Jakopalkka 2015 Ratkaisun sisällöstä Juho Ajo versio 1.0 21.10.2014
Kiekun palkkakustannusten jaon kehittäminen 2013-2015 - > 31.12.2013 2014 2015 - > Jakopalkkalaskennan tulosten siirto kirjanpitoon Laskenta tapahtui palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin kirjanpitoon Kustannuslaskentaan liittyvä jakopalkkalaskenta liikaa sidoksissa ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksiin Jakopalkkalaskennan tulosten siirto vain BIraportointiin Laskenta tapahtuu palkkajärjestelmässä. Tulokset siirretään BItietovarastoon. Sisäinen laskenta eriytetty ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksista Puutteita toteutuksessa (prosessi) ja muutoksen viestinnässä. Palkkajärjestelmässä toteutettu laskenta liian monimutkainen Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Rajauksia takautuviin työaikakorjauksiin. Eriytetään sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta Uuden toimintamallin käyttöönotto 1.1.2015 versio 1.0 21.10.2014
Jakopalkkalaskenta jakautuu kahteen osaan 1. Yleinen jakopalkkojen laskentamalli Sisäisen laskennan tarpeisiin toteutettava yleinen jakopalkkalaskenta perustuu palkkojen kirjanpitoaineiston sekä tuntitietojen koko laajuuteen. Laskenta tehdään henkilötasolla ja myös raportointi on mahdollista seurantakohdekombinaatioittain henkilötasolla. Kustannuslaskennan kehittämisprojektin (Kuke) linjausten mukainen 2. Rahoittajaprojektien laskentamalli Ulkopuolisten rahoittajien raportointitarpeet täyttävä raportointimalli työaikakohdistusten perusteella jyvitettävistä kustannuksista. Raportoitavissa palkkalajitasolla. Tietosisältö rajataan rahoittajaprojekteihin. Muut seurantakohteet käytettävissä projektin tietosisältöä tarkentavina elementteinä Tiettyjen erien (kuten ylitöiden) käsittely suorakohdistettavina Laskentamalli tuottaa pohjatiedot jatkotyöstöä varten erityislaskentasääntöjen mukaisesti jyvitettäville kustannuksille (esim. loma-ajan palkat) versio 1.0 21.10.2014 HTV-laskennan siirtäminen palkanlaskennasta BI:ssä tehtäväksi ei ole osa Jakopalkkaprojektia mutta toteutus on samankaltainen
Jakopalkka 2015 Aikataulusta ja prosessista Mikael Mantila versio 1.0 21.10.2014
Jakopalkkalaskennan tehtävät Edeltävät tehtävät Henkilöiden / sopimusten perustiedot Projektin perustietojen ylläpito Työajan kohdennus (ajanhallinta) ja hyväksyminen *) (Hyväksyminen on edellytys jos se on viraston toimintatapa) Jakopalkkalaskenta Jakopalkkalaskenta-ajo Laskenta-ajo on yhteinen yleiselle jakopalkkalaskennalle ja rahoittajaprojektilaskennalle, mutta voidaan käynnistää myös erikseen Tiedon hyödyntäminen Eri raporttien hyödyntäminen Palkkatietojen siirto kirjanpitoon ja BI:lle Kirjanpidon sulkeminen **) *) Cats:ssä (Suomen Akatemia, Valtiokonttori) työajan kohdennus on automaattisesti hyväksytty **) Kirjanpidon sulkeminen ei ole teknisesti välttämätön vaihe ennen jakopalkkalaskenta-ajoa mutta tiedon yhdenmukaisuuden vuoksi se on tehtävä ennen jakopalkka-ajoa 4.11.2014 5
Jakopalkkalaskennan prosessi, UUSI Raporttien käyttäjät Raporttien hyödyntäminen Esimies Kohdennuksen tarkastaminen ja hyväksyminen *) *) vastuu saattaa olla myös ajanhallinnan vastuuhenkilöllä - virastokohtaista Ajan hallinnan vastuuhlö Siirtotiedoston muodostaminen Virkamies Työajan kohdennus Työaikakorvaukset Palkeet Palkkaaineisto Kirjanpitoaineist on muodostaminen 1 2 Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen Viesti jakopalkkaraportoinnin alkamisesta Tietojärjestelmä Ajanhallinta/ Cats Palkat SAP FiCo BI Palkat BI Ajanhallinta/ Cats BI Ajanhallinta/ Cats BI Palkat BI Kirjanpito Hyväksymättömien/ hyväksyttyjen tuntien raportointi Henkilötasoinen kirjanpitoaineisto Summatasoinen palkka-aineisto (YC) Henkilötasoinen jakopalkka-aineisto (BI-tositelaji) 4.11.2014 1 Tarkistetaan data ennen jakopalkka-ajoa 2 Tarkistetaan laskennan tulos 6
Palkeet Virasto Jakopalkkalaskennan viitteellinen aikataulu Jakopalkkalaskenta toteutetaan laskentakuukautta seuraavan kuun aikana. Laskenta tehdään vain edelliselle kuukaudelle. Virastot voivat valita kahdesta vaihtoehtoisesta ajokerrasta Tähän aikatauluun on tarkoitus siirtyä kun uutta jakopalkkalaskentaa on toteutettu muutama kuukausi, arviolta 4/2015. Tämän viitteellisen aikataulun lisäksi laaditaan vuosiaikataulu, joka toimitetaan virastoille Kiekun käyttöönoton yhteydessä virastoilla on tästä poikkeava aikataulu (tehostetun tuen ajan) Tarkastusaikajakso (riippuu valitusta aikataulusta) Työajan rekisteröinti Työajan seurannan tarkastaminen ja hyväksyminen Edellinen kuukausi 10. 20. 30. Kuluva kuukausi Raportit käytettävissä n. 7. pv (vaihtoehto 1) Raportit käytettävissä 15. pv (vaihtoehto 2) 2. 4. 6. 8. 10. 12. 14. 16. 18. 20. 22. Kirjanpidon sulkeminen Vaihtoehto 1 Kirjanpidon sulkeminen Vaihtoehto 2 (vim. 11.pv) Maksupalkkaajo Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen (vaihtoehto 1) Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen (vaihtoehto 2) 4.11.2014 7
Jakopalkkalaskennan aikataulu vuoden 2015 alkupuolella Kun uusi jakopalkkalaskentamalli otetaan käyttöön tammikuun 2015 tuntien jakamisella helmikuun alussa 2015, ei jakopalkkaajoja vielä ajasteta osaksi ajoketjuja Vuoden 2015 alussa (arviolta 4/2015 saakka) - Palkeet suorittaa jakopalkka-ajoille tehostettua kontrollia ja jakopalkka-ajot ajetaan kuukauden toisen työviikon aikana - Palkeet ilmoittaa virastoille kun niiden aineisto on BI:ssä valmis raportointiin, tämä tapahtuu kuitenkin viimeistään toisen työviikon jälkeisenä maanantaina (16.2.2015/16.3.2015) Palkeissa tammikuun palkka-aineisto pitää lukea sisään FiCoon normaalisti Vahvistettu aikataulu ilmoitetaan virastoille maaliskuussa 2015, tavoitteena on ajastaa jakopalkka-ajot valmiiksi loppuvuodelle 2015 4.11.2014 8
Jakopalkkalaskennan poikkeustapaukset Perusmallissa jakopalkkalaskenta tehdään vain edelliselle kuukaudelle. Takautuvia ajoja ei tehdä esimerkiksi menneiden kausien ajanhallinnan korjausten/muutosten takia - BI:llä on raportti, josta virasto voi nähdä menneiden kausien korjaukset/muutokset - Takautuvien ajojen tekemiseen laaditaan erilliset kriteerit Jakopalkka-ajot ajastetaan ajoketjuun, josta viraston voi poistaa vain manuaalisesti - Ajoketjusta poistamiseen laaditaan erilliset kriteerit, lisäksi keskusteluissaon mahdollinen korotettu veloitus Palkeista ylimääräisistä ajoista Edellä mainitut eivät koske Kiekun käyttöönottavia virastoja tehostetun tuen aikana 4.11.2014 9
Jakopalkkaratkaisun kontrollit Yleisen jakopalkkamallin ja rahoittajaprojektien kontrollit ovat yhteisiä Edeltävien vaiheiden kontrollit: Perustietojen tallentamisen kontrollit (koskee jatkossa myös lomakepohjaista perustietojen kontrollit) Ajanhallinnan kontrollit Palkat -> kirjanpito ja BI- siirron kontrollit Jakopalkkalaskennan tunnistetut järjestelmäkontrollit: - Virheilmoitukset ajoketjun virheistä (automaatti sposti tutkittavana) Jakopalkkalaskennan tunnistetut manuaalikontrollit - 1. Tarkistetaan data ennen jakopalkka-ajoa: Verrataan henkilötasoista kirjanpitoaineistoa (BI) ja kirjanpidon BI-kirjanpidon raporttia (tai SAP FiCo:a. Kontrollin toteuttaminen vaatii, että palkoista lähetetty aineisto on luettu sisään FiCo:on ja siirtynyt BI:lle (seuraavana päivänä) - 2. Tarkistetaan laskennan tulos: Verrataan henkilötasoinen kirjanpitoaineistoa (BI) ja jakopalkkalaskennan tuloksia (BI). Tutkitaan mahdollisuutta valmiiseen raporttiin 4.11.2014 10