Adoptiomaatapaamisen järjestäminen

Transkriptio

1 Adoptiomaatapaamisen järjestäminen 2016

2 Aina tulee yllätyksiä. Hyvällä suunnittelulla turvaa paljon, reagointikyvyllä ja hyvillä hermoilla pelastaa kaiken. Tekijä: Julia Kurki 2

3 Vapaaehtoistyö tapahtuman edellytyksenä Vapaaehtoisuuteen pohjautuva ryhmätyöskentely erilaista, kuin ammattimainen työnteko Ei ohjaavaa työnantajaa, ei palkkaa -> Ihmisten pitää voida hyvin, jotta sitoutuvat Itseohjautuvassa organisaatiossa tärkeitä Jokaisella valtaa ja vastuuta Yhteinen visio Me-henki Luottamus toimijoiden välillä Tekijä: Julia Kurki 3

4 Erilaisten osallistujien kykyjen tunnistaminen ja tunnustaminen Tyypillistä menestyksekkäässä itseohjautuvassa vapaaehtoistoiminnassa: Ryhmän jäsenet saavat kohdistaa energiaa itselleen mielekkäisiin asioihin Toiminta järjestäytyneen ja kaaoksen välimaastosta -> kaaoksen sietäminen Jos jollekin idealle/toiminnolle ei löydy toteuttajaa, ideasta luovutaan ja keksitään joustavasti muuta tilalle Tärkeä informaatio kaikkien saatavilla Tekijä: Julia Kurki 4

5 Järjestäjäryhmän kokoaminen Missä kaikkialla tieto mahdollisuudesta liittyä ryhmään on saatavilla? Millaisessa ympäristössä ryhmä toimii ja tapaa toisiaan? Pääseekö siihen mukaan helposti? Jos mahdollista, kannattaa tavata kasvotusten ainakin muutaman kerran Tekijä: Julia Kurki 5

6 Avoimuus ideoille: kun joku ehdottaa ohjelmaideaa tms. -> henkilön rekrytointi mukaan, jos idea istuu visioon Vinkki: vapaaehtoispankki, esim. FB-ryhmä kaikille kiinnostuneille -> voi etsiä tekijää eri kokoisille vapaaehtoistöille tapaamisessa Vinkki: tämän vuoden maatapaamiseen työpaja, jonka aiheena maatapaaminen > talteen ideat ja toteuttajat Tekijä: Julia Kurki 6

7 Projektisuunnitelma Tekemisen perusta, auttaa yhteisen vision toteuttamisessa Ei kiveen hakattu vaan päivitettävissä oleva dokumentti (muutokset kannattaa jättää näkyville) Kirjattu ylös mitä tapahtuu, milloin, kenen toimesta, budjetti Sisältää myös kaikkien ryhmäläisten yhteystiedot, talletettu kaikkien saataville Tekijä: Julia Kurki 7

8 Dokumentointi Kaikkien kerääntyvien dokumenttien tallettaminen kannattaa Tee muistiinpanoja omasta osuudesta, koostettuna toimintakertomus Kannattaa kirjata ylös pieninkin mieleen tuleva asia, niitä ei kohta enää muista Hyödyttää seuraavaa järjestäjäryhmää, ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen Tekijä: Julia Kurki 8

9 Ohjelman suunnittelu Visio mielessä: millaisen tapaamisen haluamme tehdä? Mieti sanoja, joita haluaisit liitettävän tekemääsi tapaamiseen Oman näköisen tapaamisen saa toteuttaa, siihen on oikeus Kohderyhmältä voi kysyä toiveita, kannattaa samalla tarjota mahdollisuutta osallistua toteutukseen Tekijä: Julia Kurki 9

10 Maalaisjärjellä pärjää: minkä mittaisiin päiviin, työpajoihin, ohjelmanumeroihin jne. itse osallistuisit? Sen pohjalta voi tehdä ohjelmakartan, jota lähteä täyttämään. Aikatauluun kannattaa jättää väljää, muuten menee juoksemiseksi Joskus päällekkäisyyksiä ei voi välttää (esim. aikuisten työpajat usein päällekkäin) Tekijä: Julia Kurki 10

11 Lapset kannattaa huomioida. Millaisessa rytmissä pienimmät jaksavat? Palvelunantajia voi kysyä puhumaan Kaupunkien ja kuntien nettisivuilta kannattaa hakea menotärppejä tai kysyä suoraan matkailutoimistosta Myös järjestämispaikan henkilökunnalta voi kysyä, mitä seudulla tapahtuu samaan aikaan Lapsille ja nuorille ohjelmaideoita löytyy paljon googlettamalla Tekijä: Julia Kurki 11

12 Moni yhdistys ja järjestö tuottaa toimintaa lapsille ja nuorille, voi kysyä yhteistyömahdollisuutta Asiantuntijuutta löytyy adoptioperheiltä itseltään: kokemusasiantuntijuus & vanhempien joukossa monia eri alojen ammattilaisia Kannattaa kokeilla open space menetelmää: Tekijä: Julia Kurki 12

13 Viestintä Sekä sisäinen että ulkoinen viestintä kuntoon Projektisuunnitelman liitteeksi kannattaa tehdä viestintäsuunnitelma: mitä asiaa, missä kanavassa, milloin, kuka julkaisee Tarjoa mahdollisimman paljon tietoa nettisivuilla Riittävästi viestien toistoa S-postin lisäksi somekanavat käyttöön, päivittämisestä pitää muistaa huolehtia Tekijä: Julia Kurki 13

14 Muista: some kaksisuuntainen, yleisöltä tuleviin viesteihin pitää reagoida Kuvat houkuttelevia Positiivinen sävy viestinnässä a ja o, kuka haluaisi syyllistävään tapahtumaan? Kuorruta viestit: kerro ensin asia, lisää sitten houkuttelevia adjektiiveja, tervetulotoivotus Viestejä voi kirjoittaa ennakkoon talteen ja modifioida Tekijä: Julia Kurki 14

15 Viestinnässä voi tuoda esille, että tapahtumaa tekevät vapaaehtoiset omien töiden ohella (muista kepeä sävy!) Perinteinen tiedote kannattaa lähettää paikallismedioihin Muista myös jälkikäteisviestintä! Tapahtuma ei lopu viestinnällisesti siihen, kun viimeinen auto kaartaa parkkipaikalta -> Tärkeää houkuttelun kannalta: Näin kivaa meillä oli! Tekijä: Julia Kurki 15

16 Tapahtuman jälkeen viesti nämä: Kiitokset osallistujille, luennoitsijoille tm. vieraille Milloin & missä seuraavan vuoden maatapaaminen Kuvia ja sitaatteja someen (muista pyytää kuvauslupa) Miten seuraavaa tapaamista pääsee järjestämään Minne voi jättää palautetta jälkikäteen (Huom! Kannattaa kerätä jo paikan päällä) Tekijä: Julia Kurki 16

17 Adoptioperheet ry:n tuki Tuki 150 /maatapaaminen, kyse kulujen hyvittämisestä jälkikäteen Ohjeet löytyvät maatapaamisen järjestäjän oppaasta Tarvitset alkuperäiset kuitit ja kuittilomakkeen (printtaa nettisivuilta) Pidäthän huolta, että vastavuoroisuus toteutuu Tekijä: Julia Kurki 17

18 Kiitos! Kurkkaa lisätietoa adoptiomaatapaamisen järjestäjän oppaasta. Löydät sen ja muuta materiaalia nettisivuiltamme tyokalut Tekijä: Julia Kurki 18