Kaupunginhallitus 6 18.01.2016 Salon kaupungin talouspalveluiden järjestelmien uusiminen 1510/02.00/2015 Kaupunginhallitus 18.01.2016 6 Valmistelija: henkilöstö- ja talouspäällikkö Seppo Juntti, seppo.juntti@salo.fi, 02 778 2200 Salon kaupunki on tehnyt palvelusopimuksen Kunnan Taitoa Oy:n (jäljempänä Taitoa) kanssa talous- ja palkkahallinnon palvelujen tuottamisesta. Sopimus tuli voimaan 1.6.2012 ja on voimassa toistaiseksi. Taitoa on kuntatoimijoiden omistama osakeyhtiö, jossa Salo toimii osaomistajana. Sopimuksen perusteella Salon kaupungin talouspalvelut, kirjanpidon, ostoja myyntireskontran sekä kassapalvelut tuottaa Taitoa. Kaupunki huolehtii itse taloussuunnittelusta, kustannuslaskennasta ja raportoinnista. Salon seudun kunnat hankkivat nykyiset järjestelmät yhteishankinnalla ja ne otettiin käyttöön vuosien 2006-2007 aikana. Niiden elinkaari on päättymässä. Järjestelmien omistus ja ylläpitovastuu siirtyi Taitoalle taloushallinnon palvelukeskusta ja palkkahallintoa koskevasta liikkeenluovutuksesta Kunnan Taitoa Oy:lle tehdyllä sopimuksella. Sopimuksella Salon kaupunki siirsi taloushallinnon palvelukeskuksen ja palkkahallinnon henkilökunnan, tuotannon ja tehtävät Taitoalle. Sopimuksessa on sovittu yhtenäistämissuunnitelmasta (nykyinen kehittämissuunnitelma), jonka osana yhteisenä kehittämiskohteena on palkka- ja taloushallinnon perusjärjestelmien uudistaminen. Taitoan tavoitteena on käytössä olevien järjestelmien harmonisointi ja valtakunnallisten toimintamallien käyttöönotto. Taitoa tuottaa talouspalveluita jatkossa kahdella eri järjestelmäarkkitehtuurilla. Kukin osakaskunta määrittele tarvitsemansa palvelutason ja vastaa sen mukaisista kustannuksista. Salon kaupungin tulee valita, kummalle kahdesta Taitoan tavoitejärjestelmästä Salon kaupungin palvelutuotanto siirretään. Taitoa ja Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) toimivat ns. in-house -periaatteella. Tämä tarkoittaa, että Salo voi Taitoan ja Tieran osakkaana suoraan tilata palveluita ilman kilpailuttamista. Tämä on todettu Taitoan osalta myös kaupunginvaltuuston palvelusopimuksen hyväksymispäätöksessä 12.4.2014 45. Taitoan tavoitejärjestelmät ovat seuraavat: 1. Taitoan Kuntamalli, joka koostuu CGI:n erillisistä, mutta yhteen integroiduista ohjelmistoista. Kuntamalli koostuu nykymallin mukaan erillisistä ohjelmistoista, joihin jokaiseen on omat käyttäjätunnuksensa ja
sisäänkirjautumisensa. Ohjelmistot on integroitu yhteen. Raportointi tapahtuu kuntamallin vakioraporttien tai rakennettujen rajapintojen kautta erillisellä raportointivälineellä. 2. Tieran Kunta ERP toiminnanohjausjärjestelmällä, jonka yhtenä osana ovat taloushallinnon järjestelmät. Kunta ERP on toiminnanohjausjärjestelmä, johon taloushallinnon ohjelmistot on integroitu niin, että tiedot tarvitsee syöttää vain kerran järjestelmään. Ohjelmistot saadaan käyttöön kertakirjautumisella. Molemmat järjestelmät tuottavat Salon kaupungille riittävät, nykytasoa selvästi paremmat taloushallinnon prosessit. Nykyisten taloushallinnon tietojärjestelmien tilanne Nykyinen kirjanpitojärjestelmä on Raindance, laskujen kierrätysjärjestelmä on Rondo ja laskutusjärjestelmä on ProE. Nämä ovat CGI:n toimittamia järjestelmiä ja vaativat versiopäivityksiä tulevina vuosina. Liittymiä em. järjestelmiin on rakennettu kymmenestä eri asiakastietojärjestelmästä. Pankkiyhteydet hoidetaan Basware pankkiyhteysohjelmistolla ja raportointi Raindancen Tanella sekä Qlikview:lla, budjetti laaditaan Raindancen Budnettiin ja kustannuslaskentaa tehdään Opiferus ohjelmistolla. Lisäksi liittymät on rakennettu HR järjestelmiin. Sähköiset kierrossa olevat asiakirjat tallentuvat Rondo arkistoon. Toiminnan johtamisen ja raportoinnin perustarpeiden kannalta nykyiset ohjelmistot ovat hajanaisia ja työläitä ylläpitää. Suurimmat riskit liittyvät manuaalisesti ylläpidettäviin tietovarastoihin ja tietojen siirtoihin järjestelmästä toiseen. Palveluiden tuotteistusta hoidetaan manuaalisten toimintatietokortin kautta ja kuukausiraportit muodostetaan keräämällä tietoja eri järjestelmistä. Tieto on osittain siiloutunutta, järjestelmät ovat osittain yhteen sopimattomia ja järjestelmien välisten liittymien kustannukset tiedolla johtamisen ratkaisuihin ovat kalliita ja liittymät ovat hankalasti hallittavia. Tiedon laadusta ja ajantasaisuudesta joudutaan tinkimään. Kuntien välistä vertailutietoa ei juurikaan voida hyödyntää. Hankinnasta maksuun prosessi ei ole käytössä. Yleisesti voidaan todeta, että ratkaisut ovat pisteratkaisuja ja liitettyjä toisiinsa hajanaisin menetelmin. Rajapintojen perustietoja ei ole harmonisoitu ja pisteratkaisujen eteenpäin kehittäminen on yksittäisten liittymien muodossa kallista. Uuden hankinnan myötä on mahdollisuus suunnitella Salon kaupungille yhtenäistetty taloushallinnon tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuri. Talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistouudistuksella tavoiteltavat hyödyt Vuoden 2016 aikana toteutettavilla ohjelmistouudistuksilla pystytään vastaamaan kaupunginvaltuuston asettamiin strategisiin tavoitteisiin.
Valtuuston hyväksymän kaupunginhallituksen tuloskortin strateginen päämäärä on: Uudistaa toimintaansa ennakoimalla ja tiedolla. Strategiseksi tavoitteeksi on asetettu: Parannetaan päätöksenteon tiedon tasoa ennakkoarvioinneilla ja parantamalla vertailutiedon tasoa sekä Vuoden 2017 alusta käyttöön otettavien uusien taloudenohjauksen ja henkilöstöhallinnon ohjelmistojen sisäänajon tehokas valmistelu ja Avoimen datan tehokkaampi hyödyntäminen päätöksenteon tukena. Keskeisinä keinoina ovat: Ennakkoarviointilomakkeen käyttö, toimenpiteiden käynnistäminen ja raportointi sekä Varataan riittävät resurssit uusien järjestelmien käyttöönottoprojektia varten ja Avoimen datan käyttöliittymien rakentaminen talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiin sekä tiedon hyödyntäminen raportoinnissa. Mittariksi ja tavoitetasoksi asetettiin: Ennakkoarviointien lukumäärä (yrva, heva, suvaus) ja Projektiaikataulu sekä Avoimen datan käyttöliittymät. Ohjelmistouudistuksen hyödyt kunnan johdolle ovat Laadukas ja oikea-aikainen informaatio päätöksenteon tueksi Yhtenäinen malli strategiselle suunnittelulle, johtamiselle ja seurannalle Voidaan keskittyä tiedon analysointiin Kunnan talous- ja henkilöstöpalveluille Keskittyminen tiedon tuottamiseen ja hyväksikäyttöön Palvelutuotannolle Palvelutoiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden parantaminen olemassa olevilla resursseilla Kyetään reagoimaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin Lisää ennakoivaa tietoa asiakastarpeesta, asiakkaiden käyttämistä palveluista Kunnan työntekijöille Automatisoidut tukiprosessit, mikä mahdollistaa keskittymisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin Itsepalvelutoiminnot Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät mahdollistavat keskittymisen omaan ydinosaamiseen Yhdistämällä itse tuotettu talous- ja toimintatieto avoimeen dataan voidaan tuottaa raportteja siitä miten on mennyt, miksi on mennyt ja mihin olemme menossa. Ratkaisu ja vaikutukset Ohjelmistouudistuksen johdosta Taitoan mahdollisuudet tuottaa asiakkailleen lisäarvoa paranevat. Taitoa toteuttaa järjestelmien ja prosessien harmonisointia valtakunnallisesti tavoitteena asiakkaan ja
Taitoan kokonaisprosessien tuottavuuden ja tehokkuuden kasvu. Tuottavuuden ja tehokkuuden kasvu toteuttaa Taitoan strategista tavoitetta reaalikustannusten alenemasta asiakkaille. Tuottavuuden ja tehokkuuden kasvattamisessa keskeisessä osassa ovat Taitoan valtakunnalliset taloushallinnon ja palkanlaskennan järjestelmät. Yhteistyön avulla Salolle saadaan huomattavasti nykyistä kehittyneempi ja tulevaisuuteen tähtäävämpi teknologia-alusta kuin yksin toimittaessa. Käyttöönottamalla uudet talous-ja palkanlaskentapalveluiden järjestelmät Salo toteuttaa strategista kumppanuutta ja varmistaa osaltaan hyötyjen ulosmittaamisen Taitoa kumppanuudesta. Vaihtoehtojen vertailua Talouspalvelut on yhdessä Taitoan ja Tieran kanssa käynyt läpi tarjolla olevat vaihtoehtojen ominaisuudet. Käyttöönottoprojektiin liittyvät tiedot perustuvat 25.6.2015 päivättyihin tarjouksiin ja hintatiedot em. tarjouksiin sekä 2.12.2015 päivättyyn Kuntien Tiera Oy:n hintaliitteeseen, jossa on otettu huomioon SOTE siirtymän vaikutus ERP-toiminnanohjausjärjestelmän lisenssi- palvelumaksuhinnoitteluun 1.1.2019 alkaen. Kuntamalli Kuntamalli on julkishallinnon organisaatioille rakennettu, prosessien mukaisista moduuleista koostuva, joustava kokonaisuus. Se tukee valikoituja, tuotteistettuja prosesseja. Kuntamallin moduulit voidaan ottaa käyttöön loogisiin vaiheisiin porrastettuna, asiakkaan tavoitteiden mukaisesti. Käyttöönotto on suhteellisen nopeaa tuotteistetusta integraatiosta johtuen. Moduuleja ovat: Talousarvion seuranta UDP vakioraportointikanta Kirjanpito ja tilinpäätös Ostoreskontra Käyttöomaisuus Taloussuunnittelu Maksuliikenne Sisäinen laskenta Myyntireskontra Laskutus Konsernitilinpäätös Kierrätys Arkistointi Aikaisemmista ratkaisuista poiketen mukana on ohjaava automatiikka, joka vähentää virheiden mahdollisuutta. Tehokkaat työvälineet nopeuttavat poikkeamien löytämistä ja korjaamista. Keskijohto pystyy helposti seuraamaan taloudellista tilannetta ja reagoimaan nopeammin ja ennakoivasti talouden muutoksiin. Strategisten tavoitteiden toteutumisen
seurantaa ja taloustietojen raportointia varten taloustietojen rinnalle voidaan ottaa käyttöön toiminnallisia mittareita. Järjestelmien yhteensopivuutta ja tiedon käytettävyyttä parannetaan Taitoan integraatioväylän avulla, joka koostaa eri sovellusten väliset tiedot toimien rajapintana erillisille raportointiratkaisuille. Tämä poistaa aiemmin ongelmana olleet pistemäiset liittymäratkaisut sekä tuo kustannustehokkuutta eri järjestelmien väliseen tiedon välitykseen. Tuotteistettujen prosessien ja integraatioiden johdosta käyttöönotto on nopeaa ja selvästi edullisempaa kuin vastaavan ERP-ohjelmistoon perustuvan kokonaisuuden käyttöönotto. Kuntamallia kehitetään jatkuvasti yhdessä asiakkaiden ja järjestelmätoimittajien kanssa. Tulevaisuuden kehityskohteita ovat mm. mobiilisovellukset (ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyminen), Rondo-laskutus ja Raindance-seuranta. Viimeisimmät kuntamallin käyttöönotot on toteutettu Keravalla, Varkaudessa ja Rovaniemellä. ERP toiminnanohjausjärjestelmä Tieran tarjoama ERP toiminnanohjausjärjestelmä pitää sisällään valmiit kuntasektorin taloushallinnon toiminnallisuudet ja järjestelmän käyttö-, ylläpito- sekä kehittämispalvelut. Kunta ERP palvelun käyttöönotto vähentää liittymien määrää, koska ERP ratkaisun keskeinen konsepti on sisäänrakennettu integraatio. Se mahdollistaa joistakin esijärjestelmistä luopumisen. Ratkaisu on muiden kuntien käyttöönottoprojekteista johtuen monistettava ja käyttöönotto- ja käyttökustannukset ovat perinteisiä ERP-käyttöönottohankkeita edullisempia. Kehittämisen kustannukset jaetaan kaikkien ERP-asiakkaitten kesken. Tiera seuraa tiiviisti kuntatoimialan kehitystarpeita ja kehityskohteet sovitaan yhdessä kaikkien toimijoiden kanssa. Järjestelmällä on lähes rajaton laajennettavuus uusiin toiminnallisuuksiin ja sitä kautta säästöjen löytämiseen. Yhteiset tiedot ovat käytössä yli koko järjestelmäkokonaisuuden tieto kerran järjestelmään periaatteella. Toiminnanohjausjärjestelmä vähentää päällekkäistä työtä ja nopeuttaa asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa. Perinteisiin järjestelmiin verrattuna säästöä arvioidaan syntyvät lähes kaikissa taloushallinnon prosesseissa. Järjestelmään sisältyvän hankintamoduulin hyödyntäminen ja sujuva hankintaprosessi antaa mahdollisuuksia merkittäviinkin säästöihin vuositasolla. Järjestelmä tuottaa tietoa kunnan määrittelemien tarpeiden mukaisesti suunnittelun, päätöksenteon, seurannan ja toiminnanohjauksen tarpeisiin. Järjestelmä mahdollistaa yhdenmukaisen ja reaaliaikaisen tiedon saatavuuden ja se tuottaa tietoa toiminnanohjuksen ja suunnittelun tarpeisiin sekä viranomasiraportointiin. Tavoitteena on kehittynyt palveluiden ohjaus yli organisaatiorajojen. Kunta ERP toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamien ominaisuuksien käyttöönotto on työlästä ja vaatii sellaista osaamista ja resursointia, jota kaupungilla ei ole. Riskinä on, että kaikkia toiminnallisuuksia ei saada
käyttöön ilman erityistä panostusta. Tätä ei ole huomioitu kustannusvertailussa. Tieran kunta ERP toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotot on toteutettu Mikkelissä ja päätös käyttöönotosta on tehty Kajaanissa. Hinta- ja käyttöönottovertailu Kuntamallin kokonaiskustannusarvio ilman optioita on 261 277 euroa (alv 0). Kustannusarvio ei sisällä konversioita, koulutussuunnitelmaan liittyviä kustannuksia ja projektista aiheutuvia matkakuluja. Taitoan veloittamat jatkuvan palvelun kuukausimaksut säilyvät korkeintaan nykyisellä tasolla. (v. 2016 kustannukset 1 110 300 euroa) Hinnoittelussa voidaan vuoden 2017 alusta siirrytä suoritepohjaiseen hinnoitteluun, jolloin tilaajalla on mahdollisuus omia prosessejaan kehittämällä vaikuttaa suoritteiden määrään. Mm. SOTE uudistuksen jälkeen suoritemäärät muuttuvat merkittävästi. ERP toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektin kokonaiskustannukset ovat ilman optioita 822 379 euroa (alv 0). Kustannusarvio ei sisällä konversioita, koulutussuunnitelmaan liittyviä kustannuksia ja projektista aiheutuvia matkakuluja. Tieran 2.12.2015 päivätyn hintaliitteen mukaan SOTE uudistuksen seurauksena tilaajalle hyvitetään 1.1.2019 poistuvista käyttöoikeuksista maksettu ostohinta 94 000 euroa, jonka jälkeen tarjouksen mukaiseksi hankintahinnaksi jää 728 379. SOTE uudistus pienentää kuukausittaista lisenssien tukimaksua 1 715 euroa kuukaudessa. Em, lisäksi Tieran jatkuvan palvelun kuukausimaksu on 9 150 euroa kuukaudessa, joka SOTE uudistuksen jälkeen laskee 7 435 euroon kuukaudessa. Tämän lisäksi maksetaan Taioalle talouspalvelutehtävien tuottamisesta sama palvelumaksu kuin kuntamallissakin. Tarjouksen kustannukset eivät pidä sisällään konversioita, koulutussuunnitelmaan liittyviä kustannuksia ja projektista aiheutuvia matkakuluja. Lisäkustannuksia syntyy myös toimintatapojen ja prosessien harmonisoinnista, perustietojen harmonisoinnista ja siivouksesta, muutoksista työasemalaitteistoissa ja lisensseissä, kolmannen osapuolen töiden ohjauksesta, koulutuksesta sekä käyttö- ja toimintaohjeiden laatimisesta. Nykyisten raportointi ja kustannuslaskentajärjestelmien liittymät laskutetaan myös erikseen. Arvion mukaan em. toimista henkilötyöpäiviä kuntamallia käyttöön otettaessa tarvitaan merkittävästi vähemmän kuin ERP toiminnanohjausjärjestelmää käyttöönotettaessa. Lisätöiden arvo on kuntamallissa n. 30 000 euroa ja ERP ratkaisussa vajaat 200 000 euroa. Edellisten lisäksi lisäkustannuksia syntyy kummassakin tapauksessa päätearkistointiratkaisusta ja kuntamallin osalta Qlikview raportointiohjelman sekä Opiferus kustannuslaskentaohjelman liittämisestä järjestelmään. Myös Liikelaitos Salon Veden mukaan ottamisesta syntyy
kustannuksia. Lisätöiden laajuudesta ja ajankohdasta päätetään käyttöönottoa ohjaavissa projektiryhmissä. Hintayhteenveto: Kuntamalli ERP Käyttöönotto 261 277 822 379 Arvio lisätöistä *) 30 000 200 000 YHTEENSÄ 291 277 1 022 379 *) Ei pidä sisällään arkistointiratkaisua. Siitä päätetään projektin aikana Arvio jatkuvan palvelun kustannuksista / kk 92 525 101 675 Vuoden 2016 talousarvioon henkilöstö- ja talouspalveluihin on varattu 100 000 euroa henkilöstöhallinnon ja talouspalvelujen ohjelmiston käyttöönottoon, joka on arvio vuoden 2015 aikana syntyvistä kuluista. Käyttöönotto rahoitetaan viiden vuoden leasingrahoituksella. Salon kaupunki on joitakin vuosia sitten kilpailuttanut työasemien yms. ICT laitteiden ja palvelujen rahoituksen. Kilpailutuksen voitti 3 Step It, jonka kanssa rahoituksesta neuvotellaan. Lisäksi talousarvioon on varattu määräraha kahden vuoden määräaikaista talousasiantuntijaa varten. Osaa hänen työpanoksestaan on suunniteltu käytettäväksi mm. käyttöönottoprojektien koordinointitehtäviin. Esitetään, että Salon kaupungin talouspalvelut siirretään Taitoan kuntamallin mukaiseen tavoitejärjestelmään. Esitys perustuu siihen, että Taitoan kuntamalli on hinnaltaan selkeästi edullisempi ja järjestelmällä pystytään tuottamaan talouspalvelut ja tavoitetilan mukaiset palvelut lähes kaikilta osin. Käyttöönottoprosessi on mahdollista hoitaa olemassa olevilla resursseilla. Kunta ERP:n käyttöönotto edellyttää erityisosaamista, joihin ei ole varauduttu. Tässä vaiheessa ei ole tarkoituksen mukaista lähteä laajaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon ottaen huomioon tulossa olevat sote uudistuksen aiheuttamat muutokset kunnan toimintaan. Tarjoukset tarkennuksineen ovat kaupunginhallituksen kokousjärjestelmässä oheismateriaalina. Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus päättää, että Salon kaupungin talouspalveluiden järjestelmät siirretään Taitoan kuntamallin mukaiseen tavoitejärjestelmään esittelytekstissä esitetyin perustein. Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.