammattikorkeakoulu vastaa koulutusten tiedottamisesta ja ohjaushenkilöstön tapaamisten järjestämisestä. Jyväskylän aikuisopiston kontolla on puhelinpalvelun tekninen toteutus. Ringin koordinointivastuu kiertää. Palvelusta tiedotetaan yhteisesti ja organisaatiokohtaisesti, käytännöistä sovitaan vuosittain. Sama koskee yhteisiä tilaisuuksia. Esimiehet nimeävät yhteistyöryhmän, joka suunnittelee ja toteuttaa yhteistyötä. Ryhmään tulevien henkilöiden taso (esimiehiä, ohjaajia, jne.) päätetään itse. Ohjaus ja koordinointi ovat organisaatioiden normaaleja palkkakuluja, markkinointikuluista sovitaan erikseen ja niiden budjettia katsotaan ohjaajaverkoston kanssa. Yhteistyön tulokset ovat julkisia, keskeneräiset ja suunniteluasteella olevat asiat eivät. Mitä tapahtuu, jos asiakkaat haluavat tavata ohjausringin ohjaajan? Heidät ohjataan oppilaitokseen tai TE-toimistoon. Ohjausrinki on maakunnallinen palvelu, sillä välimatkat Keski-Suomessa ovat pitkiä. Jos hankkeessa olisi toteutettu ohjauspiste, tämä piste olisi ollut Jyväskylässä, missä se ei auta syrjäseutujen ihmisiä. Elä tule paha kakku, tule hyvä käytäntö käyttöön Loppuiltapäivä sujui kuppilapörinän äärellä, kun klinikkavieraat saivat kahvitellessa mietittäväkseen hyviin käytäntöihin liittyviä kysymyksiä. Koordinaatioprojektin verkostovalmentaja Hannele Torvisen laatimissa harjoituksissa vieraat saivat kirjoittaa paperille kysymyksen projektin vakiintumisesta. Tämän jälkeen papereita kierrätettiin vieressä istuvalle, joka vastasi tuohon kysymykseen uudella kysymyksellä. Nämä kysymysringit olivat sitten lähtökohtana keskustelulle. Iltapäivän pöytäkeskusteluissa nousivat esille esimerkiksi ohjaajan työn tulevaisuus, aikuiskoulutuksen aloituspaikkojen leikkaaminen, johdon sitouttaminen ja innostaminen, luotujen palveluiden tekeminen näkyväksi asiakkaille ja toiminnan resursointi.
Vuosi 2013 ja kohtaamiset Projektipäällikkö Auli Ryhänen, Aikuisohjauksen koordinaatioprojekti On vaikea vastata kysymykseen siitä, miten Opin ovilla menee, koska tilanne sekä lähtökohdat eri alueissa ja projekteissa ovat niin erilaisia. Olethan huomannut uudet Opin ovi -animaatiot? Niitä voi käydä katsomassa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi Opin ovi -kanavalta http://blogit.jamk.fi/opinovikanava/category/animaatio/ Opin ovi -kanavalta löytyy myös runsaasti muuta hyödyllistä materiaalia, mm. aikuisopiskelun rahoitusvideot o Suomeksi: http://blogit.jamk.fi/opinovikanava/2012/09/26/nain-rahoitat-aikuisopiskelunvideoita-innostu-oppimaan-viikolle/ o Ruotsiksi: http://blogit.jamk.fi/opinovikanava/2012/09/26/aikuisopiskelun-rahoitustakasittelevat-videot-loytyvat-myos-ruotsiksi/ Yhdeksi seuraavan klinikan aiheeksi heitettiin alueellinen TNO-palvelujen kehittäminen nyt kun ELY:t ottavat ohjauksen haltuunsa ja TE-palvelu-uudistus tulee. Seuraavan klinikan päivämäärää ei vielä sovittu.