KALAJOEN KAUPUNKI TARJOUSPYYNTÖ 17.3.2016 Maankäyttöpalvelut TARJOUSPYYNTÖ KALAJOEN KAAVASUUNNITTELUN PUITEJÄRJESTELY 2016-2020 Kalajoen kaupunki on reilun 12 500 asukkaan kehittyvä kaupunki Pohjois-Pohjanmaalla. Kalajoella kaavoitus ja maankäytön suunnittelu on aktiivista. Monipuoliset suunnittelutehtävät kohdistuvat pääosin yhdyskuntarakenteen laajenemisalueisiin kaupungin keskustaajamassa, Himangan taajamassa, Hiekkasärkkien matkailualueella ja Kalajoen satamassa. Osa kaavoitustehtävistä tehdään kaupungin omana työnä ja tuulivoimakaavojen laadinnasta vastaavat toimijoiden valitsemat kaavanlaatijat, mutta merkittävä osa kaavahankkeista on tarkoitus antaa puitesopimuskonsulttien tehtäväksi. Tulevina vuosina kaavoitustehtävät ovat pääasiallisesti asemakaavoja, joilla mm. tiivistetään asunto- ja teollisuusalueita keskustassa ja laajennetaan Hiekkasärkkien loma-asuntoalueita. Erityisen mielenkiintoinen tulevista asemakaavahankkeista on Sautinkarin asemakaava Himangalla. Yleiskaavahankkeiden lukumäärä tulevina vuosina on todennäköisesti pieni merkittävin yleiskaavahanke on kuluvana vuonna alkavaksi ajoitettu Hiekkasärkkien rantaharjualueen osayleiskaavan laajennus valtatien 8 mantereen puolelle. HANKINTAMENETTELY Hankinnassa noudatetaan avointa hankintamenettelyä. Työn ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon. Koko hankinnan arvoksi arvioidaan 300 000, joka pyritään jakamaan tasaisesti eri vuosille. HANKINTAILMOITUS Hankinnasta julkaistaan ilmoitus HILMA-portaalissa (www.hankintailmoitukset.fi) sekä Kalajoen kaupungin Internet-sivuilla osoitteessa http://kalajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/kaavoitus-ja-maankaytto/kaavoitus/. Tarjouskilpailussa valitaan vähintään kolme toimittajaa, joista yksi erityisesti yleiskaavahankkeisiin. TARJOAJAN KELPOISUUS Tarjoajalta edellytetään, että kaavahankkeisiin voidaan projektinvetäjäksi osoittaa kaavan laatijoiden rekisterin jäsenyyden omaava henkilö. Yksittäisiin asemakaavahankkeisiin voidaan edellyttää, että tarjoajalla on käytettävissä hankkeeseen arkkitehti. Projektipäälliköltä edellytetään täydellistä suomen kielen hallintaa. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain 52-54 :n, 63 :n ja 71 :n mukaan. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea hankintalain 61 :n mukaisesti hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous. Tällöin kuitenkin pyydetään ensin sähköpostitse tarjoajalta selvitystä tarjouksen perusteista TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET Tarjoukseen on liitettävä tilaajavastuulain 5 :n mukaan seuraavat selvitykset: - Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin, sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. - Kaupparekisteriote. - Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä. - Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. - Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista.
MUUT HANKINTAEHDOT Hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lainsäädäntöä sekä konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013. Tarjoaja ei saa esittää tarjouksessaan omia ehtojaan. Tarjoajan omien toimitusym. sopimusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. Konsultit saavat käyttää alikonsultteja ja tehdä heidän kanssaan yhteisen tarjouksen. Tästä on kuitenkin mainittava tarjouksessa. TEHTÄVÄNMÄÄRITYS Suunnittelutehtävät ovat vaativia, laaja-alaisia ja monia sidosryhmiä koskevia. Työn tekeminen edellyttää hyvää kokemusta maankäytön suunnittelusta sekä yhteistyökykyä eri intressitahojen ja asiantuntijoiden kanssa. Lähivuosina vireille tulevista kaavahankkeista on listaus liitetiedostona olevassa vuoden 2015 kaavoituskatsauksessa, joiden lisäksi on mahdollista, että vireille tulee sopimuskauden aikana muitakin kaavahankkeita. Vuoden 2016 kaavoituskatsaus ja vuosien 2016-2020 kaavoitusohjelma on tarkoitus julkaista Kalajoen kaupungin internet-sivuilla, kun se on hyväksytty. Puitejärjestelyyn sisältyvät seuraavat tehtävät: 1. Asema- ja yleiskaavojen tai niiden osien laatiminen 2. Luonto-, maisema-, ympäristö ja mahdollisten muiden selvitysten tekeminen 3. Rakennustapaohjeiden ja havainnekuvien laatiminen 4. Kaavahankkeiden esittely kaupungin toimielimissä 5. Osallistuminen viranomais- ja työpalavereihin Tarjoaja saa käyttää alihankkijoita. Mikäli tarjoaja käyttää työssä alihankkijoita, tarjouksessa on mainittava työhön osallistuvien alihankkijoiden osalta samat tiedot kuin tarjoajan omalta työryhmältä. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, vastaa tarjoaja alihankkijoiden työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Kaava-aineisto tulee toimittaa Kalajoen kaupungin tilaamassa muodossa (dwg, MSOffice, pdf) sähköisesti. Konsultti sitoutuu käyttämään Kalajoen kaupungin layoutia kartoissa ja muissa asiakirjoissa. TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjoaja voi tarjoutua sekä yleis-, että asemakaavojen suunnitteluun tai rajata tarjouksen koskemaan ainoastaan yleiskaavoitusta tai ainoastaan asemakaavoitusta. Tarjouksessa tulee esittää: 1. Tehtävään esitettävien henkilöiden esitteet, toimipaikat sekä tuntiveloitusryhmät ja -hinnat. Henkilöesitteistä tulee ilmetä henkilön ammattitaito, kokemus sekä muut mahdolliset ominaisuudet, kuten paikallistuntemus ja yhteistyökyky. 2. Työryhmän referensseinä esitetään enintään kolme esimerkkiä yleiskaavahankkeista, asemakaavahankkeista ja havainnollistuksista. 3. Mahdollisilta alikonsulteilta em. tiedot. Tarjouksessa tulee esittää vähintään yhden henkilön tiedot jokaista puitejärjestelyyn sisältyvää tehtävää kohti. Projektipäälliköiden osalta tulee esittää enintään kahden ja suunnittelijoiden sekä asiantuntijoiden osalta enintään kolmen henkilön tiedot tehtävää kohti. Tarjouksessa annettavien tuntiveloitushintojen tulee olla voimassa 1.7.2016 30.6.2020. Tuntiveloitushintojen tulee sisältää palkat ja sosiaali- ja yleiskustannukset, korvaukset atk:n käytöstä, itse tehtyjen työpiirustusten kopioinnista ja kaikki työn vaatimat matkakustannukset myös toiselta paikkakunnalta Kalajoelle. Kopiointi kopiolaitoksessa korvataan toteutuneiden kustannusten mukaan. Alikonsultin laskutus tapahtuu pääkonsultin kautta.
TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous annetaan kahdessa kirjekuoressa: Laatukuori, johon laitetaan referenssit ja henkilötiedot liitteineen. Hintakuori, jossa esitetään tuntiveloitusryhmät ja -hinnat Hintakuori laitetaan laatukuoren sisään. Suomenkieliset kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa 27.4.2016 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Kalajoen kaupunki Kaavasuunnittelun puitejärjestely Kalajoentie 5 85100 Kalajoki Kuoressa on oltava merkintä Kaavasuunnittelun puitejärjestely. Tarjousten on oltava voimassa 27.6.2016 asti. TARJOUSTEN AVAUS Tarjoukset avataan suljetussa tilaisuudessa Kalajoen kaupungintalolla 28.4.2016. TARJOUKSEN VALINTAPERUSTEET Kalajoen kaupunki tekee puitesopimuksen ajalle 1.7.2016 30.6.2020 vähintään kolmen konsultin kanssa. Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinnan osuus on 30% ja laadun 70%. Vertailuperusteet ovat seuraavat: Hinta-arvioinnissa verrataan tarjouksen henkilöryhmittäisiä (SKOL) tuntiveloitushintoja. Henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat painotetaan seuraavasti: Henkilöryhmä painotus 01 20 % 02 20 % 03 20 % 04 20 % 05 10 % 06 10 % Tarjousten vertailuhintana käytetään kaikkien hintavertailussa hyväksyttyjen tarjousten mukaan laskettua painotettua tuntiveloitushintojen keskiarvoa. Halvin hyväksytty tarjoushinta saa 10 pistettä ja muut pisteytetään siten, että kaksinkertainen tarjoushinta ja sitä suuremmat tarjoushinnat saavat 0 pistettä. Loput tarjoukset asetetaan syntyvälle asteikolle tarjouksen hinnan perusteella. Laatupisteytys suoritetaan toimitettujen asiakirjojen perusteella käyttäen seuraavia tekijöitä: 1. Työryhmän referenssit 50 % 2. Projektinvetäjien ja muiden vastuuhenkilöiden ammattitaito, kokemus, paikallistuntemus ja yhteistyökyky 30 % 3. Muiden maankäytön suunnittelijoiden ja asiantuntijoiden ammattitaito, kokemus ja yhteistyökyky 20 % Kalajoen kaupungin tavoitteena on valita puitejärjestelyyn keskenään erilaisia toimittajia. Arviointi suoritetaan erikseen yleiskaavoituksen ja asemakaavoituksen osalta. Jos tarjoaja tarjoutuu sekä yleis-, että asemakaavoitukseen, on yleiskaavoitukseen esitettävien henkilöiden ja referenssien oltava erotettavissa asemakaavoitukseen esitettävistä henkilöistä ja referensseistä. Lopullisessa laatu- ja hinta-arvioinnissa asetetaan paremmuusjärjestykseen kaikki hyväksytyt tarjoukset niin yleiskaavoituksen, asemakaavoituksen kuin niiden yhteistarjouksen perusteella, kuitenkin niin, että tilaaja valitsee vähintään yhden
yleiskaavoitukseen erikoistuneen, vähintään yhden asemakaavoitukseen erikoistuneen toimittajan sekä yhden tarjousten kokonaisarvioinnin perusteella. Laatuarviointi tehdään vain tarjouksessa esitettyjen henkilöiden ja referenssien osalta. Laatuarvioinnissa arvioidaan henkilöiden ammattitaito ja koulutus sekä kokemus ja ansiot vastaavista suunnittelutehtävistä. Henkilöiden arvioinnissa huomioidaan myös yhteistyökyky ja paikallistuntemus. Lisäksi arvioidaan työryhmän referenssit. Tarjousten laatuarviointi suoritetaan käyttämällä asteikkoa 0 10. Paras mahdollinen saa arvosanan 10 ja hylättävä taso arvosanan 0. Tarjoajia verrataan sekä asteikkoon yleensä että myös toisiinsa siten, että laatutasoltaan kullakin kriteerillä paras tarjoaja saa korkeimman pistemäärän asteikkoon suhteutettuna. Mikäli tarjoajien ominaisuuksissa ilmenee eroja, muille annetaan eron suuruutta kuvaavasti alempia pistemääriä. Mikäli konsultti saa laatuarvioinnissa jostakin tehtävästä 0 pistettä, tarjous voidaan hylätä. Tilaaja pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. HANKINTAPÄÄTÖS Hankintayksikkö on Kalajoen kaupunki. Hankintapäätöksen tekee Kalajoen kaupungin tekninen lautakunta. Valinnasta ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisenä tiedoksiantona virallisen hankintapäätöksen jälkeen. Sopimus syntyy molempien osapuolien allekirjoitettua kirjallisen toimeksiantosopimuksen. Toimeksiantosopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Kalajoen kaupunki varaa oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista. Kaupunki voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. Kaupunki ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään. TYÖN TILAAMINEN PUITEJÄRJESTELYYN VALITULTA TOIMITTAJALTA Puitesopimuksen piirissä yksittäiset hankinnat tehdään pääsääntöisesti suorahankintana sopimuskumppaneilta. Tilaaja pyytää kustakin kaavahankkeesta tai maankäytön suunnittelutehtävästä erikseen tarjouksen tehtävään parhaiten soveltuvalta toimittajalta. Tehtävään parhaiten soveltuva toimittaja valitaan toimittajan puitejärjestelyyn esittämän tarjouksen perusteella hankekohtaisesti. Tilauksesta tehdään viranhaltijapäätös. Hankekohtaisessa tarjouksessa tulee esittää hinta ja työohjelma aikatauluineen, näkemys työn suorittamistavasta sekä projektinvetäjä ja muut työhön osallistuvat henkilöt. Tarjouksen tulee perustua puitesopimuksen mukaisiin tuntiveloitushintoihin. Jos tilaaja katsoo, että näin annettu tarjous vastaa tilaajan arviota työn määrästä ja sisällöstä, tehdään sopimus. Sopimuksen veloitusperusteena käytetään joko kokonaispalkkiota (KSE 5.2.1) tai aikapalkkiota henkilöryhmittäin (KSE 5.2.3), joita ei ilman tilaaja suostumusta saa ylittää. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita tai olla valitsematta puitesopimuksella tehtävät suunnitelmat. SOPIMUSKAUSI Sopimus on voimassa 30.6.2020 asti. Sopimuskauden päättyessä keskeneräiset kaavahankkeet viedään loppuun puitesopimuksessa sovituin ehdoin. SOPIMUSEHDOT Puitejärjestelyssä käytetään tarjouksessa nimettyjä henkilöitä. Muun kuin tarjouksessa esitetyn henkilöstön käytöstä sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Tilaajan ja konsulttien välillä tehtävässä puitesopimuksessa sovelletaan konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja (KSE 2013). Puitesopimuksissa noudatetaan 21 päivän maksuehtoa hyväksytyn laskun toimittamisesta. Laskutuslisää ei hyväksytä. Laskutus tapahtuu kaavahankekohtaisesti sovittavissa maksuerissä. Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaistaan siinä käräjäoikeudessa, jonka tuomiopiirissä kunta sijaitsee.
TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA VOIMASSAOLO Tarjousasiakirjat siltä osin, kun ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksessa on liike- ja ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat julkisia. LISÄTIETOJA Mahdolliset kysymykset on toimitettava 31.3.2016 klo 12.00 mennessä kaavoituspäällikölle sähköpostiosoitteeseen mikko.alin@kalajoki.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Tarjous kaavasuunnittelun puitejärjestelystä. Vastaukset ovat luettavissa viimeistään 6.4.2016 Kalajoen kaupungin Internet-sivuilla osoitteessa: http://kalajoki.fi/asuminen-ja-ymparisto/kaavoitusja-maankaytto/kaavoitus/. Kalajoella 17.3.2016 Mikko Alin Kaavoituspäällikkö Kalajoen kaupunki