Pois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on

Transkriptio

1 Tiedote (5) Kehittämisosioiden vastuuhenkilöille Hanketyöntekijöille Kehittämisosion taloudesta vastaavat MAKSATUSHAKEMUSTEN TOIMITTAMINEN JA RAPORTOINTI 1. AIKATAULU Pois syrjästä hankkeen toteuttamisaika on Hankkeen hallinnoijana Satakunnan sairaanhoitopiiri esittää seuraavaa maksatusaikataulua: 1) maksatushakemus , lokakuu ) maksatushakemus , lokakuu ) maksatushakemus , lokakuu 2016 (Viimeinen maksatushakemus) 2. ENSIMMÄINEN MAKSATUSHAKEMUS JA LASKU Pois syrjästä Lasten ja nuorten syrjäytymisen ja ylisukupolvisten ongelmien ehkäiseminen -hankkeen ensimmäisessä maksatushakemuksessa raportoidaan ja laskutetaan kaikki kehittämisosion kustannukset ajalta Kaikki ensimmäiseen maksatushakemukseen sisältyvät raportit, jotka on ilmoitettu tässä ohjeessa, toimitetaan mennessä hallinnoijalle Satakunnan sairaanhoitopiirille. Kaikki pyydetty maksatushakemusaineisto toimitetaan projektisihteeri Kirsi Harjulalle lukuun ottamatta laskua, joka toimitetaan laskutusosoitteeseen (liite 4). Maksatushakemuksen toimittamisen yhteydessä on toimitettava kustannusselvitys (hankkeen menot ja rahoitus lomake) hankkeen menot ja rahoitus lomakkeen liite lasku tuloslaskelma ja pääkirja henkilöstömenot lomake kehittämisosion seurantaraportti (Webropol)

2 Tiedote (5) Kustannukset voidaan hyväksyä vain, jos ne ovat todennettavissa kehittämisosion omasta kirjanpidosta. Satakunnan sairaanhoitopiiri maksaa kehittämisosion laskun lähettävälle kunnalle/kuntayhtymälle laskun mukaisen summan. Mikäli myöhemmässä vaiheessa selviää, että Satakunnan tai Varsinais-Suomen kehittämisosioiden kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttaviksi, Satakunnan sairaanhoitopiiri perii toteuttajalta ko. oikeudettoman osuuden kokonaisuudessaan takaisin. Ko. osuus jää kehittämisosion omaksi kustannukseksi Maksatushakemuksen yhteydessä kehittämisosioiden väliraportointi toteutetaan Kehittämisosion seurantaraportti Webropol-kyselynä ja palautetaan sähköisesti. Linkki seurantaraporttiin on lähetetty sähköpostiin, mutta voit myös kopioida sen tästä suoraan internetselaimen osoitekenttään: Kehittämisosion seurantaraportti on tallennettu word-muodossa hankkeen kotisivuille, jotta voitte tutustua raporttiin ennen varsinaista täyttämistä. Pyydämme teitä ystävällisesti huomioimaan seuraavat päivämäärät ja ohjeet maksatushakemuksen toimittamisessa: a) Kustannusselvitys (= hankkeen menot ja rahoitus lomake), hankkeen menot ja rahoituslomakkeen -liite sekä lasku Kehittämisosioiden on toimitettava kustannusselvitys (= hankkeen menot ja rahoitus-lomake) hankkeen menot ja rahoitus lomakkeen liite ja erillinen lasku Kustannukset on laskutettava 100 %:sti ja arvonlisäverottomina. Laskutuksessa huomioidaan vain toteutuneet, kirjanpidossa näkyvät kustannukset aikavälillä , jotka kehittämisosio raportoi myös erillisellä hankkeen menot ja rahoitus lomakkeella. Kustannukset raportoidaan Hankkeen menot ja rahoitus lomakkeella (liite 1) vuosikohtaisesti eriteltynä (Vuosi 2014 sarakkeeseen = ja Yhteensäsarakkeeseen toteutuneet kustannukset yhteensä ) Kustannusten raportointia koskeva ohje on liitteenä 2. Hankkeen menot ja rahoitus lomakkeen allekirjoittaa kehittämisosion vastuuhenkilö. Kustannusselvityksen liitteenä toimitetaan Hankkeen menot ja rahoitus -lomakkeen liite (liite 3), jolla ilmoitetaan mihin kustannusselvityksen kustannuslajiin sisältyy pääkirjanne tilit/kustannukset.

3 Tiedote (5) Kehittämisosiot toimittavat laskun ensisijaisesti sähköisessä muodossa. Satakunnan sairaanhoitopiirin toimittajatiedotteesta selviää sähköisen laskun laskutusosoite (liite 4). Laskuun on merkittävä viite: SHP B0200 ja hankkeen nimi (Pois syrjästä). Mikäli kunta/kuntayhtymä ei voi toimittaa laskua sähköisesti, lasku on toimitettava postitse alla ilmoitettuun osoitteeseen. Satakunnan sairaanhoitopiirin ky Ostolaskujen käsittely PL PORI Lähettäkää sähköisesti tai yllä ilmoitettuun osoitteeseen vain lasku! Laskun liitteet ja muut pyydetyt asiakirjat postitetaan Satakunnan sairaanhoitopiiriin, projektisihteeri Kirsi Harjulalle. b) Tuloslaskelma ja pääkirja Tuloslaskelma ja pääkirjaote toimitetaan viimeistään sähköpostitse projektisihteeri Kirsi Harjulalle Tuloslaskelmassa ja pääkirjaotteessa tulee näkyä tulotilit, päiväysmerkintä ja hankkeen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoitus. Alkuperäiset allekirjoitetut versiot ko. dokumenteista toimitetaan lisäksi postitse osoitteella: Satakunnan sairaanhoitopiiri Projektisihteeri Kirsi Harjula Tilaelementti, 2 krs Sairaalantie Pori c) Maksatushakemuksen yhteydessä toimitettavat muut raportit Henkilöstömenot lomake (liite 5) Henkilöstömenot lomakkeesta on selvittävä seuraavat tiedot: palkansaajan nimi, asema hankkeessa ajanjakso, jolta palkka on maksettu kuvaus hankkeeseen tehtävästä työstä (pelkkä hanketyö ei riitä) hankkeeseen käytetyn työajan prosentuaalinen osuus henkilön kokonaistyöajasta maksetun palkan määrä (eriteltynä palkka + sivukulut = yhteensä) euroina Kehittämisosion seurantaraportti toteutetaan Webropol-kyselynä. Kyselyyn tulee vastata mennessä.

4 Tiedote (5) 3. OMARAHOITUSOSUUDEN LASKUTUS KEHITTÄMISOSIOISTA ENSIMMÄISEN MAKSA- TUSHAKEMUKSEN OSALTA Satakunnan alueen kehittämisosiot Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnilta/kuntayhtymiltä kehittämisosion omarahoitusosuuden (25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta ) ja kuntien osuuden yleisen osuuden omarahoitusosuudesta mennessä. Varsinais-Suomen alueen kehittämisosiot Satakunnan sairaanhoitopiiri laskuttaa kunnilta/kuntayhtymiltä kehittämisosion omarahoitusosuuden (25 %:a kehittämisosion toteutuneista kokonaiskustannuksista ajalta ) ja kuntien osuuden yleisen osuuden omarahoitusosuudesta mennessä. Yleisen osuuden omarahoitusosuuden laskentakaava: Kehittämisosion toteutuneet kustannukset/ kaikkien kehittämisosioiden kokonaiskustannukset = suhdeluku, jolla kerrotaan yleisen osuuden kustannusten omarahoitusosuus 4. TOINEN MAKSATUSHAKEMUS JA LASKU Toimitaan samoin kuin 1. maksatuksessa. Lasku ja toimintaraportit toimitetaan Satakunnan sairaanhoitopiirille viimeistään mennessä. Tähän maksatukseen mahdollisesti liittyvät lisäohjeet toimitetaan tiedoksi ennen maksatusta. 5. KOLMAS MAKSATUSHAKEMUS JA LASKU Toimitaan samoin kuin 1. maksatuksessa. Kyseessä on viimeinen maksatus, joten kaikki kehittämisosioiden laskuttamatta olevat kustannukset on koottava tähän maksatukseen. Kehittämisosioiden toiminta ajetaan alas mennessä. Tällöin kaikki kehittämisosion kustannukset ehditä kirjautua syyskuun kirjanpitoon ja maksatukseen. Viimeistä maksatushakemusta koskeva ohjeistus toimitetaan ennen maksatushakemuksen tekemistä.

5 Tiedote (5) Muuta STM on ohjeistanut päivätyllä kirjeellä seuraavasti: Valtionavustuslain (688/2001) 29 mukaan velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen osa raukeaa, kun 10 vuotta on kulunut avustuksen viimeisen erän maksamisesta. Siten hankkeeseen voidaan tehdä avustuksen käyttöä koskeva tarkastus sosiaali- ja terveysministeriön tai valtiontalouden tarkastusviraston toimesta 10 vuoden kuluessa. Mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei mahdollisessa, hankkeen päättymisen jälkeen tehtävässä tarkastuksessa löydy, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin selvittämättä jääneeltä osin, jos avustuksen käytöstä ei ole saatavissa muuta luotettavaa selvitystä. LOPUKSI Hankehenkilöstö (ensisijaisesti projektisihteeri) vastaa mielellään maksatusta koskeviin kysymyksiin. Yhteystiedot: Projektipäällikkö Minna Kahala p Projektisihteeri Kirsi Harjula Sairaalantie Pori p fax kirsi.harjula@satshp.fi Ystävällisin yhteistyöterveisin, Minna Kahala Projektipäällikkö Kirsi Harjula Projektisihteeri LIITTEET Liite 1 Hankkeen kulujen raportointiohje hankkeen menot ja rahoitus-lomakkeella Liite 2 Hankkeen menot ja rahoitus lomake Liite 3 Hankkeen menot ja rahoitus lomakkeen liite Liite 4 Satakunnan sairaanhoitopiirin toimittajatiedote Liite 5 Henkilöstömenot lomake (päivitetty )