KOKOUSKUTSU HALLITUS. Aika: Tiistai klo KTO Kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus Myllyojantie 2, Naskarla

Transkriptio

1 KOKOUSKUTSU HALLITUS Aika: Tiistai klo Paikka: KTO Kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus Myllyojantie 2, Naskarla Jäsen Ilmoittanut poissaolostaan Varajäsen Ranta Hannu, pj. Suominen Tuulia Allén Pipsa, vpj. Oinas Inkeri Birstolin Anita Rintee Saila Isomäki Olavi Haalisto Ilpo Kallonen Kalevi Majuri Inkeri Mäki-Tanila Heimo Lappalainen Pasi Rannikko-Laine Malla Kari Kirsti Rihko Leena Nieminen Tomi Sorsa Leila Kallioinen Heikki Ervelä Risto valtuuston puheenjohtaja Nordqvist Harry valtuuston 1 vpj. Kanala Kari valtuuston 2 vpj. Aaltonen Seija kuntayhtymän johtaja Nieminen Tero laskentapäällikkö Metsähonkala Marika palvelu- ja kehittämisjohtaja Sauna-aho Oili palvelujohtaja Pyökäri Niina henkilöstöpäällikkö Puhakka Irja hallinnon sihteeri Käsiteltävät asiat: 72 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 73 Pöytäkirjan tarkastajat 74 Salainen 75 Taloushallinnon uudelleen organisointi Muut asiat Paimiossa, MERK. HANNU RANTA Irja Puhakka puheenjohtaja sihteeri

2 Hallitus KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 72 Kokous todettaneen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT 73 Tämän pöytäkirjan tarkastajiksi valittaneen Anita Birstolin ja Olavi Isomäki.

3 Hallitus SALAINEN 74

4 Hallitus TALOUSHALLINNON UUDELLEEN ORGANISOINTI Hallitus Taloushallinnon uudelleen organisoinnin valmistelua on jatkettu Kunnan Taitoa Oy:n kanssa. Palvelujen siirron suunnitteluvaiheen aikana on käyty läpi KTO:n taloushallinnon prosessit yksityiskohtaisesti ja mietitty yhdessä, miten taloushallinnon prosessit voitaisiin Taitoan hoitamina järjestää. Lisäksi Taitoan kanssa on käyty useaan otteeseen läpi uusien IT-järjestelmien kokoonpanoa ja ominaisuuksia. Taitoa on valittu KTO:n yhteistyökumppaniksi, koska Taitoa on henkilöstön kannalta paras vaihtoehto (verrattuna siihen, jos toiminta olisi jatkunut KTO:ssa tai jos toiminta ulkoistettaisiin yksityiselle toimijalle). KTO:n jäsenkunnat käyttävät Taitoan palveluita laajasti (Turku, Salo, Taivassalo, Pyhäranta) ja lisää asiakkuuksia on tulossa jatkuvasti Taitoalle. Taitoa on kuntien ja kuntayhtymien omistama voittoa tavoittelematon yhtiö. Taitoalla on nykyaikaiset ja laajalti käytössä olevat ohjelmistot. KTO saa nämä ohjelmistot käyttöön palvelujen siirrossa. Suunnitteluvaiheen tuloksena esitetään, että KTO:n palkanlaskenta, ostolaskujen käsittely, kirjanpidon rutiinit, maksuliikenne ja osto- ja myyntireskontran hoito siirretään Taitoalle. Näiden toimintojen mukana Taitoalle siirtyy KTO:n kaksi palkanlaskijaa ja yksi reskontranhoitaja. Kirjanpitäjän toimenkuvaa muutetaan ja hän jää KTO:n palvelukseen. Taitoa tarjoaa taloushallinnon palveluiden hoitamiseen taloushallinnon ohjelmiston ja palkanlaskentaohjelmiston. Taloushallinnon ohjelmistokokonaisuuteen sisältyy ostolaskujen kierrätysjärjestelmä. Palkanlaskennan ohjelmistokokonaisuuteen kuuluu myös henkilöstöhallinnon osio ja matkalaskuosio. Palvelujen siirron kustannukset koostuvat käyttöönottokustannuksista ja jatkuvan palvelun veloituksista. Arvioidut käyttöönottokustannukset ovat n (alv 0%). Kustannusarvio pohjautuu käyttöönotossa tarvittavaan arvioituun ohjelmistotoimittajan ja Taitoan työmäärään. Taitoan jatkuvan palvelun veloituksen arvio vuodelle 2016 on Tämä summa sisältää sekä taloushallinnon että palkanlaskennan palvelut. Veloitussumma pohjautuu KTO:n ilmoittamiin tositemääriin ja tämä summa voi muuttua, jos tositemäärät muuttuvat. Käyttöönottokustannukset ja Taitoan jatkuvan palvelun veloitussumma tullaan sisällyttämään vuoden 2016 toimintasuunnitelmaan. Nykyiset kustannukset siirtyvistä toiminnoista ovat Taitoan jatkuvan palvelun veloitus on suurempi kuin nykyiset kustannukset siirtyvistä toiminnoista. Suurempien kustannusten vastapainoksi saadaan uudet, nykyaikaiset ohjelmistot käyttöön. Koko KTO:n organisaation työaikaa säästyy uusien ohjelmistojen ja toimintatapojen johdosta. Lisäksi Taitoalta saadaan ohjelmistojen ylläpidon ja tukipalvelut. KTO hyötyy Taitoan erikoisasiantuntemuksesta taloushallinnossa ja palkkahallinnossa ja talousraportoinnin laatu paranee.

5 Hallitus Liitteessä 4 on lueteltu palvelujen siirron hyödyt KTO:lle ja siirtyville henkilöille sekä palvelujen siirron riskit. KUNTAYHTYMÄN JOHTAJA: Hallitus päättää esittää valtuustolle, että 1. palkanlaskenta, ostolaskujen käsittely, kirjanpidon rutiinit, maksuliikenne ja osto- ja myyntireskontran hoito siirretään liikkeen luovutuksella Taitoa Oy:lle alkaen; 2. hallitus hyväksyy ohjelmistojen vaihtoinvestoinnin yhteensä Päätös: Keskustelun jälkeen päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Valt Palvelujen siirron hyödyt KTO:lle ja siirtyville henkilöille sekä palvelujen siirron riskit liitteenä 5. Valtuusto päättää, että 1. palkanlaskenta, ostolaskujen käsittely, kirjanpidon rutiinit, maksuliikenne ja osto- ja myyntireskontran hoito siirretään liikkeen luovutuksella Taitoa Oy:lle alkaen; 2. hallitus hyväksyy ohjelmistojen vaihtoinvestoinnin yhteensä Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Hall Kuntayhtymän johtajalle tuli tietoon, että valtuustolle esitetyn ja valtuuston päättämän vaihtoinvestoinnin euromäärä tulee olemaan huomattavasti valtuuston päättämää euroa suurempi. Aiemmasta esityksestä puuttuivat palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon IT-järjestelmien vaihtoinvestoinnin summa. Lisäksi vaihtoinvestoinnin summassa ei ollut otettu huomioon tarpeellisten optioiden (taloussuunnittelu, ostolaskujen sähköinen kierrätysohjelma, konversiot, koulutus, liittymät) aiheuttamaa kustannuslisäystä. Laskentapäällikkö teki uudet laskelmat, jotka tarkistettiin yhdessä Taitoan toimitusjohtajan kanssa. Kun otetaan huomioon aiemmin puuttuneet summat, niin arvioitu vaihtoinvestoinnin summa on Todettiin, että valtuuston päätöksen jälkeen on tullut ilmi talousjohtajan virheellinen kirjaus koskien vaihtoinvestoinnin kustannuksia. Nykyisen palkanlaskentaohjelmiston tuki ja ylläpito päättyy , jonka vuoksi palkanlaskennan

6 Hallitus ohjelmiston uusimisen aikataulu on kriittinen. Aiheeseen liittyvä oheismateriaali (luottamuksellinen) on jaettu hallituksen pöytäkunnalle. KUNTAYHTYMÄN JOHTAJA: Hallitus päättää pyytää tarjoukset Taitoalta ja KuntaProlta 1. palkanlaskennasta (sisältäen henkilöstöhallinnon ohjelman), ostolaskujen käsittelystä, kirjanpidon rutiineista, maksuliikenteestä ja osto- ja myyntireskontran hoidosta; 2. asia otetaan uudelleen hallituksen käsiteltäväksi ja ylimääräisen valtuuston käsiteltäväksi klo 12; 3. tämä päätös toimitetaan valtuustolle tiedoksi pöytäkirjan tarkastamisen jälkeen. Päätös: Keskustelun jälkeen päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 75 Hallitus tekee kokouksessaan päätöksen valtuustolle tehtävästä esityksestä koskien taloushallinnon uudelleen organisointia. Kokouksen tekemä päätösesitys viedään valtuuston käsiteltäväksi