VETÄJÄN OPAS Leonardo da Vinci Liikkuvuushankkeet (22.8.2012) Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Ammatillinen koulutus
SISÄLLYS 1. LEONARDO DA VINCI -OHJELMAN TOIMEENPANO... 4 2. LIIKKUVUUSHANKKEIDEN TOIMINNOT JA KOHDERYHMÄT... 4 3. HANKEHALLINNON PROSESSI LIIKKUVUUSHANKKEISSA... 7 4. RAHOITUSSOPIMUS... 7 5. SOPIMUKSET HANKKEEN ERI OSAPUOLTEN VÄLILLÄ... 10 6. LEONARDO DA VINCI -TUKI... 11 7. TUEN MAKSAMINEN... 13 8. HANKKEEN SEURANTA JA ARVIOINTI... 14 9. SUOSITUKSIA HANKKEEN TALOUSSEURANTAAN... 17 10. ULKOMAANJAKSON LAATUKRITEERIT... 21 11. VAKUUTUS... 21 12. HANKKEEN TIEDOTUS... 21 2
YHTEYSTIEDOT Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Ammatillinen koulutus PL 343 (Hakaniemenranta 6) 00531 HELSINKI Puh. 0295 338 500 (vaihde) Ammatillisen koulutuksen yksikkö Leonardo-liikkuvuushankkeet Mika Saarinen Yksikön päällikkö, puh. 0295338543 Tuula Hautasaari Ohjelma-asiantuntija 591 Petra Helenius Ohjelmakoordinaattori 546 Sari Huttunen Ohjelma-asiantuntija 563 Leena-Maija Talikka Vastaava asiantuntija 532 Sähköpostit: etunimi.sukunimi@cimo.fi tai leonardo@cimo.fi Internet: www.cimo.fi/leonardo 3
Vetäjän opas on tarkoitettu tueksi ja ohjeistukseksi Leonardo da Vinci -liikkuvuushankkeiden koordinaattoreille, organisaatioiden taloushallinnolle ja muille tahoille, jotka osallistuvat liikkuvuushankkeiden toteuttamiseen ja hallintoon. Vetäjän opas ja kaikki hankkeen hallintoon tarvittavat lomakkeet ja sopimuksen liitteet (kuten apurahataulukko, liikkuvuussuunnitelma, ulkomaanjakson laadunvarmistusperiaatteet) ovat saatavilla CIMOn verkkopalvelussa Leonardo-ohjelman sivuilla: www.cimo.fi/leonardo (www.cimo.fi/ohjelmat/leonardo_da_vinci/liikkuvuushankkeet/osallistujalle) 1. LEONARDO DA VINCI -OHJELMAN TOIMEENPANO Leonardo da Vinci -ohjelma on osa Euroopan unionin Elinikäisen oppimisen ohjelmaa (Lifelong Learning Programme 2007 2013). Euroopan komission koulutuksen ja kulttuurin pääosasto vastaa Elinikäisen oppimisen ohjelmasta Euroopassa. Suomessa ohjelmasta vastaa opetusministeriö ja sen toimeenpanoa hoitaa Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO. Leonardo da Vinci -ohjelman hallinto on pääosin hajautettu kansalliselle tasolle. CIMO tiedottaa ohjelmasta ja neuvoo hakijoita sekä käsittelee liikkuvuus- ja innovaation siirto- sekä kumppanuushankehakemukset ja tekee niitä koskevat rahoituspäätökset. CIMO maksaa EUtuen hyväksytyille hankkeille sekä käsittelee väli- ja loppuraportteja. Leonardo-ohjelmasta vastaavan ammatillisen koulutuksen yksikön tehtäviin kuuluu myös hankkeiden kokonaisarviointi ja raportointi komissioon. Jokaiselle hyväksytylle hankkeelle nimetään CIMOsta yhteyshenkilö, joka seuraa hanketta ja tukee hankkeen vetäjää. 2. LIIKKUVUUSHANKKEIDEN TOIMINNOT JA KOHDERYHMÄT 2.1. Opiskelijavaihto ja ulkomaanharjoittelu ammatillisessa peruskoulutuksessa tai oppisopimuskoulutuksessa oleville (IVT) Kohderyhmä toisen asteen ammatillisessa koulutuksessa opiskelevat nuoret ja aikuiset oppisopimusopiskelijat Vaihdon kesto 2-39 viikkoa Kahden viikon jaksot on tarkoitettu vain erityisryhmille. Sisältö Ulkomaanjakso voi sisältää sekä koulutus- että työssäoppimisjaksoja yrityksissä tai oppilaitoksissa. Tavoitteena on, että Leonardo-vaihto olisi osa kotimaassa suoritettavaa tutkintoa, ja korvaisi joko työssäoppimista tai muita tutkintoon kuuluvia opintoja. 4
On suositeltavaa, että vaihtoon lähtijöille järjestetään kieli- ja kulttuurivalmennusta joko ennen vaihtoa ja/tai sen aikana. Valmennus voi tapahtua Suomessa tai vaihdon aikana kohdemaassa. Hankkeelle on voitu myöntää sekä ammatilliseen että kieli- ja kulttuurivalmennukseen erillistä tukea; summa on eritelty rahoitussopimuksessa. Ulkomaanjakso on osa suoritettavaa tutkintoa ja tähtää nuorten osaamisen ja työllistyvyyden parantamiseen. Myös aikuisopiskelijoilla on mahdollisuus lähteä Leonardo-vaihtoon. 2.2. Työmarkkinoilla olevat henkilöt (PLM) Kohderyhmä työmarkkinoilla olevat ammatillisen peruskoulutuksen suorittaneet tai muutoin ammattitaitoa hankkineet työntekijät tai työttömät työnhakijat työvoimakoulutuksessa olevat ammatti- ja erikoisammattitutkintoa suorittavat työpajoissa työskentelevät nuoret yliopistoista tai korkeakouluista vastavalmistuneet sekä jatko- ja täydennyskoulutuksessa olevat henkilöt. Työelämäyhteistyö on erityisen keskeistä, ulkomaanjaksot voivat sisältää sekä opiskelua että harjoittelua. Vaihdon kesto 2-26 viikkoa Sisältö Tukea voidaan myöntää sekä työharjoitteluun että koulutusjaksoihin. Osana Leonardohanketta osallistujille voidaan järjestää sekä ammatillista että kieli- ja kulttuurivalmennusta. Valmennus tapahtuu joko ennen vaihtoa koti- tai kohdemaassa ja/tai vaihdon aikana. Hankkeelle on voitu myöntää erillistä tukea tähän valmennukseen; summa on eritelty rahoitussopimuksessa. 2.3. Asiantuntijavaihdot (VETPRO) Kohderyhmä: kouluttajat ja opettajat koulutusohjelmien suunnittelijat ja hallinnoijat työpaikkaohjaajat ammatillisen ohjauksen ja neuvonnan asiantuntijat yritysten henkilöstöhallinnon edustajat Vaihdon kesto 1-6 viikkoa Vaihdon vähimmäiskesto on 5 työpäivää + matkapäivät Sisältö Asiantuntijavaihdoilla pyritään osaamisen ja ammatillista koulutusta koskevien hyvien toimintatapojen vaihtoon työelämän ja koulutusorganisaatioiden välillä. Keskeistä on koulutuk- 5
sen ja työelämän vuoropuhelu; työelämän muutoksiin valmentautumista ja ammattitaidon päivittämistä. Vaihtoon voi sisältyä työskentelyä yrityksessä. Asiantuntijavaihdot voivat tähdätä myös pienimuotoiseen kehittämistoimintaan, jossa vastavuoroisesti hyödynnetään yhteistyökumppaneiden asiantuntemusta. Myös asiantuntijavaihdoissa painottuu kielitaidon kehittäminen ja erityisesti ammatillisen kielitaidon parantaminen. Osana Leonardo-hanketta osallistujille voidaan järjestää sekä ammatillista että kieli- ja kulttuurivalmennusta. Valmennus tapahtuu joko ennen vaihtoa kotitai kohdemaassa ja/tai vaihdon aikana. Hankkeelle on voitu myöntää erillistä tukea tähän valmennukseen; summa on eritelty rahoitussopimuksessa. Asiantuntijavaihdoissa pyritään konkreettisiin tuloksiin. Olennaista on myös saatujen tulosten hyödyntäminen ja levittäminen. 2.4. Erityissääntöjä liittyen Leonardo-jaksoihin Leonardo-harjoittelu voi tapahtua niin julkisen kuin yksityisen sektorin organisaatioissa mutta ei kuitenkaan EU:n toimielimissä Euroopan yhteisön ohjelmia hallinnoivissa organisaatioissa Leonardo-harjoittelun kansainvälisyysvaatimuksista johtuen harjoittelu ei ole sallittua lähettävän maan suurlähetystöissä ja konsulaateissa kulttuuri-instituuteissa alueellisissa edustustoissa ulkomailla toimivassa suomalaisorganisaatioissa, kuten esim. viennin tai matkailun edistämiskeskuksissa. HUOM! Leonardo-vaihtoihin voivat osallistua myös Suomessa koko tutkintoa suorittavat ulkomaalaiset ja henkilöt, joilla on pysyvä oleskelulupa (status P ). Leonardo-vaihtoihin voivat osallistua kaikkien maiden kansalaiset, jotka asuvat Suomessa ja suorittavat tutkintoa tai ovat työsuhteessa suomalaiseen organisaatioon ml. ammatilliset oppilaitokset. 6
3. HANKEHALLINNON PROSESSI LIIKKUVUUSHANKKEISSA RAHOITUSSOPIMUS ENNAKKOMAKSU 80 % ULKOMAANJAKSOT VÄLIRAPORTTI 1.6. ULKOMAANJAKSOT LOPPURAPORTTI (60 PV) 31.7. SISÄLTÖ- JA TALOUSTARKASTUS LOPPUMAKSU 20 % (tai palautus) 4. RAHOITUSSOPIMUS Ennen ulkomaanjaksojen alkua jokainen hyväksytty Leonardo-liikkuvuushanke tekee rahoitussopimuksen CIMOn kanssa. Sopimus on edellytys Leonardo-tuen maksamiselle. 4.1. Sopimuksen termistöä Kansallinen toimisto (National Agency) Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO on Leonardo da Vinci -ohjelman kansallinen toimisto. Edunsaaja (Beneficiary) Organisaatio, jolle Leonardo-tuki on myönnetty (sopijaorganisaatio). Edunsaaja on laillisesti ja taloudellisesti vastuussa hankkeen toteuttamisesta, taloushallinnosta ja seurannasta. Sopimuksen allekirjoittaa organisaation allekirjoitusoikeuden omaava henkilö. Hankkeen vetäjä eli koordinaattori tulee yleensä edunsaajaorganisaatiosta ja on käytännössä vastuussa liikkuvuushankkeen toteuttamisesta. Apurahansaaja (Participant) Hankkeeseen osallistuva opiskelija, harjoittelija tai asiantuntija, joka osallistuu ulkomaanjaksolle Leonardo-apurahalla. 7
4.2. Muuta hallintotermistöä Tukihenkilö (Accompanying person) Apurahansaajan mukana seuraava henkilö, joka toimii tukihenkilönä joko osan ulkomaanjaksoa tai koko jakson ajan. Tukihenkilö voi olla esim. ulkomaan työssäoppimisjakson aikana suoritettavan näytön arvioitsija tai toimia erityisopiskelijan tukena jakson aikana. Lähettävä organisaatio (Sending organisation) Ulkomaanjaksolle lähettävä organisaatio, joka on yleensä sama kuin edunsaajaorganisaatio. Vastaanottava organisaatio (Receiving organisation) Koulutusorganisaatio tai yritys, joka vastaanottaa osallistujia heidän ulkomaanjaksonsa aikana ja jossa työssäoppimis- tai työelämänjakso tapahtuu. Välittävä organisaatio (Intermediary organisation) Yhteistyöryhmään kuuluva organisaatio, joka toimii välittäjänä lähettävän ja vastaanottavan organisaation välillä esim. etsimällä sopivia työssäoppimis- tai työelämänjaksoyrityksiä ja huolehtimalla, että kaikki järjestelyt toimivat moitteettomasti paikan päällä. 4.3. Sopimusaika Liikkuvuushankkeiden sopimusaika on korkeintaan 24 kk. Hankkeiden sopimusaika alkaa aina 1.6. ja päättyy kaksi vuotta myöhemmin 31.5. Kaikkien Leonardo-vaihtoon osallistuvien on lähdettävä ja palattava ulkomaanjaksolta sopimuskauden aikana. 4.4. Miten rahoitussopimus tehdään Rahoitussopimuksen teko sisältää seuraavat vaiheet: 1. CIMOsta lähetetään rahoitussopimus edunsaajaorganisaatioon sähköpostilla. Sopimus lähetetään hankkeen koordinaattorille. 2. Koordinaattori (edunsaajaorganisaation edustajan) täydentää sopimukset kaksi (2) kpl ja toimittaa allekirjoitettavaksi. Sopimuksen allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeudellinen edustaja. On kuitenkin tärkeää, että hankkeen koordinaattori ja sopimuksen allekirjoittaja käyvät sopimuksen yhdessä läpi. 3. Sopimuksen molemmat kappaleet palautetaan CIMOon. 4. Lisäksi hankkeen koordinaattori sopimuksen liitteenä toimittaa CIMOon täytetyn liikkuvuussuunnitelman (sopimuksen liite VIII) ja maksatuslomakkeen (liite X). Liikkuvuussuunnitelma vahvistaa päätöksessä olevat ulkomaanjaksot. 5. CIMOn puolesta sopimuksen allekirjoittaa CIMOn johtaja, minkä jälkeen sopimus astuu voimaan. 6. Toinen sopimuskappale jää CIMOon ja toinen palautetaan edunsaajalle. 8
7. Tämän jälkeen hankkeelle maksetaan apurahan ensimmäinen erä. 4.5. Muutokset rahoitussopimukseen Muutokset liikkuvuussuunnitelmaan Koordinaattori voi tehdä muutoksia liikkuvuussuunnitelmaan ohjelman yleisiä sääntöjä (esim. vaihdon minimikestot, kohderyhmäkohtaiset säännöt, laatukriteerit) ja maakohtaisten apurahojen ylärajoja noudattaen. Hankkeen alkuperäinen sisältö ja tavoite eivät kuitenkaan voi muuttua: esim. vaihtojen kestoja ei voi järjestelmällisesti lyhentää. Sallittuja muutoksia liikkuvuussuunnitelmaan ovat esimerkiksi: yksittäisen vaihdon kesto lyhenee (myös pidennykset ovat tietysti sallittuja) vaihtoon lähtevien henkilöiden lukumäärä kasvaa vaihtoon lähtevien kohdemaat muuttuvat olemassa olevien partnerimaiden välillä (esim. CIMO on myöntänyt 3 apurahaa Ranskaan ja 3 apurahaa Italiaan, mutta Italiaan olisikin lähdössä 5 opiskelijaa ja Ranskaan vain 1 opiskelija) Tällaisista liikkuvuussuunnitelman muutoksista ei tarvitse sopia CIMOn kanssa etukäteen kirjallisesti. CIMO hyväksyy muutokset loppuraportin yhteydessä edellyttäen, että tehdyt muutokset ovat sääntöjen mukaisia, esim. lyhennetystä vaihdosta on maksettu vaihdon kestoon mitoitettu tuki tai uuteen kohdemaahan suuntautuvan vaihdon osalta on maksettu sen kohdemaan mukainen tuki. Hankkeen kokonaistukisumma ei kuitenkaan kasva jaksoja pidennettäessä, joten mahdolliset lisäkulut on katettava omarahoituksella. Liikkuvuussuunnitelman muutokset, jotka eivät ole sallittuja ovat esimerkiksi: kaikkien tai melkein kaikkien vaihtojen kestoja lyhennetään järjestelmällisesti ja ilman, että muutokset pystytään perustelemaan hankkeen sisältöjen kannalta apurahansaajan tuki pienennetään niin, että ylläpito kohdemaassa vaarantuu hankkeen alkuperäinen sisältö ja tavoite muuttuvat Liikkuvuussuunnitelman muutokset, jotka vaativat kirjallisen suostumuksen ovat esimerkiksi: vaihtojen kestoja lyhennetään järjestelmällisesti hankkeen sisältöjen kannalta perustelluista syystä hankkeen alkuperäinen sisältö muuttuu mutta tavalla, joka edistää pikemmin kuin estää hankkeen alkuperäisten tavoitteiden saavuttamista, eli esim. uuden alan mukaantulo kieli-, kulttuuri- tai ammattivalmennuksen sisältö muuttuu oleellisesti hakemuksessa kuvatusta jo vaihdossa olleen apurahansaajan uusi vaihto Muut muutokset sopimukseen Muista muutoksista on aina sovittava etukäteen CIMOn kanssa. Muutos anotaan vähintään kuukautta ennen suunniteltua muutosta kirjallisesti virallisen edustajan (ei ainoastaan koordinaattorin) allekirjoittamalla vapaamuotoisella kirjeellä, jossa perustellaan muutoksen tarve ja kuvataan muutoksen vaikutukset hankkeen toimintaan. 9
Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi: hankkeeseen liittyy kokonaan uusi partnerimaa (tarvitaan uusi sitoumuskirje edunsaajan ja uuden partneriorganisaation välillä) ehdotus myönnettyjen tukien siirtämisestä kululuokkien (apurahat, hallinto, valmennus) välillä Mikäli edunsaajaorganisaatio vaihtuu kesken sopimuskauden, on solmittava lisäsopimus CIMOn ja uuden sopijaorganisaation välillä. Myös organisaation tilitietojen muuttuessa tulee CIMOn ja sopijan välillä laatia lisäsopimus. Näissä tapauksissa on hyvä ensisijaisesti olla yhteydessä hankkeen omaan yhteyshenkilöön. CIMOn yhteyshenkilö neuvoo tarvittavien tietojen toimittamisesta ja laatii lisäsopimuspohjat, jotka molemmat sopijaosapuolet allekirjoittavat. Koulutuksen järjestäjien tai oppilaitosten yhdistyessä kuitenkin riittää, että CIMOon toimitetaan uuden edunsaajaorganisaation virallisen edustajan allekirjoittama muutosesitys, jonka liitteenä on yhdistymistä koskeva virallinen päätösdokumentti. Tällöin CIMO vahvistaa esityksen sopimusmuutoksella. Lisäksi muutoksista Epäselvissä tapauksissa ja ennen muutosanomuksen lähettämistä on hyvä olla yhteydessä yhteyshenkilöön CIMOssa sähköpostitse ja varmistaa kirjallisen sopimusmuutoksen tarve. Edunsaajaorganisaation virallisen edustajan allekirjoittama ilmoitus tulee tehdä CIMOon myös seuraavissa tapauksissa: organisaation virallinen nimi tai yhteystiedot muuttuvat edunsaajaorganisaation virallinen edustaja vaihtuu hankkeen yhteyshenkilö vaihtuu Ilmoituksen edellä mainituista muutoksista voi tehdä CIMOn yhteystietojen muutoslomakkeella. 5. SOPIMUKSET HANKKEEN ERI OSAPUOLTEN VÄLILLÄ Rahoitussopimuksen lisäksi liikkuvuushankkeessa on muitakin sopimuksia: edunsaajan ja apurahansaajan välillä, edunsaajan ja muiden partnerien välillä, sekä sopimus työnantajan kanssa. 5.1. Edunsaajan ja apurahansaajan välinen sopimus Edunsaaja tekee jokaisen Leonardo-vaihtoon lähtevän kanssa sopimuksen, jossa apurahansaaja sitoutuu noudattamaan ohjelman sääntöjä (vaihdon pituus, raportointi, tarvittavien tositteiden säästäminen) sekä palauttamaan Leonardo-apurahan tai osan siitä, mikäli sitä on käytetty ohjelman sääntöjen vastaisesti. Jos Leonardo-tukea ei makseta kokonaisuudessaan suoraan apurahansaajalle, vaan osittain esimerkiksi vastaanottavalle taholle majoituksen ja ruokailun kattamiseen, apurahansaajan 10
sopimukseen on erittäin tärkeätä sisällyttää erittely siitä, mihin apurahansaajan Leonardotuki on käytetty ja mikä osuus maksetaan suoraan apurahansaajalle. 5.2. Edunsaajan ja partnerien välinen sopimus Hakemuksentekovaiheessa ulkomaiset partnerit toimittavat edunsaajalle sitoumuskirjeet (Letter of Intent) merkiksi sitoutumisestaan hankkeeseen. Kun hanke on hyväksytty, tulee partnereiden sitoutuminen varmentaa sopimuksella, jossa tarkennetaan hankkeen aikataulu, kunkin osapuolen tehtävät ja vastaanottavien organisaatioiden osalta esim. majoituksen tai mahdollisen kieli- ja kulttuurivalmennuksen hinta. Mikäli hankkeeseen tulee uusia kumppaneita, on kunkin kanssa tehtävä sopimus. 5.3. Sopimus työnantajan kanssa Työssäoppimisjaksosta tai työharjoittelusta tehdään työnantajan kanssa sopimus, jossa sovitaan kaikista työsuhteeseen liittyvistä seikoista, kuten työajasta, mahdollisesta palkasta ja muista maksuista (erilaiset palkasta perittävät sosiaali- ym. maksut) sekä työtehtävistä, työhön opastamisesta ja jakson päätteeksi annettavasta työtodistuksesta. Sopimus tehdään myös silloin, kun työnantaja ei maksa opiskelijalle/harjoittelijalle palkkaa. Sopimuksen osapuolia ovat apurahansaaja, lähettävä ja vastaanottava organisaatio sekä työnantaja, mikäli tämä on joku muu kuin vastaanottava organisaatio. 5.4. Sopimusmallit Sopimusmallit tai -pohjat, joita kukin hanke voi muokata tarpeidensa mukaan, ovat rahoitussopimuksen liitteenä. Malleja löytyy seuraaviin sopimuksiin: Edunsaajan ja apurahansaajan välinen Sopimus työnantajan kanssa Edunsaajan ja partnerin väliseen sopimukseen ei ole valmista pohjaa. Mallia siihen voi ottaa rahoitussopimuksesta, jota voi muokata soveltuvin osin. Sopimuksia voidaan tarkistaa monitorointivierailujen yhteydessä. 6. LEONARDO DA VINCI -TUKI Hankkeelle myönnetty Leonardo-tuki jakaantuu kolmeen osaan: Liikkuvuusapuraha (sisältää matkat, vakuutukset ja elinkustannukset) Tuki hankkeen toteuttamiseen ja hallintoon: o kansallisen verkoston hallinnointiin on voitu myöntää erillistä lisätukea, kun verkostossa on enemmän kuin kolme kumppania. o myös muihin erityisiin tarpeisiin on voitu myöntää korotettua hallintotukea, jos se on hakemuksessa erikseen perusteltu. Tuki valmennukseen; sisältää tuen sekä ammatilliseen että kieli- ja kulttuurivalmennukseen. Tuen määrä on ilmoitettu päätöskirjeessä ja hankkeen sopimuksessa. 11
6.1. Liikkuvuusapuraha Suomessa on käytössä apurahakategorioita, jotka perustuvat komission määrittelemiin maakohtaisiin kalleusluokkiin. Liikkuvuusapuraha on sidottu myös ulkomaanjakson kestoon ja kohdemaahan (ks. eri vuosien apurahataulukot CIMOn verkkosivuilta). HUOM: Apurahakategoriat ja apurahasummat ovat erisuuruisia eri vuosina hyväksytyille hankkeille. On hyvä olla erityisen huolellinen taulukkoja tarkastellessaan esim. opiskelijan kohdemaan muuttuessa. Maksimitukisummat vaihtelevat myös kohderyhmän mukaan: Opiskelija- ja harjoittelijavaihdot Ammatillisessa peruskoulutuksessa ja työmarkkinoilla oleville Leonardo-vaihtoon lähteville henkilöille (IVT ja PLM) tuki maksetaan liikkuvuusapurahana, joka sisältää matka-, vakuutusja elinkustannustuen. Opintotuki tai muut lähtömaassa saatavat etuudet eivät vaikuta tuen määrään, eikä Leonardo-tukea oteta tulona huomioon opintotukea laskettaessa. Asiantuntijavaihdot Asiantuntijavaihdoissa (VETPRO) pätevät samat säännöt kuin opiskelija- ja harjoitteluvaihdoissa eli tuki maksetaan liikkuvuusapurahana, joka sisältää matka-, vakuutus- ja elinkustannustuen. 6.2. Tuki hankkeen toteutukseen ja hallinnointiin Tuki on tarkoitettu korvaamaan hankkeen toteuttamisesta ja hallinnoinnista aiheutuneita kustannuksia, kuten: hankkeeseen liittyvät yleiset toimistokulut (mm. kopiointi-, puhelin- ja postikulut) hankkeen hallinnointiin liittyvät työpanokset (esim. hankkeen vetäjä) hankkeen valmistelusta ja seurannasta aiheutuneet matkakulut tuki voidaan kohdentaa myös vastaanottavan organisaation käytännön järjestely- ja hallinnointikuluihin. Esimerkiksi vastaanottavan organisaation järjestäessä työssäoppimispaikkoja tai asiantuntijoiden työelämäkohteita, he voivat laskuttaa hallinnointikuluja edunsaajaorganisaatiolta tarvittaessa myös muihin hankkeen päätavoitteita tukeviin kuluihin esim. siirto valmennuskuluihin tai liikkuvuustukeen Koordinaattori voi halutessaan ohjata osan hallintokuluista hankkeen kotimaisten partnereiden (lähettävä organisaatio) käytettäväksi. Mikäli hankkeessa niin sovitaan, hallintotuki voidaan jakaa esimerkiksi niin, että lähettävät organisaatiot laskuttavat koordinoivaa organisaatiota toteuttamiensa ulkomaanjaksojen osalta. Tällöin laskutettava osuus on apurahapäätöksen mukainen hallintotuki per toteutunut ulkomaanjakso. Koordinoiva organisaatio maksaa laskut ja kirjaa ne kirjanpitoonsa. Lähettävät organisaatiot vastaanottavat maksut ja kirjaavat ne myös kirjanpitoonsa. Esimerkki: Hankkeelle on myönnetty hallintotukea 50 kpl à 100 euroa. Koordinoiva organisaatio on toteuttanut 10 ulkomaanjaksoa, partneri A 35 ulkomaanjaksoa ja partneri B 5 ulkomaanjaksoa. 12
Yhteisesti on sovittu, että hallintotuki voidaan jakaa partnereiden kesken. Partneri A laskuttaa koordinoivalta organisaatiolta 35 x 100 euroa ja partneri B 5 x 100 euroa. Kun koordinoiva organisaatio on maksanut kyseiset osuudet, jää sille itselleen hallintotuen osuudeksi 10 x 100 euroa. Hankkeen loppuraportissa raportoidaan käytetyn hallintotuen osuudeksi toteutuneiden ulkomaanjaksojen määrä eli 50 x 100 euroa. Lisätuki verkostolle voidaan myöntää sitä hakeneille, vaatimukset täyttäville hankkeille (edellytyksenä vähintään 4 toimijan verkosto) kansallisen yhteistyöverkoston yhteistyön organisointiin. Tuki voidaan jakaa organisaatioiden kesken kunkin roolin mukaisesti, esim. verkostotapaamiset vaativat lisäjärjestelyjä. Tuki verkostolle on osa hallintotukea. Muu lisätuki hallintoon voidaan myöntää sitä hakeneille, tarpeensa hyvin perustelleille toimijoille, joilla on esimerkiksi erityisen korkeita hallintokuluja vaativien vaihtojen järjestämiseen tai kohderyhmän tai organisaation luonteen vuoksi. Tuki voidaan käyttää samoihin tarkoituksiin kun normaali hallintotuki. 6.3. Tuki ammatilliseen sekä kieli- ja kulttuurivalmennukseen Hankkeille on myönnetty hakemuksen perusteella tukea ammatillisen sekä kieli- ja kulttuurivalmennuksen järjestämiseen (esim. kouluttajan palkka, valmennusmateriaali, kielikurssit). Valmennus voi tapahtua koti- ja/tai kohdemaassa ennen vaihdon alkua tai sen aikana. Valmennustuki on myönnetty hakemuksen mukaiseen valmennukseen. Mikäli tähän suunnitelmaan toteutusvaiheessa tulee muutoksia, tulee niihin hakea hyväksyntä CIMOsta etukäteen. Valmennustukea ei voi käyttää oppilaitoksen normaaliopetuksen kustannusten kattamiseen, mutta Leonardo-vaihtoon lähteviä varten järjestettyyn valmennuskurssiin voivat mahdollisuuksien mukaan muutkin opiskelijat osallistua. 6.4. Tuki mukana seuraavalle henkilölle Mukana seuraavan henkilön (opettaja, työpaikkaohjaaja, vammaisavustaja, tukihenkilö jne.) tuen käyttöä koskevat samat periaatteet ja säännöt kuin varsinaisten apurahansaajien tuen käyttöä. Apuraha mukana seuraavalle henkilölle myönnetään samansuuruisena kuin vaihtoon lähteville, mutta jos opettajan/tukihenkilön matkan kesto on lyhyempi kuin vaihtoon lähtevillä, apurahan suuruus määräytyy todellisen keston mukaan. Päiväkohtaisille korvauksille löytyvät laskentakaavat tukitaulukoista. 7. TUEN MAKSAMINEN Kun sopimus on palautettu CIMOon ja on molempien osapuolten allekirjoittama, maksetaan rahoitussopimuksessa mainitulle tilille tuen ennakkomaksu. ennakkomaksu on 80 % myönnetystä tuesta (apurahat, tuki hallintokuluihin ja tuki ammatilliseen sekä kieli- ja kulttuurivalmennukseen). loppuerä, enintään 20 % (riippuen vuosikerrasta) myönnetystä tuesta maksetaan loppuraportin hyväksymisen jälkeen tukikelpoisten kulujen mukaisesti. 13
jos loppuraportin tarkastuksen mukaan tukea on jäänyt käyttämättä, CIMO laskuttaa käyttämättä jääneen tuen edunsaajalta. Lopullisesta kokonaistuesta lähetetään laskelma loppuraportin arviointipalautteen yhteydessä. 7.1. Tuen maksaminen apurahansaajalle Leonardo-tuki tulisi maksaa apurahansaajalle kokonaisuudessaan viimeistään vaihdon päättymisen tai loppuraportin jättämisen yhteydessä. Maksuaikataulu on koordinaattorin päätettävissä. Lyhyiden vaihtojen kohdalla suositellaan koko apurahan maksamista etukäteen. Pitkissä vaihdoissa suurin osa apurahasta olisi hyvä maksaa etukäteen ja loput loppuraportin palauttamisen jälkeen. Koordinaattori voi tarvittaessa hankkia matkaliput vaihtoon lähtijöille keskitetysti ja maksaa ne suoraan Leonardo-tuesta. Sama koskee majoitusta ja muita mahdollisia oleskelukustannuksia. Tällöin on kuitenkin keskeistä tehdä opiskelijalle selväksi mitä kaikkea on hänelle kuuluuvalla apurahalla kustannettu. Tätä voi esim. kirjata sopimukseen. Sama henkilö voi osallistua Leonardo-vaihtoon useammin kuin kerran vain poikkeustapauksissa. Tällöin toisen vaihdon on oltava CIMOn etukäteen hyväksymä ja hankkeen tavoitteiden ja lähtijän opiskelu- tai ammatillisten tavoitteiden mukainen. 8. HANKKEEN SEURANTA JA ARVIOINTI Koordinaattorin tulee seurata yksittäisten vaihtojen etenemistä, jotta vaihtojen laatu voidaan varmistaa. Säännöllinen yhteydenpito opiskelijaan ja vastaanottavaan organisaatioon mahdollistaa myös nopean puuttumisen ongelmatapauksiin. Koordinaattorin on hyvä informoida edunsaajan kirjanpidosta vastaavia talousseurannan suosituksista jo hyvissä ajoin hankkeen käynnistysvaiheessa. Suositukset hankkeen talouden seurantaan löytyvät oppaan luvusta 9. Varsinkin suuremmissa hankkeissa, joissa vaihdot ovat eripituisia ja apurahat erisuuruisia, kannattaa hankkeen kulujen seurantaan ja apurahojen maksatukseen kiinnittää erityistä huomiota, ja tarkoitusta varten sopia organisaation taloushallinnon kanssa tarkoista menettelytavoista ja kirjausmenettelyistä. Aivan pienemmissä hankkeissa, joissa on muutama liikkuja, taloushallinto voidaan hoitaa kevyemmin. 8.1. Hankkeen sisäinen tai ulkoinen arviointi Arvioinnin tavoitteena on mitata hankkeen toteutusta, tuloksia ja vaikuttavuutta sekä osoittaa kehittämistarpeet. Arvioinnin tulisi olla osa hanketta alusta asti. Hankkeen partnerit voivat laatia hankkeen alussa yhteisen arviointisuunnitelman. Arviointia suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon hankkeen koko ja arvioinnin tarve, sillä Leonardoliikkuvuushankkeet ovat kestoltaan ja vaihtomääriltään erisuuruisia ja tavoitteiltaan hyvin erilaisia. Arviointiin osallistuvat koordinaattorin lisäksi muut lähettävät ja vastaanottavat organisaatiot sekä vaihdossa olleet. Opiskelijoita ja asiantuntijoita vastaanottaneiden työnantajien pa- 14
laute on tärkeää. Arvioinnin yhteydessä pohditaan myös jatkotoimenpiteitä ja tulevaisuuden yhteistyötä. 8.2. Liikkuvuushankkeen raportointi Raportointi on keskeinen osa liikkuvuushankkeen toteuttamista. Liikkuvuushankkeen raportoinnin tarkoituksena on kuvata hankkeen toimintaa, liikkuvuuden määriä ja tuen sekä omarahoituksen käyttöä, ja hankkeen päätyttyä antaa arvio hankkeen ja sen tavoitteiden toteutumisesta. Edunsaajaorganisaatio (koordinaattori) on velvollinen raportoimaan rahoitetusta hankkeesta CIMOon kahdessa eri vaiheessa - hankkeen puolivälissä (väliraportti) ja lopussa (loppuraportti). Samoin Leonardo-apurahalla vaihtoon lähtevät opiskelijat, harjoittelijat ja asiantuntijat sitoutuvat raportoimaan ulkomaanjaksostaan hankkeen koordinaattorille. Täysin organisaation omilla rahoilla liikkuvat eivät raportoi kulujaan eivätkä toimintojaan osana Leonardo-hanketta, mutta jos rahoitus on yhdistelmä organisaation omaa rahaa ja Leonardo-tukea, vaihto raportoidaan osana hanketta. Raportoinnin aikataulu: väliraportti: 1.6. mennessä (päivitetty liikkuvuussuunnitelma) loppuraportti: edunsaajan on toimitettava loppuraportti kansalliseen toimistoon 60 päivän kuluessa toiminnon päättymisestä, kuitenkin viimeistään 31.7. apurahansaajat raportoivat 10 päivän sisällä vaihdon päättymisestä 8.2.1. Raportoinnissa tarvittavat lomakkeet ja ohjeet Raportointiin käytetään komission Mobility Tool -raportointitietokantaa. Hankkeiden koordinaattorit saavat tietokantaan tarvittavat tunnuksen suoraan komissiosta. Mobility Tooliin kirjautumiseen tarvitaan ECAS-tili. ECAS User Manual -ohjeessa on lisätietoja rekisteröitymisestä sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan hankkimisesta. 8.2.2. Väliraportti Edunsaajan väliraporttina toimitetaan päivitetty liikkuvuussuunnitelma hankkeen koko toimintakaudelta. Liikkuvuussuunnitelmaan merkitään hankkeen liikkuvuusjaksot ja mahdolliset muutokset verrattuna myönnetyn tuen erittelyyn (sopimuksen liite VII). Liikkuvuussuunnitelma toimitetaan CIMOon sähköpostitse. 8.2.3. Loppuraportti Edunsaajan loppuraportissa esitetään kokonaisarvio liikkuvuushankkeesta sisällön ja talouden osalta. Loppuraportissa hankkeen koordinaattori arvioi hankkeen onnistumista ja tavoitteiden saavuttamista. Loppuraportti koostuu tekstiosuudesta eli laadullisesta arvioista ja talousosuudesta eli hankkeen kulujen selvityksestä sekä apurahansaajien raporteista. 15
Loppuraportissa kerrotaan perustiedot hankkeesta, vaihtoon lähtijöille järjestetystä valmennuksesta, hankkeen tavoitteista ja niiden toteutumisesta, tuloksista, ongelmista jne. Mahdolliset hankkeen tuotokset, esim. kopiot vaihdossa olleiden matkakertomuksista ja kopiot mahdollisista hankkeeseen liittyvistä lehtiartikkeleista jne., on hyvä liittää loppuraporttiin mukaan. Hankkeen toimintoihin liittyvät dokumentit/tositekopiot pyydetään satunnaisotannalla valituilta hankkeilta loppuraportin tarkastamisen jälkeen (ks. tarkemmat ohjeet luvusta 9.5.). Sopijan virallisen edustajan allekirjoittama, päivätty loppuraporttikokonaisuus toimitetaan CIMOon kirjallisesti. 8.2.4. Apurahansaajilta vaadittavat raportit Apurahansaajat raportoivat ulkomaanjaksostaan Mobility Tool -tietokantaan. Koordinaattori lähettää raportointilomakkeen Mobility Tool -tietokannasta suoraan apurahansaajan sähköpostiin (eli apurahansaaja ei tarvitse erillisiä tunnuksia raportointiin). Alkuperäiset allekirjoitetut apurahansaajien raportit säilytetään aina oppilaitoksessa/organisaatiossa. 8.2.5. Raporttien tarkastus CIMOssa Kaikki raportit tarkastetaan sekä hankkeiden sisällön että talouden osalta CIMOssa. Jotta raportti voidaan hyväksyä, siitä tulee käydä ilmi hankkeen tulokset suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Kansallisen toimiston tekemä arvio hankkeen sisällöstä ja taloudesta lähetetään tiedoksi hankkeen koordinaattorille raportin käsittelyn jälkeen. 8.2.6. Muut tarkastukset CIMO tekee vuosittain tarkastuksia Leonardo-ohjelmasta tukea saaneille liikkuvuushankkeille. Tarkemman tarkastuksen kohteeksi valitaan noin 20 % hankkeista. Tarkoituksena on ennen kaikkea varmistaa, että Leonardo-tuki on käytetty sopimuksen mukaisesti sekä kerätä tietoa, jonka avulla voidaan kehittää ohjelman hallintoa. Tarkastuksia on kolmenlaisia: a) Tarkastukset hankkeen aikana, ns. monitorointi (talous ja sisältö) b) Asiakirjatarkastus CIMOssa hankkeen päätyttyä (tarkemmat ohjeet luvussa 9.5.) c) Tilintarkastus hankkeen päätyttyä (viiden vuoden sisällä) Hankkeiden aikaiset tarkastukset ovat pääasiassa sisällöllistä monitorointia, jossa selvitetään esim. seuraavia asioita: hankkeen hyvät käytännöt mahdolliset ongelmat apurahansaajien kokemuksia hankkeen tavoitteiden saavuttamista jne. Osaan monitorointivierailuja nivotaan taloustarkastus, jonka tarkoituksena on selvittää hankkeiden taloushallinnon hyvät käytännöt ja ongelmat. 16
On myös mahdollista, että suoritetaan laajempia organisaation kansainvälisyystoimintaan paneutuvia tarkastuskäyntejä (ns. system audit) niille toimijoille, joilla on ollut useita hankkeita peräkkäin. Lisäksi komissio voi tehdä tilintarkastuksia osalle hyväksytyistä hankkeista. Tällaiset tarkastukset ovat kuitenkin harvinaisia. Taloustarkastuksista ja muista käynneistä ilmoitetaan aina hyvissä ajoin etukäteen edunsaajalle kirjallisesti. 9. SUOSITUKSIA HANKKEEN TALOUSSEURANTAAN Hankkeelle on suositeltavaa avata oma toiminto tai kustannuspaikka edunsaajan kirjanpitoon. Kaikkia hankkeeseen liittyviä tositteita on säilytettävä 5 vuoden ajan hankkeen loppuraportin hyväksymisen jälkeen CIMOn tai EU:n komission tilintarkastajien tarkastuksen varalta. Loppuraportin taloustarkastuksessa ja mahdollisessa tilintarkastuksessa kiinnitetään erityistä huomiota seuraaviin: vaihdot, valmennus ja muu toiminta on toteutettu sopimuskaudella raportoidut vaihtoon lähteneiden ja valmennukseen osallistuvien määrät vastaavat todellista toteumaa vaihtojen kesto vastaa liikkuvuussuunnitelman tai siihen tehtyjen muutoksien tietoja toteutunut valmennus vastaa hakemuksessa ilmoitettua suunnitelmaa 9.1. Kulujen kohdistaminen hankkeelle Kaikkien hankkeeseen liittyvien tulojen ja menojen (myös omarahoituksella katettujen) olisi hyvä olla kirjattuna kyseiselle toiminnolle ja kohdistamisen tulee kattaa koko sopimuskausi (ajankohdat: ks. rahoitussopimus). Jos tukea on myönnetty hallinto- ja/tai valmennuskuluihin, on suositeltavaa kohdistaa myös niihin liittyvät kulut hankkeen toiminnolle kirjanpidossa. Tämä helpottaa kulujen tukikelpoisuuden todentamista mahdollisen tarkastuksen yhteydessä. Kuluihin sisältyvät arvonlisäverot kohdistetaan hankkeelle ainoastaan, jos ne jäävät hankkeen lopullisiksi kustannuksiksi, eli jos edunsaajalla ei ole arvonlisäverojen vähennysoikeutta. 9.2. Tukikelpoiset kulut Hankkeelle myönnetyn tuen erittely on rahoitussopimuksen liitteenä. Tukierät on käytettävä siihen tarkoitukseen, johon ne on myönnetty. Tukien keskinäiset siirrot eivät ole sallittuja ilman erillistä sopimusta CIMOn kanssa. Koordinaattorin tulee huolehtia siitä, että hankkeelle kohdistetut kulut täyttävät tukikelpoisuuden edellytykset. Apurahansaajilta kerättävistä kuiteista tulee selvästi käydä ilmi, mistä maksusta on kyse. Pelkät maksukuitit (esimerkiksi automaattikuitti lentomatkasta, näkyvillä 17
vain loppusumma) eivät ole riittäviä tositteita, koska esimerkiksi apurahan tukikelpoisuuden perusteena on vaihdon keston riittävä dokumentointi. Kulujen hyväksyttävyyden varmistamiseksi suosittelemme noudattamaan seuraavia periaatteita: A. Apuraha: matkakulut, vakuutuskulut ja elinkustannukset Apurahansaajalle maksetaan tuki matka-, vakuutus- ja elinkustannuksiin kohdemaan ja vaihdon keston perusteella. Apurahataulukosta laskea, minkä suuruisen apurahan vaihtoon lähtijälle voi maksaa. Eri vuosina alkaneille hankkeille on omat apurahataulukkonsa. Mikäli vaihtojen kestot muuttuvat sopimuskauden aikana, hankkeelle myönnetty kokonaistukisumma pysyy kuitenkin samana. Matka-, vakuutus- ja elinkustannusten (majoitus, paikallismatkat, ruokailu yms.) tukikelpoisuuden osoittamiseksi riittävät kirjanpidossa näkyvät suoritukset apurahansaajille. Jos apurahasumma on maksettu suoraan vaihtoon lähtijöille, koordinaattorin vastuulla on huolehtia siitä että tarvittavat asiakirjat (Europassit, työtodistukset, osallistumistodistukset tai matkakuitit) vaihdon keston todentamiseksi kerätään apurahansaajilta ja säilytetään hankkeen materiaalien yhteydessä. Edunsaaja voi myös maksaa osan kuluista keskitetysti, esimerkiksi majoitukset tai matkat. Tässä tapauksessa edunsaajan on säilytettävä alkuperäiset kuitit kirjanpidossaan. Esimerkki 1: Hankkeelle (IVT tai PLM) on myönnetty neljä 8 viikon apurahaa - kaksi Norjaan (kategoria 1) ja kaksi Puolaan (kategoria 3). Norjaan on kuitenkin kolme lähtijää (3 x 8 viikkoa) ja Puolan 8 viikon apuraha päätetään jakaa kahdeksi neljän viikon apurahaksi (2 x 4 viikkoa). Tällöin Norjaan on alun perin myönnetty tukea 2 x 1640 ja Puolaan 2 x 1200 eli yhteensä 5680. Apurahojen siirtojen ja pienentämisen jälkeen lähtijöille tulisi maksettavaksi 3 x 1640 (Norja) ja 2 x 800 (Puola) eli yhteensä 6520. Leonardo-tukea lähtijöille voidaan maksaa enintään 5680. CIMO suosittelee, että edunsaajaorganisaatio maksaa apurahansaajille puuttuvan osuuden, jotta apuraha kattaa lähtijöiden kustannukset kohdemaassa. B. Valmennuskulut Valmennuskulut maksetaan myönnetyn valmennusapurahan suuruisena per henkilö, kaikista niistä opiskelijoista, jotka ovat valmennukseen osallistuneet. Tarkastuksessa varmennetaan, että raportoidut vaihtoon lähteneiden ja valmennukseen osallistuvien määrät vastaavat todellista toteumaa. Valmennus katsotaan tukikelpoiseksi, jos se on järjestetty hankesuunnitelmassa kuvatulla tavalla ja jos valmennukseen osallistumisesta löytyy tarvittavat todisteet (osallistumislista allekirjoituksineen). Jos valmennusta halutaan oleellisesti muuttaa kesken sopimus- 18
kauden, on koordinaattorin oltava yhteydessä CIMOon (ks. kohta 4.5. muutokset rahoitussopimukseen). Oppilaitosten tavanomaiseen opetukseen sisältyvä valmennus (joka järjestettäisiin muutenkin ja jota kustannetaan valtion osuuksilla) ei ole tukikelpoista. Sen sijaan valmennus jota erikseen järjestetään normaalin opetuksen ulkopuolella, vaikkakin normaalin opetushenkilökunnan toimesta, on tukikelpoista. Valmennuskuluihin liittyvät mahdolliset tositteet on suositeltavaa säilyttää osana hankkeen kirjanpitoa. Valmennukseen osallistuneet, valmennuksen järjestäjät sekä myönnetty valmennustuki (kiinteä tuki per osallistuja!) raportoidaan osana loppuraportin talouserittelyä. Esimerkki 2: Hankkeelle on myönnetty valmennustukea 12 opiskelijalle 100 / apurahansaaja eli yhteensä 1200. Hakemuksen mukaisesti apurahansaajille järjestetään kahden päivän mittainen lähtövalmennus. Kolmelle opiskelijoista työssäoppimispaikka ulkomailla järjestyy lyhyellä varoitusajalla eivätkä he ehdi oppilaitoksen järjestämälle valmennuskurssille. Koska hankkeen koordinaattori kuitenkin valmentaa 3 lähtijää henkilökohtaisesti, voidaan valmennus katsoa myös heidän osaltaan hyväksytyksi. Hankkeelle maksettava valmennustuki on tällöin 1200. HUOM! Tuki on lump sum ( könttäsumma ) eli se maksetaan samansuuruisena kaikista valmennukseen osallistuneista. C. Hallintokulut Hallintokulut maksetaan myönnetyn hallintoapurahan suuruisena per henkilö, kaikista niistä opiskelijoista, jotka ovat vaihtoon lähteneet. Tuki voi olla kuitenkin enintään sopimuksen mukainen. Tarkastuksessa varmennetaan, että raportoidut vaihtoon lähteneiden määrät vastaavat todellista toteumaa. Hallintokuluja ovat esimerkiksi koordinaattorin palkka, hankkeiden arviointi- ja seurantamatkat sekä muut kulut, jotka liittyvät hankkeen toteuttamiseen. Hallintokuluihin liittyvät tositteet on suositeltavaa säilyttää osana hankkeen kirjanpitoa. Esimerkki 3: Hankkeelle on myönnetty hallinnointitukea 15 vaihdon hallintokuluihin 100 /apurahansaaja eli yhteensä 1500. Vaihdoista toteutuu kuitenkin vain 8 opiskelijaa eli tukea voidaan maksaa 8 x 100. 9.3. Valuuttakurssit Ulkomaan rahasiirron virallinen kurssi on hyväksyttävä siinä tapauksessa että rahansiirto on tapahtunut pankin kautta ja siinä on käytetty Suomen Pankin valuuttakursseja. Muussa tapauksessa on noudatettava komission www-sivuilla ilmoitettua vaihtokurssia (ks. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/). Edunsaaja muuttaa kaikki tosiasiallisesti aiheutuneet kulut komission verkkosivuilla ilmoitettavan vaihtokurssin mukaan, joka on voimassa sinä päivänä, kun kansallinen toimisto on al- 19
lekirjoittanut sopimuksen ja sopimus on astunut voimaan. Kuitteihin on merkittävä käytetty vaihtokurssi. 9.4. Kuluja, joita ei korvata Seuraavia kuluja ei voida hyväksyä maksettavaksi Leonardo-tuesta: matkat tai muut kulut maihin, jotka eivät osallistu Leonardo-ohjelmaan kulut, jotka ovat syntyneet sopimuskauden ulkopuolella kulut, jotka eivät suoraan liity hankkeeseen kulut, jotka eivät ole perusteltuja tässä ohjelman toiminnossa (liikkuvuus) kulut, jotka on jo rahoitettu muusta EU-lähteestä. Jos kyseessä on täydentävä rahoitus, täytyy pystyä perustelemaan ja osoittamaan selvästi, ettei kyseessä ole päällekkäinen rahoitus. lainojen korot valuutanvaihdosta aiheutuneet menetykset arvonlisävero (ellei se jää hankkeen lopulliseksi kustannukseksi) Leonardo-vaihtoon osallistuvalta henkilöltä ei myöskään saa periä minkäänlaisia osallistumis-, pääsy- tai rekisteröintimaksuja yms. 9.5. Loppuraportin asiakirjatarkastus Osa hankkeista valitaan loppuraportin palauttamisen jälkeen satunnaisotannalla tarkempaan asiakirjatarkastukseen. Valituille edunsaajille lähetetään erillinen ohjeistus vaadittavien asiakirjojen toimittamisesta tietyn määräajan puitteissa. Jos hanke valitaan asiakirjatarkastukseen, tulee edunsaajan toimittaa tarkastettavaksi asiakirjat, joista vaihtojen kestot ovat todennettavissa. Ensisijaisesti tarkastettavaksi toimitetaan vastaanottavan organisaation todistus ulkomaanjaksosta (esimerkiksi Europassliikkuvuustodistus tai työ-/harjoittelutodistus, asiantuntijavaihdon osalta osallistumistodistus tai kopio kokouksen tai vierailun pöytäkirjasta). Näiden puuttuessa voidaan toimittaa tarkastettavaksi myös matka- ja/tai majoituskuitit sekä muita asiakirjoja joista ulkomaanjakson toteutuminen voidaan todentaa. 9.6. Takaisinperintä Myönnetty tuki voidaan rahoitussopimuksen mukaisesti periä takaisin osittain tai kokonaan seuraavissa tapauksissa: tukea on jäänyt käyttämättä taloustarkastuksessa tai tarkastuskäynnillä havaitaan tukea käytetyn väärin hankkeessa on tehty, ilman kirjallista hyväksyntää CIMOsta, muutoksia, jotka olisivat edellyttäneet virallista sopimusmuutosta väli- tai loppuraporttia ei ole toimitettu annettuina määräaikoina väli- ja loppuraportit tai tilitykset eivät vastaa asetettuja vaatimuksia CIMOlla on oikeus vaatia myöhästyneistä palautuksista korkoa. Edunsaaja vastaa palautuksen pankkikuluista. 20