Mikkelin matkojenyhdistelykeskusohjelmiston hankinta Tarjouspyyntö 18.8.2014
1 Sisällys 1 Hankinnan kohde... 3 2 Taustaa... 3 3 Hankintayksikkö... 3 4 Hankinnan sisältö... 4 4.1 Yleistä... 4 4.2 Sopimuskausi... 4 5 Muutostöiden hallintamenettely... 4 6 Vastuunjako... 5 7 Takuut... 5 8 Osatarjoukset... 5 9 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 5 10 Toimitusehto... 5 11 Toimitusaika... 6 12 Hinnat... 6 13 Vakuus... 6 14 Vastuuvakuutus... 6 15 Maksupostit ja maksuehto... 7 16 Alihankkijat... 7 17 Tarjoajan kelpoisuus... 7 17.1 Yleistä... 7 17.2 Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset... 8 17.3 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset... 8 18 Tarjouksen sisältö... 9 19 Tarjousten käsittely ja valintaperuste... 9 20 Toimittajan oman alan ehdot... 9 21 Sopimusehdot...10 22 Asiakirjojen julkisuus...10 23 Tarjouksen voimassaolo...10 24 Tarjousten jättö...11 25 Lisätiedot...11 26 Allekirjoitukset...11
2
3 1 Hankinnan kohde Mikkelin kaupunki pyytää tarjoustanne Mikkelin matkojenyhdistelykeskuksen ohjelmiston hankinnasta palveluna. Hankinnasta on tehty 18.8.2014 ilmoitus työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämään Hilma -julkisten hankintojen tietokantaan internet-osoitteeseen www.hankintailmoitukset.fi. 2 Taustaa Mikkelin matkojenyhdistelykeskus toimii operaattorina vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaisista kuljetuksissa Mikkelin palvelutuotantoyksikön alueella (sisältää Mikkelin kaupungin sekä Hirvensalmen ja Puumalan kunnan alueet). Mikkelin palvelutuotantoyksikkö on suorittanut hankinnan kuljetusoperaattoreista sopimuskaudelle 1.1.204-31.12.2016. Tavoitteena on saada Mikkelin yhdistelykeskus toimintaan 1.1.2015 alkaen ja autoilijat liitettyä matkojenyhdistelyjärjestelmään. Mikkelin kaupungin ja Mikkelin seudun muut henkilökuljetukset tulevat liittymään matkojenyhdistelykeskukseen sopimuskauden aikana, jolloin volyymi voi arviolta kaksinkertaistua. Mikkelin yhdistelykeskuksessa tapahtuu matkojen tilausten vastaanotto ja tilausten välitys liikennöitsijöille. Yhdistelykeskus ohjaa matkoja kaikille avoimeen joukkoliikenteeseen ja järjestää matkaketjuja, yhdistelee eri asiakkaiden matkoja toisiinsa asetettujen parametrien mukaisesti. Yhdistelykeskus järjestää yhteisiä kuljetuksia käytettävissä olevilla, matkustajan asiakasprofiilissa olevat tai tilauksen yhteydessä sovitut tarpeet tyydyttävillä ajoneuvolla tai järjestää kuljetukset erilliskuljetuksin. Kilpailun kautta palvelua tuottamaan on hankittu Mikkelin alueelle 3 päiväautoa (suoraohjausautot) sekä 41 alennetulla taksitaksalla liikennöivää ylivuotoautoa. Hirvensalmen ja Puumalan alueelle on kilpailutettu 5 + 5 alennetulla taksitaksalla liikennöivää ylivuotoautoa. Lisäksi Mikkelissä liikennöi kaksi kaikille avointa liikennettä tuottavaa palvelubussia, joiden matkatilaukset ohjataan jatkossa matkojenyhdistelykeskukseen. Myös vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain mukaisia matkoja ohjataan palveluliikenteeseen silloin kun se on mahdollista. Suoraohjausautojen, ylivuotoautojen ja palveluliikenteen kapasiteettia täydennetään tarvittaessa normaalilla taksiliikenteellä Mikkelin Ulataksi Oy:n kautta. 3 Hankintayksikkö Mikkelin kaupunki toimii hankinnassa hankintayksikkönä.
4 4 Hankinnan sisältö 4.1 Yleistä Hankinnan kohde koostuu seuraavista osakokonaisuuksista: Matkojenvälitysohjelmisto SaaS-palveluna Käyttöönottoprojekti, jossa matkojenvälitysohjelmisto saatetaan tuotantokäyttöön. Sisältää myös asiakasprofiilien tuomisen ulkoisista järjestelmistä, ajoneuvotietojen viemisen järjestelmään, teleoperaattorirajapinnan toteuttamisen, raportointivalmiuden toteuttamisen ja muut tuotantokäyttöön vaadittavien toimintojen toteuttamisen. Käyttöönottokoulutus Tukipalvelut Tilaajan käyttämä teleoperaattori selviää viimeistään toteutusprojektin aikana. Ajoneuvolaitteet ja niissä tarvittavat ohjelmistot eivät kuulu tähän hankintaan, mutta tarjoajan tulee antaa hintalomakkeella tarjoajaa sitova hinta, jolla MYK-keskukseen liittyneet liikennöitsijät voivat hankkia tarjoajalta tarvittavia ajoneuvolaitteita ja niiden ohjelmistoja. 4.2 Sopimuskausi Sopimuskausi seuraavien palveluiden osalta on 5 (viisi) vuotta hyväksytystä käyttöönotosta + optio yksi (1) vuosi: - Matkojenyhdistelykeskuksen ohjelmisto palveluna - Tuki- ja ylläpitopalvelu Tilaaja päättää option käyttämisestä viimeistään kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. 5 Muutostöiden hallintamenettely Toteutusprojektia ohjaa projektin johtoryhmä, jossa ovat edustettuina tilaajan ja toimittajan edustajat. Johtoryhmän puheenjohtajana ja sihteerinä toimivat tilaajan edustajat. Toteutusprojektin aikana mahdollisesti toteutettavat muutos- ja lisätyöt sovitaan projektin johtoryhmässä ja ne kirjataan tilaajan ja toimittajan allekirjoittamaan muistioon. Muistiossa sovitaan lisä- ja muutostöiden työmäärä ja toimittaja on velvollinen toteuttamaan ne tarjouksessa esitetyllä tuntihinnalla. Projektiryhmä toimii hankkeen toteutuksen apuna ja ratkoo käytännön asiat. Projektiryhmä esittelee johtoryhmälle päätettävät asiat. Projektiryhmän puheenjohtajana ja sihteerinä toimivat tilaajan edustajat.
5 6 Vastuunjako Toimittaja vastaa matkojenyhdistelykeskuksen ohjelmiston (MYK-ohjelmisto) rakentamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että MYK-ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisen koulutuksen järjestämisestä tilaajan määrittelemille henkilöille. Koulutus tulee järjestää tilaajan järjestämissä tiloissa Mikkelissä. Koulutukseen tulee osallistumaan n. 5 henkilöä neljänä koulutuspäivänä. Koulutuksen perusteella näiden henkilöiden tulee pystyä itsenäisesti suorittamaan MYK-ohjelmiston käytössä tarvittavat toimenpiteet. 7 Takuut Toimittajan tulee antaa toimitetuille laitteille ja ohjelmistoille JIT2007, Liite 7-laitehankinnat mukaisesti, 3 vuoden takuu. Takuuajan lasketaan alkavan siitä hetkestä, kun toimitusprojekti on hyväksytty. Takuuaikainen pääkäyttäjien tukipalvelu tulee sisältyä takuun piiriin (myös hinnan osalta). Sopimuskauden aikana mahdollisesti tehtävien päivitysten takuun tulee olla kaksitoista (12) kuukautta päivityksen hyväksytystä asentamisesta eivätkä ne saa lyhentää koko järjestelmän takuuta. Päivityksistä ja korjauksista aiheutuneiden ongelmien korjausvastuu sekä niistä aiheutuneet kustannukset tehdään toimittajan lukuun. Takuuaikana toimittaja on velvollinen korjaamaan kaikki laitteistojen ja ohjelmistojen virheet ja puutteet veloituksetta. Jos toimittaja myöntää yllä mainittua pitemmät takuuajat, on takuuajat mainittava tarjouksessa. 8 Osatarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. 9 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 10 Toimitusehto Laitteet TOP tilaajan määräämään osoitteeseen Mikkelin alueella FIN01.
6 11 Toimitusaika Toteutusprojektin aikataulu on seuraava: Toteutusprojekti alkaa 3.11.2014 Määrittelyjen tarkennukset valmiit 14.11.2014 Koulutus alkaa 1.12.2014 MYK-ohjelmiston tietosisältö käyttövalmiina 15.12.2014 Koekäyttö alkaa 15.12.2014 Järjestelmä hyväksytty 29.12.2014 Tuotantokäyttö alkaa 1.1.2015 12 Hinnat Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäverottomat kiinteät hinnat. Hinnat tulee ilmoittaa oheisella hintalomakkeella (liite 3). Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Laitteiden yksikköhintojen tulee olla kiinteinä voimassa 31.12.2017 asti. Tämän jälkeen mahdollisesti toimitettavien laitteiden yksikköhintoja voidaan korottaa korkeintaan elinkustannusindeksiä vastaavasti. Toimittajan tulee sitoutua toimittamaan toimitettuja laitteita vastaavia varaosalaitteita vähintään sopimuskauden loppuun asti. Lomakkeilla annettavien hintojen tulee sisältää kaikki tilaajan maksettavaksi tulevat kustannukset kuten matka-aika, matka-, majoitus-, postitus- yms. kulut. Hintojen tulee sisältää kaikki kustannukset, kuten esim. ohjelmistolisenssit. Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. 13 Vakuus Toimittajan tulee asettaa takuuajalle vakuus JIT2007 liitteen 3 mukaisesti. 14 Vastuuvakuutus Toimittajalla on oltava viimeistään sopimuksen alkaessa voimassa oleva vähintään 1 miljoonan euron toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa tässä työssä tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Todistus vastuuvakuutuksesta on toimitettava tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoitusta.
7 15 Maksupostit ja maksuehto Toimitusprojekti maksetaan, kun toimitusprojekti on hyväksytty. Palvelumaksu maksetaan kuukausittain jälkikäteen. Tarjoajan tulee esittää tarjouksessa yksityiskohtainen hyväksymisprosessin kuvaus sekä järjestämään kaikki hyväksymisten edellyttämät tarkastustilaisuudet. Maksuehto on 30 pv netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 a 1 mom. mukainen. 16 Alihankkijat Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Erilaisten alihankkijoista johtuvien ongelmien ratkaisun hoitaa valittu toimittaja. 17 Tarjoajan kelpoisuus 17.1 Yleistä Tarjoajan on täytettävä seuraavat tarjoajaa koskevat rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset sekä tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset. Projektin asiointikieli on suomi. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on oltava rekisteröity kaupparekisteriin/ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Ulkomaalaisen tarjoajan on toimitettava kaikki vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisteriotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna.
8 Tiedossa olevien alihankkijoiden osalta alla luetellut todistukset ja selvitykset tulee esittää tarjouksen yhteydessä, muiden kuin tiedossa olevien alihankkijoiden osalta viimeistään sopimuksentekovaiheessa. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin palveluntuottajaa. 17.2 Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Mikäli toimintaansa aloittavilla tarjoajilla ei vielä ole kaikkia edellä mainittuja todistuksia saatavissa, tulee ne toimittaa viimeistään ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoittamista. Selvityksen tilaajavastuulain edellyttämien velvoitteiden täyttämisestä voi antaa myös Tilaajavastuu.fi - raportilla. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta (veroviranomaisen todistus) työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusten suorittamisesta kaupparekisteriote (laaja) vakuutusyhtiön todistus toiminnan vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Edellä mainitut todistukset voi korvata voimassa olevalla Tilaajavastuu.fi raportilla. 17.3 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset: Tarjoajalla (yritys) tulee olla kokemusta ja näyttöä vähintään yhdestä (1) joko tehdystä tai käynnissä olevasta, tätä tarjouspyyntöä vastaavasta toimituksesta. Toimitusten ei edellytetä olevan yksi kokonaisuus, vaan ne voivat koostua eri toimituksista, kuitenkin niin että edellä mainittu vaatimus täyttyy. Kyseisen toimituksen/toimitusten tulee olla toteutunut tai alkanut viimeisen kolmen (3) vuoden aikana tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjoajan projektipäälliköllä tulee olla kokemusta ja näyttöä vähintään yhdestä (1) joko tehdystä tai käynnissä olevasta, tätä tarjouspyyntöä vastaavasta toimituksesta. Toimitusten ei edellytetä olevan yksi kokonaisuus, vaan ne voivat koostua eri toimituksista, kuitenkin niin että edellä mainittu vaatimus täyttyy. Kyseisen toimituksen/toimitusten tulee olla toteutunut tai alkanut viimeisen viiden (5) vuoden aikana tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien.
9 18 Tarjouksen sisältö Tarjous tulee laatia suomen kielellä. Tekniset liitteet voivat olla suomen tai englannin kielellä. Sopimus tehdään suomen kielellä. Tarjouksen sisältörunko, jota tarjouksessa tulee noudattaa: 1. Tarjoajan ja alihankkijoiden esittely 2. Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset ja todistukset 3. Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset (referenssit) 4. Keskusjärjestelmän järjestelmäkuvaus 5. Keskusjärjestelmän palvelukuvaus 6. Käyttöönoton alustava projektisuunnitelma aikatauluineen ja henkilöresursseineen 7. Vaatimusluettelo täytettynä 8. Hintalomake täytettynä 19 Tarjousten käsittely ja valintaperuste Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. Tilaaja ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjottavan ohjelmiston tulee täyttää vaatimusluettelossa esitetyt pakolliset vaatimukset. Valintaperusteena on hinnaltaan halvin tarjous. Vertailuhinta lasketaan seuraavasti: Toteutusprojektin hinta + 60 x SaaS-palvelun kuukausihinta 20 Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi.
10 21 Sopimusehdot Tarjoajan tulee sitoutua toimittamaan tarjoamiensa laitteiden varaosia ja tukea vähintään 5 vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta sekä lisäksi järjestelmälle teknisen tuen ja kehityksen. Viivästyminen ja viivästysseuraamukset on määriteltynä liitteenä olevassa hankintasopimusluonnoksessa. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. JIT2007 4. Tarjous Sopimuksessa määritellään sopimuksen purkamisehdot sekä tilaajan oikeus irtisanoa ja vetäytyä sopimuksesta määrittely- ja testausvaiheen aikana tai niiden jälkeen kuitenkin ennen tuotantoon käyttöönottovaihetta, jos tilaaja katsoo, ettei edellytyksiä yhteistyölle tai hankkeen toteuttamiselle ole. Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Etelä-Savon käräjäoikeudessa. 22 Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. 23 Tarjouksen voimassaolo Tarjous tulee olla voimassa kolme kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä.
11 24 Tarjousten jättö Tarjous + sähköinen versio CD:llä tai muistitikulla tulee jättää viimeistään 29.9.2014 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Mikkelin kaupunki Hankintapalvelut PL 33 50101 Mikkeli Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä Matkojenyhdistelykeskuksen ohjelmiston hankinta. 25 Lisätiedot Tarjouspyynnön liitteet on ladattavissa internet-osoitteesta http://www.mikkeli.fi/palvelut/hankintapalvelut Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset tulee esittää suomen kielellä viimeistään 25.8.2014 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen jarmo.autere@mikkeli.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Matkojenyhdistelykeskuksen ohjelmiston hankinta. Kysymykset ja vastaukset ovat luettavissa viimeistään 1.9.2014 internet-osoitteessa http://www.mikkeli.fi/palvelut/hankintapalvelut 26 Allekirjoitukset Mikkelissä 18.8.2014 Mikkelin kaupunki Hankintapalvelut Jarmo Autere hankintapäällikkö LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Matkojenyhdistelykeskusohjelmiston toiminnallinen määrittely Matkojenyhdistelykeskusohjelmiston pakolliset ominaisuudet Hintalomake Hankintasopimusluonnos Palvelusopimusluonnos