1(10) SÄHKÖNHANKINTAPALVELU Seutukeskus Oy Häme on Hämeenlinnan seudun kuntien omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen palkka- ja taloushallinnosta, ICTpalveluista sekä hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta. Lisäksi yhtiön palveluihin kuuluvat projektinhallintapalvelut. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä mainittujen tahojen kanssa. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön (yhteishankintayksikkö) asiakkaina ovat mm. Hämeenlinnan seudun kunnat, Hämeenlinnan seudun kansanterveystyön kuntayhtymä, Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä, Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä, Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä, Hämeen maakuntaliitto, Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy ja Kanta-Hämeen Pelastuslaitos sekä useita kuntakonserneihin kuuluvia pienempiä toimijoita. Yhteishankintayksikkö pyytää tarjoustanne sähkönhankintapalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan 16.6.2009 ja jatkuu toistaiseksi voimassa olevana sopimusehtojen mukaisesti. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi toimittaja. Yhteisöt Hankinnan kohde ja laajuus Sähkönhankintapalvelun kautta palveluita tuotetaan liitteen 2 mukaisen kohdeluettelon asiakkuuksille. Hankinnan piiriin kuuluvat: - sähkön myyjien kilpailuttamiseen liittyvä asiantuntijapalvelu (palvelukuvaus liitteessä nro 1) - sähkösalkun hallintapalvelu (palvelukuvaus liitteessä nro 1) Hinnankiinnitysten tekeminen aloitetaan välittömästi hankintapäätöksen ja -sopimuksen teon jälkeen. Ostajakonsortion kokonaissähkönkulutus on n. 70 Gwh vuodessa ja sähkökäyttöpaikkoja on n. 1250, osa tuntimitattavia ja osa tyyppikäyräkohteita. Tarkemmin ostajakonsortion kokoa ja rakennetta on kuvattu liitteen 2 mukaisessa kohdeluettelossa. Pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta myös muita sähkönhankintaan ja sähkönkulutuksen seurantaan liittyviä palveluita edellyttäen, että ne ovat hinnoittelultaan markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Tarjouspyynnössä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä siten sido ostajaa. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun 8.5.2009. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot.
2(10) Sopimuksen laajentaminen ja supistaminen Tarjousten käsittely: 1. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 2. Tarjousvertailu 3. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Yhteishankintayksikön perustamissopimuksen mukaan Seutukeskus Oy Hämeen asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöt ja niiden yhdessä tai erikseen enemmistöosuudella hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Pidätetään oikeus liittää tämän tarjouspyynnön perusteella tehtävän sopimuksen piiriin Seutukeskus Oy Hämeen osakasyhteisöt ja niiden yhdessä tai erikseen enemmistöosuudella hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt ilman erillistä kilpailuttamista. Tarjoajan tulee huomioida tämä tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Tarjouspyynnössä mukana olevien yhteisöjen toiminnassa voi sopimuskauden aikana tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan tarpeen/toiminnan järjestämiseen. Tällöin tarjousmenettelyn tuloksena laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 per tarjous. Hyväksytyt tarjoukset kopioidaan veloituksetta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan
3(10) tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 94 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä jommankumman sopijapuolen toimesta irtisanota. Sopimuksen mukaista kuukausiveloitusta maksetaan vain sopimuksen voimassaoloajalta, ei siis tehtyjen hinnankiinnitysten viimeisimpään voimassaoloon asti. Sopimus voidaan irtisanoa ostajan puolelta 1 kuukauden irtisanomisajalla. Toimittajan puolelta irtisanomisaika on 6 kuukautta. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Mahdollisten riitatilanteiden oikeuspaikkana on Hämeenlinnan käräjäoikeus. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 94) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Seutukeskus Oy Häme ei vastaa asiakkaidensa puolesta sopimuksen alaisiin kauppoihin liittyvistä taloudellisista tai juridisista vastuista. Asiakkaat ovat itsenäisesti vastuussa näistä seikoista. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Laatutakuu Niiden kuukausien osalta, joina ostajan todellinen sähkönhinta on korkeampi kuin Nord Poolin keskihinnalla laskettu ostajan loppuhinta, maksetaan sopimuksen mukaisesta palvelumaksu alennettuna 50%:lla. Mikäli sopimus salkunhallintakonsultin kanssa ei enää tällöin ole voimassa Hinnat ja hinnoittelumekanismi, hinnanmuutokset Tarjoushinta tarjotaan tarjouslomakkeella. Tarjottuun kuukausihintaan sisältyvät sekä sähkösalkun hallintapalvelu että sähkönmyyjien kilpailuttamisen asiantuntijapalvelu. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä esitetyt ehdot ja sekä palveluominaisuudet ja niistä toimittajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka toimittaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa.
4(10) Tarjottu hinta on voimassa kiinteänä vuoden 2010 loppuun. Tämän jälkeen hinta on voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Sopijapuoli voi esittää hinnanmuutosta seuraavalle kalenterivuodelle vähintään 6 kuukautta ennen edellisen kalenterivuoden päättymistä. Hinnanmuutokset astuvat voimaan vasta molempien sopijapuolten hyväksyttyä muutoksen. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0%. Ympäristö Raportointi Toimitusehto Laskutus ja maksuehto Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Hankintasopimuksen tarkastelukautena on yksi kalenterivuosi. Toimittajalla tulee olla käytössään extranet -palvelu, jossa toimittaja raportoi ostajalle liitteen nro 3 mukaiset raportit ajantasaisena. Tarjouksessa esitettävät hinnat sisältävät kaikki sellaiset palveluun liittyvät kustannukset, jotka toimittaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Näitä kustannuksia ovat myös matka-, päiväraha-, yms. kustannukset, jotka aiheutuvat tarjotusta palvelusta ja siihen liittyvästä kanssakäymisestä sekä muut palveluun liittyvät asiantuntijakustannukset. Laskutus suoraan loppuasiakkailta (kullekin organisaatiolle oma lasku) arvioidun/edellisen vuoden sähkökulutuksen suhteessa, maksuehto 21 pv netto, viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutuserien määrä sovitaan tarkemmin sopimuksen teon yhteydessä. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot on esitetty liitteessä nro 4. Valintaperuste ja vertailuperusteet on esitetty liitteessä nro 4. Hankintapäätös ja -sopimus Seutukeskus Oy Hämeen hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtaja tekee hankintapäätöksen ja - sopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen lähtökohtaisesti sisällytetä kolmatta osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaiskustannuksiltaan edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen purkamista/irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se sopimus on allekirjoitettu. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouksessa esitettävät tiedot Seutukeskus voi halutessaan käyttää valitsemaansa konsulttia tai konsultteja apuna tarjousten vertailussa ja hankintaprosessissa. Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen aapo.korte@seutukeskus.net, 25.5.2009 mennessä. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjous tehdään liitteen nro 2 mukaisesti tarjouslomakkeella. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia.
5(10) Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö. Vastausaika Vastausosoitteet 1.6.2009 klo 15.00 mennessä, josta tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 6 kuukautta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa kahtena allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena ja sähköpostitse. Ristiriitatilanteissa kirjallinen versio ratkaisee. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Palvelu sopimusaikana on annettava suomen kielellä. sähköposti osoite aapo.korte@seutukeskus.net Seutukeskus Oy Häme Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Arvi Kariston katu 1 B, 1. kerros 13100 HÄMEENLINNA Kuoreen merkintä: sähköenergiatarjous Yhteystiedot Jussi Oksa, Hankintajohtaja puh. 03 621 3805 e-mail jussi.oksa@seutukeskus.net SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö psta Jussi Oksa hankintajohtaja LIITTEET 1. palvelukuvaukset 2. tarjouspyyntö, tarjouslomake, kohdeluetteloyhteenveto 3. raportointi 4. palvelun soveltuvuusehdot, valinta- ja vertailuperusteet
6(10) SÄHKÖNMYYJIEN KILPAILUTTAMISEN ASIANTUNTIJAPALVELU OSTETTAVAN PALVELUN KUVAUS LIITE 1 Sähkönmyyjien osalta käytössä dynaaminen sähkösopimus, joka tarkoittaa sopimusta, jossa hintamekanismi ja marginaali on määritetty, jolloin hintojen kiinnitykset ovat mahdollista koska tahansa. Hintakiinnityksiä on mahdollista tehdä vuosituotteiden ja kausituotteiden osalta, mutta myös pidemmältä ajalta. Roolijako myyjien kilpailuttamisessa: Toimittaja määrittää tarjouspyynnön liitteeksi tarvittavat käyttöpaikkatietoyhteenvedot (kts. tämän tarjouspyynnön liitteenä oleva kohdeluettelo). Ostaja vastaa tietojen hankkimisesta. Toimittaja konsultoi ostajaa tarjouspyynnön teknisen sisällön osalta sekä osoittaa tarvittaessa täsmennystä vaativat kohdat. Ostaja kilpailuttaa sähkönmyyjät eli vastaa hankintamenettelystä ilmoituksineen ja asiakirjoineen sekä hankintapäätöksineen. Toimittaja vastaa tarjouspyynnön hinnoittelumekanismin määrittämisestä siten, että sähkönmyyjän valinta on yksiselitteinen. Toimittaja osallistuu tarjousten hintavertailun laatimiseen, muusta tarjouskäsittelystä vastaa ostaja. Ostaja tekee hankintapäätöksen. Ostaja laatii sähkönostosopimuksen valitun myyjän kanssa. Toimittaja tarkistaa sopimuksen sisällön. Toimittajan tehtävät voidaan hoitaa etätyöskentelynä SÄHKÖSALKUN HALLINTAPALVELU OSTETTAVAN PALVELUN KUVAUS Ostaja vastaa hintakiinnitysten hyväksymisestä. Tätä varten ostaja nimeää yhden henkilön ja tälle kaksi varahenkilöä, jotka vastaavat kaikkien tarjouspyynnössä mukana olevien yhteisöjen hinnankiinnitysten hyväksymisestä. Riippumatta siitä, että ostaja hyväksyy hinnankiinnitykset, on hinnankiinnitysten onnistuminen Toimittajan vastuulla. Toimittaja nimeää henkilön, joka ensisijaisesti vastaa hintakiinnitysehdotusten välittämisestä ostajalle. Toimittaja laatii ja ylläpitää ostajalle rullaavan ostostrategian kolmelle seuraavalle vuodelle. Ostaja hyväksyy strategian. Toimittajan asiantuntemuksen perusteella strategiasta tulee tarvittaessa poiketa ilmoittamalla siitä ostajalle. Toimittaja seuraa reaaliaikaisesti sähkömarkkinoita ja hintoihin vaikuttavien tekijöiden kehittymistä ja tekee ostajalle ehdotuksia hintakiinnitysten tekemisestä. Toimittajan kiinnitysehdotusten ensisijainen tavoite on oikea-aikaiset hintakiinnitykset, toinen tärkeä tavoite on, että tietyn kauden kiinnitys tehdään kauden keskihintaa selvästi alemmalla tasolla. Kiinnitysehdotuksiin liittyen asiakkaalle toimitetaan selkeät päätöksenteon perusteet ja tilanne käydään läpi puhelimitse. Kiinnitysehdotuksia voi tehdä myös sähkönmyyjä. Näissä tapauksissa Toimittaja analysoi myyjän tekemät suositukset ja Toimittaja vastaa lopullisen suosituksen antamisesta. Toimittaja vastaa siitä, että kiinnitystilanne noudattaa laadittua ostostrategiaa sekä sovittuja poikkeuksia. Toimittaja vastaa yhteydenpidosta sähkönmyyjään sekä käyttöpaikkatietojen ylläpidosta ja dokumentoinnista yhdessä sähkönmyyjän kanssa. Ostaja ilmoittaa Toimittajalle muutokset käyttöpaikkatiedoissa. Toimittaja vastaa siitä, että tiedot toimitetaan välittömästi sähkönmyyjille ja verkkoyhtiölle. Toimittaja dokumentoi kaiken hinnankiinnityksiin liittyvän materiaalin tuloksellisuustietoineen sekä toteuttaa ostajalle liitteessä nro 6 esitetyt raportit.
TARJOUSPYYNTÖ, TARJOUSLOMAKE, KOHDELUETTELO 7(10) LIITE 2 Tarjouspyyntö, tarjouslomake ja kohdeluettelo julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
RAPORTOINTI 1. Seuranta 8(10) LIITE 3 Toimittaja on velvollinen toimittamaan ostajalle seuraavan raportin ostajan sitä pyytäessä ostajaryhmittymän käyttöpaikkarekisterin ylläpito vuosikulutustietoineen ja euromäärineen (tuntimitattavat) o listaus sähköenergian käyttöpaikoista ominaisuuksineen sekä kulutus ja euromäärätietoineen organisaatioittain jaoteltuna (sähkönmyynnin osalta) sähkönkulutuskuvaajat vuositasolla (kuukauden kokonaiskulutus kuvattuna) tiedot salkunhallinnan laskutuksesta organisaatioittain 2. Hinnankiinnitysten seurantaraportti Toimittaja on velvollinen keräämään seurantatietoa tekemistään hinnankiinnityksistä sekä raportoimaan onnistumisestaan ostajalle. Kiinnitystilanneraportti/-tilanne hintatietoineen on oltava nähtävillä kaikille organisaatioille reaaliaikaisesti internet-selaimen välityksellä. Lisäksi toimitetaan viikkoraportit markkinoiden toiminnasta viikoittain. Viikkoraportilla tulee näkyä keskeiset markkinamuutokset ja arviot hintakehityksestä. Sähkönmyyjältä edellytetään Myyjän tulee toimittaa organisaatiokohtaisen ja kohdekohtaisen erittelyn käyttöpaikkaluettelosta (organisaatio, kohde, osoite, verkkoyhtiön käyttöpaikkanumero) vuosikulutusarvioineen, mikäli ostaja sitä pyytää (raportti sähköisessä muodossa Excel-tiedostona). Raportti on toimitettava 2 viikon kuluessa pyynnöstä ja maksimissaan 2 krt per vuosi.
PALVELUUN LIITTYVÄT SOVELTUVUUSEHDOT 1. Tarjoajan taloudellinen suorituskyky 9(10) LIITE 4 Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys siitä, että sillä on riittävät taloudelliset edellytykset suoriutua hankittavien palveluiden tuottamisesta ja että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouslomakkeeseen on liitettävä viralliset todistukset: Tarjoaja on maksanut lakisääteiset verottajalle maksettavat maksut ajallaan Tarjoaja on maksanut lakisääteiset työeläkemaksut ajallaan Tarjoajan taloudellinen tila on vakaa, toimitetaan viimeisin tilinpäätös Selvitykset, todistukset ja kuvaukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia (pl tilinpäätös). Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan soveltuvuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjouslomakkeella selvitys seuraavista asioista Tarjoajan hankinnan kohteeseen osoittamalla ensisijaisella salkunhoitajalla on kokemusta tarjouspyynnön mukaisen palvelun tuottamisesta tarjouspyyntöä ostajakonsortiolle vähintään 5 vuoden ajalta Tarjoajalla on sopimuskauden alkaessa palkkalistoillaan vähintään 3 salkunhallintakonsulttia (sairaslomien yms.- poissaolojen aiheuttamien ongelmien välttämiseksi) Tarjoajan salkunhallintapalvelun kautta tehtyjen hinnankiinnitysten sähkönkulutusmääräinen kokonaisarvo vuodessa on vähintään 1,5 Twh (riittävä osoitus organisaation kyvystä tuottaa pyydettyä palvelua ostajakonsortion kaltaiselle asiakkaalle) Tarjoajan koko asiakaskunnan osalta laskettava volyymipainotettu keskihinta (systeemihinta) on vuosina 2002-2008 ollut NordPoolin päiväkohtaista keskihintaa alemmalla tasolla Palvelu annetaan suomenkielellä Näiden selvitysten perusteella arvioidaan tarjoajan soveltuvuutta suoriutua hankinnan kohteen toteuttamisesta. 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Tarjoajan tulee tarjouslomakkeella antaa selvitys siitä, että se hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot. Lisäksi tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö.
VALINTAPERUSTE JA VERTAILUPERUSTEET 10(10) Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset vertaillaan seuraavin kriteerin: Hinta 1. Hinta 30 pistettä max 2. Toteutunut volyymipainotteinen keskihinta edellisiltä vuosilta 40 pistettä max 3. Asiakashoitomalli 10 pistettä max 4. Ensisijaisen konsultin kokemus ja koulutus 20 pistettä max Hinta tarjotaan tarjouslomakkeella. Tarjousvertailussa vertaillaan kuukausihintaa. Edullisin hinta saa vertailussa kriteerin maksimipisteet. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla edullisin / vertailuhinnalla * maksimi_pisteet. Toteutunut keskihinta Tarjouslomakkeella kerrotaan tarjoajan volyymipainotteinen syysteemihinnan toteutunut keskihinta 30 suurimmalle asiakkaalleen vuosittain vuosina 2004-2008. Tarjoukset pisteytetään kaavalla edullisin vuosihinta / vertailuhinta * maksimi_pisteet. Vuosittaiset keskihinnat lasketaan ensin yhteen, jonka jälkeen pisteytys toteutetaan tarjouslomakkeen kohdan vertailukeskihinta mukaisesti edellä esitetyllä kaavalla. Tarjouslomakkeen liitteeksi on liitettävä selvitys laskentaan käytettyjen 30 asiakkaan nimistä. muutoin tarjousta ei käsitellä. Asiakkaiden nimet hyväksytään liike- ja ammattisalaisuuksiksi. Tarjoaja voi ehdottaa toteutuneita keskihintoja liikeja ammattisalaisuuksiksi. ostajalla on oikeus tiedustella hintatasoja esitetyiltä asiakasorganisaatioilta, eikä Tarjoajalla ole oikeutta estää nimettyjä asiakkaita kertomasta hintatasoista. Asiakashoitomalli Asiakashoitomallin osalta arvioidaan tarjouslomakkeella tarjottua palaverikäytäntöä sopimuskauden aikana, joka sisältyy tarjottuun kuukausihintaan. Palaverien tarkoituksena on pitää keskeiset asiakkaat selvillä markkinoiden tilanteesta ja salkun tilasta, jotta asiakkaalla on mahdollista ottaa kantaa hankintastrategioihin ja kiinnityksiin sopimuskauden aikana. Enemmästä kuin 4 palaverista per vuosi ei saa pisteitä vertailussa, koska asiakkailla ei ole aikaa osallistua suurempaan määrään palavereja. Palaverit ovat toimittajan järjestettäviä ja organisoimia palavereja Hämeenlinnassa vanhan Hämeen linnan kaupungin alueella. Palaverit voidaan järjestään Seutukeskus Oy Hämeen tiloissa. Palaverit pisteytetään seuraavasti: 4 palaveria per vuosi 10 pistettä 3 palaveria per vuosi 7 pistettä 2 palaveria per vuosi 4 pistettä 1 palaveri per vuosi 1 pistettä 0 palaveria per vuosi tarjous hylätty Ensisijaisen konsultin kokemus ja koulutus Tarjouslomakkeella tarjotaan ensisijaisen konsultin kokemus salkunhallintakonsultin työstä 0,5 vuoden tarkkuudella. Lisäksi ilmoitetaan konsultin koulutustaso. Kokemusvuodet pisteytetään kaavalla vertailukokemus/pisin_kokemus * maksimi_pisteet. Maksimipisteet ovat kokemuksen osalta 10 pistettä. Koulutus pisteytetään siten, että vakuuttavin koulutus saa 10 pistettä sekä muut tarjoukset suhteutetaan tähän koulutustason ja monipuolisuuden näkökulmasta. Mikäli toimittajan havaitaan myöhemmin antaneen tarjouksen yhteydessä väärää tietoa ja toimittaja tulee valituksi sopimuskumppaniksi, on ostajalla oikeus purkaa tehty sopimus välittömästi sekä Toimittajalle syntyy velvollisuus maksaa sopimussakkona 10 000.